淺談高等院校人事檔案管理

劉俊杰

摘 要：人事檔案是高校檔案工作的重要組成部分，在高校人才政策制定和人才引進培養(yǎng)方面具有舉足輕重的作用，本文探討了高校人事檔案管理的重要性，提出了高校在人事檔案管理中存在的問題，針對這些問題提出了構(gòu)建高校人事檔案管理的新路徑和改進的措施。

關(guān)鍵詞：高等院校；人事檔案；管理

檔案管理是高校管理中一項非常重要的工作，而人事檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。人才管理工作的好壞直接影響著學(xué)校的人才選拔和任用，影響著學(xué)校教學(xué)和科研水平的提升。因此，在各個高校實施人才強校的大環(huán)境下，如何加強高校人事檔案管理工作，是研究高校檔案工作科學(xué)管理的重要課題。

一、高校人事檔案管理的重要性

（1）教師信息的記錄和保存。人事檔案是學(xué)校人才基本信息的載體，記錄和保存教職員工的年齡、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)、職稱、身體健康等情況，還反映了工資、獎懲情況、科研成果、職務(wù)變動情況，這些信息為教職員工職稱評聘和行政職務(wù)的任命提供了基本信息，學(xué)校的人事部門、組織部門、教務(wù)科研部門都需要查閱人事檔案，了解和掌握全體教職工的情況，為學(xué)校在人才政策制定和人才引進培養(yǎng)方面提供重要依據(jù)。（2）教職工身份和素質(zhì)的證明。高校招聘教師，尤其是一些高精尖的人才，當人員尚未到崗，無法確定專業(yè)素養(yǎng)時，可以通過檔案來進行分析和評估，因為一個人才是否具備所需的專業(yè)素養(yǎng)，是否有很強的事業(yè)心，僅僅通過面試和考試是很難完全確定的，但是我們就可以從他的人事檔案中的考核情況、獎懲情況、任職情況、科研成果記錄，甚至從他填寫相關(guān)材料的字跡認真程度，就可以看的出他的敬業(yè)精神和責(zé)任感程度，所以說人事檔案資料在高校人才招聘、職稱評聘、職務(wù)任職等方面發(fā)現(xiàn)和選拔人才都具有重要的作用。（3）人事信息的核實和糾正。在高校管理中，高校在開展關(guān)乎教職工切身利益的事務(wù)時，有些人對自己的有些信息記憶不準確，再加上檔案的保密性，使得不少高校出現(xiàn)了年齡、職稱、學(xué)歷、工齡、科研成果等信息和實際不相符，甚至出現(xiàn)了一些虛假的信息，這些虛假的信息給學(xué)校的管理帶來了不少困難，但我們可以通過人事檔案工作，對相關(guān)信息進行核查、比較、鑒別等，為學(xué)校相關(guān)部門提供準確的信息。

二、高校人事檔案存在的問題和改進措施

（1）檔案管理不規(guī)范，歸檔材料不及時不完整。隨著近幾年來辦公自動化在各個單位公司使用，生成大量的檔案材料是使用A4紙張，按照現(xiàn)行檔案整理規(guī)范，現(xiàn)在的干部檔案資料統(tǒng)一用A4紙張，如果不經(jīng)過處理，將紙張大小不同的檔案資料裝訂到一起，給整理和立卷的工作的人員帶來不便，增加工作量。人事部門事務(wù)繁雜，有些高校的沒有專職的人事檔案管理員，有些高校人事檔案管理人頻繁變動，導(dǎo)致多年收集的檔案資料不能及時歸檔，所以我們應(yīng)加大人事檔案人力物力投入，加強人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。（2）檔案管理方法待提高，信息資源難整合。目前，傳統(tǒng)的手工操作依然是很多高校的人事檔案管理的主要方式。大量的人事檔案還停留在紙質(zhì)檔案，沒有進行人事檔案的全文掃描和錄入，沒有建立本單位的人事信息數(shù)據(jù)庫，查詢信息時還停留在人工翻閱原始檔案，這種落后的檔案管理方式容易的查閱檔案中出現(xiàn)差錯，也容易在翻閱過程損傷原始檔案，檔案信息資源難以整合，重復(fù)查閱工作太多，影響工作效率。隨著信息化的不斷發(fā)展，各高校都在開展數(shù)字化校園，人事檔案管理信息迫在眉睫。高?？梢哉细鱾€部門調(diào)整信息資源，進行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系統(tǒng)，利用校園網(wǎng)和校內(nèi)其他管理系統(tǒng)進行對接，最大限度的實現(xiàn)人事信息的收、管、用。（3）人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，科學(xué)化管理程度較差。

目前，大部分高校從事人事檔案管理的都是以兼職為主，即便有專職人員，不論從職稱還是學(xué)歷來說都比較低，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的更是少之更少。無論是兼職還是專職檔案人員，從事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)的人很少，缺乏檔案管理的基本理論知道，有的甚至不會操作電腦，無法使用掃描儀、復(fù)印機等設(shè)備，難以開展數(shù)字化檔案工作。嚴重阻礙高校檔案信息化建設(shè)，影響人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。因此，應(yīng)加強對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是計算機與信息技術(shù)的培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，同時也要積極引進一些檔案專業(yè)人才，鼓勵精通計算機、信息技術(shù)的人才從事檔案管理工作，注重加強檔案管理人員的實踐培養(yǎng)和鍛煉，探索檔案管理的新理論、新技術(shù)、新手段，提高人事檔案的管理水平。

人事檔案的管理應(yīng)該與時俱進，加強規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，安全保障體系建設(shè)，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和技能水平，才能更好的適應(yīng)信息時代的人才管理發(fā)展的需要。