信息管理系統(tǒng)對工程檔案同步歸檔支撐的研究與實(shí)踐

翁非

【摘要】本文在研究與實(shí)踐的基礎(chǔ)上，以問題為導(dǎo)向，從提升歸檔及時(shí)性、完整性、規(guī)范性出發(fā)，依據(jù)PDCA管理模式提出檔案信息管理系統(tǒng)支撐工程檔案同步歸檔的思路和方法。

【關(guān)鍵詞】信息管理系統(tǒng);工程檔案;同步;歸檔;PDCA

國網(wǎng)電網(wǎng)有限公司重視工程檔案管理工作，不斷探索和強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)對工程檔案同步歸檔的支撐和促進(jìn)作用，開發(fā)了工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)，國網(wǎng)福建省電力有限公司（以下簡稱福建公司）先行先試，以問題為導(dǎo)向，通過研究與實(shí)踐優(yōu)化工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)功能，提升了歸檔協(xié)作效率，有力支撐了工程檔案同步歸檔管理，取得良好的效果。

一、影響工程項(xiàng)目同步歸檔的主要問題

（一）歸檔不及時(shí)。1.管理方面。在工程建設(shè)中，歸檔工作常處于從屬地位，難以有效融入項(xiàng)目建設(shè)流程中，做到文件形成即同步歸檔，導(dǎo)致實(shí)體檔案收集、整理不及時(shí)。2.技術(shù)方面?，F(xiàn)場檔案人員一般不具備公司內(nèi)網(wǎng)（指企業(yè)內(nèi)部廣域網(wǎng)或局域網(wǎng)）環(huán)境，難以實(shí)時(shí)整理電子檔案，造成歸檔滯后。

（二）歸檔不完整。1.管理方面。項(xiàng)目歸檔過程包括項(xiàng)目前期、工程前期、工程建設(shè)、竣工投產(chǎn)等階段，涉及多個(gè)部門和多個(gè)參建單位，組織協(xié)調(diào)工作量大，導(dǎo)致歸檔完整性難以保障。2.技術(shù)方面。檔案人員對每個(gè)項(xiàng)目實(shí)際情況不夠明確，歸檔文件的范圍不夠清晰明了，導(dǎo)致檔案人員日常跟蹤收集歸檔針對性不強(qiáng)，歸檔工作處于被動地位。

（三）整理不規(guī)范。1.管理方面。由于參建單位多、項(xiàng)目建設(shè)周期長、人員變動大，建設(shè)單位提出的歸檔整理要求難以落實(shí)到位，造成各參建單位檔案的整理質(zhì)量不一，出現(xiàn)返工重新整理等額外工作量。2.技術(shù)方面。檔案整理要求多而細(xì)，難以通過幾次培訓(xùn)完整掌握。同時(shí)在歸檔整理過程中常有一些需要特別指導(dǎo)的情況。

二、同步歸檔對檔案信息管理系統(tǒng)提出的要求

針對以上問題，福建公司在項(xiàng)目管理層面建立同步歸檔工作機(jī)制的同時(shí)，在技術(shù)層面開展檔案信息系統(tǒng)功能優(yōu)化研究，以實(shí)現(xiàn)對工程項(xiàng)目同步歸檔的有力支撐。

（一）歸檔及時(shí)性要求能實(shí)時(shí)整理歸檔。工程項(xiàng)目歸檔工作涉及多個(gè)參建單位多個(gè)崗位間的協(xié)作，以電網(wǎng)工程為例，包含建設(shè)單位檔案人員和各參建單位公司級檔案人員、質(zhì)量技術(shù)人員、項(xiàng)目部檔案人員，電網(wǎng)工程項(xiàng)目歸檔工作組織詳見“圖1”。各參建單位除了項(xiàng)目部檔案整理人員外，還設(shè)置公司級檔案人員負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)，質(zhì)量技術(shù)人員負(fù)責(zé)審查歸檔文件的準(zhǔn)確性。由于公司工程檔案最終存儲在信息內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，而各參建單位項(xiàng)目部檔案人員在施工現(xiàn)場收集整理檔案，因此必須具備在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)時(shí)整理歸檔功能才能將歸檔工作作為工程項(xiàng)目的一個(gè)工序，融入項(xiàng)目建設(shè)流程中，實(shí)現(xiàn)同步歸檔。

（二）歸檔完整性要求能實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案著錄信息的交互。在歸檔過程中，項(xiàng)目基本情況和應(yīng)歸檔內(nèi)容必須能實(shí)時(shí)傳遞給各參建單位項(xiàng)目部檔案人員，項(xiàng)目部檔案人員根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況收集歸檔，同時(shí)參建單位公司級檔案人員、質(zhì)量技術(shù)人員等監(jiān)督指導(dǎo)人員能夠?qū)崟r(shí)檢查已歸檔的檔案著錄信息，才能變被動接收檔案為主動跟蹤收集，實(shí)現(xiàn)完整歸檔。

（三）歸檔規(guī)范性要求能實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案整理情況的交互。一方面，建設(shè)單位檔案人員、各參建單位公司級檔案人員和質(zhì)量技術(shù)人員可以通過系統(tǒng)隨時(shí)檢查歸檔整理情況，包括歸檔及時(shí)性、整理的規(guī)范性、歸檔文件準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知整改，整改情況及時(shí)反饋;另一方面，各參建單位項(xiàng)目部檔案人員在整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題能及時(shí)提出，并得到有效指導(dǎo)。

三、檔案信息管理系統(tǒng)在支撐同步歸檔方面的不足

（一）在線歸檔方式，不能滿足及時(shí)性要求。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)初期，工程檔案主要采用在線歸檔方式，各參建單位檔案整理人員通過內(nèi)網(wǎng)集中整理檔案，檔案接收者在線核查和接收。在線歸檔方式規(guī)范了著錄和編目格式，促進(jìn)了檔案整理的規(guī)范性，提升了歸檔工作效率。不足之處，對于沒有信息內(nèi)網(wǎng)環(huán)境的檔案人員，收集到的文件材料不能在檔案信息系統(tǒng)中實(shí)時(shí)整理歸檔，可能導(dǎo)致歸檔不及時(shí)。

（二）離線歸檔方式，不能滿足完整性和規(guī)范性要求。為實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案及時(shí)整理歸檔，國家電網(wǎng)有限公司開發(fā)了離線歸檔系統(tǒng)，可將內(nèi)網(wǎng)中的項(xiàng)目信息和檔案目錄信息導(dǎo)出形成數(shù)據(jù)包，通過安全U盤人工傳遞，在單機(jī)環(huán)境下導(dǎo)入數(shù)據(jù)包，進(jìn)行檔案著錄、整理、掛接電子文件等操作。整理完成后，再導(dǎo)出為數(shù)據(jù)包，在信息內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中導(dǎo)入目錄信息和原文信息，檔案接收者在信息內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行核查和接收，離線歸檔方式詳見“圖2”。不足之處，一是項(xiàng)目檔案信息主要由互聯(lián)網(wǎng)向信息內(nèi)網(wǎng)單向傳遞，難以進(jìn)行檔案著錄信息雙向交互;二是數(shù)據(jù)導(dǎo)出導(dǎo)入過程較繁瑣，一般在檔案歸檔結(jié)束后一次性導(dǎo)入，建設(shè)單位檔案管理人員難以實(shí)時(shí)在線檢查歸檔情況、指導(dǎo)歸檔工作，難以進(jìn)行檔案整理情況的交互。

四、外網(wǎng)歸檔方式的工作原理

在分析以上兩種歸檔方式優(yōu)缺點(diǎn)的基礎(chǔ)上，國家電網(wǎng)有限公司開展了外網(wǎng)歸檔方式的研究和實(shí)踐。

（一）物理結(jié)構(gòu)。在信息內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間增加信息外網(wǎng)區(qū)域，在該區(qū)域部署工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)。在信息內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)邊界部署安全隔離設(shè)備，在互聯(lián)網(wǎng)邊界部署防火墻。為確保檔案信息安全，工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)不存儲任何檔案目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)，外網(wǎng)歸檔方式詳見“圖3”。

（二）工作流程。依據(jù)PDCA（P計(jì)劃、D設(shè)計(jì)、C執(zhí)行、A檢查）管理模式開展工程檔案同步歸檔工作。1.項(xiàng)目定義。建設(shè)單位的檔案人員在信息內(nèi)網(wǎng)建立項(xiàng)目信息、配置該項(xiàng)目對應(yīng)的參建單位信息以及相關(guān)檔案人員信息。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)。建設(shè)單位檔案人員可組織各參建單位檔案人員依據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況定制歸檔范圍，根據(jù)規(guī)范要求明確案卷目錄，導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)中。3.項(xiàng)目執(zhí)行。各參建單位檔案人員可在信息內(nèi)網(wǎng)開展該項(xiàng)目檔案整理，也可通過互聯(lián)網(wǎng)登錄工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)著錄目錄信息及掛接原文信息。在整理過程中遇到問題可實(shí)時(shí)提出，由監(jiān)督指導(dǎo)人員進(jìn)行解答。4.項(xiàng)目檢查。建設(shè)單位檔案人員、參建單位檔案人員和質(zhì)量技術(shù)人員可實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目歸檔情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)通過信息交互功能發(fā)送給各參建單位項(xiàng)目部檔案人員，項(xiàng)目部檔案人員整改后通過信息交互功能進(jìn)行反饋，同時(shí)修正項(xiàng)目執(zhí)行過程中的誤差，形成閉環(huán)。

五、工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)對同步歸檔的技術(shù)支撐

工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間安全便捷的信息交互，對工程檔案同步歸檔的及時(shí)性、完整性和規(guī)范性起到了有力的支撐作用。

（一）及時(shí)性支撐。在具備互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的情況下，各參建單位檔案人員可在項(xiàng)目部及時(shí)開展歸檔文件的收集整理歸檔工作，實(shí)時(shí)歸檔到內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)每周整理著錄本周形成的歸檔文件，每月集中上傳電子文件。將歸檔落實(shí)到周或月的范圍內(nèi)。實(shí)時(shí)歸檔功能將歸檔工作有效融入項(xiàng)目建設(shè)流程中，有助于實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔。

（二）完整性支撐。建設(shè)單位檔案人員在項(xiàng)目建設(shè)初期組織各參建單位檔案人員明確本項(xiàng)目的歸檔范圍，形成案卷級目錄并導(dǎo)入內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中，詳細(xì)的歸檔范圍表包含歸檔文件名稱和歸檔責(zé)任單位，各參建單位項(xiàng)目部檔案人員根據(jù)歸檔范圍表結(jié)合現(xiàn)場施工進(jìn)度開展收集整理，有利于實(shí)現(xiàn)完整收集的目標(biāo)。歸檔完整性可以精確到文件級。檔案著錄信息交互功能將項(xiàng)目歸檔范圍及時(shí)傳遞給項(xiàng)目部檔案人員，變被動收集為主動收集，有助于實(shí)現(xiàn)完整歸檔。

（三）規(guī)范性支撐。各參建單位的公司級檔案人員、質(zhì)量技術(shù)人員可通過內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)時(shí)發(fā)布信息對歸檔工作提出要求，也可實(shí)時(shí)檢查項(xiàng)目部檔案人員整理的檔案目錄和掛接的電子文件并指出偏差，項(xiàng)目部檔案人員可通過工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)接收到相關(guān)信息，同時(shí)也可以回復(fù)落實(shí)整改情況，或提出問題。通過信息交互，第一時(shí)間糾正偏差，在同步歸檔的同時(shí)落實(shí)規(guī)范整理要求。檔案整理情況交互通過即時(shí)通信的方式有效彌補(bǔ)了檔案整理要求通過統(tǒng)一培訓(xùn)無法傳達(dá)、執(zhí)行到位的問題，有助于實(shí)現(xiàn)規(guī)范歸檔。

六、應(yīng)用情況

2018年下半年起，工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)應(yīng)用于國網(wǎng)福建省電力有限公司500千伏井門輸變電工程，實(shí)現(xiàn)每月同步歸檔。2019年，國家電網(wǎng)有限公司系統(tǒng)已全面推廣應(yīng)用工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)，有力支撐了工程檔案同步歸檔工作，提升了工作效率。