文檔一體化在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用分析

魯延紅

【摘要】近年來(lái)，信息技術(shù)高速發(fā)展，文書檔案管理模式、管理內(nèi)容朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向變革。在這種背景下，如何做好文檔一體化工作，推動(dòng)單位文書檔案管理工作進(jìn)入有序發(fā)展的軌道，成為文書檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題。文章立足于文書檔案信息化建設(shè)的背景，就文檔一體化工作進(jìn)行概述，分析文檔一體化工作的必要性，指出當(dāng)前文檔一體化工作中存在的不足，提出相應(yīng)的優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】信息化;文檔一體化;云共享;檔案管理系統(tǒng)

文檔一體化主要是一種基于“文書檔案前端控制”“文書檔案信息化建設(shè)論”以及“文件生命周期理論”為核心的檔案管理理論，其體現(xiàn)了信息技術(shù)與文書檔案管理工作相融合的趨勢(shì)，是文書檔案規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化管理的必然要求。近年來(lái)，雖有很多單位開始著手文檔案一體化建設(shè)工作，但并沒(méi)有取得理想的成效。鑒于此，文章重點(diǎn)對(duì)該領(lǐng)域展開闡述，希望能夠幫助相關(guān)單位改革文書檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)收益最大化。

一、文檔一體化概述

所謂文檔一體化主要是指從資源統(tǒng)籌、資源整合以及高效管理的角度出發(fā)，借助信息技術(shù)對(duì)文書資料進(jìn)行全方位管理，使文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式管理”與“一站式服務(wù)”目標(biāo)的管理機(jī)制。文書檔案信息化管理背景下文檔一體化具有以下特點(diǎn)：第一，數(shù)字化。文檔一體化需要借助檔案管理系統(tǒng)以及其他數(shù)字化技術(shù)。這就意味著文書檔案必須以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)。第二，注重分工協(xié)調(diào)與整體控制。文檔一體化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不能單靠檔案管理部門發(fā)力，也需要其他業(yè)務(wù)部門給予一定的配合與支持。只有各個(gè)部門相互配合，才能最大限度地發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢(shì)，使文書檔案的整個(gè)生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文檔一體化強(qiáng)調(diào)文書工作與檔案工作的有效銜接。各種文書資料形成不同的檔案后，能夠打造不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于后期查詢。因此，確保文書工作與檔案工作的有效銜接，才能真正提升管理效能。

二、文檔一體化的必要性

（一）便于檔案利用，是為單位決策提供重要依據(jù)的必然要求。在眾多檔案類型中，文書檔案是為單位管理工作提供決策支撐的依據(jù)。做好文檔一體化工作，進(jìn)一步梳理文書的類型，可以更好地對(duì)政策文件、會(huì)議紀(jì)要、工作方案、公文文件、發(fā)言材料以及其他類別的文書資料進(jìn)行整合，便于后期的檢索和使用。除此之外，推動(dòng)文檔一體化工作，可以有效建立文書檔案管理臺(tái)賬，減少臺(tái)賬中記錄的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高效管理。

（二）實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，是避免重復(fù)勞動(dòng)的內(nèi)在要求。過(guò)去一段時(shí)間里，部分單位雖然在文書檔案管理領(lǐng)域投入了較多的人、財(cái)、物，但并沒(méi)有取得應(yīng)有的成效。歸根到底，主要是文書檔案在歸檔、整理、加工以及更新過(guò)程中存在重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。文檔一體化則能夠很好地解決這一問(wèn)題。通過(guò)建設(shè)文檔一體化管理體系，能夠確保文書檔案以及其他相關(guān)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)“一次輸入，多次使用”的目標(biāo)。一方面，建立相應(yīng)的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以供多個(gè)有權(quán)限的人員查詢和錄入資料，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)同步與共享，避免發(fā)生重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象;另一方面，建立相應(yīng)的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后，可以為后期檔案外部共享、檔案外部傳輸提供基礎(chǔ)。

三、文檔一體化存在的常見問(wèn)題

（一）文書檔案歸檔范圍不明確。文書檔案有眾多的類別，不同類別具有不同的效用。文檔一體化工作不能僅僅著眼于某一類別，應(yīng)強(qiáng)調(diào)全面性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。當(dāng)前，部分單位文書檔案歸檔范圍不明確，許多應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料沒(méi)有錄入檔案管理系統(tǒng)或者相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，影響了文檔一體化進(jìn)程。同時(shí)，歸檔范圍不明確也導(dǎo)致有些文件資料長(zhǎng)期沒(méi)有歸檔，而是存放于相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案丟失。

（二）信息技術(shù)的應(yīng)用程度低。文檔一體化工作離不開數(shù)字信息技術(shù)的支撐。如果不能很好地將數(shù)字信息技術(shù)融入文檔一體化工作中，將會(huì)阻礙該項(xiàng)工作的進(jìn)程。當(dāng)前，部分單位對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用度不高，典型表現(xiàn)如下：一是檔案管理系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)之間仍然存在技術(shù)壁壘，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時(shí)，相關(guān)的文件也無(wú)法在系統(tǒng)之間進(jìn)行傳輸和共享，影響了工作效率。二是云共享技術(shù)應(yīng)用度不高，上下級(jí)單位、同級(jí)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間利用文書檔案的整體效率低下。部分單位尚未購(gòu)置相應(yīng)的云存儲(chǔ)空間，導(dǎo)致文書檔案共享建設(shè)步伐滯后。三是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用度不高，檔案管理人員挖掘、查找相關(guān)信息資源的效率低，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理要求。

（三）文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。文書檔案規(guī)范化是文書檔案信息化建設(shè)的一大目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須要對(duì)文書檔案進(jìn)行合理分類，形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。然而，當(dāng)前部分單位文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后，典型表現(xiàn)在以下方面：一是沒(méi)有及時(shí)對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)以及著錄，后期檢索難度大。二是沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行編研，檔案專題建設(shè)工作緩慢，無(wú)法形成系統(tǒng)化、科學(xué)化以及條理化的檔案管理體系。三是文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的分工不明確，檔案管理人員壓力較大。部分業(yè)務(wù)部門沒(méi)有主動(dòng)對(duì)文書資料進(jìn)行初步處理，導(dǎo)致檔案管理人員后期仍需要對(duì)檔案進(jìn)行加工和整理。在這種情況下，檔案管理人員沒(méi)有多余時(shí)間開展數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。

（四）文書檔案安全問(wèn)題凸顯。實(shí)際上，文書檔案一體化以后，文書檔案對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴度會(huì)加深。與此同時(shí)，文書檔案管理系統(tǒng)、文書檔案數(shù)據(jù)也容易遭受病毒攻擊以及黑客攻擊，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案被非法加密、篡改。例如，2017年WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒對(duì)許多企業(yè)、事業(yè)單位甚至行政機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊后，將相應(yīng)的涉密文件予以非法加密并進(jìn)行勒索，導(dǎo)致相關(guān)單位損失巨大。

四、文檔一體化的有效對(duì)策

（一）明確文書檔案歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)全面一體化的目標(biāo)。無(wú)論是傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，還是現(xiàn)階段信息化的管理模式，立卷歸檔都是文書檔案管理的基礎(chǔ)。單位只有明確并細(xì)化文書檔案的歸檔范圍，才能避免信息資料在收集與歸檔中出現(xiàn)差錯(cuò)，進(jìn)而搭建系統(tǒng)化的管理體系，夯實(shí)文檔一體化的基礎(chǔ)?？傮w而言，實(shí)踐中可以立足于單位實(shí)際狀況，按照下列三種類別對(duì)文書資料予以歸檔。一是政策公文類。政策公文類的文件資料是單位開展工作的依據(jù)，其會(huì)影響單位日常管理工作。因此，必須要做好政策公文類文件資料的文檔一體化工作。二是會(huì)議類。單位在發(fā)展過(guò)程中會(huì)召集并組織多種類別的會(huì)議，進(jìn)而形成會(huì)議紀(jì)要、照片錄音、影像資料、工作方案以及工作報(bào)告。對(duì)該類文件資料進(jìn)行一體化處理，能夠更好地落實(shí)相關(guān)會(huì)議精神，為后期的考核提供參考。

（二）綜合應(yīng)用多種信息技術(shù)，推動(dòng)文檔一體化建設(shè)步伐。文檔一體化建設(shè)需要依托相應(yīng)的信息技術(shù)，才能做到應(yīng)收盡收，科學(xué)管控。一是要從技術(shù)層面打通檔案管理系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)之間的信息傳輸壁壘、數(shù)據(jù)同步壁壘以及信息共享壁壘，確保簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)能夠自動(dòng)生成以及復(fù)雜的文件能夠一站式傳輸。二是要充分應(yīng)用好云共享技術(shù)，探索與百度云、阿里云、360云以及其他云終端供應(yīng)商的合作，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位、同級(jí)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間在非涉密檔案范圍內(nèi)的共享。三是要進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)在挖掘、查找信息資源領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)，加快文書資料收集、歸檔效率和質(zhì)量，減輕檔案管理人員工作壓力。

（三）建設(shè)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮文書檔案決策咨詢作用。文書檔案具有重要價(jià)值，能夠?yàn)閱挝蝗蘸笮姓芾硪约捌渌ぷ魈峁┮罁?jù)。從利用文書檔案的角度來(lái)看，單位要建設(shè)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)：一是要及時(shí)對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)以及著錄，制定相應(yīng)的規(guī)則，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。二是要做好文書檔案編研工作，結(jié)合單位的需求建設(shè)相應(yīng)的文書檔案專題。例如，可以圍繞政策法規(guī)建設(shè)文書檔案專題，對(duì)相關(guān)的政策法規(guī)進(jìn)行集中整合，形成系統(tǒng)化、科學(xué)化以及條理化的檔案管理體系。三是要理清權(quán)責(zé)，進(jìn)一步探索分工協(xié)作、相互協(xié)同的文書檔案管理機(jī)制。一方面，由各個(gè)業(yè)務(wù)部門根據(jù)規(guī)章制度的要求對(duì)文書資料進(jìn)行初步處理。單位各個(gè)業(yè)務(wù)部門的相關(guān)責(zé)任人要增強(qiáng)自身歸檔意識(shí)，重視前期控制工作，避免后期重復(fù)加工;另一方面，文書檔案管理人員按照數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的要求對(duì)文書檔案進(jìn)行精細(xì)化加工，并將檔案錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。

（四）重視文書檔案安全管理，確保文書檔案價(jià)值。各個(gè)單位在文檔一體化建設(shè)工作中既要側(cè)重于文書檔案數(shù)字化處理與信息化管理，更要從安全端對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。一方面，要建立文書檔案安全管理體系，形成相應(yīng)的安全管理制度，提升檔案管理人員安全防范意識(shí);另一方面，單位可以利用新型加密技術(shù)以及其他安全保密技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。單位也可以通過(guò)內(nèi)外網(wǎng)隔離的方式對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，減少安全風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)發(fā)展速度較快，文書檔案管理工作有必要作出相應(yīng)的變革，提升管理質(zhì)量，才能真正確保文書檔案管理工作的正常開展。文檔一體化工作能夠縮減工作流程，減輕檔案管理人員工作壓力，為檔案管理工作注入新活力，值得在實(shí)踐中推廣并應(yīng)用。一方面，從檔案管理人員這方面來(lái)看，檔案管理人員要辯證、客觀、多角度地看待該項(xiàng)工作，摸清文檔一體化工作的規(guī)律，不斷改進(jìn)管理方式，確保文書檔案管理工作的實(shí)效性;另一方面，從單位這方面來(lái)看，一要明確文書檔案歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)全面一體化的目標(biāo)。二要綜合應(yīng)用多種信息技術(shù)，推動(dòng)文檔一體化建設(shè)步伐。三要建設(shè)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮文書檔案決策咨詢作用。四要重視文書檔案安全管理，確保文書檔案價(jià)值。相信在各方人員的不斷努力下，文檔一體化工作的效率和價(jià)值會(huì)進(jìn)一步凸顯。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張瑾.基于文檔一體化的數(shù)字檔案室建設(shè)方法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（06）：29-30.

[2]朱婷.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（02）：95+112.

[3]米靜.大數(shù)據(jù)時(shí)代文檔一體化管理的構(gòu)建與實(shí)施方案分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：183.

[4]王芳.文檔一體化文書檔案信息化管理措施解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：44.

[5]張?jiān)葡?電子文件一體化管理探索[J].新西部，2018（17）： 54+59.