事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略研究

劉念

【摘要】在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，數(shù)字化管理已成為當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位檔案信息管理工作的重心。文章分析并指出了傳統(tǒng)檔案管理的不足，提出檔案數(shù)字化管理是未來檔案工作必然的發(fā)展方向。通過對數(shù)字技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮的作用和意義的解讀，提出有益于檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)一步發(fā)展的策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化;管理

信息技術(shù)正逐步改變?nèi)祟惿鐣母鱾€領(lǐng)域，已成為各個領(lǐng)域創(chuàng)新的重要手段。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理是依據(jù)當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展到一定水平的時代背景下產(chǎn)生的。盡管已經(jīng)有很多事業(yè)單位將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用到日常的檔案管理工作中，但由于早期技術(shù)的不完善，導(dǎo)致實(shí)際效果并不十分理想，問題層出不窮。信息化管理一直是檔案管理工作開展中的一個熱門發(fā)展方向，為檔案管理水平的不斷提升提供了充足動力。

一、傳統(tǒng)檔案管理方式的不足

（一）傳統(tǒng)檔案管理難以做到信息完整性。每個事業(yè)單位都有自己獨(dú)特的實(shí)際情況，所采用的檔案管理方式不盡相同，很多單位由于自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)產(chǎn)生大量的檔案，而在現(xiàn)實(shí)情況下，很多檔案被隨意擱置，未能及時有效地進(jìn)行檔案的收集整理，從而造成大量有價值的重要檔案信息丟失，不利于檔案信息管理的完整性。

（二）傳統(tǒng)檔案管理不便于統(tǒng)一管理。完善的管理體系能夠?yàn)闄n案管理提供必要的保障，而傳統(tǒng)的檔案管理方式很難讓各個部門間實(shí)現(xiàn)有效溝通和配合，容易造成重要檔案資料重復(fù)管理以及檔案資料利用率較低等情況，這必然會導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理穩(wěn)定性較差，檔案信息保密存在漏洞，人員開展檔案工作不規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)，難以對有較高價值的檔案資料進(jìn)行有效收集和保存。

（三）傳統(tǒng)檔案管理方式涉及的范圍難以擴(kuò)展。當(dāng)前，事業(yè)單位在日常的檔案管理過程中，所涉及的內(nèi)容十分廣泛，如醫(yī)院檔案管理過程中，不僅要對普通的文書、財務(wù)、人事等材料，同時還會對醫(yī)院的病例檔案進(jìn)行收集和管理。相較于以前，檔案管理所覆蓋的面變得十分廣泛，而傳統(tǒng)的檔案管理方式很難對這些信息進(jìn)行有效管理。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的意義

（一）降低成本，提升效率。檔案進(jìn)行信息化管理與無紙化辦公進(jìn)行對接時，能夠大大減少管理工作的成本，從而有效提升檔案管理工作效率。檔案管理部門可以通過本地網(wǎng)絡(luò)連接與單位的各個相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。文檔材料可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全流程的數(shù)字化管理，在計算機(jī)的協(xié)助下，能夠有效提升事業(yè)單位在檔案管理方面的工作效率，大大降低了人力成本。

（二）便于資料收集和整理。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)材料極易在潮濕高溫的環(huán)境下遭到破壞，在檔案未被數(shù)字化處理時，往往需要較大的物理空間和人力去進(jìn)行收集整理和保存，檔案管理的數(shù)字化工作能夠有效改善這一問題。所有檔案信息可以在計算機(jī)上實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目等工作，很多情況下，還可以借助基于計算機(jī)的自動化工具實(shí)施，能夠提升檔案信息管理的質(zhì)量和信息存儲密度。

（三）有助于檔案信息的傳遞共享。檔案管理不以信息存儲為最終目標(biāo)，而是以信息的再次利用為目的，從而實(shí)現(xiàn)信息本身的價值。傳統(tǒng)的檔案信息管理很難實(shí)現(xiàn)不同地域之間的檔案信息資源傳遞和共享，而隨著數(shù)字化管理的應(yīng)用，這些情況逐步得到改觀。因此，建立檔案管理數(shù)字平臺能夠有效增加單位檔案信息同其他各個檔案管理部門之間的信息互通。

（四）便于統(tǒng)一管理。不同類型的檔案由于形態(tài)、年限、保密權(quán)限等不同，在進(jìn)行管理的過程中有著不同的處理方式，當(dāng)傳統(tǒng)檔案通過數(shù)字化處理后傳到統(tǒng)一的檔案管理平臺，系統(tǒng)能夠?qū)Y料進(jìn)行合理的分類管理，為檔案的保存、檢索、查閱提供更便捷的服務(wù)，同時也避免了傳統(tǒng)檔案在查閱過程中對檔案本身的傷害問題。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理需要遵循的原則

（一）規(guī)范統(tǒng)一。在檔案管理過程中，無論是傳統(tǒng)方式還是數(shù)字化方式，都需要遵循一個基本原則，那就是規(guī)范統(tǒng)一，這個是對檔案管理的基本態(tài)度，不以管理方式的變化而改變。在檔案的數(shù)字化管理過程中，對檔案資料管理的過程更需要對規(guī)范統(tǒng)一這一原則有更加深入的認(rèn)識。由于數(shù)字化管理涉及到各種信息技術(shù)，需要將傳統(tǒng)的檔案資源通過數(shù)字化的方式進(jìn)行有效處理，其處理的環(huán)節(jié)需要對檔案資源的標(biāo)識、檔案格式的設(shè)定等業(yè)務(wù)技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。另外，由于數(shù)字化管理涉及網(wǎng)絡(luò)傳輸以及不同平臺之間的信息交互，需要對數(shù)字化檔案以及所采用的平臺軟件的通用性進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，避免由于數(shù)字來源、編碼方式、傳輸工具的不同而出現(xiàn)信息的不可用問題。

（二）高效實(shí)用。在事業(yè)單位的檔案管理中，檔案信息數(shù)字化方案的選取是以高效實(shí)用為原則。在檔案管理引入數(shù)字化的過程中，有一段時間是一些單位刻意為了數(shù)字化而數(shù)字化，并沒有真正將數(shù)字化解決檔案信息管理工作中的問題作為出發(fā)點(diǎn)，從而導(dǎo)致很多信息管理系統(tǒng)和數(shù)字化方案上線后沒有被很好地實(shí)施應(yīng)用，甚至出現(xiàn)一些單位在使用數(shù)字化方案后嚴(yán)重影響檔案管理工作的情況。這些問題都是由于未能將高效實(shí)用作為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理原則而產(chǎn)生的問題。

（三）真實(shí)安全。在檔案管理過程中，檔案的數(shù)字化管理相比檔案的傳統(tǒng)管理方式，必然是技術(shù)上的極大進(jìn)步，但是由于傳統(tǒng)的檔案管理方式基本是對檔案原件進(jìn)行保管，能夠極大保證檔案的信息完整和真實(shí)性。檔案數(shù)字化管理過程中，極易由于人員疏忽、方案缺陷、技術(shù)故障等問題，導(dǎo)致檔案的管理出現(xiàn)不真實(shí)、不準(zhǔn)確，易遺失的情況。因此在檔案數(shù)字化管理過程中，需要以真實(shí)安全為原則，讓正確的檔案信息能夠以更穩(wěn)妥的方式進(jìn)行保存和管理。

四、如何開展檔案數(shù)字化管理工作

（一）樹立正確的數(shù)字化管理觀念。當(dāng)前，檔案管理工作現(xiàn)實(shí)情況與數(shù)字化管理方式的要求之間仍然存在差異。為合理解決此矛盾，檔案管理工作者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案資源數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，需要在整個管理工作中積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，并不斷提高人員的思想認(rèn)識。由于檔案的數(shù)字化建設(shè)不是一蹴而就的，涉及許多的內(nèi)容，是一個系統(tǒng)和長期的過程，也是檔案管理人員使用信息技術(shù)持續(xù)進(jìn)行檔案管理的過程。

（二）培養(yǎng)檔案數(shù)字化管理人才。能夠較好掌握數(shù)字技術(shù)，同時對檔案管理有較高專業(yè)度的人才是使檔案數(shù)字化管理能夠良好運(yùn)行的前提。當(dāng)前，事業(yè)單位在招聘人才時，應(yīng)該關(guān)注新加入的人是否是滿足檔案數(shù)字化管理以及技術(shù)發(fā)展需求的人才。同時，還需要對已經(jīng)在崗的人員定期進(jìn)行培訓(xùn)和內(nèi)部交流，及時學(xué)習(xí)和分享檔案數(shù)字化管理的新知識和新動態(tài)。只有從業(yè)者能夠從技能水平和思想認(rèn)識上都能滿足數(shù)字化管理需求時，檔案管理的數(shù)字化才具有進(jìn)一步發(fā)展的可能性。

（三）對檔案信息資源實(shí)行專題分類管理。檔案數(shù)字化管理不僅僅是對檔案的數(shù)字化加工和存儲，而更多的是對信息資源的再開發(fā)再利用。傳統(tǒng)檔案資料原件的唯一性導(dǎo)致它只能在一個地方進(jìn)行保存和使用，而檔案數(shù)字化管理徹底改變了這種情況。數(shù)字化后的檔案可以被復(fù)制成多份，能夠根據(jù)檔案的管理需要保存在不同的地方。如一些事業(yè)單位在進(jìn)行某個專項(xiàng)任務(wù)時，可以根據(jù)實(shí)際需要將涉及該方面的所有檔案數(shù)據(jù)資源復(fù)制到一個專題庫中，從而便于信息的使用和掌握。

（四）檔案數(shù)字化管理需要彈性思維。檔案數(shù)字化管理具有較多的優(yōu)點(diǎn)，但依然無法完全替代檔案原件的功能，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行操作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之前，應(yīng)對檔案進(jìn)行合理篩選。優(yōu)先對那些具有長期或者永久保存價值、重要但極易消失的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，而那些低價值或者不易數(shù)字化處理的檔案可以酌情處理。

五、結(jié)語

作為人類活動最重要的記載，檔案存在的意義非凡，能夠向后人展示歷史事件發(fā)生的經(jīng)過，了解前人的思想文化，對于人類社會的傳承和發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，社會的各個領(lǐng)域都在進(jìn)行信息化改造，由此檔案的管理進(jìn)入一個全新的發(fā)展時期，也為未來大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用打下了堅實(shí)基礎(chǔ)，是一件利國利民的重要工作。

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