信息化時(shí)代企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)問題及對(duì)策研究

徐 巖 蘇 萌

（白城市公路管理處，白城 137000）

引 言

信息化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也給企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面提出了新的管理、控制方法，使得信息處理、問題解決更高效，給企業(yè)帶來了重大的機(jī)遇和便利，同時(shí)也給信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了更大的挑戰(zhàn)。企業(yè)要利用信息系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)的數(shù)據(jù)處理，輔助進(jìn)行管理決策和內(nèi)部控制建設(shè)，但是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中存在信息化建設(shè)起步較晚、對(duì)新系統(tǒng)不熟悉、缺乏復(fù)合型人才、信息泄露、監(jiān)督不到位等問題，給企業(yè)的運(yùn)營(yíng)帶來風(fēng)險(xiǎn)，因此研究信息化時(shí)代企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)有重要的意義。

《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18 號(hào)——信息系統(tǒng)》中明確指出對(duì)企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)在內(nèi)部控制管理中的重要性，這對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部控制方法提出了新的要求。本文以 COSO 框架為基礎(chǔ)，分別從內(nèi)部控制五要素，即企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通以及監(jiān)督入手，對(duì)每個(gè)要素進(jìn)行嚴(yán)密的分析，指出企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的內(nèi)部控制方面問題，并結(jié)合信息化背景提出建議對(duì)策，保證內(nèi)控體系運(yùn)行有效，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、內(nèi)部控制建設(shè)的問題分析

（一）控制環(huán)境

控制環(huán)境是其他部分的基礎(chǔ)，構(gòu)成了一個(gè)企業(yè)的氛圍，主要關(guān)注企業(yè)職員的價(jià)值品質(zhì)、管理層的治理方式及關(guān)注重點(diǎn)等。隨著對(duì)利益的不斷追求，企業(yè)盲目的擴(kuò)大市場(chǎng)，通過兼并、收購等方式增加了企業(yè)的規(guī)模，但是卻忽視了內(nèi)部環(huán)境建設(shè)，企業(yè)內(nèi)的員工缺乏定期的教育培訓(xùn)，不能適應(yīng)信息化發(fā)展需求，工作執(zhí)行效率低、職業(yè)素質(zhì)較差，缺乏對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度和責(zé)任感，或者一味強(qiáng)調(diào)個(gè)人創(chuàng)新，實(shí)施末位淘汰制，這樣會(huì)忽略集體主義下的創(chuàng)新，忽視了團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)。另一方面管理層未及時(shí)制定適合企業(yè)實(shí)際的內(nèi)部規(guī)范條例，浪費(fèi)現(xiàn)有的企業(yè)資源，只追求一時(shí)的利益缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)目光，或者未能及時(shí)根據(jù)組織結(jié)構(gòu)的變化調(diào)整企業(yè)制度規(guī)范，內(nèi)部控制制度與信息環(huán)境脫節(jié)，制約著企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是企業(yè)確認(rèn)和分析與其目標(biāo)實(shí)現(xiàn)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的過程，也是形成管理何種風(fēng)險(xiǎn)的依據(jù)。有的企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估置若罔聞，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門形同虛設(shè)，認(rèn)為僅僅依靠戰(zhàn)略體系變革就能較好的應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。就家電情況而言，家電雖然是剛需產(chǎn)品，但是環(huán)境變化帶來的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)影響企業(yè)市場(chǎng)份額，隨著信息化系統(tǒng)的建設(shè)，大多數(shù)數(shù)據(jù)依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)儲(chǔ)存和記錄，在較多的媒體都會(huì)有留有數(shù)據(jù)痕跡，使得數(shù)據(jù)信息泄露、數(shù)據(jù)信息被篡改有了較大的風(fēng)險(xiǎn)空間，對(duì)于信息的真實(shí)性和可靠性都有隱性的風(fēng)險(xiǎn)，信息人才管理方面也會(huì)帶來隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。另外，受政治不穩(wěn)定的影響，全球貿(mào)易局勢(shì)緊張，家電等制造業(yè)持續(xù)疲軟，房地產(chǎn)市場(chǎng)回落，市場(chǎng)需求乏力，將間接影響家電產(chǎn)品的終端需求，若原材料鋼、鋁、銅等價(jià)格波動(dòng)，將加重公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的成本壓力，增加經(jīng)營(yíng)的不確定性。疫情風(fēng)險(xiǎn)以及國(guó)際間的緊張關(guān)系，會(huì)直接沖擊消費(fèi)需求，影響產(chǎn)品銷售，不及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)會(huì)使得企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中存在嚴(yán)重疏漏。在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)不重視，信息系統(tǒng)操作不善均會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。

（三）信息與溝通

信息和溝通系統(tǒng)可以使企及時(shí)掌握營(yíng)運(yùn)狀況和其他情況，及時(shí)把履行職責(zé)義務(wù)所需的各種信息提供給企業(yè)職工，這要求員工盡職履行職責(zé)，能夠處理與企業(yè)有關(guān)的內(nèi)外部關(guān)系。在內(nèi)部溝通上，許多企業(yè)的組織構(gòu)架是各層級(jí)人員負(fù)責(zé)自己的區(qū)域，各部門各司其職，形成縱向控制，溝通的效果并不明顯，缺乏主動(dòng)性，在電子軟件平臺(tái)的溝通也是應(yīng)付差事，不能很好的利用電子數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行交流。在與消費(fèi)者的溝通方面，數(shù)字化時(shí)代，大部分企業(yè)只有售后電話和郵箱溝通，沒有開設(shè)網(wǎng)絡(luò)人工客服，也沒有專門的APP 軟件，導(dǎo)致處理事情的效率不夠高，也不能及時(shí)了解顧客的需求，顧客的反饋信息不能及時(shí)解決，長(zhǎng)此以往，消費(fèi)者對(duì)于企業(yè)產(chǎn)生惡性評(píng)價(jià)，甚至?xí)l(fā)輿論攻擊。

（四）控制活動(dòng)

控制活動(dòng)貫穿整個(gè)組織層次中，是管理指令實(shí)施的控制政策和程序?？刂苹顒?dòng)包括與授權(quán)審批、資產(chǎn)管理、職責(zé)分離、信息處理相關(guān)的活動(dòng)，包括事前、事中、事后三個(gè)方面。事前，企業(yè)的內(nèi)部控制管理不到位，對(duì)于實(shí)物資產(chǎn)的監(jiān)管不重視，設(shè)置的安?；蛘哔Y產(chǎn)管理手段只是擺設(shè)，對(duì)于管理的授權(quán)、權(quán)限等設(shè)置極為不規(guī)范，對(duì)內(nèi)部控制只停留在內(nèi)部控制的實(shí)施，而不是利用內(nèi)部控制檢查舞弊，對(duì)于內(nèi)部的監(jiān)管還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。事中控制不嚴(yán)格，在授權(quán)審批方面的規(guī)定不科學(xué)、沒有完全按照不相容崗位職責(zé)分離設(shè)定，管理人員懈怠甚至為自己謀私，舞弊現(xiàn)象層出不窮，內(nèi)部控制效果差強(qiáng)人意。事后處理效率低，對(duì)于每一筆訂單的管理缺乏完善的評(píng)價(jià)和投訴機(jī)制，沒有很好的利用智能軟件進(jìn)行反饋監(jiān)督處理，也未有人工客服跟蹤，降低了顧客對(duì)產(chǎn)品的信任度。

（五）控制監(jiān)督

對(duì)控制的監(jiān)管是對(duì)在經(jīng)營(yíng)過程中、員工執(zhí)行職責(zé)過程中業(yè)務(wù)質(zhì)量的正常管理和控制活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)監(jiān)督，對(duì)控制缺陷要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。內(nèi)部監(jiān)督分為日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督，企業(yè)經(jīng)理層實(shí)質(zhì)上扮演監(jiān)督控制的所有權(quán)角色，負(fù)責(zé)安排和監(jiān)督管理人員的分配和日常職責(zé)的完成，制定合理的內(nèi)部控制基調(diào)。管理層為了成本效益和維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，不能保持完全的獨(dú)立性和公正性不能按照企業(yè)的規(guī)章制度來管理，實(shí)施過嚴(yán)或者過松的內(nèi)控制度都會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展，所以在進(jìn)行監(jiān)督時(shí)，有時(shí)監(jiān)督會(huì)浮于表面而不是明令禁止，導(dǎo)致有的偏差、缺陷不能及時(shí)糾正，給企業(yè)帶來嚴(yán)重后果。

二、對(duì)內(nèi)部控制存在問題的建議

（一）完善控制環(huán)境

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷變化，企業(yè)要建立健全內(nèi)部控制制度。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際制定比較完備的企業(yè)工作準(zhǔn)則，使其服務(wù)于經(jīng)營(yíng)管理，嚴(yán)格按照制定的《董事會(huì)議事規(guī)則》《監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則》《職工守則》等基本規(guī)范執(zhí)行日常事務(wù)，并且定期根據(jù)環(huán)境變化、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變化等修改各項(xiàng)章程，制定適合自身發(fā)展目標(biāo)的內(nèi)部控制制度并嚴(yán)格執(zhí)行，保證在制度實(shí)施有效。其次要建立良好的組織文化，一是定期進(jìn)行培訓(xùn)和思想教育，通過APP 等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行宣傳培學(xué)習(xí)，培養(yǎng)員工的認(rèn)同意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，心甘情愿為企業(yè)奉獻(xiàn)，形成企業(yè)的內(nèi)部凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力，提升企業(yè)整體形象；二是制定倫理規(guī)范來約束員工，形成員工自己的責(zé)任感和使命感。通過各種網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)向員工宣傳企業(yè)愿景、使命與文化，對(duì)員工進(jìn)行思想教育加強(qiáng)員工對(duì)內(nèi)部控制制度的了解認(rèn)識(shí)，促進(jìn)內(nèi)部控制制度的貫徹落實(shí)。管理人員要充分發(fā)揮模范表率作用，自覺遵守制度形事，在人力資源分配方面也要注重任人唯賢，通過信息平臺(tái)進(jìn)行篩選，在組織內(nèi)部形成相互制約、相互監(jiān)督，構(gòu)建一體化的聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制。

（二）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

隨著外部環(huán)境的不斷變化，企業(yè)必須完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估信息系統(tǒng)，識(shí)別內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)、科學(xué)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。一方面，要明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際情況編制預(yù)算指標(biāo)體系，并同步入錄信息系統(tǒng)中，形成共享機(jī)制，智能監(jiān)控指標(biāo)的完成情況，提前感知可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，未雨綢繆，確定風(fēng)險(xiǎn)重要性水平，及時(shí)制定對(duì)策。另一方面，在企業(yè)內(nèi)部可以成立專門的風(fēng)險(xiǎn)小組或者直接邀請(qǐng)外部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家對(duì)企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際，明確公司可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率及影響程度、公司的風(fēng)險(xiǎn)偏好以及風(fēng)險(xiǎn)承受能力等，與企業(yè)管理層協(xié)商制定企業(yè)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的計(jì)劃，利用信息系統(tǒng)搜集數(shù)據(jù)并分析數(shù)據(jù)，確定最佳的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受范圍內(nèi)。

（三）重視控制活動(dòng)

控制活動(dòng)在事前、事中、事后都要兼顧到。利用智能技術(shù)，事前制定嚴(yán)格的下單即買機(jī)制，在每個(gè)門店都裝有智能系統(tǒng)軟件，并設(shè)定程序要求下單信息及時(shí)傳遞到各個(gè)部門，所有訂單100%由網(wǎng)上即時(shí)下達(dá)，進(jìn)入預(yù)算滾動(dòng)流程，系統(tǒng)同步確認(rèn)訂單，整個(gè)過程由軟件自主完成，避免人為變動(dòng)，保證安全性。事中要完善授權(quán)審批控制制度，設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督部門進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行，同時(shí)健全實(shí)物控制流程，設(shè)立數(shù)據(jù)庫和報(bào)警系統(tǒng)，形成各部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制防止庫存積壓或職員舞弊，也可以聘請(qǐng)專家或相關(guān)評(píng)估專家按時(shí)對(duì)企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估，便于對(duì)資產(chǎn)的管理。事后，要完善客戶投訴舉報(bào)的渠道，建立線上7×24h 售后投訴處理小組，設(shè)置專門的服務(wù)人員，對(duì)于投訴及時(shí)處理，設(shè)置監(jiān)督機(jī)制，確保人員之間不互相推諉，在能力范圍內(nèi)一定為客戶解決問題，給顧客最滿意的服務(wù)。

（四）加強(qiáng)信息與溝通

信息溝通貫穿內(nèi)部控制的整個(gè)過程，企業(yè)應(yīng)當(dāng)保持與內(nèi)外部進(jìn)行有效的信息溝通，完善溝通渠道，加強(qiáng)組織內(nèi)部的橫向縱向溝通。一方面，可以通過信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部建立信息溝通共享機(jī)制，利用信息技術(shù)將信息傳遞和溝通渠道有效整合，及時(shí)地將各項(xiàng)任務(wù)或要求傳達(dá)給各個(gè)部門，避免產(chǎn)生信息不對(duì)稱或信息孤島問題，保證上級(jí)及時(shí)收到有效的信息反饋，并及時(shí)糾正偏差或調(diào)整策略。另一方面，要充分利用現(xiàn)代信息科技建立智能體系，如授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)核算以及預(yù)算管理等方面。利用高新技術(shù)，使公司職員更加積極參與其中，不需要花費(fèi)放大量精力，提高辦事效率。要建立輪崗制度，確保相互牽制作用的發(fā)揮。企業(yè)所有人員要了解自己在控制系統(tǒng)中所處的位置以及相互關(guān)系，及時(shí)與第三方如客戶、供貨人員、監(jiān)管人員或社會(huì)公眾進(jìn)行有效的溝通，完善信息披露制度，按時(shí)向社會(huì)披露企業(yè)動(dòng)態(tài)，讓投資者和社會(huì)公眾預(yù)先了解風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)防范風(fēng)險(xiǎn)。

（五）健全監(jiān)控機(jī)制

一個(gè)運(yùn)行有效的企業(yè)，需要建立健全監(jiān)督機(jī)制，這個(gè)機(jī)制還要符合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展目標(biāo)和內(nèi)部監(jiān)督準(zhǔn)則，明確內(nèi)控監(jiān)督的重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行雙向的溝通。企業(yè)要明確影響內(nèi)部控制框架建設(shè)的關(guān)鍵因素，公司的監(jiān)管結(jié)構(gòu)不能形同虛設(shè)，必須建立起科學(xué)合理的組織構(gòu)架，為避免資源浪費(fèi)各機(jī)構(gòu)職能不重疊，提高內(nèi)部機(jī)構(gòu)的運(yùn)行效率和效果。企業(yè)也可以采取措施比如定期對(duì)機(jī)構(gòu)的組織與監(jiān)督活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，設(shè)置內(nèi)部監(jiān)控部門，監(jiān)督要科學(xué)明確，保證其獨(dú)立性和公正。一方面要加強(qiáng)監(jiān)控部門建設(shè)及人員管理，可以通過建立有效的激勵(lì)機(jī)制，作為監(jiān)督機(jī)制的補(bǔ)充，推動(dòng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門嚴(yán)格自我約束、自我提高，培養(yǎng)清正嚴(yán)明的工作作風(fēng)，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理的有效性。通過細(xì)化規(guī)章制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理內(nèi)部控制存在的缺陷，定期檢查和指導(dǎo)，保證審計(jì)工作有序開展，落實(shí)到位，明確監(jiān)控工作的范圍與權(quán)限，形成具體規(guī)范，保證監(jiān)控部門的合法權(quán)力，依規(guī)對(duì)違法行為進(jìn)行處置，確保內(nèi)部控制活動(dòng)良性循環(huán)。

（六）培養(yǎng)復(fù)合型人才

信息化背景，大數(shù)據(jù)時(shí)代的內(nèi)部控制人才要利用信息技術(shù)對(duì)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，在不同的客戶群體之間找到自己需要的信息。因此，需要培養(yǎng)具備內(nèi)部控制專業(yè)知識(shí)并且有豐富的電腦操作技術(shù)的新型復(fù)合人才，培養(yǎng)這一人才可以對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)或者對(duì)計(jì)算機(jī)職員進(jìn)行會(huì)計(jì)知識(shí)的教育，從而培養(yǎng)兩者兼具的復(fù)合型人才。對(duì)于已經(jīng)在崗位的人才要定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)思想教育，樹立正確的價(jià)值觀和使命觀，不斷學(xué)習(xí)以適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代需要。充分利用現(xiàn)代科技實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制授權(quán)審批、績(jī)效評(píng)價(jià)、預(yù)算管理等，廣泛利用現(xiàn)代技術(shù)，比如基因、指紋、人臉識(shí)別等等，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)帶來的積極作用，做好內(nèi)部控制“掌舵人”。

結(jié) 語

信息化時(shí)代對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制和轉(zhuǎn)型升級(jí)提出了更高的要求。企業(yè)要在嚴(yán)峻的市場(chǎng)中要不斷適應(yīng)環(huán)境變化，不斷完善內(nèi)部控制建設(shè)，利用信息化時(shí)代的背景優(yōu)勢(shì)，利用現(xiàn)代科技，提高自身的業(yè)務(wù)能力，在更加多樣化的信息群中找到自己的需求和不足，加強(qiáng)信息化內(nèi)部控制管理，不斷完善和改進(jìn)，積極面對(duì)信息化的發(fā)展，在需求更替與技術(shù)迭代中積極實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。