新時期學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑分析

薛亞男

山西省呂梁市衛(wèi)生學(xué)校，山西 呂梁 033000

檔案管理是學(xué)校的重點工作內(nèi)容之一，其中所記錄的資料內(nèi)容對學(xué)生的就業(yè)、升學(xué)都有重要作用。但是，在目前的學(xué)校檔案管理工作著仍然存在著諸多的問題，給檔案管理工作的開展帶來了一定的阻礙。隨著學(xué)校擴招政策的開展，學(xué)校的生源以及學(xué)生數(shù)量都在逐年增加，因此學(xué)校在建立檔案時需要收集的資料也隨之增多，給資料收集工作帶來了一定的影響。除去資料難以收集以外，在整理資料的過程中也經(jīng)常出現(xiàn)難以轉(zhuǎn)化的問題，很多檔案中的隱性資源都無法得到有效轉(zhuǎn)化。在新時期的發(fā)展過程中，學(xué)校應(yīng)當(dāng)不斷的提升自身檔案管理工作的規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。

一、提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理部門是負(fù)責(zé)檔案工作的主要角色，因此首先需要強化工作人員的個人素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化［1］。在目前的學(xué)校檔案管理工作中，檔案管理工作人員的素質(zhì)較低，通常表現(xiàn)在以下兩方面：第一，工作技能水平較低，缺乏檔案管理意識，對待繁雜的檔案管理工作無法井井有序的開展工作，降低了檔案管理工作的有效性。第二，工作態(tài)度惡劣，檔案管理工作人員對檔案管理工作重視度不夠，工作時間消極懈怠，并且無法做到檔案的保密性，將學(xué)生的資料進(jìn)行出售或者傳播學(xué)生的特殊情況。學(xué)校需要加強對工作人員的培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化。例如，學(xué)?？梢远ㄆ趯n案管理工作人員展開培訓(xùn)，向工作人員傳遞新時期檔案管理工作的理念和有效方法。通過培訓(xùn)或者演講活動等途徑強化工作人員的檔案管理意識，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，提升自身的工作水平，達(dá)到對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范的目的。學(xué)校也需要給檔案管理人員提供交流的平臺，讓工作人員能夠?qū)⒆约涸诠ぷ髦械囊苫筮M(jìn)行交流，提高檔案管理工作效率。

二、結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立網(wǎng)上信息收集系統(tǒng)

在檔案管理工作發(fā)展的新時期，信息技術(shù)可以代替人工對信息進(jìn)行收集、檢索和分析，因此學(xué)校也可以引入信息技術(shù)，建立線上信息收集系統(tǒng)，將檔案管理工作進(jìn)行簡化［2］。以往在收集學(xué)生檔案資料的過程中，需要學(xué)生進(jìn)行紙質(zhì)資料的上交，先上交給班級干部，再上交給教師，最終才傳遞給檔案管理工作人員。這一過程中如果任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會降低工作效率，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有效性。在建立信息收集系統(tǒng)之后，可以讓學(xué)生在網(wǎng)站上填寫個人資料，在資料上交時限之前可以對資料進(jìn)行多次補充，極大程度上減少了檔案資料收集的時間。工作人員可以在后臺看到學(xué)生的信息填寫情況，并且可以通過網(wǎng)站進(jìn)行反饋。這種新型的收集方法更加符合新時期的社會發(fā)展理念，將檔案管理工作變得更加高效。

三、對檔案資料進(jìn)行有效整合

檔案資料的分析同樣是一件難度較大的工作，需要工作人員對學(xué)生的個人檔案進(jìn)行分析和評價［3］。對于基本的個人信息，檔案管理人員可以進(jìn)行直接的記錄和整合，但是面對檔案信息中的隱性資源，工作人員在進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過程中會受到主觀因素的影響，如疲乏困倦、工作積極性不高等，都會使檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范的狀況。因此，學(xué)校必須要加強檔案資料整合工作的有效性，將檔案中的隱性資源進(jìn)行有機轉(zhuǎn)化。例如，學(xué)?？梢岳眯聲r期所研發(fā)出來的人工智能應(yīng)用，建立人工智能系統(tǒng)，利用人工智能來分辨檔案中的隱性信息。人工智能不僅能夠使工作變得更加快速，同時人工智能的思維也更加理性，不會受到任何主觀因素的影響，即使持續(xù)工作都不會出現(xiàn)疲累的狀況。在新時期的發(fā)展過程中，人工智能已經(jīng)步入了我們的生活，對我們的生活以及檔案管理工作都有重要意義。

四、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在深刻的影響著人們的生活，推動了社會各項工作的快速發(fā)展，也促進(jìn)了教育的信息化發(fā)展。在學(xué)生檔案資料中主要包括個人基本資料，如年齡、身份、民族等；實習(xí)經(jīng)歷、個人獲獎經(jīng)歷、職業(yè)技能考核證件等資料，能夠展現(xiàn)出學(xué)生的在校綜合素質(zhì)，對于學(xué)生未來的發(fā)展有重要意義。各個學(xué)校應(yīng)當(dāng)合理的利用現(xiàn)代技術(shù)，改善學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀，全面的收集學(xué)生的檔案信息資料，使檔案管理工作更加完善、高效。教育信息化將檔案管理工作過程中的交流變的更加簡單、迅速，使檔案資料的收集、查閱步驟不斷簡化，對學(xué)生檔案管理工作有重要意義。