新醫(yī)改視角下如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化

文·卜照鋒

醫(yī)院檔案主要包含醫(yī)院建設(shè)發(fā)展與醫(yī)療活動所產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、文件、資料等，涵蓋了醫(yī)學(xué)治療、醫(yī)療糾紛、引進(jìn)的資料、設(shè)備與學(xué)術(shù)研究等多方面內(nèi)容。擁有這些檔案資料與數(shù)據(jù)，對于醫(yī)院今后的建設(shè)發(fā)展與醫(yī)療技術(shù)進(jìn)步而言，都起到了非常重要的保障作用[1]。醫(yī)院檔案管理工作主要是對醫(yī)院檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管和開發(fā)利用，科學(xué)規(guī)范地管理醫(yī)院檔案，對檔案工作的發(fā)展乃至醫(yī)院的發(fā)展都具有十分重要的意義，因此在新醫(yī)改視角下醫(yī)院應(yīng)出臺加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)策略。

一、行政檔案管理工作的規(guī)范化

（一）要組建專職檔案管理部門，對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行全面統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)。要配備專用辦公場地、專職辦公人員及相關(guān)設(shè)施設(shè)備，對醫(yī)院的行政檔案資料進(jìn)行歸總并單獨(dú)管理。從本質(zhì)上看，組建醫(yī)院專職檔案管理部門是為了推動醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化與專業(yè)化，在科學(xué)合理的規(guī)劃之下，該部門專業(yè)人員還能夠?yàn)槠渌块T檔案歸檔與整理工作提出指導(dǎo)性建議，進(jìn)而讓整個(gè)醫(yī)院的檔案資料管理都能夠井然有序。并且，由專職檔案管理部門指導(dǎo)下，對醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行科學(xué)、專業(yè)地分類整理與分析研究后，還可以為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供必要的依據(jù)和檔案服務(wù)。

（二）對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)化的技能培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。從目前的醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際情況來看，專業(yè)人才的匱乏一直是阻礙醫(yī)院檔案管理水平提升的重要原因。由個(gè)體檔案管理人員組成的檔案管理系統(tǒng)，其個(gè)人的業(yè)務(wù)水平會直接影響到整體檔案管理工作的質(zhì)量，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要提高對檔案人員專業(yè)技能培訓(xùn)的重視程度，制定長遠(yuǎn)的培養(yǎng)計(jì)劃與機(jī)制去敦促檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的增長，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理工作水平。

二、科研檔案管理工作的規(guī)范化

（一）檔案管理部門要對接收的科研檔案資料進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定其機(jī)密等級和保管期限，并按照規(guī)范要求進(jìn)行歸檔整理、登記編目、統(tǒng)計(jì)分析等。對部分機(jī)密性強(qiáng)的科研成果與科研檔案進(jìn)行單獨(dú)登記封存管理，以確保其安全。

（二）要做好科研檔案的開發(fā)利用工作。醫(yī)院檔案管理部門對科研檔案不僅要保存好，還要對所有科研資料進(jìn)行分門別類，同時(shí)設(shè)置對應(yīng)的檢索目錄，對每項(xiàng)科研資料的摘要、關(guān)鍵詞、大致觀點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)[2]。一般來講，醫(yī)院的檔案管理工作所提供的檔案查閱服務(wù)只面向醫(yī)院內(nèi)部人員，而如果其他單位或部門需要進(jìn)行查閱的話，則需要開具介紹信，獲得本院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后方可進(jìn)行查閱，并且僅能查閱一般科研資料，對于部分機(jī)密類的科研資料，倘若沒有領(lǐng)導(dǎo)的特別批準(zhǔn)與審查，一般不予以查閱，這一點(diǎn)尤為重要。

三、病例檔案管理工作的規(guī)范化

（一）病例檔案是醫(yī)院檔案管理的重中之重，因此要建立專門的資料庫進(jìn)行單獨(dú)管理。在病例檔案資料庫中，要確保房屋建筑符合檔案保管的要求，并不得存放與檔案無關(guān)的設(shè)備與物品，同時(shí)要注重溫濕度控制、滅火設(shè)施、通風(fēng)設(shè)備的配置，以保證病例檔案管理場所的安全性。

（二）對病例資料的整理與歸檔工作應(yīng)予以規(guī)范。醫(yī)院每天都會新建或更新大量的病例檔案資料，所以病例檔案資料的整理與歸檔工作工作量很大，規(guī)范化管理顯得尤為重要。在整理過程中，要對病例檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號、規(guī)范整理，形成系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源體系，方便日后查閱，提高工作效率。

（三）對病例檔案資料的查閱利用進(jìn)行規(guī)范化管理。由于醫(yī)院的病例檔案資料牽涉到病患個(gè)人隱私，因此要格外加強(qiáng)病例資料的查閱利用工作。要對資料庫的人員出入進(jìn)行嚴(yán)格管理，除檔案管理人員與相關(guān)人員之外，任何人進(jìn)入病例資料庫都需要出具相關(guān)手續(xù)文件，并且要在檔案管理工作人員的引導(dǎo)與監(jiān)督之下查閱指定的檔案資料，并不得隨便翻閱無關(guān)資料。倘若有借閱需求，則需按照檔案管理的借閱制度辦理手續(xù)，詳細(xì)登記借閱人信息，并標(biāo)注借還時(shí)間和方式，以確保病歷檔案的完整與安全。

四、推行醫(yī)院檔案信息化管理

醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)借信息化時(shí)代的東風(fēng)，加快進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，從而促進(jìn)其工作的規(guī)范性[3]。檔案信息化建設(shè)，不只是要配備打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，還要積極引進(jìn)業(yè)內(nèi)口碑不錯的電子檔案管理系統(tǒng)，在大幅度提升檔案資料檢索速度的前提下，盡可能地降低人工錄入的工作強(qiáng)度。當(dāng)然，推行檔案信息化管理后并不意味著紙質(zhì)文檔完全丟棄，而是要根據(jù)檔案資料的類型去選擇最合理的保存方案。此外，醫(yī)院還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建醫(yī)院檔案電子管理網(wǎng)絡(luò)，以提升檔案管理工作的實(shí)效性與時(shí)效性，并擴(kuò)大檔案資料的共享程度。

綜上所述，在當(dāng)前新醫(yī)改的背景下，構(gòu)建完善、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化，是醫(yī)院檔案工作走向規(guī)范化軌道的必由之路。雖然目前許多醫(yī)院在檔案管理工作方面存在諸多問題，但只要醫(yī)院加以重視，加強(qiáng)醫(yī)院行政、科研與醫(yī)療等方面檔案的規(guī)范化管理，并推進(jìn)信息化建設(shè)，相信能夠讓醫(yī)院檔案管理工作立于不敗之地。