電子檔案管理在退役軍人檔案管理中的運用研究

劉穎

摘要：退役軍人檔案管理是重要的服務，需要對檔案管理工作進行優(yōu)化，提升檔案管理的信息化能力。本文主要分析電子檔案管理在退伍軍人檔案管理中的作用，對檔案管理安全性與管理服務水平進行說明，并且重點研究了信息化時代背景下退役軍人檔案管理優(yōu)化對策，以期實現(xiàn)精準服務，提升檔案管理效率。

關鍵詞：電子檔案;退役軍人;檔案管理

前言：

黨的十九大后，國家組織成立了退役軍人事務部，對軍人退役管理工作提高了重視力度。檔案管理一直以來都是退役軍人管理的重要內(nèi)容，應對檔案管理工作進行細化，加強電子檔案管理服務水平，為退役軍人各項工作提供幫助，相關人員應認識到電子檔案信息化管理的重要性，對檔案管理工作進行有序部署。

一、電子檔案管理在退伍軍人檔案管理中作用

（一）檔案管理更加安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作，容易發(fā)生檔案遺失和泄漏風險，不利于退役軍人檔案信息安全性。隨著信息技術發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)，對傳統(tǒng)檔案管理工作形式進行完善。退役軍人離開部隊后，會發(fā)生工作變更，倘若對檔案管理未能提高重視，會增加檔案信息不完整幾率，影響退伍軍人正常生產(chǎn)與生活。

電子檔案具有便利、高效的特點，應對電子檔案形式進行應用，改善以往單一檔案管理存在的風險問題，使得信息化時代退役軍人檔案管理更加安全可靠。實踐中，應對檔案管理技術進行升級，注重網(wǎng)絡運行安全性，對電子檔案進行內(nèi)網(wǎng)建設，促使電子檔案在獨立的網(wǎng)絡結構中運行，防止發(fā)生檔案管理風險。

（二）檔案服務水平提高

使用電子檔案管理模式有效提升了檔案服務水平。實踐表明，將信息化技術與檔案管理工作有機結合，有利于提高檔案整理和數(shù)據(jù)分析效率。相關人員對退役軍人檔案進行了信息庫建設，增加對檔案提取、分析和整理效率，檔案管理內(nèi)容將更加高效合理。信息化檔案管理是發(fā)展趨勢，對提升退役軍人社會服務能力產(chǎn)生深遠影響[1]。

實踐中，以大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用為例，基于數(shù)據(jù)分析、發(fā)掘能力，可快速實現(xiàn)對檔案內(nèi)容篩選，選擇與崗位適配的工作人員，提升檔案應用效率。同時在退役軍人檔案的跨區(qū)域管理中，可實現(xiàn)檔案信息異地傳輸，能夠及時全面了解退役軍人檔案信息，有效提升檔案服務水平。

二、檔案管理中存在的主要問題

首先，檔案管理人員是主體，管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)技術能力是影響檔案管理效率的重要因素，應對此提高重視力度。實踐管理中，對檔案管理人員的業(yè)務能力進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分人員對信息化檔案應用方式不夠了解，自身檔案管理技術落后，先進意識和管理理念不足，對相關人員進行培訓是解決問題的重要途徑。

其次，在檔案管理中，缺乏先進設備和服務設施，檔案管理方式落后問題也經(jīng)常出現(xiàn)。隨著信息技術發(fā)展，各行各業(yè)均進行了管理模式調(diào)整，“互聯(lián)網(wǎng)+”概念深入人心，為全面提升檔案管理能力，對信息化檔案管理工作進行完善，注重分析目前影響電子檔案建設的主要問題。例如，某檔案管理機構在電子檔案管理方面，存在管理軟件升級落后，影響檔案安全性。并且檔案信息數(shù)據(jù)庫與管理平臺未能實現(xiàn)有效兼容，影響電子檔案的合理篩選、應用和儲存。

最后，檔案管理與組織形式問題，目前退役軍人檔案管理工作存在不足，尤其是檔案丟失和遺漏問題，影響退役軍人社保繳納工作，為進一步完善檔案管理能力，對電子檔案進行應用，需要強化檔案管理工作技術，科學分析目前存在的檔案管理問題。新階段，在檔案管理中，分級、分項和統(tǒng)一管理理念落實不到位，檔案管理人員責任意識不強，需要對相關問題提高重視力度。

三、信息時代退役軍人檔案管理優(yōu)化對策分析

（一）加強檔案管理人員培訓

鑒于退伍軍人檔案管理的重要性，應加強管理人員培訓，對其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進行嚴格訓練。首先，對檔案管理人員進行法律意識培訓，在《檔案管理法》和《退役義務兵安置條例》等法律制度要求下，對檔案管理工作進行優(yōu)化，加強電子檔案管理工作建設，使得檔案管理朝向信息化和現(xiàn)代化方向發(fā)展[2]。

其次，在技能培訓中，檔案管理人員應具備一定的計算機操作能力，注重使用先進技術對檔案進行分類和管理，并且具有數(shù)據(jù)分析和基本資料錄入、整理能力。人員培訓中，應將培訓重點放在管理人員實踐技能方面，對管理人員進行技能檢測，發(fā)現(xiàn)不足及時培訓，防止檔案管理工作滯后問題出現(xiàn)。

最后，善于提升檔案管理人員的規(guī)范化管理能力，在電子檔案的使用中，應注重安全性與規(guī)范性。例如，在某檔案管理機構，使用信息化網(wǎng)絡技術，對檔案管理工作形式進行優(yōu)化，并且對軍人服役期間的保險事宜、身體狀況和精神面貌等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，使用計算機檔案管理后臺應用程序，升級檔案信息錄入與管理形式。

同時，檔案管理人員也需要開展組織交流，對檔案管理經(jīng)驗與技術進行分享，發(fā)現(xiàn)工作中存在的實際問題，并且制定合適方案進行解決，在分享交流中不斷提升自身檔案管理技術能力。通過接受培訓與自我學習的方式，檔案管理水平獲得顯著提升，有利于推動新時期檔案管理信息化進程。檔案管理人員應具備責任意識，對電子檔案應用與管理中存在的主要問題進行分析，并且對檔案管理技術進行優(yōu)化，推動檔案管理朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（二）完善檔案信息化設施

檔案管理中，為提升檔案管理效率，應善于對目前檔案管理技術進行升級，完善檔案管理設備與基礎設施，促使退役軍人檔案管理工作有序開展?；A設施建設是檔案成功管理的基礎，應明確檔案管理工作的重要意義，對檔案管理內(nèi)容和形式進行調(diào)整，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢。

具體工作中，應做到以下幾點：一是對硬件設備進行維護，定期更新檔案管理設備，當計算機出現(xiàn)硬件問題，應及時更換，聘請專業(yè)人員開展維修。二是，重視軟件系統(tǒng)升級，電子檔案管理中，軟件技術應用是核心，應注重對軟件更新，防止病毒入侵，使得檔案管理更加安全可靠。最后，是對管理過程的安全建設。例如，檔案管理室采取門禁管理，對進入人員進行嚴格審核，同時，對檔案管理進行強化，加強精細化管理理念在電子檔案管理中的應用，為退役軍人檔案管理提供技術支持。

相關部門應加大對檔案管理的資金與技術投入，注重升級現(xiàn)有檔案管理設備，使得檔案管理效率獲得提升。同時在檔案管理中，應注重構建數(shù)據(jù)庫，對退役軍人檔案進行集中管理，并且重視檔案信息篩查工作。具體工作中，應構建完善的檔案信息溝通機制，對退役軍人檔案接收、查閱、傳遞和保管工作進行嚴格要求，落實責任制，規(guī)范管理內(nèi)容，降低檔案管理風險發(fā)生幾率。

（三）構建退役軍人數(shù)字資源庫

電子檔案管理對信息技術要求較高，因此，檔案管理形式需要進一步優(yōu)化。鑒于信息技術的發(fā)展，對軍人檔案管理方式進行升級，構建了退役軍人數(shù)字資源庫。實踐管理過程中，應認識到檔案管理重要性，對電子檔案進行合理應用，使得檔案管理模式朝向現(xiàn)代化反向發(fā)展。管理中，相關人員應在《退役義務兵安置條例》和《檔案法》的基礎上，對數(shù)字資源庫建設內(nèi)容進行規(guī)范，并且注重利用先進的網(wǎng)絡技術，加強檔案接收、管理和儲存。

電子檔案管理中，需要通過退役軍人數(shù)據(jù)庫完善檔案信息分析流程，對檔案進行實時跟蹤，提高管理能力，防止檔案信息出現(xiàn)丟失風險。退役軍人電子檔案構建中，應發(fā)掘檔案信息價值，對檔案進行合理細分，為檔案檢索和篩選提供便利。例如，根據(jù)退役軍人的軍種、職級、專業(yè)和求職意向等內(nèi)容，對檔案信息數(shù)據(jù)進行細分，促使檔案管理規(guī)范化。

實踐表明，只有對電子檔案進行精細化管理，明確細分基礎，才能有效提升檔案信息使用效率，為退役軍人提供更加優(yōu)質(zhì)和全面的檔案服務。為發(fā)揮信息技術在退役軍人檔案管理中的應用價值，檔案管理人員應不斷強化自身專業(yè)技能，對檔案管理能力進行提升。在檔案數(shù)字資源庫的構建中，應做好工作人員行為規(guī)范，在實踐管理中，不斷鍛煉職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案檢測、錄入水平，并且關注退役軍人遺失檔案的溯源和查找，通過信息化技術，對檔案管理形式進行優(yōu)化，逐漸擴大退役軍人檔案接收范圍。

（四）分類保存統(tǒng)一管理制度

為保證檔案管理的完整性，提升電子檔案管理價值，對檔案資料的接收與管理進行嚴格規(guī)范，制定了分類保存、統(tǒng)一管理制度。實踐管理中，針對檔案管理出現(xiàn)的不完整情況，應及時聯(lián)系到檔案資料本人或單位，對其進行資料補齊操作，使得檔案管理工作更加精準可靠。針對特殊類型的檔案應加強管理，堅持分類保管原則，例如退役軍人的黨團志愿書、傷殘資料等等。統(tǒng)一分類管理是檔案管理的重要原則，管理人員應加強方案組織管理能力，使得電子檔案管理工作更加高效，與新時期檔案管理實際要求相一致。

例如，在某檔案管理部門，開展的退役軍人檔案資料管理中，按照時間、類別對電子檔案進行了分類，使得檔案分類合理，為軍人提供了優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務。同時，在退役軍人的檔案目標編寫中，根據(jù)相關制度與工作計劃，進行統(tǒng)一編號、封面，并且對出現(xiàn)破損的方案進行及時整理完善，強化分類管理能力，使得后期查詢、調(diào)檔工作更加便利[3]。

為確保電子檔案管理流程規(guī)范，對檔案進行了信息化建設，明確檔案管理主要內(nèi)容和工作流程，對管理人員進行了考評。鑒于退役軍人電子檔案管理內(nèi)容較為復雜，需要不斷加強技術應用，注重管理方式更新，利用信息化手段，對目前電子檔案模式進行推廣和應用，使得檔案內(nèi)容完整、真實，為退役軍人就業(yè)、社保繳納和其他個人業(yè)務開展提供便利條件。全面深化改革的過程中，檔案管理人員應注重更新理念、創(chuàng)新技術、完善檔案管理制度體系，對退役軍人檔案進行全面分析，發(fā)揮電子檔案使用優(yōu)勢。

結論：

綜上所述，信息化時代背景下，應加強退役軍人檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓，強化人員素質(zhì)和專業(yè)能力，以期提供更好的檔案管理服務。同時，注重完善檔案管理基礎設施，制定分類保存、統(tǒng)一管理制度，使得退役軍人檔案管理工作內(nèi)容得到優(yōu)化，為檔案管理技術提升貢獻力量，并滿足社會經(jīng)濟發(fā)展需求。

參考文獻：

[1]唐贏.信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（23）：81.

[2]孫濤.怎樣做好退伍軍人檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2019（27）：43-44.

[3]賈慶玲.退役軍人檔案信息化建設亟待加強[J].山東檔案，2019（04）：65-66.