信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新研究

紀(jì)利杰

摘要：本文簡(jiǎn)要分析常規(guī)檔案管理模式下存在的不足之處，以及此項(xiàng)工作開展期間需要秉承的原則，包括集中統(tǒng)一與實(shí)事求是兩項(xiàng)。進(jìn)一步分析實(shí)現(xiàn)信息化管理的價(jià)值，切實(shí)強(qiáng)化此項(xiàng)管理的完整性、有序性及高效性。著重研究此種管理模式的創(chuàng)新之處，從管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、管理機(jī)制、宣傳活動(dòng)、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)培訓(xùn)及信息篩查等八個(gè)方面入手。旨在提高檔案工作在信息化管理模式下的實(shí)際效用，以提高退役軍人的檔案服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化;退役軍人;檔案管理;技術(shù)培訓(xùn)

引言：

近年來，退役軍人總量呈持續(xù)上升的趨勢(shì)，不斷增加相關(guān)檔案管理的工作量，管理難度隨之提升，此外退役后的安置問題也急需處理。就整體情況而言，國內(nèi)在人員安置方面的工作已經(jīng)得到有效完善，并切實(shí)落實(shí)出臺(tái)的有關(guān)政策及社會(huì)福利補(bǔ)貼等。但仍存在遺漏的情況，導(dǎo)致退役后的生活缺少必要保障。

一、退役軍人檔案管理的不足

主體混亂是此項(xiàng)管理工作的主要問題，無序的管理形式，導(dǎo)致檔案信息的利用效率低下，退役軍人在查閱資料時(shí)通常需到多個(gè)部門詢問，甚至出現(xiàn)檔案無處可尋的嚴(yán)重情況。此外，退役軍人中的部分來自于偏遠(yuǎn)地區(qū)，退役后會(huì)選擇回到家鄉(xiāng)或從事其他工作，而且長(zhǎng)期不與相關(guān)部門聯(lián)系進(jìn)行資料補(bǔ)充或更改，由此可能會(huì)出現(xiàn)無法找到檔案的問題。另外，檔案資料轉(zhuǎn)遞期間也可能出現(xiàn)保管不利等情況。導(dǎo)致檔案材料不完整或缺失等問題，無法為退役軍人提供基本的檔案管理服務(wù)。軍人原本為特殊群眾，退役后回歸到普通群眾中，國內(nèi)對(duì)于退役軍人有多項(xiàng)政策，為保障其今后的基本生活，因而，其檔案信息較為重要，是其在服役過程中的證明。而實(shí)際上，對(duì)于相關(guān)政策及管理等相關(guān)方面的內(nèi)容宣傳效率低下，造成軍人本身對(duì)于檔案缺少認(rèn)識(shí)及應(yīng)有的重視度，未能及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)，無法享有支持政策。

二、退伍軍人檔案管理工作原則

（一）集中統(tǒng)一

對(duì)于退伍軍人的檔案管理，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)采取集中統(tǒng)一的管理模式，設(shè)定具體的管理目標(biāo)，使得管理者能夠清楚地認(rèn)識(shí)自己，準(zhǔn)確衡量自身的業(yè)務(wù)水平及能力，保證基本的管理能力。因而，為保證此項(xiàng)工作的開展效率，應(yīng)實(shí)現(xiàn)集中式管理，保證管理程序的有序性。同時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)將檔案材料放在統(tǒng)一的管理部門，不僅方便管理，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、整理等，還有利于提高檔案的利用效率。

（二）實(shí)事求是

檔案資料的實(shí)際價(jià)值和其本身的可靠性及真實(shí)性有極大的關(guān)聯(lián)性。因而，基層管理者需秉承實(shí)事求是的原則，認(rèn)真對(duì)待每個(gè)環(huán)節(jié)。按照既定標(biāo)準(zhǔn)完成檔案分類，并主動(dòng)核實(shí)內(nèi)容的真實(shí)性，避免檔案資料出現(xiàn)虛假數(shù)據(jù)，保障資料的質(zhì)量及參考價(jià)值。對(duì)于檔案的完整性，需要工作者檢查是否存在不全的情況，一旦發(fā)現(xiàn)異常，需立即匯報(bào)，查明原因。

三、開展信息化檔案管理的價(jià)值

（一）提高管理的有序性

在實(shí)現(xiàn)信息化管理之前，此類檔案管理實(shí)際上較為混亂，接收及保存的部門數(shù)量及類型較多，在實(shí)際管理期間難以有效避免出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致檔案管理推進(jìn)速度緩慢。在調(diào)取退役軍人信息時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，造成服務(wù)質(zhì)量低下。而在信息化背景下，準(zhǔn)確設(shè)置訪問權(quán)限后，會(huì)提高后續(xù)檔案管理的有序性。

（二）保證檔案的完整性

軍人退役后在工作方面基本都會(huì)有所變動(dòng)，存在由于部分因素導(dǎo)致其未能與檔案管理處及時(shí)溝通，由此使得檔案信息不完整。再加上部分一線檔案管理者有出現(xiàn)紕漏的可能，由此引發(fā)一系列的問題。另外，紙質(zhì)檔案材料不利于長(zhǎng)期保存，難免會(huì)有所疏漏，導(dǎo)致信息不完整。而實(shí)現(xiàn)信息化管理，使得檔案資料及時(shí)更新，并通過備份恢復(fù)等手段，保證數(shù)據(jù)的安全性，降低遺失的概率[1]。

（三）提升管理工作效率

通過信息化管理，可對(duì)保存的檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化整理及分析，最終建立信息庫，為軍人退役后可從事的崗位做科學(xué)分析，做到事前處理。另外，通過在信息庫內(nèi)進(jìn)行篩查，可快速找出符合崗位需要的軍人，以提高辦事效率。同時(shí)，對(duì)于跨區(qū)域管理，也可直接借助網(wǎng)絡(luò)交流，為退役軍人安排至合適的崗位，由此提高辦事效率，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

四、基于信息化時(shí)代退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新

（一）建立健全的管理系統(tǒng)

自我黨十九大以來，在此方面設(shè)置專門的事務(wù)部，主要負(fù)責(zé)有關(guān)于退役軍人的管理內(nèi)容，致力于維護(hù)其權(quán)益。此外，開發(fā)出專門的管理系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)涉及到基本的檔案信息、就業(yè)資料及保險(xiǎn)等數(shù)據(jù)，建立相應(yīng)的管理平臺(tái)，以保證管理的全面性。借此，提高檔案管理的信息化程度，改善原本管理無序的問題，并能及時(shí)且準(zhǔn)確發(fā)布各類有關(guān)信息，為軍人退役就業(yè)提供基本保障。如就業(yè)培訓(xùn)、社會(huì)福利等服務(wù)項(xiàng)目。同時(shí)，通過構(gòu)建專項(xiàng)的管理平臺(tái)，形成電子檔案，有效避免紙質(zhì)材料在轉(zhuǎn)移過程中發(fā)生遺失或不完整的問題，提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（二）注重檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

與檔案管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人及工作者本身需充分意識(shí)到此項(xiàng)工作側(cè)重要性，細(xì)致開展工作，主動(dòng)學(xué)習(xí)有關(guān)的法律條文，以及時(shí)更新自身的法律知識(shí)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)開展具體的管理工作，嚴(yán)格根據(jù)既定規(guī)章制度辦事。另外，需完整補(bǔ)充檔案信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及全面性，做到精細(xì)化管理，詳略得當(dāng)。積極訓(xùn)練自身的業(yè)務(wù)能力，提高各項(xiàng)工作行為的熟練度，以便提高檔案調(diào)閱等工作的效率。此外，工作者需全面掌握負(fù)責(zé)的管理內(nèi)容，掌握兵種與軍人的基本條件，以為軍人退役后從事職業(yè)或自主創(chuàng)業(yè)提供參考數(shù)據(jù)。在工作期間需保證嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，降低出現(xiàn)紕漏的概率，保證數(shù)據(jù)的完整性。

（三）明確實(shí)際的管理機(jī)制

從制度的角度考量，基于信息化時(shí)代下，若想保證檔案管理的有序性，應(yīng)當(dāng)配備明確的管理機(jī)制，并保證制度調(diào)整的合理靈活性，根據(jù)具體情況，及時(shí)補(bǔ)充調(diào)整，使管理機(jī)制始終符合實(shí)際的管理需要。此外，需合理分配工作權(quán)責(zé)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理程序。例如，在管理系統(tǒng)上設(shè)定訪問權(quán)限，獲取上級(jí)批準(zhǔn)后方可調(diào)取特定的檔案數(shù)據(jù)，若需對(duì)現(xiàn)有檔案內(nèi)容實(shí)施修改、增刪等操作，均應(yīng)安排專門的工作者完成，一旦發(fā)生問題，可及時(shí)找到負(fù)責(zé)人，進(jìn)行追責(zé)及補(bǔ)救，以降低損失。

（四）優(yōu)化檔案的基本分類

基于信息化管理，在構(gòu)建專門的檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，需充分運(yùn)用信息技術(shù)，以獲取更為完整的數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以幫助相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)檔案資料內(nèi)的潛在價(jià)值。對(duì)于優(yōu)化資料分類，需采取統(tǒng)一編號(hào)的方式，并提高對(duì)檔案篩選及審核兩個(gè)環(huán)節(jié)的重視度，確保文件入檔前經(jīng)過全面審核，以保證檔案內(nèi)容的可靠性。

（五）強(qiáng)化管理的宣傳工作

檔案信息直接關(guān)乎軍人的切身利益，通過提高對(duì)此項(xiàng)管理工作的力度，有利于強(qiáng)化軍人本身對(duì)于檔案的重視度，并基本掌握有關(guān)的管理規(guī)定，避免其在實(shí)際辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，無清晰的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致手續(xù)辦理效率低。此外，各級(jí)相關(guān)管理部門在對(duì)應(yīng)的管理平臺(tái)上需積極開展線有關(guān)的宣傳活動(dòng)，包括對(duì)退役軍人的安置及扶持項(xiàng)目，保證國家出臺(tái)的政策得到有效落實(shí)。特別是偏遠(yuǎn)地區(qū)，信息獲取途徑缺失，導(dǎo)致軍人對(duì)有關(guān)政策的了解不足，因而，需主動(dòng)開展宣傳活動(dòng)，以為其提供必要的檔案服務(wù)[2]。

（六）優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是保證檔案管理工作有效開展的基石，基于全體工作者的深刻認(rèn)識(shí)，由思想帶動(dòng)行為，提高工作的認(rèn)真度，積極優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施，保證管理工作的有序?qū)嵤??；A(chǔ)設(shè)施的具體內(nèi)容主要有三個(gè)部分，首先，硬件配置，避免工作人員在開展檔案管理工作期間，計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障，導(dǎo)致管理行為不得不暫停，影響工作的進(jìn)度。其次，軟件的先進(jìn)性，檔案信息會(huì)隨著時(shí)間的推移持續(xù)增加，且逐漸復(fù)雜化，因而，應(yīng)用的軟件系統(tǒng)應(yīng)隨之升級(jí)，保證數(shù)據(jù)庫的容量及兼容性，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析的效率與準(zhǔn)確度。最后，保證機(jī)房的安全，對(duì)此，需在機(jī)房設(shè)置門禁卡，限制出入的人員，避免外部人員進(jìn)入，提高檔案信息的保密風(fēng)險(xiǎn)，最大限度地控制信息外漏的可能。

（七）加強(qiáng)信息化技術(shù)培訓(xùn)

對(duì)退役軍人的檔案管理屬于人事工作的范疇，因而，能借鑒現(xiàn)有的人事管理工作開展模式和應(yīng)用的計(jì)算機(jī)管理程序。在信息化管理模式下，會(huì)涉及到多項(xiàng)現(xiàn)代技術(shù)，為保證工作開展的高效性，避免出現(xiàn)重大失誤，檔案管理人員需擁有提升個(gè)人能力及素質(zhì)的意識(shí)，持續(xù)學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，以擴(kuò)充自身的知識(shí)儲(chǔ)備。既要完全掌握有關(guān)的法律規(guī)定，又需了解此類管理工作開展的重難點(diǎn)，熟練使用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，以強(qiáng)化管理工作的開展質(zhì)量。相關(guān)部門需定期組織檔案管理人員開展系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，使其清楚地掌握該項(xiàng)管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)，著重強(qiáng)化其業(yè)務(wù)能力。目前，部分管理工作者的思想意識(shí)仍停留在“原地”，具體實(shí)施的工作行為也較為落后，難以有效發(fā)揮信息技術(shù)的作用，甚至出現(xiàn)信息系統(tǒng)過度閑置的情況，造成檔案管理辦事效率未能得到有效提升。因此，需以技術(shù)為切入點(diǎn)，聘用專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的實(shí)操能力，進(jìn)而提升其工作水平。

（八）做好信息的篩查分類

通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，整合零散的數(shù)據(jù)信息，持續(xù)補(bǔ)充及完善，使得相關(guān)工作者為退役軍人進(jìn)行細(xì)度分析時(shí)，提供真實(shí)完整的參考數(shù)據(jù)。另外，應(yīng)當(dāng)提高審核篩選的力度，在信息錄入數(shù)據(jù)庫前，需對(duì)內(nèi)容加以審核，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，基于此，保證數(shù)據(jù)分類的準(zhǔn)確性。檔案管理者登錄管理系統(tǒng)后，需根據(jù)既定的劃分標(biāo)準(zhǔn)完成分類，如區(qū)域、時(shí)間等，之后做好編號(hào)。紙質(zhì)檔案的留存資料在整理期間，需和管理系統(tǒng)的編號(hào)及分類相同，確保管理工作開展的有序性，便于檔案后續(xù)的查閱管理。通常情況下，工作者需先利用管理系統(tǒng)查找具體的檔案信息，若對(duì)具體的內(nèi)容存有疑問，需調(diào)取對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行比對(duì)，避免出現(xiàn)差[3]。

結(jié)束語：

信息化時(shí)代下，常規(guī)的檔案管理方式已然無法滿足檔案資料的管理需求，因此轉(zhuǎn)變管理模式逐漸成為應(yīng)當(dāng)重視的問題。退役軍人檔案數(shù)據(jù)直接關(guān)乎到其就業(yè)安置及政策享有程度等方面的問題，強(qiáng)化此方面的管理能力，創(chuàng)新是其發(fā)展的必然方向，各級(jí)管理人員需不斷提高檔案管理的信息化程度，以為退役軍人提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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