新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

趙冰

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的新時(shí)期，加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用并推動(dòng)信息化水平的提升已經(jīng)成為了各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展的必由之路。人事檔案主要是對(duì)員工檔案的管理，承載著員工的基本信息，因真實(shí)地反映著員工的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平、特點(diǎn)特長、興趣愛好以及思想品質(zhì)等等情況而成為了事業(yè)單位考察與選拔任用員工的重要依據(jù)。在現(xiàn)代化社會(huì)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)因諸多滯后性的存在而難以滿足實(shí)際工作需要。只有多措并舉切實(shí)推動(dòng)人事檔案管理工作效率的提升才是順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇。本文將以此為出發(fā)點(diǎn)，淺談新時(shí)期背景下人事檔案管理的信息化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 人事檔案 信息化管理

人事檔案是對(duì)人才參與各類實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，綜合而全面地反映著人才的各個(gè)方面的狀態(tài)、能力與特長，因此成為了重要的人才信息資源。時(shí)至今日，人事檔案管理工作對(duì)于各組織人力資源管理的重要性越來越明顯，與此同時(shí)，隨著現(xiàn)代人事制度改革進(jìn)程的深入，亦決定了人才對(duì)于各組織的生存和發(fā)展更是起到了最為直接的作用。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式因存在諸多弊端已難適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的切實(shí)需要，唯有明晰兩者之間的關(guān)系并根據(jù)現(xiàn)代人力資源管理的實(shí)際需求推進(jìn)人事檔案管理工作實(shí)效性的提升才是現(xiàn)代事業(yè)單位生存與發(fā)展的根本性保障。

一、新時(shí)期人事檔案信息化建設(shè)的意義

首先，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要舉措。從檔案的本質(zhì)上看，其就是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，價(jià)值即在于為人們累積信息資源。當(dāng)前，社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展推動(dòng)了信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已受到諸多因素的影響而致使工作效率不斷降低，難以適應(yīng)信息化時(shí)代信息化運(yùn)轉(zhuǎn)的切實(shí)需要，因此推動(dòng)人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)信息化建設(shè)實(shí)為必要舉措；其次，檔案工作本身具有著持續(xù)性特點(diǎn)，加之檔案管理本身所具有的價(jià)值，決定了人事檔案管理需要落實(shí)系統(tǒng)化以確保其無誤。信息化的重要優(yōu)勢(shì)亦體現(xiàn)在能夠取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理通過權(quán)限的設(shè)置確保人事檔案的準(zhǔn)確性。對(duì)于檔案價(jià)值的提升進(jìn)而保證檔案管理工作的實(shí)效性意義重大。

二、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）創(chuàng)新信息化檔案管理理念

要?jiǎng)?chuàng)新信息化檔案管理工作理念，為信息時(shí)代的人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定重要的理念基礎(chǔ)，引導(dǎo)人事檔案管理工作朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化和質(zhì)量化的方向發(fā)展。在人事檔案管理工作過程中，相關(guān)管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，對(duì)人事檔案信息化管理工作給予高度的重視。同時(shí)，檔案管理人員要樹立創(chuàng)新意識(shí)，敢于拼搏和研發(fā)，管理理念要不斷與時(shí)俱進(jìn)，提升管理工作的實(shí)效性，以便于盡可能的解決人事檔案管理存在的諸多問題。

（二）落實(shí)動(dòng)態(tài)化檔案管理機(jī)制

人事檔案的信息化管理工作雖然有著相關(guān)的要求，但并不局限于一個(gè)固定模式當(dāng)中，原則上要求檔案管理應(yīng)當(dāng)以全面反映出組織內(nèi)部的各種綜合情況與動(dòng)態(tài)變化歷程。因此，有必要以此為目標(biāo)構(gòu)建動(dòng)態(tài)化檔案管理的信息化機(jī)制。利用信息化平臺(tái)做好人事檔案的同步更新與共享，確保人事檔案信息可以真實(shí)地反映出組織所需的各種數(shù)據(jù)資料。對(duì)于事業(yè)單位而言，對(duì)人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)將其原始資料詳盡整理，并構(gòu)建專屬檔案，并加大對(duì)人事檔案管理的關(guān)注力度，借信息化手段推動(dòng)檔案材料的不斷更新。

（三）強(qiáng)化檔案管理信息化水平

在新時(shí)期，人事檔案管理對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用實(shí)為必要舉措，也是實(shí)現(xiàn)辦公室現(xiàn)代化檔案管理的必由之路。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足新形勢(shì)下人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求，自然也就難以有效提升人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率。因此，人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用的重要性，將信息化系統(tǒng)盡善開發(fā)并充分利用，在創(chuàng)新思維的引導(dǎo)之下，要建立檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各單位資源的有效共享，打破傳統(tǒng)檔案管理工作中時(shí)間和空間的限制。不斷提升人事檔案管理的信息化水平，最大程度確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（四）打造優(yōu)質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍

當(dāng)前時(shí)代，人力資源管理正朝向現(xiàn)代化方向迅猛發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理質(zhì)量要求的提升實(shí)為大勢(shì)所趨，而要想有效保證人事檔案管理質(zhì)量的提升，勢(shì)必需要依賴于檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷增強(qiáng)。畢竟檔案管理的信息化需要依賴于檔案管理人員能夠具有良好的綜合素質(zhì)。因此，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人才的引進(jìn)應(yīng)當(dāng)基于重視專業(yè)水平的基礎(chǔ)上全面重視起人才的職業(yè)道德，并通過對(duì)已有員工的強(qiáng)化培訓(xùn)為事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)的保障。

三、結(jié)語

綜上所述，綜上所述，人事檔案管理工作至關(guān)重要，應(yīng)牢牢抓住信息化這一時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，將檔案管理工作與信息化相結(jié)合并不斷加以創(chuàng)新，從而推動(dòng)人事檔案管理工作效率的不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

[1] 郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（15）.

[2] 張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇（下半月），2013（11）.

[3] 儲(chǔ)怡.關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J].商，2015（09）.