利用信息化技術構建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

韓晶晶

【摘要】本文對目前高校資產(chǎn)檔案管理存在的問題、信息化技術高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的構建方法進行研究，探究如何利用信息化技術構建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。

【關鍵詞】信息化技術;高校資產(chǎn)檔案;檔案管理系統(tǒng)

經(jīng)過調查發(fā)現(xiàn)，目前高校對于資產(chǎn)檔案管理仍然存在不足。很多管理環(huán)節(jié)仍采用人為管理的傳統(tǒng)方式進行操作。這種陳舊的工作模式，無法適應信息時代的要求，導致學校信息處理環(huán)節(jié)繁瑣，工作效率低下。為了解決傳統(tǒng)的管理模式帶來的問題，本文對于如何利用信息化技術構建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，進行了多角度的思考研究，包括對高校系統(tǒng)性管理的具體分析，總結出現(xiàn)的問題，提出信息化高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)構建方法等。為構建各大高校的資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，作了詳細說明。

一、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)分析

資產(chǎn)檔案本身屬于學校檔案的一部分。在建立高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)之前，首先，我們需要知道的是與之相關的檔案、資產(chǎn)兩個部門。根據(jù)系統(tǒng)性的分析，檔案、資產(chǎn)兩者都應該作為系統(tǒng)主體。學院應該確定參與系統(tǒng)的人員構成與對應的責任，將資產(chǎn)檔案管理人員與其工作對應并分類，這是我們建立管理系統(tǒng)的基礎。注意工作之間的聯(lián)系與區(qū)別，讓工作能夠有序而順暢進行。其次，是對于子系統(tǒng)的規(guī)劃，注意主客體之間的協(xié)調關系。最后，根據(jù)學校的實際情況，確定系統(tǒng)與人員之間的關系，從全局的角度對高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展進行決策。

二、高校資產(chǎn)檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的高校資產(chǎn)檔案管理存在很多的問題，主要出現(xiàn)在資金、檔案、監(jiān)管這三方面。這些問題影響了學校的運行，讓管理變得混亂，無法有效適應越來越龐大的信息數(shù)據(jù)管理引發(fā)的新情況。

（一）在學校資金方面。不少學校只注重對于資金的吸引與投入，忽視了對于資金、資產(chǎn)的管理。對種類繁多的各種資產(chǎn)和用于不同學校設施建設的資金所需要記錄的信息，僅僅以人力通過記錄投資的金額、數(shù)量、型號等，就完成了對資產(chǎn)的管理。這種做法導致很多具體的資金運作、設備損耗信息不能及時得到反饋，加大了學校的工作難度。

（二）在檔案管理方面。因為需要管理部門的層層審批，影響了相關工作的時間與工作的效率。在檔案查閱方面，存在借閱人不歸還檔案，或因為不想經(jīng)歷審批的時間而延遲歸還檔案的現(xiàn)象。這些情況讓檔案信息無法得到妥善保存，容易丟失，并且很難重新記錄。在相關設備進行維護的時候，無法及時將信息進行反饋，導致設備無法進行更換、修理等操作，影響工作的正常開展。

（三）缺乏有效的監(jiān)管手段。因為是人為進行資產(chǎn)檔案的管理，很多時候對于人員的監(jiān)控不足，對于人員出于利益自行篡改數(shù)據(jù)的行為得不到有效的監(jiān)管。例如：教師的個人信息被有利害關系的管理人員篡改，導致某項工作的開展出現(xiàn)問題;資金被非法挪用后，被記錄人員修改，以達到隱瞞證據(jù)的目的等等。

三、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點

信息化技術構建的高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，是利用新時代的信息技術手段，由專業(yè)編程人員建立的信息化管理高校資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)。

（一）管理機制方面的優(yōu)點。在管理機制方面，信息化管理相比傳統(tǒng)的人工管理更加安全與便利。一方面，在安全方面，傳統(tǒng)的管理模式信息記錄容易被人為損毀或者丟失。而信息化的管理系統(tǒng)，則可以通過權限控制、信息備份冗余等手段有效減少傳統(tǒng)管理問題，最大程度避免造成的損失;另一方面，在建立相關資料信息數(shù)據(jù)庫時，編程人員會將各類信息按照種類、資金來源、重要程度等因素分別排列。對于操作人員來說，查看、修改、刪除等操作更加方便。還可以建立多個數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)安全性，方便操作人員傳輸整理。學校可成立對應的監(jiān)管部門，并賦予監(jiān)管部門賬號在系統(tǒng)中對應的權限，確保管理人員監(jiān)控學校資產(chǎn)檔案的流向。

（二）高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)對管理人員的優(yōu)勢。在管理人員培訓方面，因為系統(tǒng)的存在，操作難度降低，可以有效提升管理人員對各項數(shù)據(jù)的掌控與熟悉程度。另外，高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)對于管理人員自身的素質也有較高的要求，需要管理人員對于高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)進行學習，讓專業(yè)的信息化知識進入?yún)⒂柸藛T視野，從而進一步加強了對于學校資產(chǎn)檔案信息的處理效率。

（三）信息化系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)的記錄更加明確。在傳統(tǒng)的人力記錄方法中，因為缺少對于信息的匯總處理，管理人員很難直接看到多種信息直接關聯(lián)。對于各類信息，不能明確將所有的信息整理并標注，造成記錄信息不明確。而在信息化高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，我們可以將對應的數(shù)據(jù)整理為數(shù)據(jù)表格，在記錄時很快就可查詢到具體對應的數(shù)據(jù)，并為其增加信息，或是在原本信息之上創(chuàng)建新的信息條目，讓記錄變得更加準確、清楚。例如可以在一個學期結束的時候，找到學校設備的定期維護資金和對應的設備編號，管理人員通過對于后臺管理系統(tǒng)的操作，在原本的條目中添加學期設備損耗的條目，并建立新的數(shù)據(jù)庫表格，將數(shù)據(jù)傳輸給相關的監(jiān)管人員與領導層，讓需要的結果清晰展現(xiàn)出來。

四、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的構建方法

（一）需求掌握與模型建立。在開始構建高校資產(chǎn)檔案系統(tǒng)之前，需要考慮的是，各大高校自身對于開發(fā)設計資產(chǎn)檔案系統(tǒng)的需求。資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是通過對資產(chǎn)檔案信息進行收取、管理、匯總、分析并加以利用的信息技術系統(tǒng)。資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)可以添加多種演算功能，在構建之前，需要了解的是用戶對于系統(tǒng)功能與業(yè)務方面的需求，再將各項需求整理構建出高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)模型。例如，將各種類型的檔案分類作為模型的組件，對不同的組織設計不同的功能與權限，從設計上讓整個系統(tǒng)更加合理與人性化。建立數(shù)據(jù)庫模型，將各種組織都會用到的搜索結果以不同的條件進行分類與權限管理。對整個系統(tǒng)做出詳細的規(guī)劃，以方便相關工作人員具體實施與系統(tǒng)搭建。

（二）常用的設計模塊。以目前常見的檔案系統(tǒng)為例，經(jīng)過分析對于高校資產(chǎn)檔案系統(tǒng)來說比較常用的模塊包括用戶管理系統(tǒng)模塊、學生信息管理系統(tǒng)模塊、資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊三種。1.用戶管理模塊。需要設計系統(tǒng)用戶注冊、登錄、注銷及權限管理功能。對于不同的用戶設計對應的權限，防止用戶錄入修改超過自身權限的數(shù)據(jù)，例如學生修改成績。2.學生信息管理系統(tǒng)。對于高校信息管理員來說，每當新的學期開始，會有許多新入學的學生。這些學生的各種信息需要被登記在學生信息管理系統(tǒng)對應的數(shù)據(jù)庫中。比如學生的姓名、性別、年齡、成績、班級信息等等，都需要在數(shù)據(jù)庫中能找到與之對應的字段。在錄入時，需要考慮使用系統(tǒng)的管理員身份，給予不同的權限。比如教師可以選擇學生的科目，并錄入學生的成績。相關招生人員可以錄入學生的具體個人信息。3.資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊。各大高校每年都會增加的許多新資產(chǎn)，學校本身擁有的資產(chǎn)信息，也給管理人員造成很多負擔。所以，同樣需要設計對應的模塊。資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊包括學校的房產(chǎn)、實驗室儀器、采購等分類?？梢愿鶕?jù)不同學校的具體情況進行分類管理。而具體的功能則應該包括入賬信息的記錄查詢功能、各種數(shù)據(jù)報表的生成、申請?zhí)峤?、驗收與記錄、房產(chǎn)的位置面積信息添加等等。4.人員考核評估子系統(tǒng)模塊。對于學校管理人員來說，良好的培訓、考核、工作評估的子系統(tǒng)的建立，可以有效對管理人員工作狀況進行監(jiān)管。學?？梢远〞r利用子系統(tǒng)的功能對管理人員進行工作考查，如果發(fā)現(xiàn)問題，可以及時進行處理，減少對資產(chǎn)造成的各種損失，提升檔案的安全性。

五、結語

為了解決傳統(tǒng)的管理模式帶來的問題，本文對于如何利用信息化技術構建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，做了多角度探究，從系統(tǒng)上分析各部門的關系?？偨Y了傳統(tǒng)人力管理出現(xiàn)的問題，分析了信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，給出了相關建議與構建資金檔案系統(tǒng)的方法。利用信息化技術可以更加高效地對資產(chǎn)檔案進行管理，使數(shù)據(jù)的安全性得到提升。

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