做好精準(zhǔn)扶貧檔案管理 助力打贏脫貧攻堅戰(zhàn)
——五蓮縣扶貧檔案管理工作的探索與啟示

文·丁偉 劉芳

建立檔案是各項扶貧工作是否精準(zhǔn)的重要前提，精準(zhǔn)扶貧檔案是精準(zhǔn)扶貧工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。做好精準(zhǔn)扶貧檔案管理不僅是記錄扶貧效果、開展扶貧工作的依據(jù)，更能助力打贏脫貧攻堅戰(zhàn)。因此，精準(zhǔn)扶貧檔案管理必須要做到規(guī)范實用、精益求精，既要經(jīng)得起當(dāng)前工作的檢驗，更要經(jīng)得起以后歷史的考驗。

一、五蓮縣扶貧檔案管理工作現(xiàn)狀

五蓮縣是山東省18個沂蒙革命老區(qū)扶持縣之一，有戶部鄉(xiāng)、石場鄉(xiāng)、中至鎮(zhèn)3個省定貧困鄉(xiāng)鎮(zhèn)，91個省、市定扶貧工作重點村，目前共有建檔立卡戶11693戶、21194人。脫貧攻堅以來，五蓮縣不斷加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧檔案工作，規(guī)范精準(zhǔn)扶貧檔案管理，切實做到“四個加強(qiáng)”，確保精準(zhǔn)扶貧檔案的真實、完整、系統(tǒng)和安全。同時，堅持示范帶動，采取“試點先行”模式，將中至鎮(zhèn)作為精準(zhǔn)扶貧檔案工作的示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)，探索建立了“三創(chuàng)新、四到位、五統(tǒng)一”工作機(jī)制，建立扶貧檔案規(guī)范管理長效機(jī)制，為全縣脫貧攻堅工作留下珍貴的檔案資料，為打贏脫貧攻堅戰(zhàn)助力。2018年3月27 日，日照市扶貧檔案現(xiàn)場會在五蓮縣中至鎮(zhèn)召開；5月10日，在全省建檔立卡培訓(xùn)班上以五蓮縣中至鎮(zhèn)扶貧檔案為參考，供全省扶貧系統(tǒng)借鑒學(xué)習(xí)。

二、扶貧檔案管理工作主要做法與成效

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立精準(zhǔn)扶貧檔案工作機(jī)制

五蓮縣高度重視精準(zhǔn)扶貧檔案建立工作，明確組織領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案工作人員，切實將精準(zhǔn)扶貧檔案工作列入脫貧攻堅的重點工作中，建立健全精準(zhǔn)扶貧檔案工作機(jī)制。一方面，建立組織協(xié)調(diào)機(jī)制。明確了扶貧檔案管理工作由扶貧部門組織協(xié)調(diào)、檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)、相關(guān)單位各負(fù)其責(zé)的精準(zhǔn)扶貧檔案工作機(jī)制，把精準(zhǔn)扶貧檔案工作納入精準(zhǔn)扶貧整體工作部署，切實抓好精準(zhǔn)扶貧檔案工作。縣檔案館積極主動與扶貧部門銜接聯(lián)系，了解掌握精準(zhǔn)扶貧工作進(jìn)度和開展情況，并就如何做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作進(jìn)行專題討論，定期提出工作要求，明確工作責(zé)任，形成了組織上有保證、分工上有專責(zé)，運作有效的檔案管理工作機(jī)制。另一方面，建立督查機(jī)制和考核機(jī)制。扶貧工作督查組在進(jìn)行督查時，將檔案工作列入督查內(nèi)容，督查扶貧文件材料填寫是否真實、材料收集是否齊全、整理是否規(guī)范等，將督查情況及時進(jìn)行通報。此外，還將精準(zhǔn)扶貧檔案工作納入扶貧年度考核，確保精準(zhǔn)扶貧檔案工作與精準(zhǔn)扶貧工作共同推進(jìn)，實現(xiàn)同步部署、同步實施、同步檢查、同步驗收。

（二）加強(qiáng)示范帶動，以點帶面推動全縣扶貧檔案管理工作

工作中，主要采取“試點先行”模式，著力打造中至鎮(zhèn)為精準(zhǔn)扶貧檔案工作示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)，不斷積累精準(zhǔn)扶貧檔案工作經(jīng)驗，制定并完善精準(zhǔn)扶貧檔案的工作制度和流程。在市、縣扶貧辦和檔案管理部門指導(dǎo)下，中至鎮(zhèn)探索建立了“三創(chuàng)新、四到位、五統(tǒng)一”工作機(jī)制，并按照移交縣檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，對全鎮(zhèn)2014年以來的所有檔案進(jìn)行了全面整理，共整理鎮(zhèn)級檔案99盒、村級檔案146卷、貧困戶檔案2533本，建立了扶貧檔案規(guī)范管理的長效機(jī)制。

1.“三創(chuàng)新”，筑牢精準(zhǔn)扶貧檔案管理基礎(chǔ)。一是創(chuàng)新精準(zhǔn)扶貧檔案管理模式。結(jié)合工作實際和屬地管理具體情況，采取“集中與分散”相結(jié)合的辦法，對鎮(zhèn)、村形成的精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)施策、精準(zhǔn)脫貧檔案、項目檔案以及貧困村、貧困戶檔案等專項業(yè)務(wù)檔案納入鎮(zhèn)扶貧辦全宗進(jìn)行集中統(tǒng)一管理；對各村形成的其它精準(zhǔn)扶貧文書資料由各村進(jìn)行保存管理，確保精準(zhǔn)扶貧檔案材料的齊全完整。二是創(chuàng)新精準(zhǔn)扶貧檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。確立文書類、項目類、會計類、貧困村類、貧困戶類、特殊載體類6大門類框架，同時針對精準(zhǔn)扶貧檔案業(yè)務(wù)特點，在文書類中設(shè)置了綜合管理、精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)施策、精準(zhǔn)脫貧四個二級類目進(jìn)行檔號管理，實現(xiàn)了檔案門類劃分清晰、文件材料有類可歸和類別不交叉、不重復(fù)的專業(yè)要求。三是創(chuàng)新運用活頁檔案。針對書本式貧困戶檔案的操作弊端，結(jié)合扶貧資料的產(chǎn)生和收集特點，對動態(tài)管理的貧困戶等檔案采取活頁訂裝，方便隨時添加補(bǔ)充。同時，為包村干部制作了貧困戶信息流動臺賬，詳細(xì)記錄貧困戶家庭成員和戶外子女的具體信息，既方便入戶走訪，又可作為貧困戶脫貧不享受政策的重要參考。

2.“四到位”，確保精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)順利開展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視到位。充分保障檔案整理所需人力物力，全鎮(zhèn)共抽調(diào)工作人員20多名，統(tǒng)一進(jìn)行了系統(tǒng)培訓(xùn)。鎮(zhèn)黨委專門設(shè)置精準(zhǔn)扶貧專用檔案室，配備專職檔案管理員和標(biāo)準(zhǔn)檔案柜。二是建章立制到位。通過建立完善精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、保管、移交等系列檔案管理制度，形成扶貧檔案規(guī)范管理的長效機(jī)制。三是業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位。鎮(zhèn)扶貧辦及時對各村扶貧檔案的收集整理進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)和示范整理。同時，嚴(yán)格落實檔案準(zhǔn)入制度，要求各村對扶貧開發(fā)的各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案資料全部收集、整理、歸檔，并對其合法性、真實性進(jìn)行嚴(yán)格審查，準(zhǔn)確掌握“第一手”資料。四是督查考核到位。鎮(zhèn)扶貧辦定期、不定期檢查檔案資料的收集整理入檔工作督查考核，將檔案驗收作為精準(zhǔn)脫貧必備條件之一，并將檔案工作納入農(nóng)村工作千分制考核。

3.“五統(tǒng)一”，確保精準(zhǔn)扶貧檔案管理精細(xì)化。一是統(tǒng)一整理。鎮(zhèn)、村各個環(huán)節(jié)形成的原始檔案資料統(tǒng)一整理，按照歸檔范圍、保管期限、分類標(biāo)準(zhǔn)等要求，以村為單位整理檔案，確保資料齊全、完整。二是統(tǒng)一審核。按照“四項質(zhì)量”要求嚴(yán)格核查，即在資料收集上保證“原始真實性”，在資料審查上保證“合法有效性”，在資料技術(shù)指導(dǎo)上保證“邏輯合理性”，在資料歸檔整理上保證“系統(tǒng)完整性”。三是統(tǒng)一分類。按照扶貧檔案形成的門類和屬類劃分類別，統(tǒng)一案卷卷皮、卷盒、卷內(nèi)目錄和裝訂形式，納入鎮(zhèn)扶貧辦全宗統(tǒng)一管理，使形成的檔案資料整齊美觀，查閱方便。四是統(tǒng)一歸檔。裝訂成冊的原始紙質(zhì)精準(zhǔn)扶貧檔案，統(tǒng)一按照檔案類別，以鎮(zhèn)、村編制檔號和檢索目錄，歸入鎮(zhèn)扶貧辦檔案室，各村使用檔案，需辦理相關(guān)借閱手續(xù)。五是統(tǒng)一制度。根據(jù)檔案管理有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，科學(xué)制定了精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔制度，檔案保管制度、庫房管理制度、檔案人員變更工作交接制度等，并嚴(yán)格落實。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范精準(zhǔn)扶貧檔案管理

五蓮縣檔案館、扶貧辦統(tǒng)一組織開展了精準(zhǔn)扶貧檔案工作人員培訓(xùn)，推廣示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的成功經(jīng)驗，檢查、督促有貧困人口工作任務(wù)的單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村開展精準(zhǔn)扶貧檔案工作，幫助解決檔案業(yè)務(wù)方面存在的問題，全面推進(jìn)全縣精準(zhǔn)扶貧檔案工作。一是指導(dǎo)文件材料的規(guī)范化整理。精準(zhǔn)扶貧文件材料應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化整理，符合檔案保管要求；要按時間等特征排列順序，編寫頁號；編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄等檢索工具；使用專用檔案盒等。二是指導(dǎo)檔案安全管理。精準(zhǔn)扶貧檔案要有專門檔案柜存放，或在單位綜合檔案室保管，配備防盜、防火、防潮等保管保護(hù)設(shè)施設(shè)備；電子檔案、聲像檔案要配置防磁柜等設(shè)備，并實行異質(zhì)備份保管；建立檔案安全保管制度、檔案查閱登記制度，確保檔案信息安全。三是開展精準(zhǔn)扶貧檔案驗收?？h檔案館與扶貧辦聯(lián)合開展精準(zhǔn)扶貧檔案專項驗收，并把精準(zhǔn)扶貧檔案專項驗收作為精準(zhǔn)扶貧工作驗收的先決條件；聯(lián)合制定精準(zhǔn)扶貧檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)，確保扶貧檔案完整、規(guī)范、系統(tǒng)、安全。

（四）加強(qiáng)服務(wù)保障，確保精準(zhǔn)扶貧檔案安全

五蓮縣在加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧工作時，把精準(zhǔn)扶貧檔案工作列入議事日程，為精準(zhǔn)扶貧檔案工作的開展提供人員、制度和經(jīng)費保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村在開展精準(zhǔn)扶貧工作時，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管精準(zhǔn)扶貧檔案工作，安排政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的干部具體負(fù)責(zé)此項工作的開展?？h扶貧辦、檔案館在借鑒外地經(jīng)驗做法的基礎(chǔ)上，立足實際，聯(lián)合制定下發(fā)了《五蓮縣精準(zhǔn)扶貧檔案工作實施方案》，明確了精準(zhǔn)扶貧檔案工作內(nèi)容、收集范圍、保管期限和整理要求。對精準(zhǔn)扶貧整個工作流程和每個工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各種文件材料（包括文書、科技、會計、照片、聲像、電子檔案等）的收集、整理和歸檔工作，提出了詳細(xì)的、操作性較強(qiáng)的指引性意見，確保精準(zhǔn)扶貧檔案的真實、完整、系統(tǒng)和安全。縣扶貧辦將精準(zhǔn)扶貧檔案工作經(jīng)費列入脫貧攻堅經(jīng)費統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一購置檔案盒、印制資料等，為扶貧檔案的規(guī)范管理提供必要的資金保障。

三、實現(xiàn)扶貧檔案科學(xué)管理的幾點啟示

一要提高對扶貧檔案管理的重視程度和經(jīng)費投入。領(lǐng)導(dǎo)必須重視扶貧檔案的管理工作，將扶貧檔案管理工作納入單位的重要工作事項來布置和研究，加大對扶貧檔案管理工作的資金投入力度，要對檔案管理的空間、環(huán)境、應(yīng)急設(shè)施等，按照規(guī)定要求進(jìn)行完善，確保扶貧檔案管理工作的硬件設(shè)施到位，要加強(qiáng)對檔案的網(wǎng)絡(luò)和信息監(jiān)控，保證檔案的信息嚴(yán)密。

二要完善扶貧檔案管理制度，建立長效機(jī)制。各級扶貧部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的實際狀況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，對制度的貫徹落實進(jìn)行嚴(yán)格要求，要采取規(guī)范化的操作流程，要對原有的工作程序進(jìn)行檢查，減少工作中的拖沓環(huán)節(jié)，對不符合規(guī)定的操作行為要進(jìn)行嚴(yán)格禁止，對檔案的工作程序進(jìn)行強(qiáng)制約束，確保制度執(zhí)行到位，檔案管理人員要對檔案的真實性和完整性進(jìn)行檢查和整理，各單位要采取適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制，激發(fā)工作人員的工作熱情，提高責(zé)任感，切實提升工作質(zhì)量和工作效能。

三要提升扶貧檔案管理工作人員技能水平。扶貧檔案的作用發(fā)揮，很大程度上取決于管理人員的工作能力，因此必須對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行全面優(yōu)化，要積極配備具有專業(yè)知識、符合工作要求的崗位人員，開展具有針對性的檔案管理強(qiáng)化訓(xùn)練，落實上崗培訓(xùn)制度，定期聘請上級單位的檔案專業(yè)管理人員進(jìn)行授課，積極組織檔案管理工作的研討會和交流活動，與相關(guān)單位進(jìn)行扶貧檔案管理工作研究，對檔案的利用和實際管理措施進(jìn)行探討，以提升人員素質(zhì)來強(qiáng)化檔案管理工作的整體水平。

四要提升扶貧檔案管理的信息化建設(shè)水平。要實現(xiàn)扶貧檔案管理的信息化，必須加強(qiáng)對檔案信息管理電子系統(tǒng)的開發(fā)和使用，對檔案的錄入、查閱、檢索等功能，要實現(xiàn)高效化和無紙化，提高工作人員對電子檔案的操作水平，掌握先進(jìn)的管理技巧和信息使用能力。要在工作中不斷的研究和完善，才能實現(xiàn)扶貧檔案的科學(xué)管理，確實發(fā)揮扶貧檔案的實際效用，為打贏打好脫貧攻堅戰(zhàn)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。