淺談做好新時期村級檔案管理工作重要性

■崔彩萍

近年來，隨著深化改革的不斷深入，我國社會主義新農(nóng)村建設(shè)、基層黨組織建設(shè)、精準(zhǔn)扶貧、村級文化精神文明建設(shè)等各項工作都步入了正常運行軌道。檔案工作作為促進各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)，建立和完善村級檔案管理體制機制，做好村級檔案管理便成為當(dāng)前村委的一項非常重要的工作職責(zé)。在我駐村扶貧兩年多的時間里，發(fā)現(xiàn)這項工作仍處于不規(guī)范或混亂狀態(tài)。由此可見，當(dāng)務(wù)之急是把新時期村級建檔和檔案管理工作納入到村委重要議事日程上來，應(yīng)把檔案管理工作真正成為村委的一項重要工作抓緊、抓實、抓細。

一、新時期村級檔案管理工作重要性

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展,維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案具有儲存知識、傳播知識和文化傳承的功能。檔案工作是記錄歷史、服務(wù)社會、造福人民的崇高事業(yè)，是黨和國家各項工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級各部門各單位的重要職責(zé)。村級檔案是村民委員會在村民自治過程中形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的原始記錄。村級檔案真實客觀地記錄著廣大農(nóng)民勤勞智慧和歷史發(fā)展的軌跡。因此，根據(jù)檔案法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，村級應(yīng)切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案人員，建立綜合檔案室，配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備。做好村級檔案管理是村委的一項非常重要的工作職責(zé)。

新時期和新形勢下，村委工作內(nèi)容之多、工作量之大、工作對象錯綜復(fù)雜，村級檔案的內(nèi)容和載體也就不拘一格、多種多樣，主要包括六大類。一是村容村貌建設(shè)類,如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、道路修建、危房改造、宅基地審批、電網(wǎng)路網(wǎng)改造等。二是社會治安綜合治理類，如民俗民風(fēng)、敬老愛老和殘疾人事業(yè)、留守兒童和孤寡老人管理、民事糾紛處理、計劃生育、婚姻、農(nóng)村新型合作醫(yī)療保險、五保戶、低保戶等。三是精準(zhǔn)扶貧類內(nèi)容,如建檔立卡貧困戶申請書、信息采集表、收入測算表，精準(zhǔn)識別扶貧手冊及各種臺賬（教育扶貧、民政救助、醫(yī)保救助、危房改造、異地搬遷、小額貸款等）。四是村級建設(shè)工作類，如黨建工作、村級行政工作、支村兩委換屆選舉、精神文明建設(shè)、村級文化建設(shè)等。五是廉政建設(shè)類，村委財務(wù)收支情況、村務(wù)活動和財務(wù)公開、退耕還林和土地承包、各種承包協(xié)議和承包合同等。六是榮譽實物類，如錦旗、獎牌、獎杯、榮譽證書及舊印章等。

二、當(dāng)前村級檔案管理中存在的主要問題

按照行政層級劃分，村委會是最基層管理單位，也是行政基礎(chǔ)性管理單位，是上一級或更上一級行政管理工作的重要源頭。那么，檔案工作作為村委的一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)科學(xué)規(guī)范地做好村級檔案管理工作，更好地為村級經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)和黨的建設(shè)服務(wù)。但在實際工作中，由于工作內(nèi)容復(fù)雜、管理水平、文化差異和一些村干部對檔案管理的輕視，使村級檔案管理工作處于不規(guī)范或混亂狀態(tài)。目前，村級檔案管理工作主要存在以下幾方面的問題。

（一）重視不夠，檔案管理體制機制不健全。一些村干部對檔案工作認識不足，重視不夠。首先，從管理機制上沒有村檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，村委沒有分管領(lǐng)導(dǎo)，沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度，沒有配備檔案人員。其次，從管理設(shè)施設(shè)備上沒有村綜合檔案室，沒有檔案柜、復(fù)印機、打印機等。第三，從管理業(yè)務(wù)上也沒有較規(guī)范的簿、表、卡等管理臺賬。

（二）文件材料無人管，檔案資料亂堆、亂放、亂存現(xiàn)象嚴(yán)重。在工作中由于村委會無檔案管理人員、無辦公場所、無設(shè)施設(shè)備，導(dǎo)致文件材料和檔案資料亂堆、亂放、亂存。雖然一些木質(zhì)柜、鐵皮柜里擺放著文件材料，但均沒有進行過系統(tǒng)的收集整理裝訂和歸檔。這些散亂和未整理過的文件材料，隨著時間的推移最終還是隨意銷毀、丟失或以廢紙?zhí)幚?，造成?yán)重的檔案資料流失。

（三）管理不規(guī)范，檔案資料的規(guī)范管理沒有形成經(jīng)?；?、制度化。在日常工作中，一些村雖然有檔案管理制度，但只是流于形式，雖然有檔案人員也是身兼數(shù)職，無暇顧及檔案工作，對本村形成的文件材料、資料以及上級下發(fā)的有關(guān)文件材料均無規(guī)范的收發(fā)或登記，也沒有進行規(guī)范的收集、整理、裝訂和歸檔，包括本村的財務(wù)會計資料也只是放在鐵皮柜里。村級檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理；還有一些村干部工作責(zé)任心不強，在村干部變動中檔案工作不交接，出現(xiàn)檔案管理中空檔、脫檔現(xiàn)象；還有的村干部將檔案資料據(jù)為己有，成為了自己的私有財產(chǎn)；還有一些村雖然有村檔案室，但檔案數(shù)量寥寥無幾，檔案之間無連續(xù)性。

（四）村級檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高，村檔案信息工作嚴(yán)重匱乏。在村民自治工作中每天都要形成大量的文件材料資料，這些文件材料都應(yīng)進行系統(tǒng)的收集整理，形成一套規(guī)范的歸檔程序或管理辦法，但在實際工作中，由于檔案人員缺乏專業(yè)技術(shù)和對檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使得村級檔案工作在管理上出現(xiàn)諸多漏洞和問題。一是村檔案人員沒有接受過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案管理工作一竅不通，有的檔案人員連最基本的檔案工作俗語也叫不上來。二是村檔案人員工作積極性、主動性不強，缺乏工作熱情和奉獻精神。三是文件材料和檔案資料的管理出現(xiàn)了無集中管理的混亂現(xiàn)象。

（五）村級檔案管理中，對人力、物力和財力投入不夠?，F(xiàn)階段，農(nóng)村經(jīng)濟快速發(fā)展，經(jīng)濟形勢發(fā)生了根本性變化，村集體經(jīng)濟不斷壯大，但是村委在檔案工作上投入不夠，村級檔案管理設(shè)施設(shè)備嚴(yán)重缺乏。這也是造成村級檔案管理混亂的主要原因之一。

三、做好新時期村級檔案管理工作的措施對策

新形勢下，村委會應(yīng)嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)的規(guī)定，明確工作職責(zé)，落實工作任務(wù)，制定工作措施，加大投入力度，實施規(guī)范管理，充分發(fā)揮檔案資料在各項事業(yè)中的特殊作用，真正將村級檔案管理工作納入村委的重要議事日程，抓在手上，落實在行動上，具體措施如下：

（一）完善工作機制體制，形成檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。一是成立以村支書或村委主任為組長的村級檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，進一步明確分管領(lǐng)導(dǎo)，明確工作任務(wù)，確定檔案人員，做到村級檔案工作同村經(jīng)濟工作同安排、同部署、同落實。二是建立村級綜合檔案室，配置檔案柜（架）、復(fù)印機、打字機、掃描儀、檔案管理軟件等必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備。三是配備專（兼）職檔案管理人員，努力提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，經(jīng)常參加上級有關(guān)部門舉辦的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理相關(guān)技能，成為檔案工作行家里手。四是建立完善檔案工作相關(guān)規(guī)章制度，如：檔案資料歸檔制度，文件材料收集、整理、登記制度，檔案資料（查）借閱利用登記制度，檔案資料鑒定銷毀制度，檔案資料集中管理制度，檔案資料保管制度等等。五是建立和完善村級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各村民小組都應(yīng)設(shè)置檔案資料工作聯(lián)絡(luò)員，明確工作職責(zé)、任務(wù)，及時將村民小組形成的文件資料進行歸檔，確保檔案資料系統(tǒng)完整。

（二）加大投入力度，改善檔案保管體系。村級檔案是國家全部檔案的重要組成部分，村委應(yīng)加大資金投入力度，拿出專門資金，配備必要的設(shè)施設(shè)備。按照村級檔案管理規(guī)定，根據(jù)村實際情況應(yīng)設(shè)置15平方米的檔案專用庫房，15 平方米的查閱閱覽室，配置必要的辦公桌、椅、柜、架，配備空調(diào)、防潮、防濕、防鼠、防蟲、防高溫等設(shè)備，落實檔案保管“八防”措施。

（三）規(guī)范村級檔案管理，切實做好村級檔案資料收集整理歸檔工作。當(dāng)前，村委工作已不同于以往的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、栽樹、修路等單一性的工作。在實際工作中，特別是新時期的村委會，會議文件、工作內(nèi)容以及管理性質(zhì)都發(fā)生了根本性的變化。因此，村委所形成的檔案資料的門類和載體也發(fā)生了巨大變化。一是建立村級文件材料收發(fā)文登記簿，并責(zé)成專人做好村委會收發(fā)文登記工作，防止各類文件材料的丟失和失密，防止立卷、歸檔時的不齊全、不完整現(xiàn)象。二是建立和完善村級檔案分類方案和分類示意圖，科學(xué)劃分各類檔案資料的收集整理歸檔范圍、保管期限及檔案資料種類等。三是建立和完善科學(xué)規(guī)范的檔案資料管理臺賬，如村級檔案資料總目錄，歸檔文件目錄，檔案案卷目錄，會計檔案目錄，實物檔案目錄，聲像檔案目錄等。四是建立和完善文件材料和檔案資料的移交手續(xù)。村民小組向村委移交有關(guān)檔案資料須辦理相關(guān)移交手續(xù)，村委內(nèi)部相關(guān)工作人員因工作變動時，應(yīng)辦理相關(guān)移交手續(xù)，確保文件材料和檔案資料之間的歷史聯(lián)系，確保檔案資料的系統(tǒng)完整和絕對安全。

（四）強化檔案工作宣傳力度，多管齊下做好村級檔案工作。村干部檔案意識的強弱是直接關(guān)系到村級檔案能否按規(guī)定建立和規(guī)范管理的關(guān)鍵所在。因此，要在農(nóng)村加大對檔案法律法規(guī)知識的宣傳力度，利用廣播、電視、圖片、展覽、咨詢、板報、標(biāo)語、報紙等多種媒體進行廣泛宣傳教育。首先，在村干部范圍內(nèi)宣傳檔案知識，真正用檔案法律法規(guī)武裝頭腦，增強村干部檔案意識。其次，要對村級檔案人員進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，強化村檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升做好檔案工作業(yè)務(wù)水平。第三，要加大對廣大農(nóng)民群眾檔案知識的宣傳力度，努力提高依法治村，管檔用檔自覺性，真正用法律法規(guī)規(guī)范和約束村干部和廣大群眾檔案工作行為，努力提高村級檔案工作管理水平。

（五）切實開展村級檔案開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)村經(jīng)濟社會發(fā)展中的積極作用。檔案的價值在于利用，檔案資料管理的目的是對檔案信息資源的開發(fā)利用，最大限度地發(fā)揮檔案在各項事業(yè)發(fā)展中的積極作用。因此，村級檔案和村級檔案工作在不斷增加檔案數(shù)量和不斷趨于規(guī)范的前提下，為農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作、脫貧攻堅工作、村級精神文明建設(shè)、文化建設(shè)、村容村貌建設(shè)、社會治安綜合治理工作、農(nóng)村醫(yī)保、五保、計生、養(yǎng)老、殘疾人管理等等提供第一手資料。

新時期村級檔案是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收、農(nóng)村穩(wěn)定的重要歷史資源。建立和完善村級檔案管理體制機制，依法加強對村級檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力規(guī)范村級檔案管理，做到事事記錄在案，件件有據(jù)可查，使村級檔案和檔案工作與村委全面工作密不可分，同時,又是做好基層基礎(chǔ)性工作的根本所在。