林業(yè)科研檔案數(shù)字化問題與對策

孫耀

摘?要： 林業(yè)科學因其科研工作需要，需要保存大量科研檔案，傳統(tǒng)手工管理檔案方式存在許多不足。結合現(xiàn)代數(shù)字技術，建立科學的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，保護易損原始檔案，提升檔案使用效率，充分挖掘利用檔案資源，為林業(yè)科研工作提供更多更好的服務是現(xiàn)今林業(yè)科研檔案管理工作的新方向。本文結合筆者實際工作經驗，總結在林業(yè)科研檔案數(shù)字化工作中的一些心得，以供參閱。

關鍵詞： 檔案;管理;數(shù)字化

【中圖分類號】G275.3?【文獻標識碼】A?【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.275

筆者所在單位成立于1960年，主要研究任務是面向沙漠化地區(qū)，開展以植物措施為主的綜合治理應用研究與開發(fā)利用沙區(qū)生物資源的產業(yè)開發(fā)研究，為防治風沙危害，改善生態(tài)環(huán)境，促進區(qū)域經濟科學發(fā)展，提供科學依據(jù)、先進適用技術以及治理開發(fā)模式。單位檔案館從單位成立至今，履行接收、整理、保管科研珍貴檔案及開發(fā)檔案信息資源，截至目前，館內保存有十五萬多卷不同歷史時期的檔案資料，這些檔案不僅為我所的科研發(fā)展提供了有價值信息，也是我所一筆珍貴歷史財富。

以前我所檔案館全部以手工管理方式進行檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等業(yè)務工作，檔案絕大多數(shù)是以紙介質的形式保存。檔案館工作人員在日常工作中，對檔案資料的管理、利用的手段比較單一，在對紙質檔案資料的調閱過程中極易造成損壞甚至遺失，造成難以估量的損失。

隨著檔案規(guī)模逐步擴大，數(shù)量及種類增加，為了更好的保護這些珍貴的科研檔案，最大限度挖掘利用檔案資源，我所運用數(shù)字技術，進行了科研檔案數(shù)字化改造，并建立了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，使檔案的保護更加安全可靠，查閱更加便捷，檔案利用率也大幅增加，檔案管理及服務水平的提升，切實發(fā)揮了檔案信息在科研工作中的信息參考作用。

1?數(shù)字化檔案的優(yōu)勢

1.1?檔案保存安全可靠

因檔案的特殊屬性，保護是最重要的前提。因我所檔案多為紙質文件、照片、以及音像資料，這些介質長時間保存，容易受潮發(fā)霉，借閱缺損或丟失，蟲鼠啃噬造成殘缺，且發(fā)生火災的風險較大，檔案保護水平亟待提升。運用數(shù)字化技術，將紙質檔案掃描儲存至藍光（BLU-RAY，最先進的大容量光碟格式，單碟可存儲25GB的文件，讀取速度為每秒4.5至9兆），因其儲存時間長、穩(wěn)定性強、體積小，調閱檔案時，只需查閱數(shù)字檔案即可，從而有效避免紙質檔案在借閱過程中造成的損毀丟失;再者儲存時將藍光備份多份分區(qū)存放，亦可避免因鼠患失火造成的檔案損毀。

1.2?檔案管理便捷高效

傳統(tǒng)人工作業(yè)管理科研檔案模式，檔案資料采集耗時費力，目錄編排繁瑣冗長，工作枯燥無趣，員工工作積極性不高，檔案館成了單位養(yǎng)老的部門。數(shù)字化改造后，檔案管理與信息技術相結合，員工在日常辦公過程中，信息被保存下來，檔案管理部門可將需要歸檔的文檔、圖片、視頻等存入電子檔案，利用檔案管理軟件，進行歸納、分類、統(tǒng)計、分析，工作效率顯著提升。

1.3?檔案應用功效提升

科研檔案數(shù)字化改造后，運用網絡技術，檔案管理員按檔案用戶層級分級管理，用戶按權限登陸檔案管理平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，實現(xiàn)區(qū)域內檔案資源開放共享，可有效提升檔案利用率;運用數(shù)據(jù)挖掘技術，在海量檔案資料中挖掘意向信息，進行整理、分類、歸納，運用數(shù)據(jù)分析軟件進行數(shù)據(jù)分析加工，提取有效信息，為科研工作管理決策提供參考。

2?數(shù)字化過程中的問題及對策

在本單位進行檔案數(shù)字化改造的過程中陸續(xù)出現(xiàn)一些問題，筆者在解決這些問題的同時得到幾點心得，以供參閱。

2.1?資金投入問題

很多單位有重項目建設，輕檔案管理的問題。殊不知檔案是一個單位重要的組織過程資產，好的檔案管理能對新項目建設提供很多可借鑒的信息，甚至能為項目決策提供參考，但檔案管理經費緊張、人員編制有限等問題，制約著很多單位數(shù)字檔案館建設與發(fā)展。因此，數(shù)字檔案館的建設應充分考慮數(shù)字化成本與效益二者之間的關系，不能一味追求高投入、最先進、高標準，應精準計算投入產出比，盡量做到用合適投入獲得最大效益。因此，在數(shù)字化改造前應做好調查研究，采取參照已建成項目和專家參與的方式做好數(shù)字檔案館建設規(guī)劃設計，如精準確定數(shù)字化檔案項目范圍邊界，硬件配置（服務器、拍照掃描設備、UPS電源、光盤刻錄機等）、檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)據(jù)轉化及整理等，根據(jù)數(shù)據(jù)更新量，以滿足數(shù)字檔案館十年左右更新量為宜。

2.2?歸檔編號問題

數(shù)字檔案館建設應先進行檔案鑒定再實施數(shù)字化。為此，首先應對檔案館藏紙質檔案進行清查、歸類、編號，將需長期保存和已損毀的紙質檔案先行數(shù)字化掃描，根據(jù)分類編號方案確定檔號的編制，固定相應檔案位置。根據(jù)檔案類型不同確定編號方式，其中：文書檔案選擇一文一件整理方法，可采用年度-保管期限-機構-流水號等方法進行編號;圖片、視頻類檔案宜采用類別-年度-保管期限-流水號等方法進行編號，編號時必須嚴謹，不能出現(xiàn)重號。此外，每卷歸檔案卷中的卷內頁碼也需要編號，不能重復或漏號。確保檔號編制的精準化、科學化、標準化，為檔案數(shù)據(jù)庫建設奠定扎實基礎。

2.3?數(shù)字化加工的問題

一是要嚴格控制檔案數(shù)字化加工和后期格式轉換處理的質量，準確是檔案數(shù)字化的核心，要確保掃描件清晰、完整，存儲明晰，從源頭保證檔案數(shù)字化的整體質量。二是要嚴格把控檔案數(shù)字化處理后的數(shù)據(jù)分類、整理的質量，根據(jù)原始檔案比對數(shù)字化處理后案卷、頁、件是否準確、完整，數(shù)據(jù)掛接是否準確等，夯實數(shù)字檔案館資源建設質量。

2.4?檔案信息安全問題

檔案信息安全是檔案信息開發(fā)利用的保障。既要保證數(shù)字化檔案的信息安全，還要滿足用戶檔案查詢、利用的需要，為此，建立嚴格的檔案管理制度至關重要。如筆者單位就制定了《檔案數(shù)字化保密實施細則》、《數(shù)字檔案管理》等規(guī)章制度，確保涉密檔案不上網，明確數(shù)字檔案館安全保密職責，建立《用戶調閱檔案分級管理制度》，將檔案按密級分級，完善權限設置，用戶按權限、業(yè)務分類調閱，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時設定賬戶權限等級，如財務負責人擁有查閱會計檔案權限。建立《檔案數(shù)據(jù)備份制度》，安排專人定期完成檔案數(shù)據(jù)備份工作，做到一式三份藍光分區(qū)保存。完善檔案管理平臺防御機制，及時優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件等工具，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

2.5?檔案管理隊伍建設問題

檔案管理工作日常工作瑣碎，重復性工作多，這就要求檔案管理人員必須有極強的政策性、原則性，具備超強政治責任心，嚴守政治紀律，對待工作認真負責。同時，在檔案數(shù)字化改造完成后，對檔案管理人員專業(yè)技術水平提出全新要求。為了檔案管理人員能夠充分勝任工作，首先應引進相關專業(yè)優(yōu)秀人才，其次做好員工的崗位技能培訓，熟悉計算機技術、數(shù)字化技術、檔案管理軟件的使用，突破單位檔案數(shù)字化改造遇到的人才瓶頸。

結語：檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，它具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性等特征。在科研工作中形成各類具有保存價值的原始記錄資料，包括文檔、圖片、音頻、視頻等，都屬于檔案范疇。在數(shù)字時代背景下，檔案管理突破了傳統(tǒng)管理模式，構建出全新的數(shù)字化檔案管理機制，大幅度提升了檔案管理效率服務水平，運用好數(shù)字化檔案，將會為科研工作提供更多更有價值的信息服務。

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