提高高校人事檔案管理工作水平的措施研究

高霞

摘 要：高校人事檔案是高校教育事業(yè)發(fā)展和高校人事工作的重要組成部分，也是學(xué)校組織人事、科研、教學(xué)等各項(xiàng)工作必須要經(jīng)歷的一個(gè)環(huán)節(jié)。而人事檔案管理水平的高低會(huì)直接或間接影響高校人事管理的決定，也會(huì)反映高校人事工作的狀態(tài)。本文從現(xiàn)在高校人事檔案管理的一些問題出發(fā)，對(duì)提高其管理水平提出一些措施方法。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理工作；措施

一、高校人事檔案管理的不合理現(xiàn)狀

（1）管理制度落后。高校人事檔案工作的管理方法大部分還是依據(jù)《干部檔案工作條例》，難以在工作管理上有著自己的創(chuàng)新。多數(shù)高校在檔案管理方面還在采用傳統(tǒng)工作方式，忽視個(gè)人信息的更新。當(dāng)前不少高校人事部還是手工操作，因此信息更新慢、管理制度落后；在檔案管理人員的挑選上十分隨意，許多檔案管理人員都將這份管理工作看做“閑職”。這樣的情況導(dǎo)致檔案管理的缺失，高校人事檔案管理如何跟上時(shí)代的腳步和高校進(jìn)步的速度？

（2）檔案質(zhì)量不高。許多高校的人事原始檔案普遍存在材料不完全真實(shí)、字跡模糊、手續(xù)也不齊備等現(xiàn)狀，且應(yīng)該反映本人的一些真實(shí)情況的內(nèi)容過于空洞而無法反映本人的真實(shí)情況，對(duì)于可以反映本人的真實(shí)情況的思想品德、業(yè)務(wù)能力、教學(xué)水平等現(xiàn)實(shí)狀況卻很少涉及。材料的準(zhǔn)確性和完整性也難以保證，甚至有時(shí)都出現(xiàn)了學(xué)歷、年齡亂填的狀況，各種證明材料的缺失等。這些問題都給高校人事調(diào)動(dòng)帶來了困難。

（3）人事檔案資源利用不充分。人事檔案的管理工作應(yīng)該是為高校各項(xiàng)工作服務(wù)的，但檔案室的許多材料卻沒有及時(shí)更新。由于檔案信息的不完整，因此許多檔案的價(jià)值就不能得到利用，這就導(dǎo)致了檔案的利用不充足。另外，人事檔案嚴(yán)格的保密性，導(dǎo)致了檔案的利用率十分低下。

二、提高高校人事檔案管理水平的措施

（1）更新觀念，完善管理。高校人事的流通在近些年十分頻繁，因此，對(duì)高校人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，首先要時(shí)刻更新自己的觀念，對(duì)高校人事檔案的管理有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)時(shí)下先進(jìn)的管理方式。因?yàn)槿耸聶n案對(duì)于當(dāng)事人的重要性，“人事檔案工作是人才工作的重要組成部分，是組織人事部門選拔人才的重要依據(jù)?！盵1]

過去高校人事檔案的使用主要側(cè)重點(diǎn)是為政治服務(wù)，現(xiàn)在應(yīng)該轉(zhuǎn)為側(cè)重于教學(xué)科研和事業(yè)發(fā)展服務(wù)。在一部分檔案保密的情況下，將可以公開的部分進(jìn)行活動(dòng)性更新和管理，建立健全管理制度。所以在進(jìn)行公開和非公開的界線選擇上，就需要管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》，嚴(yán)格按照保密的規(guī)定對(duì)高校人事檔案進(jìn)行合理有序的管理。

（2）完善檔案內(nèi)容。檔案工作的管理的基礎(chǔ)就是檔案內(nèi)容的完善，是維護(hù)檔案人檔案真實(shí)性和完整性的關(guān)鍵，因而這是一個(gè)需要耗費(fèi)時(shí)間和精力去做的一個(gè)漫長的收集工作。管理人員要將所有人的檔案都進(jìn)行查閱和統(tǒng)計(jì)， 將缺失的部分自行或者讓檔案人去相關(guān)部門進(jìn)行檔案的補(bǔ)辦。在補(bǔ)充歷史信息的同時(shí)，年度考核資料、表彰材料、基本工資材料等都要定期收集、錄入檔案。

對(duì)于檔案收集的真實(shí)性和準(zhǔn)確性要有保障，檔案內(nèi)容需要有質(zhì)量地錄入檔案，對(duì)于檔案人的各項(xiàng)調(diào)研和情況反映盡量保持真實(shí)，可以做到“看其卷，知其人，用其才”，因此，“人事檔案的管理人員還要善于捕捉檔案材料形成的信息，摸索人事檔案材料的形成規(guī)律，進(jìn)行收集跟蹤?？傊?，要做到多層次、多途徑、多角度收集檔案材料?！盵2]

（3）高校人事檔案管理要做到現(xiàn)代化和規(guī)范化。人事檔案管理是一門綜合的管理科學(xué)，在科學(xué)和經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展下，傳統(tǒng)的單純?nèi)肆M(jìn)行人事檔案的管理已經(jīng)不能滿足高校發(fā)展的需要。管理人員應(yīng)該時(shí)刻對(duì)自己的管理方式進(jìn)行學(xué)習(xí)和更新，在實(shí)踐的工作中不斷探索新的管理方法，還可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)整合電子檔案，適當(dāng)?shù)毓?jié)省勞動(dòng)力的使用，提高工作效率。

（4）積極開發(fā)高校人事檔案中的信息資源。高校人事檔案為高校人事而服務(wù)，也促進(jìn)了高校人事工作的發(fā)展，它為高校人員的各項(xiàng)評(píng)定工作提供依據(jù)，因而，高校人事檔案管理的任務(wù)應(yīng)該立足于高校的本職工作，為社會(huì)和師生提供完善的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊碧倩.高校人事檔案管理工作中的若干問題及改進(jìn)措施[J].揚(yáng)州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（3）：89-91.

[2]李 巖，馬冬雪.如何提高高校人事檔案管理水平[J].黑龍江科技信息，2009（31）：224.