研究PDCA循環(huán)在中職學(xué)校財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理中的模型設(shè)計(jì)

黃宏

摘要：近幾年，國(guó)家對(duì)中職學(xué)校投入的財(cái)政專項(xiàng)資金越來(lái)越多。臨時(shí)準(zhǔn)備項(xiàng)目、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)分配不科學(xué)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用效益低下等問題的出現(xiàn)嚴(yán)重阻礙了中職學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展，探索一種科學(xué)、高效的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模式成為目前亟需解決的一道難題。本文引進(jìn)PDCA 循環(huán)理論，科學(xué)分析了財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理中存在的問題，并按照P計(jì)劃-D實(shí)施-C檢查-A處理四個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)計(jì)了一套財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理流程，希望以此提升財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的管理工作效率，實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校資源的有效配置。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán);中職學(xué)校;財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理;模型設(shè)計(jì)

引言

PDCA 循環(huán)管理是全面質(zhì)量管理的工作步驟，它按照作出計(jì)劃P、計(jì)劃實(shí)施D、檢查實(shí)施效果C、處理偏差A(yù)四個(gè)環(huán)節(jié)管理工作，及時(shí)分析失敗原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)方案，周而復(fù)始運(yùn)行，直至每個(gè)環(huán)節(jié)都標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)管理最優(yōu)化。中職學(xué)校的財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)指的就是由財(cái)政部門下?lián)芙o事業(yè)單位為了完成特定的工作任務(wù)和事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的經(jīng)費(fèi)。主要包括中職學(xué)校獲得的諸如現(xiàn)代職業(yè)教育發(fā)展專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、改善辦學(xué)條件專項(xiàng)資金、職業(yè)院校教育教學(xué)改革項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等專項(xiàng)資金。財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理是一項(xiàng)全員參與、全面覆蓋和全程跟蹤控制的系統(tǒng)過(guò)程，它不僅只是形式上表現(xiàn)出來(lái)的一系列數(shù)據(jù)，更重要的是反映了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的資金運(yùn)動(dòng)軌跡和控制效果。筆者對(duì)中職學(xué)校在財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理中凸顯的問題進(jìn)行了多年分析，引入PDCA 循環(huán)模式以尋找一種科學(xué)高效的中職學(xué)校專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理模式推進(jìn)中職學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。

一、中職學(xué)校財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理存在的主要問題

（一）長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和專業(yè)建設(shè)相脫節(jié)，缺乏預(yù)備項(xiàng)目?jī)?chǔ)備意識(shí)

學(xué)校缺少頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃藍(lán)圖，對(duì)專業(yè)建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展缺少市場(chǎng)角度，重點(diǎn)扶持專業(yè)、市場(chǎng)搶手專業(yè)、普通專業(yè)的概念規(guī)劃不清，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)傾向不清晰。另外，各塊面負(fù)責(zé)人缺少與基層人員溝通，日常積累預(yù)備項(xiàng)目的意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)臨時(shí)開會(huì)布置項(xiàng)目申報(bào)任務(wù)，加班擬定項(xiàng)目方案的情況。

（二）預(yù)算編制不嚴(yán)謹(jǐn)，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)資源配置不當(dāng)

項(xiàng)目編制缺少專家評(píng)審，常出現(xiàn)輕重緩急程度把控不清、項(xiàng)目測(cè)算依據(jù)不夠充分、一事多報(bào)、資金需求浮夸的情況，進(jìn)而造成預(yù)算編制脫離實(shí)際，執(zhí)行時(shí)偏差大、調(diào)整事項(xiàng)多、資金執(zhí)行進(jìn)度不達(dá)標(biāo)，項(xiàng)目統(tǒng)籌難度大的問題。

（三）項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理制度不健全，流程不科學(xué)

1.在制度制定和組織機(jī)構(gòu)上：缺少重視

在制度上僅限于形式，未對(duì)項(xiàng)目管理部門的組織架構(gòu)及職責(zé)進(jìn)行明確，工作中出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，工作效率低下。

2.在立項(xiàng)評(píng)審環(huán)節(jié)上：缺少調(diào)研和論證

日常工作需求是基石，是項(xiàng)目來(lái)源，沒有需求就談不上編制、執(zhí)行、監(jiān)督和評(píng)價(jià)。在對(duì)需求的調(diào)研上也缺少經(jīng)驗(yàn)，往往認(rèn)為有需求的就是急于解決的，而不是論證其必要性和可行性，結(jié)果導(dǎo)致專業(yè)評(píng)審失去意義。

3.在執(zhí)行環(huán)節(jié)上：缺乏控制力，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用效益低下

項(xiàng)目預(yù)算批復(fù)后沒有將預(yù)算有序分解，執(zhí)行中缺少監(jiān)控，偏離預(yù)算的原因比較多，但沒有組織人員查找、分析，尋找補(bǔ)救措施，進(jìn)而影響項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度和效果，出現(xiàn)未嚴(yán)格按照合同履約、資金用途變更、資金使用效率低下的現(xiàn)象。

4.在驗(yàn)收評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)上：缺少標(biāo)準(zhǔn)化

項(xiàng)目建設(shè)完成后，學(xué)校僅有設(shè)備物資的驗(yàn)收和領(lǐng)用手續(xù)，缺少一套標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收評(píng)價(jià)體系對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程資料、建設(shè)效果、績(jī)效評(píng)價(jià)、經(jīng)驗(yàn)分享等方面做出規(guī)定，量化指標(biāo)幾乎沒有。同時(shí)也缺少項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理考核機(jī)制的建立，缺少獎(jiǎng)懲，造成做好做壞一個(gè)樣的不利局面。

5.在后評(píng)估環(huán)節(jié)：缺少跟蹤管理

幾乎所有名義上的項(xiàng)目建設(shè)都隨著資金使用完畢而消亡。對(duì)已完工的項(xiàng)目后續(xù)效果的跟蹤，以及其效益的持續(xù)性，學(xué)校沒有跟進(jìn)和考評(píng)，這使得有些教學(xué)設(shè)備是否持續(xù)發(fā)揮作用，師生滿意度后續(xù)如何，均無(wú)法知曉，最終可能導(dǎo)致資產(chǎn)的閑置和浪費(fèi)。

（四）各科室之間缺乏協(xié)同意識(shí)，工作效率不高

財(cái)政專項(xiàng)資金管理工作與各科室及每位員工息息相關(guān)，涉及學(xué)校的方方面面和各個(gè)環(huán)節(jié)。一個(gè)財(cái)政專項(xiàng)往往涉及幾個(gè)子項(xiàng)，子項(xiàng)又涉及不同的科室，工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)交叉，但由于協(xié)同意識(shí)不強(qiáng)，常出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層出面協(xié)商解決的情形，造成了辦公成本和時(shí)間成本增加，降低了工作效率。

二、PDCA 循環(huán)模式及特點(diǎn)

PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)，最早由美國(guó)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制之父沃阿曼德·休哈特博士提出，經(jīng)美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士采納、倡導(dǎo)與宣傳獲得普及，現(xiàn)在已經(jīng)在全世界得以推廣。PDCA是由英文單詞Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理）的第一個(gè)字母構(gòu)成的組合，同時(shí)也是PDCA基本循環(huán)的四個(gè)階段。其中Plan（計(jì)劃）是指確定方針與目標(biāo)，制定相關(guān)的活動(dòng)規(guī)劃;Do（執(zhí)行）是指計(jì)劃的具體實(shí)施過(guò)程，實(shí)現(xiàn)活動(dòng)規(guī)劃的內(nèi)容;Check（檢查）是指在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程之中或執(zhí)行之后，檢查執(zhí)行的情況，總結(jié)計(jì)劃執(zhí)行的結(jié)果，找出問題;Action（處理）是指根據(jù)檢查的結(jié)果，采取相應(yīng)的措施，將成功的經(jīng)驗(yàn)納入標(biāo)準(zhǔn)，遺留的問題轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)中進(jìn)行解決。其循環(huán)模式如圖1所示：

PDCA 循環(huán)是一個(gè)閉環(huán)，重點(diǎn)在第四個(gè)環(huán)節(jié)A，一方面要求在本輪工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn)，且在下一輪實(shí)施中借鑒;另一方面要針對(duì)已發(fā)現(xiàn)的問題拿出措施改進(jìn)，并在下一輪執(zhí)行中提出新問題。因此，PDCA的主要特點(diǎn)就是：階梯式前進(jìn)、螺旋式上升。

三、引入PDCA循環(huán)模式進(jìn)行專項(xiàng)資金管理的必要性和可行性

（一）必要性

1.受激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的影響

中職教育想做強(qiáng)做大，須搶奪優(yōu)質(zhì)生源和高層次師資，以便提高教育質(zhì)量和教學(xué)水平，獲得更多的財(cái)政投入和政策支持。引進(jìn)PDCA 循環(huán)模式管理項(xiàng)目資金，將有利于中職學(xué)校管理的優(yōu)化，以更為高效的、精細(xì)化的管理來(lái)構(gòu)建中職學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.財(cái)政對(duì)預(yù)算編制、執(zhí)行、評(píng)價(jià)的要求越來(lái)越高

2016年起，財(cái)政部門大力實(shí)施三年中期財(cái)政規(guī)劃管理，要求各單位建立“零基+滾動(dòng)”預(yù)算管理機(jī)制和提效減負(fù)的預(yù)算編審機(jī)制。同時(shí)提出，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)“績(jī)效結(jié)果為優(yōu)良的，在安排預(yù)算時(shí)給予優(yōu)先考慮，并予以重點(diǎn)支持;對(duì)績(jī)效差劣的，暫停安排資金，并停止已安排資金的撥付，實(shí)現(xiàn)資金安排與績(jī)效優(yōu)劣真正掛鉤”。這說(shuō)明，財(cái)政資金正運(yùn)用著PDCA 循環(huán)模式管理提高工作效率，同時(shí)引導(dǎo)著行政事業(yè)單位同步推進(jìn)。

3.內(nèi)部因素

中職學(xué)校內(nèi)部控制的要求與項(xiàng)目資金管理模式上呈現(xiàn)出的弊端之間的矛盾，要求學(xué)校尋找更為先進(jìn)的管理模式來(lái)持續(xù)提升競(jìng)爭(zhēng)力。而 PDCA 循環(huán)模式在企業(yè)和高校的成功實(shí)踐，加速了該模式在中職學(xué)校資金管理方面的運(yùn)用。

（二）可行性

20世紀(jì)60年代，歐美國(guó)家高校已經(jīng)開始將企業(yè)的管理思想方法引入到高校管理中進(jìn)行探索、實(shí)踐、總結(jié)，直至今天該理論研究已經(jīng)非常豐富。20世紀(jì)90年代初期，我國(guó)高校開始研究，并陸續(xù)付諸高校管理實(shí)踐且取得了一定的管理成效。21世紀(jì)初，該理論研究開始在中小學(xué)校管理中鋪開，逐步引用到如教學(xué)管理、檔案管理、頂崗實(shí)習(xí)質(zhì)量管理中，已取得了一定成效，理論上將其運(yùn)用到項(xiàng)目資金管理之中也是可行的。

四、PDCA模式在財(cái)政專項(xiàng)資金管理中的總體設(shè)計(jì)

（一）設(shè)計(jì)目標(biāo)

加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，建立“全員參與、全額納入、全程管控”的財(cái)政專項(xiàng)管理模型。通過(guò)引入PDCA循環(huán)理念，逐步完善項(xiàng)目管理的各項(xiàng)工作流程，做到項(xiàng)目立項(xiàng)有依據(jù)，評(píng)審有佐證，執(zhí)行有監(jiān)管，驗(yàn)收有考評(píng)，績(jī)效有掛鉤，反饋有運(yùn)用，跟蹤有計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)籌配置，提高資金使用效益，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展，著力提高辦學(xué)質(zhì)量和水平。

（二）設(shè)計(jì)創(chuàng)新點(diǎn)

（1）將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的關(guān)鍵點(diǎn)組織成了一條程序鏈，并呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)循環(huán)管理，使項(xiàng)目從需求積累開始就進(jìn)入了可控環(huán)節(jié)，解決了項(xiàng)目庫(kù)建設(shè)的問題，發(fā)揮了“需求庫(kù)”基石的作用，同時(shí)把預(yù)算調(diào)研、預(yù)算評(píng)審、預(yù)算跟蹤管理納入了過(guò)程管理，以循環(huán)的方式推動(dòng)管理階梯式上升。

（2）將項(xiàng)目庫(kù)的預(yù)算項(xiàng)目緊密與政府宏觀政策聯(lián)系，與學(xué)校整體發(fā)展戰(zhàn)略、預(yù)算相結(jié)合，發(fā)揮了前瞻性的作用，讓財(cái)政項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)成為助推學(xué)校事業(yè)發(fā)展的有力保障。

（3）制定了有效的項(xiàng)目資金管理制度，加強(qiáng)了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)中財(cái)務(wù)科與項(xiàng)目管理部門的聯(lián)系，通過(guò)目標(biāo)指引、預(yù)算約束、績(jī)效評(píng)價(jià)的方式，業(yè)財(cái)融合協(xié)同推進(jìn)。

（4）加強(qiáng)了預(yù)算調(diào)研和評(píng)審、預(yù)算執(zhí)行、績(jī)效管理環(huán)節(jié)的精細(xì)化管理，保證了立項(xiàng)依據(jù)充分、財(cái)政國(guó)庫(kù)支付進(jìn)度正常有序，項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)資料完整，手續(xù)齊全。

五、設(shè)計(jì)財(cái)政專項(xiàng)PDCA循環(huán)管理流程圖

財(cái)政專項(xiàng)管理是個(gè)系統(tǒng)，單獨(dú)的項(xiàng)目既是獨(dú)立的，也是非獨(dú)立的，上一個(gè)項(xiàng)目管理水平為下一個(gè)項(xiàng)目的管理水平做了鋪墊，下一個(gè)項(xiàng)目的管理水平是上一個(gè)項(xiàng)目水平的延續(xù)和提升。在 PDCA 循環(huán)中，就形成周而復(fù)始、互為補(bǔ)充的有機(jī)整體。PDCA 循環(huán)中的“P”主要應(yīng)用于財(cái)政專項(xiàng)管理的預(yù)算編制準(zhǔn)備;“D”主要應(yīng)用于財(cái)政專項(xiàng)管理的預(yù)算執(zhí)行;“C”主要應(yīng)用于財(cái)政專項(xiàng)管理的預(yù)算控制;“A”主要應(yīng)用于財(cái)政專項(xiàng)管理的預(yù)算總結(jié)與應(yīng)用提高，以及后續(xù)跟蹤。根據(jù)中職學(xué)校的項(xiàng)目管理特點(diǎn)以及PDCA理論，設(shè)計(jì)以下財(cái)政專項(xiàng)PDCA循環(huán)管理流程圖模型，旨在實(shí)現(xiàn)學(xué)校資源的有效配置，提升財(cái)政項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理水平（見上頁(yè)圖2）。

結(jié)語(yǔ)

引進(jìn)PDCA循環(huán)理論對(duì)中職學(xué)校財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理進(jìn)行模型設(shè)計(jì)，有利于從理論上梳理項(xiàng)目管理周期的管控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，為日后專項(xiàng)資金管理實(shí)務(wù)操作奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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