新政府會計制度下強(qiáng)化高校經(jīng)濟(jì)合同管理研究

傅中琰（高級會計師）

（福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 福建南平 353000）

2019年起開始實施的政府會計制度，采用“雙功能”“雙基礎(chǔ)”“雙報告”等新模式，財務(wù)會計要求采用權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行核算。對于高校來說，采用權(quán)責(zé)發(fā)生制對經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，可以真實完整地反映高校的資產(chǎn)負(fù)債情況，揭示高校真實的財務(wù)風(fēng)險。高校經(jīng)濟(jì)合同管理具有多業(yè)務(wù)、多環(huán)節(jié)、多部門、多崗位等特征，管理不善會導(dǎo)致嚴(yán)重的財務(wù)風(fēng)險與法律風(fēng)險。因此，本文針對高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題，研究新政府會計制度下加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的對策，對于確保高校經(jīng)濟(jì)合同行為合法合規(guī)意義重大。

一、高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的主要問題

（一）經(jīng)濟(jì)合同管理意識不強(qiáng)

隨著政府加大對高校的投入和高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)等各項職能的有效發(fā)揮，高校財政資金規(guī)模逐年增長，參與市場經(jīng)濟(jì)活動日趨頻繁，簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量與種類逐年增多，經(jīng)濟(jì)合同管理工作已成為高校財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容。但由于公辦高校資金大部分屬于財政撥款，與經(jīng)營性的市場主體對比存在一些不足，比如高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏經(jīng)濟(jì)合同管理意識，對經(jīng)濟(jì)合同的風(fēng)險認(rèn)識不足，不重視經(jīng)濟(jì)合同管理專業(yè)人員的配備和培養(yǎng)，導(dǎo)致合同管理人員不具備應(yīng)有的法律知識和勝任能力，從而出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同條款不夠嚴(yán)密、對經(jīng)濟(jì)合同實質(zhì)性審核把關(guān)控制能力不足等現(xiàn)象。

（二）經(jīng)濟(jì)合同管理組織機(jī)構(gòu)與制度不健全

高校在與其他經(jīng)營性主體發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系時，一般都以合同的形式規(guī)范雙方行為，明確各自的權(quán)利與義務(wù)。然而許多高校沒有建立起經(jīng)濟(jì)合同歸口管理模式，沒有設(shè)置合同管理牽頭責(zé)任部門歸口管理經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)，而是分由不同業(yè)務(wù)部門來多頭管理，例如：建設(shè)工程合同由基本建設(shè)部門管理、資產(chǎn)采購合同及租賃合同由資產(chǎn)管理部門管理、科研合同由科研部門管理、其他相關(guān)經(jīng)濟(jì)合同由各合同主辦部門管理，沒有明確各自職責(zé)分工，不相容崗位沒有分離，未對高校經(jīng)濟(jì)合同分業(yè)務(wù)性質(zhì)和收付款類別進(jìn)行分級分類管理并根據(jù)分類進(jìn)行連續(xù)編號，各職能部門之間缺乏有效的溝通，導(dǎo)致合同管理混亂。與此同時，雖然近年來各高校都在進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)，出臺了相關(guān)合同管理制度，但高校經(jīng)濟(jì)合同管理制度尚不健全，普遍存在著缺少資信調(diào)查和信用管理方面的規(guī)定、缺少合同糾紛管理方面的規(guī)定、缺少對合同歸檔評估方面的規(guī)定、缺少合同管理考核評價方面的規(guī)定等問題。此外，沒有對合同管理過程實施全流程控制并制定各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相關(guān)流程圖，不利于合同業(yè)務(wù)的執(zhí)行和控制，從而影響了合同內(nèi)部控制的風(fēng)險防控。

（三）合同履行與合同結(jié)算脫節(jié)

高校存在著合同主辦部門在合同簽訂之后，未能與合同歸口部門及財務(wù)部門進(jìn)行有效的溝通，導(dǎo)致合同歸口部門和財務(wù)部門不了解合同執(zhí)行的具體情況，往往是合同貨物（勞務(wù)）已驗收或?qū)嶋H收款后，待辦理收付款結(jié)算時才了解有關(guān)合同執(zhí)行細(xì)節(jié)，合同履行與合同結(jié)算嚴(yán)重脫節(jié)，未能實現(xiàn)合同管理與預(yù)算業(yè)務(wù)及收支管理有效融合，增加了合同結(jié)算資金按約定及時收付的風(fēng)險，容易造成資產(chǎn)保全及違約風(fēng)險。

（四）合同收入沒有按權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行確認(rèn)核算

新政府會計制度執(zhí)行后，財務(wù)會計采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算，應(yīng)對符合確認(rèn)條件的合同收入在合同履行日確認(rèn)相關(guān)收入和應(yīng)收債權(quán)。然而，一方面，由于合同管理沒有建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，合同主辦部門在合同簽訂之后，未將各類收款合同及時傳遞給財務(wù)部門，導(dǎo)致財務(wù)部門無法按權(quán)責(zé)發(fā)生制確認(rèn)應(yīng)收款項；另一方面，部分高校雖已收到相關(guān)收款類合同，但沒有采用權(quán)責(zé)發(fā)生制確認(rèn)相關(guān)收入和應(yīng)收債權(quán)，造成高校會計信息失真，也不利于合同收入的催收工作。

（五）沒有對合同已履行形成支出進(jìn)行確認(rèn)

按照新政府會計制度要求，對于符合政府會計基本準(zhǔn)則負(fù)債定義的義務(wù)，應(yīng)確認(rèn)為負(fù)債。但在實際工作中，往往沒有對合同已履行形成的支出進(jìn)行確認(rèn)，容易造成財務(wù)風(fēng)險。例如，采購合同中貨物已驗收并辦理入庫手續(xù)，但由于經(jīng)辦人的原因沒有及時辦理付款審批手續(xù)，導(dǎo)致沒有及時確認(rèn)應(yīng)付債務(wù)，容易產(chǎn)生違約責(zé)任，也無法真正揭示財務(wù)風(fēng)險。

（六）合同信息化管理程度不高

根據(jù)財政部內(nèi)部控制建設(shè)要求，高校應(yīng)建設(shè)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)。目前，高校一般都建有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、財務(wù)收支系統(tǒng)，而建有合同管理系統(tǒng)的高校較少，或者即使建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，其功能往往僅包括了合同審批方面的流程，而對于合同的履行、變更、結(jié)算、歸檔及分析評估等流程沒有實行信息化管理，導(dǎo)致無法實現(xiàn)全程管控與信息共享共用。與此同時，合同信息化管理系統(tǒng)沒有與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、財務(wù)收支系統(tǒng)、采購及建設(shè)項目等系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)互通，無法實現(xiàn)以預(yù)算為來源、項目建設(shè)有效推進(jìn)、資產(chǎn)及時入賬、資金依據(jù)合同及時支付的高效合同管理模式，阻礙了合同內(nèi)控風(fēng)險的防范。此外，由于大多數(shù)高校沒有制訂各類合同標(biāo)準(zhǔn)示范文本及建立客戶信用評價庫等原因，制約了合同管理精細(xì)化、科學(xué)化水平的提高。

二、新政府會計制度下加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的對策

（一）增強(qiáng)風(fēng)險防范意識，重視經(jīng)濟(jì)合同管理

高校作為人才培養(yǎng)陣地，應(yīng)站在全面提升高校治理能力現(xiàn)代化的高度，增強(qiáng)風(fēng)險防范意識，重視并加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理。一是高校領(lǐng)導(dǎo)層要認(rèn)識到經(jīng)濟(jì)合同管理是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要內(nèi)容。高校經(jīng)濟(jì)合同管理是順利完成經(jīng)濟(jì)活動、推進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展的重要保障，要從完善頂層設(shè)計、建立考核機(jī)制、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程等層面進(jìn)一步強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同管理，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同管理與預(yù)算管理、財務(wù)收支管理、資產(chǎn)管理、采購與建設(shè)項目相對接，避免財務(wù)風(fēng)險或資金沉淀。二是要加大經(jīng)濟(jì)合同管理重要性的宣傳。要以高校內(nèi)部控制建設(shè)為契機(jī)，加大宣傳教育力度，實現(xiàn)上至校領(lǐng)導(dǎo)，下至業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，人人重視與加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理；要探索建立重大合同專項審核人才庫，對于專業(yè)性強(qiáng)、金額大、目前合同管理隊伍無法完全勝任的重大經(jīng)濟(jì)合同，從人才庫中挑選相關(guān)的專業(yè)人才，對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行共同審核把關(guān)。三是要重視經(jīng)濟(jì)合同管理人員的能力提升。要配備適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)合同管理專業(yè)人員，加大對合同管理人員的法律法規(guī)知識、檔案管理、數(shù)字化管理應(yīng)用水平等方面的專業(yè)培訓(xùn)，以及廉政意識、風(fēng)險防范意識等素質(zhì)提升，提高合同審核把控能力，確保經(jīng)濟(jì)合同合法、規(guī)范執(zhí)行。

（二）建立健全合同管理組織體系和合同管理制度

1.建立統(tǒng)一管理、權(quán)責(zé)明晰的合同管理組織體系。高校應(yīng)根據(jù)內(nèi)控要求，結(jié)合部門職責(zé)分工具體實際，建立由校領(lǐng)導(dǎo)任組長的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員由財務(wù)、審計、技術(shù)、招投標(biāo)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門負(fù)責(zé)人及法律顧問組成。下設(shè)辦公室，由設(shè)立法律事務(wù)辦的日常辦事部門或行政辦公部門歸口負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的日常管理工作，明確經(jīng)濟(jì)合同歸口管理部門與經(jīng)濟(jì)合同分類主辦部門、經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)審核部門的職責(zé)權(quán)限，確保不相容崗位相互分離，保障經(jīng)濟(jì)合同管理的集中性、有效性和科學(xué)性。

2.實施分級分類管理，明確授權(quán)審批權(quán)限。高校應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)的實際，對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行分級分類管理。區(qū)分收款合同與付款合同進(jìn)行分類。對于收款合同，應(yīng)明確落實合同的具體催收部門，合同收款時間和收款金額，可以考慮按各催收部門進(jìn)行分類并連續(xù)編號，方便合同的催收，做到應(yīng)收盡收。對于付款合同，結(jié)合學(xué)校原有已簽訂的合同進(jìn)行疏理，按照業(yè)務(wù)的實質(zhì)內(nèi)容，分為基本建設(shè)合同、采購合同、科研合同、租賃合同等進(jìn)行合理分類并連續(xù)編號。與此同時，要結(jié)合學(xué)校集體議事規(guī)則等決策依據(jù)，明確合同的授權(quán)審批和簽署權(quán)限，按合同的重要程度及合同約定的金額大小等因素，實行分級管理，由不同管理權(quán)限的管理人員分級審批，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)審批或越權(quán)審批，給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險。

3.建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理制度體系。為推進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同管理的精細(xì)化、規(guī)范化和科學(xué)化，高校應(yīng)進(jìn)一步建立健全合同管理制度體系。一是要建立資信調(diào)查和信用管理制度。對學(xué)校影響較大的重大經(jīng)濟(jì)合同，在簽訂合同前，應(yīng)對簽約方的資質(zhì)、信用情況及履約水平進(jìn)行全面的調(diào)查。對已與學(xué)校發(fā)生合作關(guān)系的合同簽約方形成履約情況及信用情況登記表，制訂信用評價指標(biāo)，建立不良記錄單位名冊，限制或禁止不良記錄單位參與學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動，管好簽約對象的入口關(guān)，提早防范風(fēng)險。二是要建立合同糾紛管理制度。制度應(yīng)明確當(dāng)履行合同過程中發(fā)生糾紛時相關(guān)責(zé)任部門和人員應(yīng)及時報告，明確參與糾紛協(xié)商小組成員組成人員，需經(jīng)過授權(quán)審批并按規(guī)定權(quán)限和程序辦理。三是建立合同歸檔評估方面制度。對已履行完畢經(jīng)濟(jì)合同及時辦理歸檔，建立合同履行情況定期評估分析機(jī)制，定期對合同管理全過程進(jìn)行分析，歸納整理已發(fā)生的合同風(fēng)險，針對存在的風(fēng)險提出防范措施，并對制度加以改進(jìn)。四是建立合同管理考核機(jī)制。通過建立經(jīng)濟(jì)合同管理考核評價體系，定期對合同管理履職情況進(jìn)行分析評價，將評價結(jié)果與職稱評聘、崗位競聘與績效工資分配相掛鉤，以提高合同管理工作的效率和效果。此外，還要建立合同授權(quán)審批制度、合同專用章管理制度、合同審核檢查制度和合同訂立審簽制度等。

4.實行經(jīng)濟(jì)合同全流程控制。高校應(yīng)實行經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)全流程控制，包括合同策劃、調(diào)查、談判等的前期準(zhǔn)備控制，合同文本擬訂、審核、簽署等的訂立控制，合同履行、結(jié)算、糾紛處理、變更等的合同執(zhí)行控制，合同登記、保管、歸檔、評估等的合同后續(xù)管理控制。同時要制作辦理合同各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的流程圖，設(shè)計辦理業(yè)務(wù)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所需的表證，并做出詳細(xì)說明，以確保合同管理全過程的正常運(yùn)行和有效控制。

（三）建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確保合同履行與結(jié)算有機(jī)銜接

高校應(yīng)建立合同主辦部門、財務(wù)部門與歸口管理部門之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實現(xiàn)合同管理與建設(shè)及采購項目、預(yù)算和收支管理相結(jié)合，確保有預(yù)算項目資金的合同履行后及時收付款，合同履行與結(jié)算有機(jī)銜接。對于有關(guān)收入類經(jīng)濟(jì)合同，主辦部門主動催收，財務(wù)部門及時提醒并協(xié)助主辦部門做好各類應(yīng)收款項的收繳工作，歸口管理部門定期關(guān)注收款情況，相互溝通及時反饋，確保及時全額收款。對于支出類經(jīng)濟(jì)合同的應(yīng)付合同款，主辦部門辦理相關(guān)驗收及付款手續(xù)，財務(wù)部門在履行必要的財務(wù)審批手續(xù)后，按約定付款，并從立項預(yù)算經(jīng)費(fèi)予以列支。歸口管理部門及時收集付款合同履約情況，及時反饋溝通，避免違約造成的財務(wù)風(fēng)險。

（四）按權(quán)責(zé)發(fā)生制及時全面確認(rèn)合同收入與合同應(yīng)付款

高校應(yīng)嚴(yán)格按照新政府會計制度的規(guī)定，采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算，對符合確認(rèn)條件的合同收入在收款日期確認(rèn)為應(yīng)收債權(quán)，以簽訂已生效的合同及發(fā)票作為原始憑證確認(rèn)債權(quán)及合同收入，不用考慮是否已收到款項，做到應(yīng)收盡收；待實際收到款項時，再沖減應(yīng)收債權(quán)。對于符合負(fù)債條件的各類合同應(yīng)付款，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制及時確認(rèn)為合同應(yīng)付款，特別是對于采購合同中貨物已驗收并辦理入庫手續(xù)等業(yè)務(wù)，應(yīng)及時確認(rèn)相關(guān)資產(chǎn)及相應(yīng)應(yīng)付債務(wù)，以便反映真實的資產(chǎn)負(fù)債情況，合理安排資金，避免財務(wù)風(fēng)險。為了確保及時全面的確認(rèn)合同收入與合同應(yīng)付款，高?？赏ㄟ^以下途徑來落實。

1.經(jīng)濟(jì)合同簽訂時相關(guān)部門履行會簽程序。高校經(jīng)濟(jì)合同簽訂時，合同主辦部門、合同歸口管理部門、財務(wù)部門等合同管理相關(guān)部門應(yīng)實行會簽程序，以落實合同管理相關(guān)部門及具體人員應(yīng)履行的合同職責(zé)，包括合同歸口管理部門對經(jīng)濟(jì)合同的統(tǒng)一編號，統(tǒng)籌經(jīng)濟(jì)合同的履行、變更及歸檔等工作；合同主辦部門的催收和辦理付款審批責(zé)任，并與合同歸口管理部門及財務(wù)部門及時溝通反饋責(zé)任；財務(wù)部門及時全面確認(rèn)合同收入和合同應(yīng)付款核算責(zé)任。通過制訂合同履行情況明細(xì)表來落實，明細(xì)表應(yīng)包括合同編號、合同履行主辦部門和責(zé)任人、應(yīng)履行時間節(jié)點及具體金額、實際履行時間節(jié)點及具體金額、合同是否變更及終止、合同履行情況等內(nèi)容，實行一合同一記錄，由合同歸口管理部門負(fù)責(zé)歸集，合同主辦部門及財務(wù)部門等相關(guān)部門共享信息的管理模式。

2.合同履行時溝通反饋機(jī)制。合同主辦部門對于收款合同應(yīng)在合同履行日之前對合同履行人發(fā)出催款通知書，并將催款通知書等相關(guān)材料送達(dá)財務(wù)部門，財務(wù)部門按合同約定收款日期開具收款發(fā)票，以合同、催款通知書及收款發(fā)票作為原始憑證，按權(quán)責(zé)發(fā)生制核算規(guī)定及時確認(rèn)合同收入及相關(guān)債權(quán)，具體收到合同款時及時反饋到合同主辦部門及合同歸口管理部門。合同主辦部門對于付款合同應(yīng)在合同履行完成后及時辦理付款審批相關(guān)手續(xù)，并將經(jīng)審批后付款申請等相關(guān)材料送達(dá)財務(wù)部門，財務(wù)部門對符合負(fù)債條件的及時確認(rèn)合同應(yīng)付款及相關(guān)債務(wù)，及時安排資金支付，并將支付合同款的情況及時反饋到合同主辦部門及合同歸口管理部門。

（五）建立合同管理信息系統(tǒng)

為提高合同管理的質(zhì)量與效率，高校應(yīng)根據(jù)教育部提出的建設(shè)數(shù)字化校園的總體要求，以內(nèi)部控制信息化互聯(lián)互通一體化平臺建設(shè)為最終目標(biāo)，建立和完善經(jīng)濟(jì)合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理系統(tǒng)與預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、采購及建設(shè)項目對接，以滿足合同履行管理、全程監(jiān)控、動態(tài)管理、合同電子化歸檔、信息共享等日常信息化管理需要，以利于財務(wù)部門做到按權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行賬務(wù)處理，確保新政府會計制度的順利實施。與此同時，在合同精細(xì)化管理方面，要結(jié)合高校的實際情況，對已簽訂并履行完畢且沒有糾紛的合同進(jìn)行整理和疏理，在法律顧問或法律工作者的審核把關(guān)下，制訂各類合同標(biāo)準(zhǔn)示范文本，并提示簽訂各類合同應(yīng)注意事項及風(fēng)險，將各類合同標(biāo)準(zhǔn)示范文本上傳至合同管理信息系統(tǒng)，形成各類合同標(biāo)準(zhǔn)示范文本庫，提前防范合同風(fēng)險；在合同數(shù)據(jù)分析利用方面，要根據(jù)現(xiàn)有已簽訂并履行完畢的各類合同，設(shè)置包含客戶名稱、履行合同內(nèi)容、合同金額、合同期限、履約情況、合同是否變更等內(nèi)容的客戶評價相關(guān)表格，及時評價與記錄已簽客戶的信用情況，以便于在簽訂新合同時，利用已建立的客戶評價庫，提早了解客戶的信用情況，采取必要的防范措施，避免合同違約風(fēng)險。