淺析信息化背景下如何做好檔案管理工作

■趙 品

信息化背景下，給檔案管理的工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，既有利的一面，也有弊的一面，因此如何正確的看到信息化給檔案管理工作帶來(lái)的變化，趨利避害，積極的創(chuàng)新檔案管理的方法，成為了檔案管理主要的工作內(nèi)容。然而目前在具體的管理中，還存在著網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題、數(shù)據(jù)歸檔問(wèn)題、電子檔案真實(shí)性等問(wèn)題，不利于檔案工作的開(kāi)展，因此本文以此為背景，來(lái)對(duì)信息化背景下，檔案管理的工作進(jìn)行探討。

信息化背景下，檔案管理的主要對(duì)象為數(shù)字檔案，管理的核心也往搜集利用方向轉(zhuǎn)變，而且檔案的利用方式也逐漸的網(wǎng)絡(luò)化，在給用戶(hù)提供方便的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。工作人員需要改變傳統(tǒng)的管理模式，從思路、方法以及策略等方面，利用信息計(jì)劃進(jìn)行創(chuàng)新，以此來(lái)保證檔案管理的質(zhì)量。

一、信息化背景下，檔案管理的特征

信息化背景下，檔案也往信息化方向發(fā)展，因此使得檔案管理具備如下特征：

首先管理的對(duì)象主要為數(shù)字檔案。信息化背景下，電子檔案逐漸的取代了紙質(zhì)檔案，使得目前絕大多數(shù)檔案都是以電子檔案為主。而電子檔案跟紙質(zhì)檔案相比，具備一定的虛擬性，又具備復(fù)制、拷貝、以及傳輸?shù)裙δ堋?/p>

其次，檔案管理的核心向收集利用方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)檔案，在收集、保管、整理等方面都需要消耗大量的時(shí)間和人力，效率非常低，而信息化背景下，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，就無(wú)需花費(fèi)大量的時(shí)間和人力來(lái)進(jìn)行管理。信息化背景下，只需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子技術(shù)就能快速的對(duì)檔案進(jìn)行收集、歸納、檢索等，有效的提高了檔案管理的質(zhì)量。

二、信息化背景下，檔案管理面臨的問(wèn)題

信息化背景下，優(yōu)化了檔案管理路徑、方式、策略等，但是與此同時(shí)也面臨著一些問(wèn)題，如歸檔問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題、以及真實(shí)性等問(wèn)題等，本文通過(guò)歸納總結(jié)如下：

（一）檔案數(shù)據(jù)歸檔問(wèn)題

紙質(zhì)檔案主要是文書(shū)、實(shí)物、照片等，因此可以明確的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行劃分。而信息化背景下，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，這些以數(shù)據(jù)形式存在的檔案歸檔成為了一個(gè)問(wèn)題，因?yàn)槟壳斑€沒(méi)有一個(gè)相關(guān)的歸檔規(guī)定，在歸檔、分類(lèi)起來(lái)大家也都意見(jiàn)無(wú)法保持統(tǒng)一，從而導(dǎo)致檔案歸檔混亂的現(xiàn)象。并且每一個(gè)的檔案信息都非常多，如果歸檔的方式不一樣，歸檔的系統(tǒng)也不一樣，這樣對(duì)于檔案的檢索、查詢(xún)、以及管理都是十分不利的。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

眾所周知，信息技術(shù)的出現(xiàn)，即給人們帶來(lái)了便利，同時(shí)又帶來(lái)了挑戰(zhàn)。在檔案管理中，利用信息技術(shù)，雖然有效的提高了管理的效率以及利用率，但是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題又給檔案管理帶來(lái)了安全挑戰(zhàn)。近幾年，我國(guó)頻繁的爆發(fā)出檔案信息泄露的事件，簡(jiǎn)單的檔案泄露個(gè)人信息，給人們的生活帶來(lái)了困擾，或者造成經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重者國(guó)家檔案如果遭到泄露。尤其是一些重要的信息如果落入到競(jìng)爭(zhēng)國(guó)家中，就有可能影響整個(gè)國(guó)家的安全。因此必須要做好網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。

（三）電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題

紙質(zhì)檔案，都是通過(guò)人工記載、保存的，真實(shí)性比較高，只要是工作人員綜合素質(zhì)高，就不會(huì)出現(xiàn)檔案造假問(wèn)題。但是信息化背景下，檔案通過(guò)電子技術(shù)，以數(shù)據(jù)形式存在，其具有虛擬化，所以其真實(shí)性就無(wú)法確定，并且在保存過(guò)程中，由于其便捷性，還很容易發(fā)生篡改的事情，讓其真實(shí)性待考證。

三、信息化背景下，檔案管理的優(yōu)化建議

通過(guò)以上分析了解到信息化背景下，檔案管理面臨的歸檔問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題、以及真實(shí)性等問(wèn)題，因此根據(jù)本人多年工作經(jīng)驗(yàn)，建議做出如下對(duì)策，來(lái)優(yōu)化檔案管理的工作。

（一）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的歸檔

首先統(tǒng)一歸檔方法，制定歸檔要求。信息化背景下，檔案以電子檔案為主，除了加強(qiáng)電子檔案資源的收集，還要制定歸檔要求，明確歸檔的方法，各個(gè)工作人員需要完全按照歸檔要求來(lái)進(jìn)行歸檔，以此來(lái)保證歸檔效率。

其次做好電子公文的歸檔。在收集公文檔案時(shí)，要保證內(nèi)容的全面性、可靠性，然后在按照規(guī)定對(duì)公文進(jìn)行電子轉(zhuǎn)換，并且設(shè)置歸檔的模塊，以此來(lái)做好電子公文的歸檔。

此外，做好多媒體檔案的歸檔。目前檔案種類(lèi)中，多媒體類(lèi)的檔案非常多，如照片檔案、視頻檔案以及音頻檔案等，歸檔的工作量也比較大，因此也要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，來(lái)對(duì)這些多媒體檔案，讓這些檔案可以有章可循，如按照類(lèi)別來(lái)進(jìn)行歸檔，或者按著時(shí)間來(lái)歸檔，又或者按著同一件事情、同一個(gè)人、同一個(gè)主題來(lái)進(jìn)行歸檔。

（二）以法治思維構(gòu)建檔案信息安全體系

鑒于目前檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，建議利用法治思維來(lái)創(chuàng)新檔案管理的信息安全體系。目前，我國(guó)有《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《國(guó)家保密法》、《各級(jí)檔案館檔案使用范圍規(guī)定》等法律，法律中明確了破壞檔案信息安全的一些處罰，以及一些保障措施，因此在檔案管理中也要以嚴(yán)格遵守這些已經(jīng)實(shí)施的法律為基礎(chǔ)，來(lái)做好檔案的安全。其次，全員樹(shù)立科學(xué)的信息安全觀，在具體的工作中，學(xué)會(huì)用法律的思維，按照法律的原則來(lái)搜集檔案、歸檔檔案、檢索檔案等。此外還需要實(shí)施安全制度，全員按照安全制度來(lái)進(jìn)行執(zhí)行。而且對(duì)于一些檔案，還可以按照我國(guó)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)進(jìn)行檔案安全劃分，以此來(lái)做好檔案的安全管理。而且，相關(guān)的法律體系也需要定期進(jìn)行完善，以此來(lái)彌補(bǔ)現(xiàn)有法律條款的漏洞，以法治的思維來(lái)保護(hù)檔案信息的安全。

（三）創(chuàng)新檔案利用機(jī)制

首先要主動(dòng)的提供推送服務(wù)。在具體的管理中，檔案管理人員需要利用信息技術(shù)來(lái)深挖檔案的價(jià)值，以及檔案利用者的需求，主動(dòng)為其提供推送服務(wù)，提高檔案的利用率。

其次加強(qiáng)檔案的共享。信息化背景下，應(yīng)該利用信息技術(shù)將部門(mén)之間的檔案跟檔案館進(jìn)行整合，然后進(jìn)行共享，以此來(lái)為檔案的使用者提供一站式的服務(wù)。

此外，還需要各大檔案館還需要加大對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)信息化檔案管理人才，做好檔案管理的培訓(xùn)工作，以此來(lái)保證檔案管理的工作。

綜上所述，信息化背景下，為檔案管理的搜集、歸納、檢索等工作提供了便捷，但是與此同時(shí)，還帶來(lái)了歸檔問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題、檔案真實(shí)性等問(wèn)題，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。因此需要加強(qiáng)電子檔案的歸檔，統(tǒng)一歸檔方法，并且以法制思維創(chuàng)建信息安全保護(hù)系統(tǒng)，通過(guò)法律、準(zhǔn)則等方式來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)安全。此外，還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用機(jī)制，不斷的優(yōu)化檔案管理的方法，來(lái)做好信息化背景下的檔案管理工作。