大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)途徑分析

■劉 平 雷 勵(lì) 劉淑妮

大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息化是中文使用頻率非常高的概念之一，信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)。使用該技術(shù)后可以極大地提高各種行為的效率，為推動(dòng)社會(huì)提供極大的技術(shù)支持。作為信息系統(tǒng)重要組成的檔案部門不可避免的受到時(shí)代的沖擊，檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代對(duì)檔案工作的必然需求。

一、信息化建設(shè)中的問題及挑戰(zhàn)

各行各業(yè)信息化的高速發(fā)展，對(duì)社會(huì)各方面產(chǎn)生了極大的影響，也為信息部門提供了一種全新的服務(wù)方式和手段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展給檔案事業(yè)帶來良好的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也給檔案管理提出了更高的要求，使我們廣大的檔案工作者在信息化建設(shè)過程中，面臨許多新的問題與挑戰(zhàn)。

（一）適應(yīng)整個(gè)社會(huì)信息技術(shù)快速發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)。隨著整個(gè)社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，存在數(shù)量眾多的不同類型的電子文檔，如何解決在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下電子檔案的歸檔與利用、對(duì)數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案如何處理、確保信息安全與資源共享等問題就顯得重大而迫切。檔案作為重要的信息資源，其管理正面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

（二）滿足日益增長的用戶需求所帶來的挑戰(zhàn)。在信息大量產(chǎn)生并迅速傳播的今天，人們對(duì)信息的需要更加求準(zhǔn)、求快、求全，特別是對(duì)于高校文化知識(shí)層次比較高的利用群體更是這樣。檔案部門要在方便查閱和管理等方面下功夫，提高檔案信息資源利用率。

（三）信息化建設(shè)的整體性和協(xié)調(diào)性所帶來的挑戰(zhàn)。隨著信息化應(yīng)用的不斷深化，特別是信息化與各行各業(yè)的深度融合，對(duì)信息化的整體性與協(xié)調(diào)性提出了更高的要求。

（四）檔案的信息地位的確立所帶來的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案工作中，人們比較注重檔案實(shí)體的管理，對(duì)檔案的信息屬性則認(rèn)識(shí)不足，信息服務(wù)相當(dāng)薄弱。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)信息的需求不斷增加，檔案的信息地位也因此得到了社會(huì)各方面的認(rèn)可。

二、檔案信息化建設(shè)路徑與解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

1.管理理念和先進(jìn)的技術(shù)人才是全面推進(jìn)信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。除了管理理念和先進(jìn)的人才外，還需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將檔案的信息數(shù)字化建設(shè)納入整個(gè)部門信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中，爭取一定的資金投入，做好信息化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作。

2.制度保障是有序推進(jìn)信息化建設(shè)的重要舉措。檔案部門先期制定電子文件接收、管理標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善信息建設(shè)規(guī)劃，運(yùn)維管理，共建共享保障，信息安全保障等一系列強(qiáng)有力的規(guī)范。此舉對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通具有十分重大的意義。

3.建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，制定統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)與編碼規(guī)范。改革各部門條塊分割，各自為政的局面，建立一個(gè)統(tǒng)一的信息共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)交換共享與數(shù)據(jù)采集。此舉是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。

4.建設(shè)前期基礎(chǔ)工作是大幅度提高電子檔案歸檔的比例，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模。并將電子檔案資源進(jìn)行整合管理，建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)和其它信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和集成整合。

(二)檔案數(shù)字化是檔案館信息化建設(shè)的重要組成部分

在檔案信息化建設(shè)中，檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)，更是一個(gè)高度整合的概念，它包括檔案信息的采集輸入、加工處理、存儲(chǔ)保管和利用輸出四個(gè)方面。檔案信息數(shù)字化包括原有館藏檔案的數(shù)字化和新生成檔案的數(shù)字化兩部分。這里所說的原有館藏檔案是指各檔案館保存的在傳統(tǒng)條件下生成的紙質(zhì)檔案，新生成檔案則是指在數(shù)字化環(huán)境中生成的依靠計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀的電子類檔案。一座數(shù)字化檔案館的建設(shè)需要大量人力物力的投入，各級(jí)檔案部門可以借助各方面的力量，采用各種各樣的手段和途徑，將所歸檔案進(jìn)行數(shù)字化。

1.利用網(wǎng)絡(luò)，確保新生成電子類檔案隨時(shí)歸檔

近幾年，隨著辦公自動(dòng)化水平的提高，隨著OA辦公系統(tǒng)的深入推進(jìn)，產(chǎn)生大量的電子文件，檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)，就是怎樣做到讓當(dāng)前在數(shù)字化環(huán)境中新生成的大量電子類檔案在移交檔案館時(shí)，能夠繼續(xù)保持原有的數(shù)字化形態(tài)，順勢(shì)成為檔案數(shù)據(jù)庫中的資源。如果進(jìn)館后再進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣就會(huì)浪費(fèi)大量的人力和物力，得不償失。具體可以嘗試以下方法：一是我們可以借助于互聯(lián)網(wǎng)，把不同信息網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)鏈接在一起，使各行各業(yè)、各檔案部門之間的信息資源共享互補(bǔ)。二是檔案部門可以根據(jù)自身需要有目的的從網(wǎng)上采集一些信息充實(shí)自己的館藏，如我館的新聞采集系統(tǒng)。三是可對(duì)歸檔單位形成的電子文件和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子檔案進(jìn)行直接下載刻盤，拷貝復(fù)制，使其成為數(shù)字化館藏的一部分。四是檔案管理系統(tǒng)可以與各歸檔部門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)接，比如檔案館和研究生系統(tǒng)對(duì)接，使研究生數(shù)據(jù)信息通過在線進(jìn)行檔案實(shí)時(shí)移交，避免減少重復(fù)勞動(dòng)，有效防止了重復(fù)著錄中的數(shù)據(jù)誤差，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。五是建議學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息管理部門建設(shè)檔案云存儲(chǔ)（信息集成與共享平臺(tái)），學(xué)校各部門通過這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行信息交換與數(shù)據(jù)采集，大家及時(shí)有效的采集信息，提高信息獲取速度，各部門都獲益多多。

2.加快館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

對(duì)于各級(jí)各類檔案館來講，將原有館藏檔案數(shù)字化必將是其中心工作之一，任務(wù)相當(dāng)繁重。如何選擇適合自己的方法與途徑，將館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。處理的方法包括掃描和拍照。在組織實(shí)施方面，我館進(jìn)行了以下有益的嘗試。首先利用學(xué)校有些部門比如教務(wù)處，需要建自己的教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，這時(shí)他們需要大量的原始館藏檔案，這時(shí)與其協(xié)商，檔案館無償提供原始檔案，教務(wù)處在掃描完成建成新數(shù)據(jù)庫時(shí)，檔案館通過抽取和重新組合的方式把庫中相關(guān)信息和數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入到檔案館管理系統(tǒng)，達(dá)到回溯建庫的目的。其次組織可以利用的人力，學(xué)校檔案館可以利用勤工助學(xué)的學(xué)生，協(xié)助完成一些著錄條目等簡單的普助性工作，而掃描和拍照等這些技術(shù)性工作由檔案館人員完成。像下面的一些簡單工作我們也是讓勤工助學(xué)的學(xué)生協(xié)助完成的，比如檔案系統(tǒng)和OA 系統(tǒng)對(duì)接后的一些工作（OA 系統(tǒng)只有文件，而檔案系統(tǒng)包括案卷和文件2 種，通過掛接入庫的方式需要組織人員花費(fèi)一定的時(shí)間和精力，進(jìn)行案卷的篩選、分類和調(diào)整）。最后參加學(xué)校一些大的信息建設(shè)項(xiàng)目，例如把檔案館信息建設(shè)納入到學(xué)校信息建設(shè)985 平臺(tái)中去，這樣可以爭取一定的資金支持，利用這些資金將館藏檔案數(shù)字化的工作外包給專業(yè)掃描公司完成，這樣可以大大提高數(shù)字化建設(shè)的速度和質(zhì)量。