知識管理導向下醫(yī)院檔案管理體系的構建研究

文/湖北省第三人民醫(yī)院 湯保華

我國已逐步進入了知識經(jīng)濟時代，在各領域的管理中需要進行全面創(chuàng)新，通過提升管理水平使我國各行業(yè)發(fā)展速度加快。當前，知識管理作為一種廣泛的管理模式，在醫(yī)院的檔案管理中發(fā)揮了重要的作用，結合知識管理開展檔案工作可使檔案管理質(zhì)量提升，為醫(yī)院的運行帶來幫助，并使醫(yī)患關系得到明確，提升診斷治療效率。因此，在醫(yī)院的檔案管理中，應以知識管理為導向建立管理體系，促進醫(yī)院檔案管理工作的開展。

一、醫(yī)院知識管理與檔案管理之間的關系

知識管理的對象為隱性和顯性知識，知識管理與檔案管理之間在工作模式上存在著緊密聯(lián)系。知識管理重視對知識價值的挖掘，借此來提升組織或者機構的競爭力，為組織及機構的決策人員等提供有效的參考內(nèi)容。在檔案管理中，通過改善檔案管理的方法可使組織獲得豐富的檔案服務。因此，知識管理與檔案管理的目的一致，同時在管理方式上也較為相似。檔案管理傳統(tǒng)的模式中，管理的對象為檔案、文件，沒有對檔案信息中的價值進行深入挖掘，這表明檔案管理應重視知識的利用。在醫(yī)院管理中，隨著醫(yī)改的逐漸深化，檔案管理的需求得到了提升，為了滿足醫(yī)院檔案管理的需求，應將知識管理與檔案管理聯(lián)系起來，從中挖掘出檔案信息的知識價值，使檔案管理的水平得到提高。

二、醫(yī)院檔案管理以知識管理為導向的必要性

（一）使檔案資料管理更加規(guī)范、清晰。醫(yī)院檔案工作中包含著大量的具有實用價值的檔案信息，工作人員通過對檔案資料中的信息的獲取來了解工作的實際情況，結合病例資料的分析從中積累經(jīng)驗，使工作的進行有詳細的參考依據(jù)。但是由于醫(yī)院檔案內(nèi)容復雜多樣，資料具有多元化特點，在管理中存在著較多問題，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。醫(yī)院工作人員在查找檔案資料的過程中，難以及時找到自己所需的信息。同時，在檔案資料封存前沒有進行有效的整理，造成了檔案資料的混亂，不利于檔案工作人員對檔案資料進行利用。所以，在醫(yī)院檔案管理中應加強管理的規(guī)范性，借助知識管理的理念來改善管理模式，使用現(xiàn)代信息化技術等加強管理效果。通過對檔案中的顯性信息的編輯整理，使檔案的信息更加清晰明確，便于人員進行查找和使用。

（二）提升檔案信息的利用率。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中，主要對顯性信息進行管理，檔案管理工作人員在工作中僅僅根據(jù)紙質(zhì)檔案的資料開展管理。這種情況下，醫(yī)院檔案的隱性信息沒有得到檔案管理工作人員的重視，致使檔案資料信息不完善，影響了檔案信息的利用價值。醫(yī)院在實際的運作下，大部分經(jīng)驗及技術都以抽象的形式存在，這對醫(yī)院的醫(yī)療水平產(chǎn)生了一定的影響，檔案信息作為醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容，缺少對檔案信息的充分管理和利用，使檔案的利用率降低，同時，在工作中所積累的醫(yī)療經(jīng)驗等內(nèi)容也難以傳承，對醫(yī)院的未來發(fā)展造成了阻礙。通過知識管理與醫(yī)院檔案管理的融合，管理人員能夠改變自身的觀念，重視對檔案信息的挖掘和利用，兼顧紙質(zhì)資料與抽象資料的搜集，對已經(jīng)完成記錄的信息進行整理，并且對醫(yī)院發(fā)展中產(chǎn)生的抽象的經(jīng)驗技術等信息進行了解，將這些信息作為檔案管理中的重要部分，使檔案管理的效果得到改善，進而使工作人員能夠在檔案中獲取到更多的信息。

三、在知識管理導向下構建醫(yī)院檔案管理體系的措施

（一）完善醫(yī)院檔案管理機制。在檔案管理機制中包括管理模式與制度，借助完善的機制可使檔案管理工作規(guī)范地開展。因此，在醫(yī)院檔案管理工作中，應重視建立科學完善的管理機制。在機制中應將人作為主體，考慮到人員的地位，使機制的運作具有良好效果，并且為檔案管理工作的進行提供相應的動力。在創(chuàng)建機制的過程中，應從人員角度入手，先加強對檔案工作者的培訓，使其對檔案管理有充分的認識，意識到檔案的醫(yī)學價值，為檔案管理中的資料保存帶來保障，避免檔案信息丟失等問題。其次，應對醫(yī)院各個科室以及醫(yī)療工作人員開展全面的管理，使醫(yī)務人員對檔案知識進行探討，重視檔案信息的挖掘利用，同時保證檔案資料信息的完整性，為檔案管理工作提供相應的支持。最后，應將檔案管理人員的職能進行優(yōu)化，不僅發(fā)揮出檔案保護的作用，還能夠進行檔案信息的搜集和整合。在醫(yī)院下達了管理指令的同時，管理人員應結合檔案各項內(nèi)容開展結構優(yōu)化工作，將檔案的等級明確，劃分出覆蓋范圍，突顯出檔案管理職能的作用，提升檔案管理的質(zhì)量，為醫(yī)院檔案管理工作體系的全面優(yōu)化帶來幫助。另外，在人員管理中，應建立相應的獎勵機制，對表現(xiàn)出色的人員進行獎勵補償，提升員工的工作積極性。如果在工作中內(nèi)容以及薪資待遇相同會使工作人員的工作熱情減少，不利于檔案管理工作的優(yōu)化。

（二）加大醫(yī)院檔案文化的宣傳力度。醫(yī)院檔案管理中融入知識管理理念的同時，需要開展創(chuàng)新工作，將傳統(tǒng)的管理模式進行改變。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案的知識內(nèi)容僅僅掌握在一部分人的手中，檔案知識也只有一部分人能夠使用，這種條件下檔案的知識價值難以體現(xiàn)，對醫(yī)院的發(fā)展帶來的效果比較差。為了使檔案知識得到充分的應用，將管理現(xiàn)狀打破，應加強對檔案文化的宣傳，使醫(yī)院的工作人員能夠積極參與到檔案管理中，建立良好的檔案文化，使醫(yī)院工作人員更好地了解檔案知識的價值。在充分了解醫(yī)院檔案后，檔案資料可作為醫(yī)院參考教材發(fā)揮作用，醫(yī)務人員可從中獲取相應的醫(yī)學經(jīng)驗理論，根據(jù)醫(yī)學要求對其中的內(nèi)容進行分析，積累醫(yī)學經(jīng)驗，能夠在其中獲取到相應的知識，提升醫(yī)學工作者的知識水平。在開展檔案文化建設及管理工作的過程中，應為醫(yī)學工作者提供有利的條件，使人員能夠根據(jù)檔案中包含的關于病例的知識進行學習，在學習中加強人員的技術能力，為醫(yī)院的醫(yī)療水平提升帶來幫助，同時培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)療隊伍。通過大力開展檔案文化宣傳工作，可使檔案應用的重要性得到全面認識，保證醫(yī)學工作者能夠充分利用檔案信息，為醫(yī)院的發(fā)展創(chuàng)造更好的條件，促進醫(yī)院醫(yī)療技術水平的提高，使醫(yī)院的知名度提升。

（三）開展醫(yī)院檔案管理的信息化建設?？茖W技術的創(chuàng)新發(fā)展為醫(yī)院的管理帶來了新途徑，醫(yī)院應將傳統(tǒng)管理模式改善，利用現(xiàn)代技術來加強管理。在檔案管理中，為了使知識導向的理念更好地融入，應大力采用先進技術，例如計算機程序等，將檔案管理進行信息化完善。傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料整理中存在著較大缺陷，管理的實際效果達不到要求，而采用信息化管理模式可使檔案在信息傳閱中不會出現(xiàn)丟失問題，使管理效率提升。借助信息化管理模式可使人員在管理工作中操作更加便利，實現(xiàn)快速的信息整合和傳輸，將原本的檔案信息使用微機掃描輸入到檔案中，開展檔案備份管理，并且對不同內(nèi)容的檔案信息進行分類。此外，為了保證檔案的完整性，工作人員在查看檔案的時候應輸入工作編號，登錄使用信息，將檔案查閱工作人員姓名與日期等進行記錄，使檔案管理中的各項信息更加明確，也可避免在查閱中產(chǎn)生錯誤的問題，通過這樣的方式可為檔案管理帶來更好的保障，加強人員的工作責任心，能夠提升檔案管理水平。醫(yī)院檔案管理應借鑒圖書館的管理模式，完善檔案管理流程，在技術的支持下簡化檔案管理工作，提高管理效率，使檔案管理能夠得到全面地改善，為醫(yī)院的各項工作開展提供相應的參考。

（四）加強醫(yī)院知識檔案的分類管理。醫(yī)院檔案中具體包含有知識產(chǎn)權檔案、期刊檔案以及醫(yī)療信息檔案，不同的檔案內(nèi)容存在差異，所起到的作用不同。為了使檔案管理更加明確，應在管理中將不同檔案進行分類，按照檔案的不同類型和內(nèi)容來劃分管理，使工作人員在工作中查閱更加方便，結合不同人員的需求來提供相應的檔案信息，提升檔案信息的利用率。在對檔案信息進行收集的時候，可將檔案信息進行分類，建立完善的檔案管理體系，使檔案分類工作的進行更加順利，這樣可加強檔案管理的效果，減少人員在查找檔案過程中花費的時間，使檔案的利用更加高效，為醫(yī)院工作提供詳細的參考依據(jù)。通過對檔案的分類管理，醫(yī)院各科室的檔案資料能夠得到完善的保存，使醫(yī)學知識交流具有更加有效的理論支撐。

四、結語

檔案管理作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，涉及了較多的資料信息。為了使檔案信息的價值得到體現(xiàn)，應充分挖掘其中的知識，提升檔案的利用率。結合知識管理導向，對檔案管理工作進行全面改善，建立完善的管理體系，加強人員的專業(yè)能力，采用信息化技術開展管理工作，對知識檔案進行明確分類，這樣可使檔案管理水平有效提升。