加快檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的實(shí)踐路徑探討

文·齊懷寧

檔案管理屬于資源型管理，是企事業(yè)單位加強(qiáng)資源管理的重要利器?，F(xiàn)階段我國(guó)各大企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)等在“互聯(lián)網(wǎng)+思維”的戰(zhàn)略引導(dǎo)下，已初步實(shí)現(xiàn)了以檔案信息化為主的檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。然而，在推進(jìn)檔案信息化過(guò)程中對(duì)于平臺(tái)建設(shè)、安全保障、評(píng)估考核以及人才培養(yǎng)等方面還缺乏較為系統(tǒng)的研究，亟待深入探討、總結(jié)完善，以便加快檔案管理現(xiàn)代化的迭代升級(jí)。

一、從技術(shù)工具應(yīng)用帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型

檔案管理信息化推進(jìn)過(guò)程中，應(yīng)該增加以技術(shù)工具為導(dǎo)向的促進(jìn)措施。具體來(lái)看，需要對(duì)新媒介工具的類型、特征、功能進(jìn)行具體分析，并在一般的檔案管理軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上，設(shè)置內(nèi)部多媒介工具，實(shí)現(xiàn)工具導(dǎo)向管理水平的提升。比如，在具體檔案管理中，可以按照當(dāng)前的信息化檔案管理平臺(tái)中的資料區(qū)分，設(shè)置對(duì)應(yīng)的文件庫(kù)，并在檔案內(nèi)部管理各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)文件傳輸，減少打印環(huán)節(jié)帶來(lái)的不便及資源浪費(fèi)。再如，可以借助媒介工具的傳播性特點(diǎn)，在技術(shù)工具融合的基礎(chǔ)上，將多個(gè)媒介平臺(tái)進(jìn)行融合嘗試。如在內(nèi)部設(shè)置一個(gè)聊天室，增加檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，或者在檔案管理軟件應(yīng)用后設(shè)置一些互動(dòng)平臺(tái)，讓檔案管理內(nèi)部形成一個(gè)可交流的互動(dòng)區(qū)間，提高經(jīng)驗(yàn)分享、收集經(jīng)驗(yàn)、促進(jìn)管理效果提升。由內(nèi)部向外部的延伸也要求將技術(shù)工具作為導(dǎo)向，如需要向社會(huì)公開的一些內(nèi)部資料，或者其它機(jī)關(guān)單位需要實(shí)現(xiàn)資料的轉(zhuǎn)移、提取等，仍然應(yīng)該充分利用技術(shù)工具之便，提升利用率。在信息化實(shí)踐路徑中，已完成紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在應(yīng)該將其遷移到一個(gè)借助技術(shù)工具實(shí)施快速利用的路徑，借助技術(shù)工具融合的功能提高信息傳輸速度。諸如檔案信息的收集、資料整合、檔案轉(zhuǎn)移、銷毀等事宜，仍然需要借助這些技術(shù)工具之便提高檔案管理中各環(huán)節(jié)的工作效率。

在檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型實(shí)踐方面，技術(shù)工具本身的風(fēng)險(xiǎn)較大，必須高度重視信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防控。在這個(gè)方面，必須堅(jiān)持底線思維，設(shè)置安全防護(hù)和備份系統(tǒng)，制定合理的數(shù)字資源備份策略，如在日常做好資料拷貝，進(jìn)行硬盤存檔、備份處理。從技術(shù)角度考慮，最重要的是做好系統(tǒng)維護(hù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)維護(hù)。比如，增加殺毒軟件、設(shè)備檢查監(jiān)督。隨著檔案信息化程度、檔案利用率的提升，應(yīng)當(dāng)設(shè)置一個(gè)以技術(shù)人員為主的檔案信息化安全管理部門，切實(shí)做好管理工作，強(qiáng)化監(jiān)督保障，確保技術(shù)工具可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)得到有效預(yù)防。另外，目前比較常用就是增加紙質(zhì)與電子檔案的并行管理措施，但應(yīng)該按照風(fēng)險(xiǎn)因素管理，在統(tǒng)一性管理體系下，將二者的風(fēng)險(xiǎn)值共同降低到最低水平。

二、用評(píng)估機(jī)制提高檔案管理現(xiàn)代化水平

目前采用的辦法是紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案并行方式，以防范檔案信息化可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。但是，從現(xiàn)狀觀察，在電子檔案管理中缺乏評(píng)估機(jī)制的進(jìn)一步完善。因此，建議結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)狀，按照電子檔案平臺(tái)中軟件設(shè)置的流程，制定與其相符合的錄入、拷貝、存檔、輸出、轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)。同時(shí)，設(shè)置具體的指標(biāo)進(jìn)行考核，建立并實(shí)施包含安全管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)急處置等制度。以經(jīng)驗(yàn)觀察，在信息化建設(shè)實(shí)踐中，由于采用人工錄入、掃描錄入等多種渠道，在這些方法中因主觀因素、工作狀態(tài)、掃描方法或位置等也會(huì)造成轉(zhuǎn)換過(guò)程的誤差或者疏漏。所以，針對(duì)紙質(zhì)、數(shù)字化兩種檔案資料類型，有必要統(tǒng)一設(shè)置評(píng)估流程。以檔案管理流程為基礎(chǔ)，按照相關(guān)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，認(rèn)真比較、核對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)中的具體指標(biāo)以提高其精準(zhǔn)性。檔案信息化管理中最大風(fēng)險(xiǎn)是信息泄露問(wèn)題。為了達(dá)到預(yù)防目的，應(yīng)當(dāng)在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，將局域網(wǎng)與因特網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測(cè)、安全審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施，利用技術(shù)手段查看工作電腦中的拷貝數(shù)量與傳輸記錄。在檔案信息化工作場(chǎng)所的關(guān)鍵部位配備監(jiān)控設(shè)施，視頻保留3個(gè)月以上。

在檔案信息化工作中，實(shí)踐評(píng)估機(jī)制需要與管理體制進(jìn)行匹配設(shè)置，采用動(dòng)態(tài)化視角，聚焦實(shí)際工作中暴露出的問(wèn)題，大力進(jìn)行補(bǔ)充、改進(jìn)和完善。評(píng)估機(jī)制的見效，指標(biāo)具體化只是一個(gè)步驟，還需要增加監(jiān)督力度，將評(píng)估機(jī)制與責(zé)任機(jī)制相結(jié)合，與激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行掛鉤。在檔案資源越來(lái)越重要的信息化時(shí)代，有必要對(duì)檔案信息化工作考核標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)厲化，并嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，提升評(píng)估的有效性。檔案管理的利用率是檔案管理的核心所在。在評(píng)估機(jī)制完善后，應(yīng)增加檔案的分類及使用頻率數(shù)據(jù)分析等，并通過(guò)創(chuàng)新路徑達(dá)到對(duì)檔案管理利用率的不斷提升，提高檔案管理的應(yīng)用水平。另外，在檔案信息化工作中還可以引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、市場(chǎng)化機(jī)制，不斷提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

三、以人才隊(duì)伍建設(shè)促進(jìn)檔案管理實(shí)踐創(chuàng)新

高素質(zhì)專業(yè)化的檔案人才是加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要保障。要以滿足當(dāng)前需求為準(zhǔn)，在人力資源管理制度基礎(chǔ)上，引入針對(duì)檔案管理人員可持續(xù)發(fā)展的培訓(xùn)制度。具體包括課程知識(shí)傳授、相關(guān)專業(yè)技術(shù)的操作訓(xùn)練、素質(zhì)培養(yǎng)、程序化操作、計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件的維護(hù)技能等。同時(shí)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，大力拓寬檔案人才的引入路徑。檔案工作人員多數(shù)年紀(jì)偏大，在接受能力、創(chuàng)新能力方面相對(duì)缺乏。因此，可以按照當(dāng)前紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案的兩個(gè)并行路徑，安排老員工在學(xué)習(xí)了解信息化的基礎(chǔ)上，側(cè)重于從事傳統(tǒng)的檔案管理，將更多的年輕群體進(jìn)行較深入的信息化方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，并面向社會(huì)招聘復(fù)合型人才。在現(xiàn)代化的檔案管理實(shí)踐中，利用人力資源管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案人才的科學(xué)配置。在檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)對(duì)人才素能從知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、創(chuàng)新能力等方面進(jìn)行全面考察評(píng)價(jià)，按照流程、環(huán)節(jié)要求等將不同的人才配置到適合的崗位，提高人才利用率，并積極探索以人才為基礎(chǔ)的技術(shù)創(chuàng)新及相關(guān)軟件開發(fā)。

人才培養(yǎng)路徑中，提升管理效率的另一途徑是團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理實(shí)踐中需要各個(gè)崗位或環(huán)節(jié)的員工進(jìn)行密切配合，工作中才能達(dá)到規(guī)范化、信息化。要在專業(yè)化基礎(chǔ)上，讓整體檔案管理體系的可操作水平得到進(jìn)一步提高。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面，建議將檔案管理工作看作一個(gè)“檔案管理項(xiàng)目”，利用現(xiàn)代企業(yè)管理中應(yīng)用較為成功的“項(xiàng)目管理思維”，打造一個(gè)各個(gè)崗位銜接度較高的團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)中還需要增加團(tuán)體訓(xùn)練課程，可以通過(guò)人才培訓(xùn)中的人力資源管理實(shí)踐項(xiàng)目進(jìn)行具體操作。在構(gòu)建團(tuán)隊(duì)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)增加關(guān)于職業(yè)素質(zhì)中的社交能力、合作能力的訓(xùn)練與培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，更有利于提高團(tuán)隊(duì)的凝聚力。