淺談在OA辦公條件下如何做好高校收文處理工作

劉月艷

【摘要】收文處理工作一直以來都是高校辦公室工作中一項重要業(yè)務工作。隨著網絡科技和辦公自動化的不斷發(fā)展，高校管理信息化程度的日益提高，OA系統(tǒng)的開發(fā)和普及使得高校公文管理開始由傳統(tǒng)的手工登記模式向現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式發(fā)展。與傳統(tǒng)收文處理方式相比，OA系統(tǒng)的使用為高校領導及廣大教職工提供了便利，提高了工作效率。但是在運用OA系統(tǒng)進行收文處理的實踐中仍然存在一些亟待解決的問題，如教職工觀念陳舊、機要秘書專職化程度低、制度建設滯后、宣傳培訓不到位、保密意識淡薄、OA系統(tǒng)功能開發(fā)不到位等。筆者結合自身平時的收文處理工作實際，對以上問題進行逐一分析，旨在找出解決問題的對策，從而改進OA辦公條件下的收文處理工作。

【關鍵詞】OA辦公;高校;收文處理

從各種平臺接收到的各類文件是高校獲取黨和國家以及上級部門最新教育方針政策的最主要渠道，高校的教育教學管理等方面的重要決策部署均要以上級下發(fā)的政策文件為指引，高校的很多日常工作也都要圍繞上級部門下發(fā)的各類文件通知開展。高校機要部門每年接收到的各類文件約兩千余份，如何在最短的時間內將文件呈送給校領導批示，并及時交辦給相關責任部門，以最快的速度完成對文件通知的貫徹落實顯得尤為重要，而傳統(tǒng)的收文處理模式明顯已經不能夠滿足文件高效流轉的需求。OA系統(tǒng)的使用則有效解決了這一難題，大大提高了文件流轉的速度。

一、利用OA系統(tǒng)進行收文處理的特點

（一）文件流轉高效便捷。高校主要領導往往工作都很繁忙，經常出差、外出公務或參加各類會議調研等，很少有時間在辦公室辦公，寒暑假節(jié)假日更不易找到領導簽批文件，因此，傳統(tǒng)工作模式下的文件流轉速度很緩慢。利用OA系統(tǒng)進行文件流轉則可以突破時空限制，即使領導在外公干或節(jié)假日，仍然可以通過筆記本電腦或移動APP進行文件的閱批，并且同一份文件可實現(xiàn)多人同時在線閱批，不需要機要秘書打印紙質文件逐一呈送領導閱批，這種辦公模式可以有效提高文件流轉效率，尤其是緊急文件的辦文效率。此外，通過OA系統(tǒng)，機要秘書可根據領導的批示將文件在線提交給相關部門負責人，部門負責人可進行在線閱批并轉發(fā)給具體辦理人，不需要機要秘書通知部門派人到機要部門領取復印件，減少了機要秘書的工作量，方便了職能部門，同時也實現(xiàn)了真正意義上的辦公自動化。

（二）流程化操作規(guī)范有序。傳統(tǒng)工作模式下收文處理的主要流程包括：收文登記、擬辦、閱批、交辦、反饋及歸檔等。OA系統(tǒng)在流程搭建中嚴格根據收文處理步驟設計具體流程，并且保證要素全面。文件在OA系統(tǒng)流轉時，必須在逐一完成所有流程的操作后才能進行文件的在線歸檔。因此，采用OA系統(tǒng)進行收文處理，每一流程的操作更加規(guī)范有序。機要秘書可隨時查看文件流轉進度，對未及時辦理的文件進行督辦、催辦。

二、利用OA系統(tǒng)進行收文處理工作所面臨的困難

（一）觀念陳舊，重視不夠。很多高校領導觀念陳舊，不重視收文工作，有的高校沒有設立專門的機要部門，甚至沒有配備專職機要秘書，機要秘書往往要承擔文件處理以外的很多其他行政工作。此外，很多教職工因循守舊，對采用OA系統(tǒng)進行收文處理的優(yōu)越性缺乏足夠的認識，對這種新的辦公模式接受度較低，不能很好地配合OA系統(tǒng)的推廣與運用。

（二）收文管理制度滯后?，F(xiàn)有的收文管理制度均是基于傳統(tǒng)收文處理工作的，已經不能適應OA辦公條件下收文管理工作發(fā)生的新變化，現(xiàn)有制度的滯后性凸顯，需要進行完善。

（三）宣傳培訓不到位。由于缺少全覆蓋的宣傳培訓，目前在很多高校只有機要秘書、少數(shù)領導及教職工能夠掌握OA系統(tǒng)的操作方法，而大多教職工尤其是年齡較大的教職工不愿使用、不會操作，或者操作不熟練、不規(guī)范，導致文件超時辦理超時反饋、甚至不辦理、無反饋等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響文件的正常流轉。此外，機要秘書的專業(yè)化水平不高，缺少專業(yè)培訓機會。機要秘書大多半路出家，非專業(yè)出身，工作缺乏規(guī)范，專業(yè)化水平有待提高。

（四）保密意識淡薄。機要秘書收到的文件主要有兩類，一類是普通文件，這部分文件占絕大多數(shù);一類是涉密文件，包括從郵政機要通信、機要局以及政務內網等渠道收到的機要文件，這部分文件雖數(shù)量不多，但是往往包含重要涉密信息。在OA辦公條件下如何處理好涉密文件，這是一個需要引起足夠重視的問題。在實際工作中，泄密事件時而發(fā)生，這主要是由于機要秘書及相關人員保密意識淡薄、保密知識匱乏，在涉密文件處理中出現(xiàn)違規(guī)操作所致。涉密工作人員的違規(guī)操作（主要是將密級文件亂存、亂發(fā)于內部網計算機中）是涉密文件安全管理中最大的問題。

（五）OA系統(tǒng)的功能開發(fā)不夠。文件在OA系統(tǒng)中的無障礙流轉要建立在技術人員對系統(tǒng)中收文流轉所有流程的精心搭建基礎上，只有流程搭建得好，文件才能夠在系統(tǒng)中順利地流轉。此外，OA系統(tǒng)流程模塊的搭建并不是一勞永逸的，要根據實際操作中發(fā)現(xiàn)的新問題及新需求進行不斷改進與完善，實現(xiàn)功能的持續(xù)優(yōu)化，而目前高校購買的OA系統(tǒng)搭建服務往往是一次性服務，缺少后續(xù)的系統(tǒng)維護及功能更新等服務。

三、關于在OA辦公條件下如何做好收文處理工作的幾點思考

（一）設立機要部門，配備專職機要秘書。高校收文處理是一項嚴肅而重要的工作，應建立專門的機要部門，與辦公室其他業(yè)務工作進行分離（包括辦公場所的分離），并配備專職機要秘書專門負責文件的處理工作，以保證文件的快速高效流轉，防止泄密事件的發(fā)生。

（二）完善相關制度。OA辦公條件下收文處理工作在流轉過程、歸檔方式等方面都發(fā)生了一些新的變化，而原有收文管理制度主要是針對傳統(tǒng)模式下的收文處理工作，已不能適應這些新變化，應該對文件流轉制度、涉密文件管理制度、文件歸檔制度等進行修訂與完善，以規(guī)范新形勢下的收文處理工作，解決OA辦公模式下收文處理工作中出現(xiàn)的一些新問題。

（三）加大宣傳培訓力度。高校相關部門應面向全校組織分類別全覆蓋的宣傳培訓：對校領導進行個性化一對一培訓;對普通教職工采用開展講座、分發(fā)OA系統(tǒng)使用手冊等方式進行宣傳培訓，通過組織形式多樣的宣傳培訓改變教職工的陳舊觀念，使其熟練掌握OA辦公系統(tǒng)的操作，以保證文件的正常流轉。

此外，要通過培訓提高機要秘書的能力水平。新形勢下的收文處理工作對機要秘書提出了更高的要求：首先，機要秘書要改變傳統(tǒng)工作思維模式，熟練掌握OA系統(tǒng)的操作流程。機要秘書是利用OA系統(tǒng)進行收文處理工作中的重要環(huán)節(jié)，需要第一時間將收到的文件進行在線登記并流轉給部門領導，根據主要領導批示及時流轉給相關分管領導及相關部門，需要隨時關注文件的流轉狀態(tài)并對處理完畢的文件進行及時的歸檔。其次，機要秘書需要掌握在OA辦公條件下如何做好文件的歸檔和保密工作。OA辦公條件下，除涉密文件外，幾乎所有文件（包括郵寄件、傳真件）都要通過OA進行流轉，對于這些文件應該如何進行歸檔，目前還沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范。機要秘書要能夠創(chuàng)新工作方法，靈活采用最有效最合理的歸檔方法。要能夠在使用OA辦公系統(tǒng)的同時，嚴格遵守保密規(guī)定，做好保密工作，確保工作中不發(fā)生泄密事件。此外，機要秘書還要具備一定的政治素養(yǎng)、政策水平和溝通協(xié)調能力。機要秘書在收到文件之后不能不加甄別直接上傳OA系統(tǒng)，而是要先閱覽全文，判斷是否與本校有關、應該哪個部門落實等，這樣才能在擬辦階段給本部門領導做參謀，才能在校領導和分管領導批示后判斷有無錯批的現(xiàn)象，保證文件得到準確無誤的落實。要做好與職能部門的溝通協(xié)調工作，適時提醒督促相關部門及辦理人員及時地辦理文件，以保證上級文件通知得到較好的貫徹落實。因此，高校要重視對機要秘書的培訓，為其提供校外培訓交流的機會，使其專業(yè)化水平得到提高，以適應崗位工作要求。

（四）做好涉密文件處理工作。由于辦公自動化設備和智能手機的廣泛應用，必然增加了新的泄密途徑。機要秘書必須要增強保密意識，加強對保密法律法規(guī)與知識的學習。根據《中華人民共和國保守國家秘密法》，不能在互聯(lián)網及其他公共信息網絡或者未采取保密措施的有線和無線通信中傳遞國家秘密。機要秘書在收文處理工作中要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，堅持“上網不涉密、涉密不上網”的原則。本文討論的利用OA系統(tǒng)進行流轉的文件僅限普通文件，涉密文件仍需按照傳統(tǒng)模式進行流轉，以確保涉密信息不泄密。

（五）做好文件的督辦與歸檔工作。在OA辦公條件下，機要秘書將文件上傳至系統(tǒng)流轉后，并非已完成本職工作，而是要時刻關注文件流轉的狀態(tài)，通過電話等方式提醒、督促相關辦理部門和具體辦理人員按時完成文件的辦理，以達到文件流轉的最終目的。

此外，在OA辦公條件下，收到的電子文件不需要打印出來進行流轉，紙質文件（除涉密文件外）也都是掃描成電子文件在OA系統(tǒng)流轉，這種情況下如何做好文件的歸檔工作值得深入探究。根據收文處理工作實際，我們認為應該采用靈活的文件歸檔模式：1.通過OA流轉的文件進行電子歸檔;2.緊急情況下進行傳統(tǒng)手工流轉的文件和必須走紙質流轉程序的所有涉密文件進行紙質化存檔。

（六）加強OA系統(tǒng)功能開發(fā)與維護。OA系統(tǒng)的功能在建成之后要根據實際操作中發(fā)現(xiàn)的新問題及使用者產生的新需求進行不斷改進與完善，而機要秘書只是OA系統(tǒng)收文處理功能的使用者，往往不具備這方面的專業(yè)技術與能力，需要高校信息技術部門提供技術支持，也可通過購買服務的方式加強對OA系統(tǒng)功能模塊的不斷開發(fā)與完善以及系統(tǒng)的日常維護與安全防護。

四、結語

綜上所述，在OA辦公條件下做好高校收文處理工作是一個值得探討的問題。高校要加強機構建設、制度建設，加大培訓力度和系統(tǒng)開發(fā)力度;高校機要秘書要加強學習，努力提高專業(yè)水平。

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