如何發(fā)揮高校教學(xué)秘書“四位一體”的工作職能

孟 麗

摘要: 高校教學(xué)秘書是各系教學(xué)主任的助手,是學(xué)生們的良師益友,是領(lǐng)導(dǎo)和一線教師之間的紐帶,是與其他教學(xué)單位直接對話的代言人。教學(xué)秘書必須通過不斷地分析判斷和勤奮思考,才能營造一個(gè)良好的教學(xué)環(huán)境,才會(huì)使各教學(xué)活動(dòng)有序地進(jìn)行,也才能完成提高教學(xué)質(zhì)量的歷史使命。本文作者結(jié)合多年的工作體會(huì),對如何發(fā)揮好這個(gè)“四位一體”的工作職能進(jìn)行了總結(jié)和思考。

關(guān)鍵詞: 教學(xué)秘書“四位一體”工作職能

目前,隨著我國教育制度的不斷深入,許多高校進(jìn)行擴(kuò)招,由過去的專業(yè)型院校向綜合型大學(xué)邁進(jìn)。由此,我國高等院校開始進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期,即由精英教育向平民教育轉(zhuǎn)化。因此,傳統(tǒng)意義上的教務(wù)教學(xué)管理也由事務(wù)型向信息化、高速化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的中間環(huán)節(jié),也是極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。他首先是“德高為師,學(xué)高為范”的老師,是每天和學(xué)生們面對面的良師益友;其次是各系室教學(xué)主任直接領(lǐng)導(dǎo)下的具體辦事員和“參謀”;再次又要充當(dāng)“耳目”和“窗口”,即將了解到的教學(xué)信息及時(shí)地反映給教學(xué)主任并作出正確的處理方法;最后還是與其他教學(xué)單位直接對話的形象代表、公關(guān)員。如此“四位一體”的重要角色,要想演好就必須有較高的個(gè)人素質(zhì)和工作能力。

一、教學(xué)秘書要有一定“橫向”和“縱向”的工作協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書的中心工作可以說是完成上級主管領(lǐng)導(dǎo)部門,即教務(wù)處和系部領(lǐng)導(dǎo)的各類指令,還要協(xié)調(diào)好各教研室、實(shí)驗(yàn)室之間展開的教學(xué)活動(dòng)。這就要求教學(xué)秘書要快速地找出工作的目標(biāo),排出工作的序列,然后高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求地布置教學(xué)任務(wù),從而解決很多催辦、聯(lián)系和補(bǔ)缺的問題。當(dāng)然,在實(shí)際的工作中會(huì)有一些實(shí)際的問題。教學(xué)秘書對待教師要采取積極的方法,絕對不能說一些不利于團(tuán)結(jié)的氣話、閑話,而對待各班的學(xué)習(xí)委員首先要把好關(guān),確保這樣的干部能夠幫助自己順利地完成工作。為了保證學(xué)習(xí)委員的工作積極性可以在綜合測評中有所側(cè)重。教學(xué)秘書不僅要完成主管部門和系內(nèi)部的上傳下達(dá)任務(wù),還要和其他教學(xué)單位、人事、后勤等部門聯(lián)系。許多高校尤其是新建本科院校中的教學(xué)秘書都是新設(shè)立的崗位,這些教學(xué)秘書往往還會(huì)兼任本系辦公室的工作。因此,教學(xué)秘書的一言一行影響會(huì)很大。只有將這種工作協(xié)調(diào)能力運(yùn)用得恰到好處,才能真正地起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的作用,否則必會(huì)適得其反。

二、教學(xué)秘書要有較高的授課能力

授課是一個(gè)優(yōu)秀的教師所必備的基本功,教學(xué)秘書不僅要進(jìn)行教學(xué)管理,還要具備一定的授課能力。教學(xué)秘書雖然處在教學(xué)管理層中,但必須有一線教學(xué)的經(jīng)歷,必須有能力獨(dú)立完成一門課程的講授,這樣才能夠從實(shí)際中完全了解教師的一套“基本功”,即從教學(xué)大綱的編寫到備課、課堂教學(xué)、教學(xué)日志的書寫和學(xué)生的考勤的記錄,以及作業(yè)批改和最后的考試出題、閱卷和登統(tǒng),這一系列工作才算完成。只有將這一整套的工作做完,教學(xué)秘書才會(huì)知道什么樣的標(biāo)準(zhǔn)才算是合格,才能嚴(yán)格要求其他老師。同時(shí),在授課過程中有和學(xué)生近距離交流的機(jī)會(huì),明晰學(xué)生的心理,了解學(xué)生對老師的要求,從而就會(huì)對一名好老師的標(biāo)準(zhǔn)重新定位,以此用于教學(xué)的管理之中,將會(huì)有很大的幫助。同時(shí),在一線的教學(xué)中還會(huì)時(shí)時(shí)了解到其他教師的教學(xué)情況,這樣的“情報(bào)”更加真實(shí),更加有利于教學(xué)質(zhì)量的提高。

三、教學(xué)秘書要有充分的為教學(xué)服務(wù)的心理和良好心態(tài)

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)服務(wù)性極強(qiáng)的教學(xué)管理工作,并且在工作的過程中,涉及面廣,接觸到的人多,工作極為復(fù)雜和繁瑣。在這樣的工作環(huán)境下,和他人產(chǎn)生一些誤會(huì),受一些委屈是在所難免的,這就要求工作者有寬大的胸懷和良好的心態(tài),不計(jì)較個(gè)人的得失。有許多的人在這個(gè)崗位上沒能始終如一地做下去,往往就是沒做好這一點(diǎn)。的確,每天都應(yīng)付各種各樣的瑣事已經(jīng)讓人覺得很疲憊了,如果有的老師還不理解或不能夠按照規(guī)定好的來辦,就更會(huì)讓人感覺委屈。當(dāng)遇到人際糾紛時(shí),一個(gè)思想高尚的教學(xué)秘書,必須從安定團(tuán)結(jié)、不擴(kuò)大矛盾、力求解決問題的角度出發(fā)。任何一項(xiàng)教學(xué)工作的進(jìn)展和成果,都有教學(xué)秘書的一份功勞,任何一個(gè)優(yōu)秀的教學(xué)管理領(lǐng)導(dǎo)的背后,無不灑滿淚水和荊棘,也只有這樣才會(huì)磨練出一個(gè)綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理工作得心應(yīng)手的教學(xué)秘書。

四、實(shí)施科學(xué)的管理是教學(xué)秘書最可行的路子

教學(xué)秘書的日常工作主要分為三大部分:一是各類教學(xué)文件的存檔管理,二是日常教學(xué)工作的運(yùn)行管理,三是教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督管理。這不僅要求教學(xué)秘書能夠使用一些先進(jìn)的儀器設(shè)備,如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和許多相應(yīng)教務(wù)教學(xué)軟件外,還要學(xué)會(huì)科學(xué)化的管理模式。一些文字資料的存檔是檢驗(yàn)教學(xué)秘書基本功的尺子。在許多新建本科院校中,學(xué)科專業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計(jì)劃和培養(yǎng)目標(biāo)都是學(xué)院的指導(dǎo)性文件,教學(xué)秘書對這些文件一定要吃透,把它做為日常工作的指南。對于這許許多多的教學(xué)資料在吃透的基礎(chǔ)上再進(jìn)行分類存檔就會(huì)得心應(yīng)手了。此外,在做這項(xiàng)工作的時(shí)候還要注意完整性、規(guī)范性。所謂完整性就是指教學(xué)文件必須具備它的基本要素和連貫性,否則就會(huì)失去其應(yīng)有的價(jià)值。規(guī)范性是指資料必須符合學(xué)校的要求,如紙型、字體字號、封面、備注,等等,這樣從表面上看很整齊也很美觀并有利于查看。

對于教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督必須實(shí)行科學(xué)的管理方式。因?yàn)樘岣呓虒W(xué)質(zhì)量是教學(xué)管理的主題。教學(xué)秘書是在上級主管領(lǐng)導(dǎo)的指揮下,對教學(xué)運(yùn)行的全過程:課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、課外輔導(dǎo)、作業(yè)批改、實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)等主要的教學(xué)環(huán)節(jié)實(shí)施質(zhì)量監(jiān)控管理。在這一環(huán)節(jié)中,應(yīng)該堅(jiān)持以公平、公正、公開的原則對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行客觀的評價(jià)。這就需要教學(xué)秘書廣泛地征集學(xué)生、教師、督導(dǎo)組專家和各級領(lǐng)導(dǎo)等人員的信息,最后加以綜合,從而對教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行全面的評議。這樣,教學(xué)評議的結(jié)果才具有可信度和較強(qiáng)的說服力。

五、提高教學(xué)秘書的地位,是激發(fā)教學(xué)秘書工作積極性的動(dòng)力

許多高校對教學(xué)秘書還存在認(rèn)識上的偏差。教學(xué)秘書的工作是既臟又累而且什么人都可以做的工作。一些領(lǐng)導(dǎo)往往讓一些新分配來的人擔(dān)任這項(xiàng)工作,如果可能還會(huì)經(jīng)常換人,這導(dǎo)致的直接后果是工作缺乏連貫性,工作人員由于工作不熟練,致使工作處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài),更談不上教學(xué)質(zhì)量的提高。因此,要想建立一支穩(wěn)定可靠的教學(xué)秘書隊(duì)伍,充分發(fā)揮他們“四位一體”的工作職能,首先要選擇一批真正熱愛這項(xiàng)工作,能夠兢兢業(yè)業(yè)、全心全意為教學(xué)服務(wù)的人員。同時(shí),相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)也要重視和關(guān)心他們的工作地位。只有首先消除他們對工資、職稱和人事等的顧慮,才會(huì)調(diào)動(dòng)起他們的工作積極性,才能真正發(fā)揮“四位一體”的工作職能。