信息化時(shí)代干部人事檔案管理工作策略探討

鄧平平

摘?要： 干部人事檔案是人力資源管理重要的參考資料，無(wú)論對(duì)于個(gè)人還是企業(yè)都具有不可替代的作用。新時(shí)期逐漸提高的人事檔案管理要求以及快速發(fā)展的數(shù)字科技都對(duì)人事檔案管理提出了更嚴(yán)更高的要求，必要的管理方式優(yōu)化可以有效促進(jìn)人事檔案工作向更安全、更高效、更全面的方向發(fā)展。如何在建立健全管理制度的情況下積極推動(dòng)相關(guān)制度落實(shí)，緊跟時(shí)代與科技的發(fā)展創(chuàng)新人事檔案管理新思想新辦法，是接下來人事檔案管理工作者需要思考的?；诖耍疚闹饕治隽诵畔⒒瘯r(shí)代干部人事檔案管理工作策略。

關(guān)鍵詞： 信息化;干部人事檔案管理;策略

【中圖分類號(hào)】G270.71?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.277

引言：在信息化時(shí)代，干部人事檔案管理工作必須要朝著信息化的方向加速轉(zhuǎn)型，應(yīng)通過構(gòu)建基于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺(tái)、建立起干部人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作、健全干部人事檔案信息化管理的各項(xiàng)制度、應(yīng)用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)深入挖掘檔案價(jià)值、加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)等一列措施。

1?干部人事檔案信息化管理現(xiàn)存問題

1.1?專業(yè)能力有限

采用信息化的管理模式優(yōu)化人事檔案的管理所帶來的優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)被我們所認(rèn)知，并得到了廣泛的應(yīng)用，但是從當(dāng)前來看，很多情況下是將紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換的結(jié)果、轉(zhuǎn)換后的適用性、原有紙質(zhì)檔案的保護(hù)等方面容易出現(xiàn)問題，這主要是由于對(duì)專業(yè)化技術(shù)要求掌握不夠，尤其是專業(yè)水平有待提升，而干部人事檔案的信息化管理對(duì)檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平要求較高，使得信息化管理處于初級(jí)水平[1]。

1.2?管理方法的創(chuàng)新性不足

干部人事檔案信息化管理并不是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案即可，還要在日常管理中對(duì)管理方法不斷創(chuàng)新，但是從當(dāng)前來看，由于管理方法落后，采用的管理機(jī)制不完善，管理方法較為傳統(tǒng)，在信息化管理中忽視檔案數(shù)據(jù)信息的安全性、便捷性和創(chuàng)新性，導(dǎo)致檔案的利用率較低，檔案管理的作用難以有效發(fā)揮。

2?信息化時(shí)代干部人事檔案管理工作策略

2.1?健全干部人事檔案信息化管理的各項(xiàng)制度

首先需要確定干部人事檔案管理方面的具體內(nèi)容，主要包含干部履歷表、學(xué)習(xí)鑒定、年度考核表、職稱評(píng)定審批表、已發(fā)表論文、政治歷史審查資料、體檢表、工會(huì)會(huì)員登記表等，這些包含在檔案重，確保其內(nèi)容詳細(xì)。并且，還需要根據(jù)檔案法和其他有關(guān)政策要求，根據(jù)自身具體狀況，標(biāo)準(zhǔn)化管理干部人事檔案管理在收集、整理、保存、挖掘、利用等操作流程，制定出詳細(xì)規(guī)定，包含檔案的保存年限、保密、利用、銷毀等具體要求，根據(jù)有關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)和說明，為干部人事檔案管理工作實(shí)踐提供指導(dǎo)。

2.2?將人事檔案工作與信息化相結(jié)合

在2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中，明確了信息化是未來人事檔案工作的重點(diǎn)方向。通過人事檔案信息化有助于降低原始檔案的使用頻率，進(jìn)一步保證原始檔案的安全性與完整性。同時(shí)當(dāng)前人事檔案作用于工作生活的多個(gè)方面，應(yīng)用不再局限于單一部門。一方面，可以滿足人事檔案對(duì)于即時(shí)性的要求，使人事檔案中的信息能夠快速更新，避免了信息不對(duì)稱造成的工作失誤;另一方面，通過信息化檔案優(yōu)化了人事檔案的使用，提高了檔案數(shù)據(jù)查詢效率。通過網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)的結(jié)合使人事檔案工作更加高效精確。對(duì)于人事檔案信息化這一優(yōu)化方向，首先，應(yīng)重視檔案信息化這一未來發(fā)展趨勢(shì)，在人事檔案信息化之初就具有前瞻性，做出合理規(guī)劃，根據(jù)未來檔案信息化的發(fā)展方向，從檔案的材料收集到使用，結(jié)合安全快速高效等要求對(duì)人事檔案信息化的相關(guān)軟硬件技術(shù)進(jìn)行開發(fā)優(yōu)化。

2.3?應(yīng)用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)深入挖掘檔案價(jià)值

干部人事檔案管理的職能不僅僅是“記錄”，更是為了向干部人事管理、人力資源管理提供各類支撐服務(wù)，這是干部人事檔案管理的根本價(jià)值所在。以往，對(duì)于干部人事檔案的應(yīng)用效率是較低的，如對(duì)于干部人事檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學(xué)、全面，而在信息化的技術(shù)條件下，我們則可以更加深入地挖掘檔案價(jià)值。例如，借助于大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，我們可以非常快速地對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行量化性的分析，更加科學(xué)、準(zhǔn)確地反映出干部的知識(shí)、素質(zhì)、能力，并將分析結(jié)果與單位自身的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃結(jié)合起來，為單位的人力資源管理提供參考依據(jù)，如評(píng)價(jià)當(dāng)前干部人力資源現(xiàn)狀，有哪些優(yōu)勢(shì)、哪些不足，應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行干部人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和調(diào)整等等，為人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置進(jìn)行優(yōu)化等。

2.4?檔案信息安全方面的創(chuàng)新

為確保干部人事檔案信息資源的安全，需要在檔案信息安全方面加大對(duì)其的創(chuàng)新力度。首先，著力構(gòu)建完善的干部人事檔案信息化安全維護(hù)體系，以切實(shí)強(qiáng)化軟件運(yùn)維保護(hù)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。在機(jī)房物理環(huán)境方面加大對(duì)其的安全防護(hù)，選派專人做好主機(jī)和服務(wù)器以及持續(xù)電源系統(tǒng)與儲(chǔ)存設(shè)備存放區(qū)的管控，定期做好對(duì)其的檢查，尤其是做好病毒庫(kù)的實(shí)時(shí)在線自動(dòng)更新，以切實(shí)強(qiáng)化其網(wǎng)絡(luò)安全水平。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其自身安全意識(shí)，定期做好系統(tǒng)的運(yùn)維和數(shù)據(jù)庫(kù)的完善。其次，需要建立信息安全的保密規(guī)范，對(duì)用戶管理與使用權(quán)限要準(zhǔn)確劃分，采取分級(jí)管理方式，對(duì)使用權(quán)限和使用級(jí)別進(jìn)行精準(zhǔn)定位和科學(xué)劃分。尤其是整個(gè)干部人事檔案信息系統(tǒng)的使用流程要科學(xué)、安全、規(guī)范、完善，切實(shí)強(qiáng)化安全保密教育[3]。

結(jié)束語(yǔ)：當(dāng)前，我們應(yīng)當(dāng)將干部人事檔案管理信息化建設(shè)作為一個(gè)關(guān)鍵課題，積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實(shí)踐，既要客觀、深入認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，更要改進(jìn)、優(yōu)化工作策略，切實(shí)推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐，開創(chuàng)全新的干部人事檔案管理局面。

參考文獻(xiàn)

[1]?林青.干部人事檔案信息化管理模式的實(shí)現(xiàn)與保障研究[J].中國(guó)管理信息化，2019（14）：170-171.

[2]?冉玉瓊.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017，17（22）：178.

[3]?韓寶豐.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）：52.