高校辦公行政工作現(xiàn)狀及改進(jìn)策略探究

周劍

【摘要】本文主要圍繞高校辦公室行政工作展開研究，通過(guò)分析當(dāng)前高校行政工作中存在的問題，結(jié)合辦公行政工作優(yōu)化方向，從疫情對(duì)高校辦公行政工作造成的影響出發(fā)，探究做好辦公行政工作的方法，不斷提高辦公行政工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】高校;辦公;行政工作

高校辦公需要做好高校各方面的管理工作，特別是在行政工作開展過(guò)程中，需要高校辦公行政人員及時(shí)協(xié)調(diào)內(nèi)外和左右之間的關(guān)系，這樣才能保證各項(xiàng)工作順利開展。新時(shí)期高校行政工作開展過(guò)程中仍存在一定的問題，通過(guò)推行精細(xì)化管理等管理方法，可以進(jìn)一步提高行政工作質(zhì)量，對(duì)保障學(xué)校各項(xiàng)工作順利開展具有重要意義。

一、行政工作存在的問題

（一）師生重視程度不足。高校運(yùn)行的核心部門之一即高校各類辦公室，不同辦公室共同合作，共同推動(dòng)學(xué)校發(fā)展。在該過(guò)程中，高校行政人員承擔(dān)著多方面的工作職責(zé)，對(duì)內(nèi)除了要解決部門之間的溝通問題，為校領(lǐng)導(dǎo)和師生提供服務(wù)之外，也需要就學(xué)校各環(huán)節(jié)經(jīng)費(fèi)支出與辦公用房調(diào)整及校內(nèi)規(guī)劃等進(jìn)行商討分析，得出滿足師生要求、符合學(xué)校發(fā)展的決策;對(duì)外來(lái)說(shuō)，高校行政人員需要綜合學(xué)校的發(fā)展情況和社會(huì)對(duì)學(xué)校的認(rèn)知，結(jié)合學(xué)校重點(diǎn)發(fā)展方向做出高校發(fā)展決策，并在綜合師生和社會(huì)大眾意見的基礎(chǔ)上，對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展方向做出規(guī)劃。綜上來(lái)看，高校行政工作并不輕松，且工作難度相對(duì)較大。但是許多師生并不能完全理解高校行政工作，在高校行政人員做出的決定與師生預(yù)期之間存在差異時(shí)，還有可能出現(xiàn)師生不尊重高校行政工作等現(xiàn)象，對(duì)其下發(fā)的任務(wù)也不能及時(shí)完成，這導(dǎo)致高校行政工作效率下降，原定計(jì)劃并不能按預(yù)期開展，就造成了高校辦公行政工作出現(xiàn)不同程度的滯后。

（二）規(guī)章制度了解不足。高校辦公行政人員的流動(dòng)性相對(duì)較大，而高校各項(xiàng)管理制度會(huì)隨著科技發(fā)展而不斷更新，可能出現(xiàn)行政人員學(xué)習(xí)不及時(shí)，對(duì)新規(guī)章制度了解不足等現(xiàn)象，導(dǎo)致行政工作開展過(guò)程中出現(xiàn)偏差，嚴(yán)重者還會(huì)導(dǎo)致行政工作出現(xiàn)問題。例如高校辦公行政工作的重點(diǎn)——印章問題，不同部門對(duì)印章管理和使用的要求存在差異，在教學(xué)和科研領(lǐng)域的印章使用標(biāo)準(zhǔn)也有所不同，但是在高校教學(xué)工作組織過(guò)程中和科研、教學(xué)實(shí)踐對(duì)接比較頻繁的時(shí)間段，印章應(yīng)用的數(shù)量會(huì)不斷增加，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)印章適用范圍擴(kuò)大等現(xiàn)象，這就給印章管理工作提出了較大的挑戰(zhàn)。為保證印章使用的規(guī)范性，高校會(huì)對(duì)印章使用制度等進(jìn)行梳理優(yōu)化，按照精細(xì)化管理方式開展印章管理工作，同時(shí)禁止非原則性的印章使用。但是當(dāng)工作人員學(xué)習(xí)新制度不及時(shí)時(shí)，在高校辦公行政工作中可能會(huì)出現(xiàn)新印章制度宣傳不到位等現(xiàn)象，影響師生具體業(yè)務(wù)辦理。同時(shí)部分師生可能會(huì)出于節(jié)約時(shí)間以及謀取個(gè)人利益等方式，利用行政人員規(guī)章制度的學(xué)習(xí)時(shí)間差，用不完善的材料來(lái)違規(guī)使用印章，甚至還有可能出現(xiàn)了“人情章”“熟人章”等現(xiàn)象，這將對(duì)高校辦公行政工作質(zhì)量產(chǎn)生不良影響，也會(huì)影響的行政辦公形象，嚴(yán)重者還會(huì)損害學(xué)校利益。

（三）個(gè)體業(yè)務(wù)能力不足。高校行政辦公的工作內(nèi)容較多，不同辦公室對(duì)行政人員的工作能力和工作內(nèi)容要求等也會(huì)存在差異，行政人員需要應(yīng)對(duì)多種類型的突發(fā)事件，這就對(duì)高校行政工作人員的工作能力提出了進(jìn)一步的要求，需要其盡快結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)給出的指示，綜合事情的輕重緩急來(lái)有序解決各類問題，這樣才能保障行政各項(xiàng)工作合理開展。從當(dāng)前高校行政辦公工作開展的過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，部分行政人員的業(yè)務(wù)能力仍有較大的發(fā)展空間，在解決問題過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)拖沓等現(xiàn)象，與其他同事之間的協(xié)調(diào)溝通也不能及時(shí)到位，將會(huì)嚴(yán)重影響問題的解決速度，甚至其常規(guī)工作也不能順利開展。例如在會(huì)場(chǎng)布置過(guò)程中，行政人員必須具備會(huì)場(chǎng)布置和時(shí)間安排能力，才能保證會(huì)場(chǎng)正常使用，而不是出現(xiàn)“名不對(duì)人”等問題，如果在實(shí)際會(huì)場(chǎng)布置過(guò)程中仍需面對(duì)上述問題時(shí)，不僅影響其整體工作效率，也會(huì)對(duì)高校形象產(chǎn)生極為不利的影響。

（四）工作方式更新較慢。作為高校工作主力軍，高校行政人員必須在協(xié)調(diào)各部門工作的同時(shí)，及時(shí)做好新事物和新制度推廣等工作，這樣才能為高校不斷注入新的血液，推動(dòng)高校在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。隨著國(guó)家建設(shè)能源節(jié)約型社會(huì)等理念的推廣，高校行政辦公過(guò)程中引入了更高級(jí)的辦公系統(tǒng)，師生只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即可完成業(yè)務(wù)辦理，不僅節(jié)約了師生工作時(shí)間，也可以加快行政性事務(wù)處理效率。但是在新型辦公系統(tǒng)推廣過(guò)程中，部分工作人員會(huì)因?yàn)閷?duì)辦公系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不足等而產(chǎn)生排斥感，不愿意使用新方法開展工作，甚至堅(jiān)持要求師生通過(guò)傳統(tǒng)方式完成文件審批，這不僅會(huì)影響行政人員自身工作效率，也會(huì)對(duì)師生時(shí)間和精力等產(chǎn)生影響，導(dǎo)致師生對(duì)高校行政工作產(chǎn)生不好的印象。

二、做好高校行政工作的方法

（一）綜合動(dòng)員，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。行政發(fā)展速度在一定程度上影響了高校教育改革等工作順利開展，為此，行政管理人員必須加強(qiáng)對(duì)工作人員培訓(xùn)制度的重視。在國(guó)家規(guī)定和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)出建議的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校行政辦公工作開展過(guò)程中存在的問題，積極推進(jìn)改革創(chuàng)新，使得辦公工作人員充分認(rèn)識(shí)到行政工作的重要性，在堅(jiān)持實(shí)事求是原則的基礎(chǔ)上，用更為熱情的方式服務(wù)師生，及時(shí)向師生和相關(guān)部門講清楚關(guān)于學(xué)校某一規(guī)定的意義，引導(dǎo)師生和各部門明確對(duì)相關(guān)文件的態(tài)度。在此基礎(chǔ)上，從維護(hù)學(xué)校利益的角度出發(fā)，各方積極配合完成高校行政辦公人員安排的任務(wù)，可有效加快行政事務(wù)處理速度。行政人員也要加強(qiáng)對(duì)各方協(xié)調(diào)工作的重視，一切從大局出發(fā)，充分考慮各方利益，主動(dòng)解決規(guī)章制度等執(zhí)行過(guò)程中存在的矛盾，推動(dòng)高校在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。

（二）完善制度，組織全員學(xué)習(xí)。為解決行政工作開展過(guò)程中出現(xiàn)的工作人員學(xué)習(xí)不及時(shí)等問題，行政管理人員必須加強(qiáng)對(duì)全員學(xué)習(xí)解讀工作的重視。在新規(guī)章制度出臺(tái)之后，管理人員應(yīng)當(dāng)選擇合適時(shí)間，組織行政人員集體學(xué)習(xí)規(guī)章制度，將新規(guī)章制度的應(yīng)用范圍、對(duì)象以及過(guò)程中的常見問題及解決對(duì)策等確定下來(lái)，引導(dǎo)工作人員在此基礎(chǔ)上開展后續(xù)工作，其工作質(zhì)量也會(huì)隨之提高。同時(shí)，行政人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員綜合素質(zhì)提高的重視，在學(xué)習(xí)新規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，引導(dǎo)工作人員充分學(xué)習(xí)了解其他的規(guī)章制度，嚴(yán)格按制度開展后續(xù)工作，明確制度中與國(guó)家政策和高校發(fā)展等相關(guān)的點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)制度執(zhí)行方案，使工作過(guò)程中遇到的問題明顯減少，工作人員的工作負(fù)擔(dān)也明顯減輕。同時(shí)，高校行政工作人員自身也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)規(guī)章制度執(zhí)行的重視，在集體學(xué)習(xí)之余，結(jié)合自身工作過(guò)程中的薄弱點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的學(xué)習(xí)，不斷提高其工作質(zhì)量。

（三）外出交流，提高工作能力。高校行政工作在開展過(guò)程中不能故步自封，應(yīng)當(dāng)借鑒高校科研工作開展經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)外出交流等方式，學(xué)習(xí)其他高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，將其應(yīng)用于本校管理過(guò)程中，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)提高行政工作能力的目的。以疫情為例，疫情的出現(xiàn)對(duì)高校行政工作產(chǎn)生了極大的影響，行政工作人員除了要解決學(xué)校日常教學(xué)和部門管理工作方式調(diào)整問題之外，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)學(xué)習(xí)國(guó)家對(duì)高校疫情處理提出的各項(xiàng)要求，同時(shí)也要解決師生學(xué)習(xí)和生活出現(xiàn)的問題，工作難度較大，對(duì)行政工作人員的工作能力也提出了較高挑戰(zhàn)。在該過(guò)程中，高校行政人員僅通過(guò)內(nèi)部學(xué)習(xí)政策的方式，可能會(huì)出現(xiàn)理解偏差的問題，影響后續(xù)各項(xiàng)工作質(zhì)量。通過(guò)借鑒在疫情中表現(xiàn)較好的高校管理方式，在保證高校各項(xiàng)工作正常開展的基礎(chǔ)上，從行政工作人員的學(xué)習(xí)能力和實(shí)踐能力等角度出發(fā)，選擇優(yōu)秀的行政工作人員，學(xué)習(xí)模范高校疫情期間的工作方法，并將其進(jìn)行特色化修改，整合成能適應(yīng)高校行政能力的新型工作方法，可以幫助高校行政部門在短時(shí)間內(nèi)快速做出突發(fā)情況下的工作調(diào)整策略，并安排師生和其他部門學(xué)習(xí)，對(duì)提高其工作效率、解決師生問題等具有重要意義。在該過(guò)程中，高校也應(yīng)當(dāng)結(jié)合辦公系統(tǒng)優(yōu)化推廣方法等，引導(dǎo)行政工作人員在特殊時(shí)期快速地學(xué)習(xí)新型辦公系統(tǒng)的操作和使用方法，必要時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)授課和線上答疑等方式，定期回答行政工作人員工作過(guò)程中出現(xiàn)的問題，幫助其更好地掌握辦公系統(tǒng)的操作方法，提升工作效率。高校行政部門在正常工作的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)通過(guò)安排工作人員到其他學(xué)校學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)專家培訓(xùn)授課以及參加區(qū)域性講座等方式，引導(dǎo)行政工作人員學(xué)習(xí)行政新方法，并在實(shí)踐中應(yīng)用新方法，帶動(dòng)整體行政人員工作能力提升。

（四）內(nèi)外溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)部門工作。行政工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)及時(shí)完成任務(wù)分配，做好各部門的協(xié)調(diào)工作，與外部相關(guān)部門做好溝通，這樣才能推動(dòng)問題快速地解決。以本次疫情舉例，疫情期間需要做好學(xué)生返校工作。為保證順利開學(xué)，高校行政人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向教育部門、衛(wèi)生防疫部門等提出申請(qǐng)，及時(shí)解決各環(huán)節(jié)問題。在該過(guò)程中需要對(duì)學(xué)生的返校時(shí)間、返校方式、離校時(shí)間、請(qǐng)假情況以及學(xué)生返校和在校期間飲食、學(xué)習(xí)、生活等做出安排，這樣才能保障學(xué)生安全，避免出現(xiàn)其他問題。而做好上述工作就需要高校行政工作人員在接站、學(xué)校至車站和飛機(jī)場(chǎng)的車輛租賃、學(xué)生核酸檢測(cè)、在校防疫措施等方面做好安排，及時(shí)與安全防護(hù)部門、后勤監(jiān)管部門、校內(nèi)飲食控制部門、財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，這樣才能保證各環(huán)節(jié)工作順利開展，避免學(xué)生在回校過(guò)程中出現(xiàn)不適應(yīng)等情況，對(duì)提高學(xué)校形象也具有重要作用。

三、結(jié)語(yǔ)

高校行政工作在不同時(shí)期需要面對(duì)多方面的問題，對(duì)工作人員的工作能力提出了很大挑戰(zhàn)。行政工作人員應(yīng)當(dāng)從行政工作的實(shí)際情況出發(fā)，在做好日常各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)外學(xué)習(xí)、內(nèi)部培訓(xùn)等方式提高工作能力，保障各項(xiàng)工作順利開展，為師生提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張晶.高校學(xué)院辦公室職能特點(diǎn)及行政管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：8-9.

[2]張強(qiáng).淺談做好高校辦公室行政管理工作的五點(diǎn)要求[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：20.

[3]黨雪.強(qiáng)化高校辦公室行政管理工作的思考[J].長(zhǎng)江叢刊，2018（14）：205.