淺談醫(yī)院文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)策略

陳艷霞

摘要：文書檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指通過計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對文書檔案資源進(jìn)行存儲、傳輸?shù)囊环N檔案管理模式。醫(yī)院作為基礎(chǔ)民生建設(shè)的重要組成部分，管理的科學(xué)化和規(guī)范化對民眾的基本權(quán)益起到一定的保障作用。文書檔案管理水平的提升影響到醫(yī)院的整體運(yùn)行成效，繼而關(guān)系到公眾的生活滿意度和幸福感，必須予其高度重視。新時代人們生活水平的日益提高，人們對醫(yī)療體系的需求呈現(xiàn)復(fù)雜化和多樣化趨勢，使得醫(yī)院文書檔案的傳統(tǒng)管理暴露出與時代不適應(yīng)的情況。因此，在數(shù)字化飛快發(fā)展的社會環(huán)境下，醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理思維和管理方式，加快文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步，對文書檔案管理工作各環(huán)節(jié)進(jìn)行根本性變革，提高文書檔案管理水平，確保將文書檔案管理工作與時俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書;檔案管理;數(shù)字化

現(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生。隨著人類對互聯(lián)網(wǎng)的依賴程度越來越高，數(shù)據(jù)量越來越大，在此期間慢慢形成了難以被實(shí)時加工處理的數(shù)據(jù)，即大數(shù)據(jù)。隨著時間的推移，關(guān)于社會衛(wèi)生與人民健康的信息不斷積累。如今，信息時代已經(jīng)到來，維護(hù)數(shù)據(jù)信息已經(jīng)成為人們的共識。一般來說，掌握大數(shù)據(jù)就是對大量數(shù)據(jù)資源的把握，對大量數(shù)據(jù)來源的掌握。對于儲存價值大且有特殊意義的信息，經(jīng)過加工處理，就可以提高信息的附加值?，F(xiàn)階段大數(shù)據(jù)已經(jīng)是人們?nèi)粘Ｖ械闹匾夹g(shù)。社會在發(fā)展，技術(shù)在成熟，文書檔案管理在日益進(jìn)步，文檔數(shù)據(jù)也慢慢成了大數(shù)據(jù)環(huán)境中的一部分。

1醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1提高文書檔案管理的效率

醫(yī)院文書檔案管理的傳統(tǒng)模式以大量的人工作為基礎(chǔ)力量，容易造成人力、物力和財力的大量浪費(fèi)。隨著文書檔案種類的多樣化發(fā)展，以人力為主的傳統(tǒng)管理模式的弊端更加日益暴露，出現(xiàn)了因人力限制而引發(fā)的檔案收集歸檔不及時、存儲利用效率低下等問題。信息化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的引入，可實(shí)現(xiàn)在文書信息的收集整理階段跨越醫(yī)院各科室以及時間的限制，對各單位信息進(jìn)行迅速完備的歸檔儲存。同時，在文書信息的利用階段，各科室成員可通過網(wǎng)路平臺對文書信息進(jìn)行快速檢索查看，實(shí)現(xiàn)檔案信息在醫(yī)院中的高效整理和有效利用，對醫(yī)院內(nèi)部管理的完善發(fā)揮重要價值。

1.2增強(qiáng)文書檔案管理的質(zhì)量

傳統(tǒng)的文書檔案大多呈現(xiàn)為紙質(zhì)形式，容易隨時間的流失而導(dǎo)致文件破損和丟失。以數(shù)字化建設(shè)對文書檔案進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，可通過數(shù)字化技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對一部分檔案進(jìn)行電子備份，這樣既減輕了紙質(zhì)文書整理歸檔中的人力負(fù)擔(dān)，又避免了相關(guān)紙質(zhì)文書丟失破損而造成的不便;另一方面，在文書檔案的檢索查看環(huán)節(jié)，存在人為操作失誤而引發(fā)破壞文書的風(fēng)險。對文書檔案的數(shù)字化管理可通過前期的歸類整理工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索、精準(zhǔn)定位，減少了人力查找文書檔案而產(chǎn)生的意外破壞。如此以來，通過數(shù)字化建設(shè)對醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理，能夠減少對紙質(zhì)文書檔案的損害，從而增強(qiáng)了文書檔案管理的質(zhì)量。

1.3提升文書檔案利用的效益

積極落實(shí)醫(yī)院文書檔案管理的各項(xiàng)工作，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案價值的最大化發(fā)揮，對醫(yī)院整體效益的提升具有重要意義。數(shù)字化技術(shù)改變了以往檔案檢索查看困難重重的境況，通過網(wǎng)絡(luò)檢索平臺的建設(shè)和利用，文書檔案檢索的效率大大提升，增強(qiáng)了醫(yī)院人員對文書檔案利用的意愿，有助于文書檔案中管理經(jīng)驗(yàn)的共享使用，提升了文書檔案利用的效益。

2 文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1電子文件能長期穩(wěn)定地保存

電子文檔的使用壽命比較長。在傳統(tǒng)檔案保存的時候，一些人為或者非人為的因素會使紙質(zhì)檔案的纖維素受到一定程度的傷害，而纖維素決定著紙質(zhì)檔案的耐久度，而電子檔案的出現(xiàn)很好地解決了這個問題?，F(xiàn)如今，在科技飛速發(fā)展的時代，我們已經(jīng)可以隨時隨地利用電子設(shè)備來獲取和存儲電子文件，比如U盤、光盤等媒介。這些媒介在讀取與存儲信息的時候更加快捷，并且容易攜帶，不容易被破壞，受外部因素干擾較小，這些好處都讓電子文件的存儲更長久有效。

2.2文檔信息得到充分共享

在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，文件查閱比較困難，并且文件的傳遞不太方便，這些原因都使得文件的共享比較困難，并且就算能共享范圍也比較小。因此許多信息被閑置，導(dǎo)致了資金資源的浪費(fèi)損失。而數(shù)字化管理的出現(xiàn)讓所有檔案信息不再是一個個“個體”，管理人員可以結(jié)合檔案的特征對檔案綜合管理。如今，計算機(jī)技術(shù)正在飛速發(fā)展，在此背景下，信息化檔案管理可以讓檔案和其存在的介質(zhì)分開，并且還能與其他信息平臺建立聯(lián)系。數(shù)字化管理不受時間空間的限制，能夠全方面掌握信息狀況，讓文檔信息得到高效率的共享。

2.3提高文件傳遞的安全性

由于傳統(tǒng)的文件信息大多是紙質(zhì)的，因此就會經(jīng)常出現(xiàn)文件丟失或損壞等問題。而且在過去，傳遞文件的方式通常都是郵遞的方式，但是這種方式受到的空間制約非常大，而且文件在郵遞過程中很容易出現(xiàn)問題，嚴(yán)重影響到文檔的安全。然而信息技術(shù)的出現(xiàn)有效地解決了這些問題，利用文件的信息化控制的話，就能依靠互聯(lián)網(wǎng)來傳遞相關(guān)文件，大大提高了文件的安全水平。

3文書檔案的管理要求和發(fā)展趨勢

3.1管理要求

在大數(shù)據(jù)的背景下，醫(yī)療衛(wèi)生為了滿足各方面的需求，在進(jìn)行文書檔案管理的時候努力向多元化方向發(fā)展，主要是采用現(xiàn)代化的信息管理模式，提高管理的便捷度和現(xiàn)代化水平。疾控中心在進(jìn)行文書檔案數(shù)字化管理時，要求信息操作方式和系統(tǒng)管理滿足信息在信息平臺實(shí)時傳輸和信息模塊集成。另外，還要規(guī)劃總結(jié)以往的信息，將信息管理中的共通點(diǎn)找出來，并對需求信息進(jìn)行判斷，在信息足夠可靠的基礎(chǔ)上，滿足疾控中心對信息的多元化需求。

3.2發(fā)展趨勢

隨著信息量的不斷增大，對數(shù)據(jù)的需求逐漸多元化，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在醫(yī)療衛(wèi)生的發(fā)展要求了，文書檔案的作用也無法充分發(fā)揮出來。因此，必須開始轉(zhuǎn)變文書檔案管理方式，在大數(shù)據(jù)時代，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到管理中是很有必要的，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)容量大，安全性高和傳輸類型多的優(yōu)勢，將文書檔案管理信息化。同時，為了滿足自身發(fā)展，緊跟時代的步伐，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行文書檔案管理，使得文書檔案管理更快捷有效。

4文書檔案管理的主要內(nèi)容

4.1網(wǎng)絡(luò)化管理

如今，文書檔案在數(shù)字化處理后，應(yīng)該及時借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。經(jīng)過聯(lián)網(wǎng)處理后的數(shù)據(jù)信息可以有不同的類型、層次、范圍等等，這樣經(jīng)過精細(xì)處理后的信息可以幫助人們更快查詢到所需信息。因此，在精細(xì)處理之后進(jìn)行的文書檔案管理工作，充分體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)查詢的快捷化、資源的共享化。

4.2數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的文書檔案基本上都是紙質(zhì)的，有著電子檔案沒有的功能，但是完全的紙質(zhì)檔案在管理方面會存在一定的問題，比如難以查詢等等。而在紙質(zhì)文檔中結(jié)合數(shù)字化的管理，就能解決信息量大、查詢、利用信息不方便等問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸應(yīng)用于文書檔案管理中。該技術(shù)主要借助計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，節(jié)省了大量的時間、空間以及人力物力資源。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，文書檔案將紙質(zhì)化的信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將信息存入電子檔案中。檔案管理是大數(shù)據(jù)環(huán)境下疾控檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。最好的文書檔案就是紙質(zhì)檔案中適當(dāng)添加數(shù)字化管理，能夠大大提高文書檔案的管理水平。

5醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

5.1強(qiáng)化文書檔案數(shù)字化建設(shè)的意識

意識是行動的先導(dǎo)，加快醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，必須從轉(zhuǎn)變意識著手。文書檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是醫(yī)院管理工具的簡單提升，更是一種徹底的觀念性變革。它要求醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室成員對數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵和意義有全面的了解和把握，并在深層觀念上對文書檔案數(shù)字化建設(shè)的戰(zhàn)略地位表示高度認(rèn)可。醫(yī)院通過大數(shù)據(jù)和數(shù)字化平臺的建設(shè)能夠提高文書檔案管理的效率、增強(qiáng)文書檔案管理的質(zhì)量，最后提升了文書檔案利用的效益，對醫(yī)院的整體運(yùn)行發(fā)揮不可替代的作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變以人力為主的文書檔案管理思維，不斷更新思想，積極接納并應(yīng)用新興數(shù)字技術(shù)，發(fā)揮其在檔案管理工作中的簡化和優(yōu)化作用。

5.2加快醫(yī)院數(shù)字化人才隊伍的培養(yǎng)

提高文書檔案數(shù)字化管理的效益，不僅要從意識形態(tài)上對數(shù)字化建設(shè)的戰(zhàn)略地位給予肯定，還要加大對文書檔案數(shù)字化建設(shè)的投入。具體來講，醫(yī)院要加快數(shù)字化人才的培養(yǎng)，只有文書檔案的管理人員具有良好的信息化、數(shù)字化水平，才能真正有效地落實(shí)醫(yī)院文書檔案管理的數(shù)字化工作。對于這一點(diǎn)，醫(yī)院可從兩個方面提高檔案管理人員的數(shù)字化水平。其一，在人員準(zhǔn)入的考核環(huán)節(jié)，提高數(shù)字化和信息化水平的指標(biāo)比重，確保在錄用環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對人員素質(zhì)的基礎(chǔ)篩選;其二，在檔案管理的日常工作中，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其對計算機(jī)的使用能夠良好掌握，真正做到熟練使用數(shù)字化軟件，以此來促進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理的落實(shí)。

5.3推進(jìn)文書檔案數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)

醫(yī)院文書檔案數(shù)據(jù)平臺是從各科室到醫(yī)院整體的信息共享共建平臺，從而使各科室將現(xiàn)有的紙質(zhì)文書資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式在數(shù)據(jù)平臺上給予公開，文書檔案管理人員對其進(jìn)行整理、歸類、儲存，以備后續(xù)的檢索查看。在該共享平臺的建設(shè)中，要明確劃分各類人員的權(quán)責(zé)義務(wù)：業(yè)務(wù)人員可負(fù)責(zé)電子檔案的公開和共享，并擔(dān)任適當(dāng)?shù)恼砉ぷ?，而專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)文書檔案的具體分類、目錄編排和備份利用等。同時，對于一些經(jīng)過檔案管理部門進(jìn)行歸檔的文書資料，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的“保護(hù)權(quán)限”，其他業(yè)務(wù)部門只享有查閱權(quán)而不具有更改權(quán)，以此保護(hù)文書檔案的規(guī)范性。

5.4正確認(rèn)識綜合檔案的數(shù)字化管理

當(dāng)前，各醫(yī)院均實(shí)行了綜合檔案的數(shù)字化管理，而且具備信息化檔案管理制度，但因?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視、投入少使得檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用效果無法有效發(fā)揮。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認(rèn)識綜合檔案的數(shù)字化管理所具備的價值，并轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案數(shù)字化的觀念，對其予以高度的重視和肯定，這是檔案數(shù)字化工作順利開展的基礎(chǔ)條件。雖然醫(yī)院的主要工作是以治病救人、教育科研為主，檔案管理部門只是一個為各個科室提供服務(wù)的后勤部門，但是如果醫(yī)院的檔案一直都是使用的紙質(zhì)文件，查詢借閱十分不便，將會嚴(yán)重地影響各個部門的工作效率。如果醫(yī)院檔案進(jìn)行了數(shù)字化管理，就會打破紙質(zhì)檔案的種種局限和不便之處，讓檔案管理工作更為簡便。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略來進(jìn)行規(guī)劃，并將其納入醫(yī)院的整體規(guī)劃發(fā)展之中，并給予最大程度的支持和幫助，從而讓數(shù)字化檔案為醫(yī)院提供有效數(shù)據(jù)支持。其次應(yīng)加大投資力度，根據(jù)檔案管理的數(shù)字化需求完善相關(guān)硬件、軟件設(shè)施并定期進(jìn)行更新、維護(hù)。優(yōu)化以專業(yè)的計算機(jī)硬、軟件為基礎(chǔ)平臺，建立以檔案室為核心的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將醫(yī)院的檔案統(tǒng)一管理，便于醫(yī)院在內(nèi)部工作電腦上查詢資料。

5.5 做好檔案信息系統(tǒng)的安全管理

信息化背景下醫(yī)院綜合檔案的管理數(shù)字化得到了廣泛應(yīng)用，然而當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)安全問題越發(fā)嚴(yán)重，檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用中應(yīng)重視信息安全，具體操作：一是必須利用有特殊防火墻隔離功能的醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)以及工作電腦進(jìn)行訪問而且必須設(shè)立訪問權(quán)限，只有具備資格的人員才能夠訪問檔案資料。而且相應(yīng)部門的工作人員只能訪問本部門的檔案資料。二是對于資料的訪問僅限于資料在打印水印的情況下瀏覽，并且不能下載，避免了檔案的外泄。三是對于賬戶登陸的有限期進(jìn)行限制，過了有效期應(yīng)重新登陸以確保檔案的安全性。四是及時升級先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，以修補(bǔ)漏洞通過上述措施確保醫(yī)院的檔案機(jī)密安全。

6結(jié)語

以計算機(jī)技術(shù)為支撐的數(shù)字化建設(shè)已逐步運(yùn)用到各個領(lǐng)域，醫(yī)院文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)有利于提高檔案管理的效率和效益，從而提高醫(yī)院整體運(yùn)作水平。各醫(yī)院應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維，高度重視數(shù)字化人才培養(yǎng)以及數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)在文書檔案管理中發(fā)揮的重要價值，同時要做好文書檔案數(shù)字化管理中的安全工作，最大化發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)對文書檔案管理的價值。

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