辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作研究

王宇萱

摘?要： 辦公室作為企事業(yè)單位的重要部門，主要負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部的性管理事項(xiàng)，可以為企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供支持?；诖?，本文分析辦公室文檔管理現(xiàn)狀，最后針對(duì)問(wèn)題提出合理的建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)行業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞： 辦公室;文檔管理;保密工作

【中圖分類號(hào)】G271;F270?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.276

文檔，亦稱“普通檔案”，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料，因而又稱“黨政檔案”“政務(wù)檔案”“行政檔案”。文檔是一個(gè)團(tuán)體、單位各項(xiàng)方針政策、黨政工作、內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等的具體體現(xiàn)和及時(shí)備案，是上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、開(kāi)展工作的重要載體。文檔工作為今后各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，是單位建設(shè)與發(fā)展強(qiáng)有力的保障。

1?辦公室工作現(xiàn)狀分析

1.1?工作人員經(jīng)驗(yàn)不足

工作人員缺少工作經(jīng)驗(yàn)，在出現(xiàn)突發(fā)事故后，工作人員無(wú)法有效處理。同時(shí)，年輕員工榮譽(yù)感和責(zé)任感不強(qiáng)，影響了辦公室管理作用的實(shí)現(xiàn)。

1.2?檔案專業(yè)知識(shí)不對(duì)口

文檔工作一般安排在辦公室，但辦公室人手有限，一般不會(huì)安排專職檔案員，往往由某個(gè)文員兼任。他們的日常工作包括文件收發(fā)、辦公保障、信息溝通與宣傳、檔案管理以及黨團(tuán)工會(huì)等社團(tuán)工作等等，能夠分配給檔案工作的時(shí)間、精力都有限，難免產(chǎn)生文件材料收集不全面、不及時(shí)、范圍不明確等方面的問(wèn)題。大部分單位要求管理文檔的人員去學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)，但不排除個(gè)別單位甚至任用根本沒(méi)有文檔基礎(chǔ)知識(shí)的文員。負(fù)責(zé)文檔管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，加之主觀上個(gè)人對(duì)文檔管理工作主動(dòng)性的欠缺，使得文檔管理工作存在很大漏洞，給后續(xù)的利用工作帶來(lái)一定的隱患。

2?提高辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作的方法

2.1?規(guī)范公文制發(fā)

辦公室文檔中，公文是檔案前身，檔案則是公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。因此，公文質(zhì)量直接影響著辦公室文檔規(guī)范化管理質(zhì)量和水平。首先，要規(guī)范公文制發(fā)格式。嚴(yán)格按照“通知”“通告”“決定”等13種公文體例格式要求，規(guī)范使用文種及結(jié)構(gòu)排列等。其次，要規(guī)范公文簽發(fā)手續(xù)。重點(diǎn)檢查公文制發(fā)過(guò)程中是否履行了相關(guān)簽發(fā)手續(xù)，落款、主送、標(biāo)題、印發(fā)等是否規(guī)范準(zhǔn)確。再次，要規(guī)范文件載體格式。即，紙張的選擇、文件的打印裝訂，字跡書(shū)寫等應(yīng)規(guī)范，如選用4A型紙張，左側(cè)裝訂，采用藍(lán)黑色墨水，不得散頁(yè)、漏頁(yè)。可見(jiàn)，規(guī)范公文制發(fā)，應(yīng)從公文的起草、審核、簽發(fā)、打印等全過(guò)程，嚴(yán)格按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》具體規(guī)定和要求，規(guī)范做好公文起草、審核等各項(xiàng)工作。

2.2?加強(qiáng)協(xié)調(diào)，使管理職能得到提升

現(xiàn)階段，加強(qiáng)管理力度，對(duì)現(xiàn)有管理體系進(jìn)行優(yōu)化和完善，是提升辦公室管理水平的有效途徑。而辦公室作為企業(yè)內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)，在給排水管道工程建設(shè)過(guò)程中起到了至關(guān)重要的作用，具體表現(xiàn)為辦公室人員應(yīng)該將上級(jí)文件及時(shí)傳遞給各施工單位，要求其按照規(guī)定進(jìn)行工程建設(shè)，并基于工程實(shí)際建設(shè)情況，制定下一階段的工作計(jì)劃。與此同時(shí)，還要與其他部門進(jìn)行溝通和交流，對(duì)市政工程建設(shè)情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，扮演好自身在工程建設(shè)過(guò)程中的角色，從而使市政工程保質(zhì)保量完成。企事業(yè)單位辦公室應(yīng)積極響應(yīng)國(guó)家和政府部門的號(hào)召，基于發(fā)展戰(zhàn)略，制定工作計(jì)劃，通過(guò)監(jiān)督管理機(jī)制的建立，確保工作計(jì)劃落實(shí)的效果[1]。此外，還應(yīng)加強(qiáng)考核力度，使目標(biāo)考核管理的真正作用得以實(shí)現(xiàn)。目前，常用的考核方法包括簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)、實(shí)施量化考核、建立考核小組等等。

2.3?提高檔案專業(yè)知識(shí)技能

文檔工作是一項(xiàng)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，單位應(yīng)設(shè)置專職檔案工作人員，可以直接安排高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，也可以專門培養(yǎng)此類人才，務(wù)必使其掌握較強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)。提高文檔專職人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先要熟悉《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，其次要熟練掌握文檔收集、整理、鑒定、保管、利用等專業(yè)的檔案知識(shí)及操作技能。對(duì)于文檔工作人員專業(yè)知識(shí)及技能的提升，可以通過(guò)營(yíng)造氛圍加大普法力度、“老帶新”加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)傳承、參加檔案局考試或培訓(xùn)等方式，循序漸進(jìn)地做好文檔專職人員的培養(yǎng)工作。

2.4?加強(qiáng)立卷指導(dǎo)

辦公室文檔工作是一項(xiàng)繁瑣、復(fù)雜的專業(yè)化工作，很多部門或機(jī)構(gòu)因人手不足等因素，兼職人員從事文檔工作的現(xiàn)象較為普遍。因此，加強(qiáng)文檔立卷歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為文檔規(guī)范化管理提供強(qiáng)有力的人才支持和保障。為此，首先是要加強(qiáng)兼職檔案人員、文書(shū)工作人員的業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，加強(qiáng)《檔案法》、公文制發(fā)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)還要做好辦公室文檔立卷歸檔的原則、方法、要求和程序等專業(yè)素能培訓(xùn)。其次是要加強(qiáng)人員配備。根據(jù)辦公室文檔規(guī)范化管理的實(shí)際需要，以及單位實(shí)際情況，適當(dāng)加大文檔從業(yè)人員配備，確保辦公室文檔規(guī)范化管理必要的人才支持和保障[2]。再次是要夯實(shí)文檔管理基礎(chǔ)。加大計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案密集架等基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，為辦公室文檔規(guī)范化管理提供必要的軟硬件尺寸和保障。

2.5?尋求信息化路徑

隨著科技的進(jìn)步，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息化的呼聲越來(lái)越高漲，需求也越來(lái)越迫切。檔案信息化管理就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供的一體化管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。檔案的信息化是規(guī)范檔案管理、完善標(biāo)準(zhǔn)、提高效率的有效方式，能夠極大延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，提高檔案工作的科學(xué)性、可持續(xù)性。事業(yè)單位應(yīng)該在做好文檔傳統(tǒng)收、管、用工作的同時(shí)，創(chuàng)造性地開(kāi)展文檔的信息化建設(shè)，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，推進(jìn)單位文檔事業(yè)的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在新時(shí)期背景下，企業(yè)應(yīng)注重辦公室管理水平的提升。究其原因，主要是辦公室作為企業(yè)的重要部門，其管理水平與企業(yè)發(fā)展存在密切的關(guān)聯(lián)。建議企業(yè)通過(guò)建設(shè)辦公室制度、提高人員素質(zhì)、應(yīng)用信息技術(shù)、創(chuàng)新管理手段等措施的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目的。

參考文獻(xiàn)

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