高校財務(wù)全程線上報銷實施方略

嚴(yán)曉利（河海大學(xué)財務(wù)處 江蘇南京 210098）

一、引言

2015年,李克強總理在政府工作報告中首次提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃?；ヂ?lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)正改變著人們的生活和工作方式，也給高校財務(wù)管理帶來了新的契機，高校應(yīng)該抓住機遇，積極借助先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)解決財務(wù)管理過程中存在的問題。

《國務(wù)院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)[2018]25號）指出“加快建立健全學(xué)術(shù)助理和財務(wù)助理制度，允許通過購買財會等專業(yè)服務(wù)，把科研人員從報表、報銷等具體事務(wù)中解脫出來”。該通知為我國高校在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式，優(yōu)化財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)，為高校科研及教學(xué)人員提供更便捷的服務(wù)、節(jié)省其花在財務(wù)報銷上的時間和精力等方面的問題提供了解決思路。

2018年11月，財政部頒布《關(guān)于全面推開財政電子票據(jù)管理改革的通知》（財綜[2018]62號），標(biāo)志著我國全面開展財政電子票據(jù)改革工作。同年12月，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室、財政部聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于擴大預(yù)算單位差旅電子憑證網(wǎng)上報銷改革試點工作范圍的通知》。與此同時，財政部在部門范圍內(nèi)全面開展預(yù)算單位差旅電子憑證網(wǎng)上報銷改革試點工作，此項改革是“依托財政國庫集中支付電子化管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)資源，通過構(gòu)建網(wǎng)上報銷平臺，可實現(xiàn)公務(wù)人員從差旅申請到交通工具、住宿預(yù)訂、財務(wù)報銷、會計記賬、會計檔案電子存儲的全流程信息化管理改革”。預(yù)算單位差旅電子憑證網(wǎng)上報銷改革試點工作為高校如何優(yōu)化財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票、電子收據(jù)及電子合同等電子憑證的全流程信息化核算指明了方向，同時也給高校帶來了啟示。

二、高校財務(wù)網(wǎng)上報銷工作發(fā)展現(xiàn)狀

在信息化程度日益提升的大背景下，高校財務(wù)管理工作正在向信息化、智能化方向發(fā)展。伴隨著高等教育改革，高校資金來源日益趨于多元化和復(fù)雜化，高校財務(wù)管理需要創(chuàng)新思路提升效率。財務(wù)報銷作為高校財務(wù)管理與服務(wù)中最基礎(chǔ)、最重要的工作，報銷手續(xù)繁瑣、報銷效率不高、信息傳遞不暢等問題日益突出。為解決日益突出的財務(wù)報銷問題，一些高校不斷創(chuàng)新財務(wù)管理理念，緊抓信息技術(shù)提升的契機，積極與財務(wù)軟件開發(fā)商溝通，結(jié)合高校的財務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和財務(wù)環(huán)境，開展財務(wù)網(wǎng)上報銷改革試點工作，推出了財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺，在試運行期間保留部分傳統(tǒng)報銷窗口，待網(wǎng)報系統(tǒng)穩(wěn)定運行一段時間后全面推行網(wǎng)上報銷。

從目前實踐情況來看，高校的財務(wù)網(wǎng)上報銷還處于發(fā)展的初級階段，在許多環(huán)節(jié)仍然要靠人工進行線下操作，尚未能實現(xiàn)全程線上報銷。為此，高校要積極響應(yīng)國家“放管服”號召，在遵守國家相關(guān)財會法律法規(guī)的前提下，以各種信息化手段來不斷完善網(wǎng)上報銷的相關(guān)環(huán)節(jié)，既要從人性化的角度出發(fā)，又要從精簡高效、提升服務(wù)的角度創(chuàng)新思維，進一步優(yōu)化高校財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)，以實現(xiàn)全程線上報銷的目標(biāo)。

三、H高校財務(wù)網(wǎng)上報賬的發(fā)展及具體流程

為順應(yīng)國家推動高校信息化和數(shù)字化建設(shè)工作發(fā)展的大趨勢，進一步提升高校財務(wù)管理信息化水平，有效解決報銷難問題，為廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、安全的財務(wù)報銷服務(wù)，2018年11月，H高校財務(wù)部門啟動了網(wǎng)上報賬系統(tǒng)試點運行工作，在很大程度上節(jié)約了科研教學(xué)人員等待報銷的時間，緩解了高校業(yè)務(wù)忙與報銷難的矛盾，師生反映良好。在網(wǎng)上報賬試運行期間，H高校財務(wù)主動對接校內(nèi)各單位，采取上門培訓(xùn)的方式，在全校范圍內(nèi)分期分批開展網(wǎng)上報賬系統(tǒng)操作培訓(xùn)、財務(wù)政策宣講等工作，以便師生盡快掌握財務(wù)政策及網(wǎng)上報銷的方法技能。2019年6月，H高校正式全面實施網(wǎng)上報賬，標(biāo)志著H高校財務(wù)工作正式進入信息化發(fā)展的快車道。

H高?，F(xiàn)階段的網(wǎng)上報賬流程如下：報銷經(jīng)辦人員登錄高校財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)，選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型，逐條錄入報銷信息，內(nèi)容包括發(fā)票金額、發(fā)票張數(shù)、公務(wù)卡刷卡信息等，確認(rèn)成功后打印系統(tǒng)生成的網(wǎng)報預(yù)約單，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人在紙質(zhì)網(wǎng)報預(yù)約單上簽字審批（大額還需財務(wù)處長或分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字審批），再帶上紙質(zhì)發(fā)票（電子發(fā)票需事先打印）、刷卡單（電子支付憑證需事先打?。┖鸵呀?jīng)簽字審批的網(wǎng)報預(yù)約單至財務(wù)處接單室交給初審人員，初審人員當(dāng)場初審無誤后收下此套報銷材料，后通過分單系統(tǒng)將此報銷單號推送給二審人員，二審人員收到人工流轉(zhuǎn)過來的此套報銷材料后進行全面審核、提取網(wǎng)報信息記賬、打印記賬憑證，復(fù)核人員對該記賬憑證復(fù)核無誤后，在財務(wù)系統(tǒng)里點“復(fù)核確認(rèn)”并在紙質(zhì)記賬憑證上蓋章確認(rèn)，資金中心出納人員在銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)中能實時收到已復(fù)核的記賬憑證中需要支付的信息，同時紙質(zhì)記賬憑證經(jīng)人工流轉(zhuǎn)至資金中心，出納在網(wǎng)銀系統(tǒng)發(fā)出付款請求并提請資金中心復(fù)核人員進行付款復(fù)核，復(fù)核員確認(rèn)同意支付后，出納通過網(wǎng)銀向銀行發(fā)出支付指令，并打印出支付指令成功的單據(jù)附在紙質(zhì)記賬憑證后，銀行收到付款指令后按要求付款，銀行付款成功的紙質(zhì)業(yè)務(wù)回單一般在次日由銀行集中打印出來交給財務(wù)資金中心附在憑證之后。

四、尚未實現(xiàn)線上操作的網(wǎng)報環(huán)節(jié)剖析

從以上對H高校現(xiàn)階段網(wǎng)報流程的詳細(xì)描述中不難看出，H高校網(wǎng)報尚處在“預(yù)約投遞式+人工紙上審簽+電子發(fā)票紙質(zhì)化”的半自動化水平，它初步實現(xiàn)了報銷人員可隨時登陸網(wǎng)上填錄報銷信息、會計人員可取用報銷人已填錄信息來簡化記賬、出納通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上支付、項目經(jīng)費的預(yù)算控制數(shù)提前錄入財務(wù)系統(tǒng)來進行支出預(yù)算控制。相比實行網(wǎng)報之前的傳統(tǒng)柜臺排隊報銷方式，現(xiàn)階段的半自動化網(wǎng)報方式節(jié)省了師生報銷等候時間、提升了財務(wù)報銷效率、實現(xiàn)了財務(wù)支付瞬間到賬、突破了手動查看預(yù)算控制支出的局限。但是，現(xiàn)階段高校財務(wù)網(wǎng)報在如下幾個重要環(huán)節(jié)尚未實現(xiàn)線上操作功能：

1.辦理網(wǎng)報之前，經(jīng)辦人要事先取得所辦業(yè)務(wù)相關(guān)的原始紙質(zhì)票據(jù)。由于現(xiàn)在購買商品或服務(wù)不再是單一的柜面現(xiàn)場辦理方式，對應(yīng)的紙質(zhì)票據(jù)常常不能一手交錢一手交“貨”，只能滯后通過郵寄方式或人工取得，這就導(dǎo)致相關(guān)報銷、付款等財務(wù)流程因紙質(zhì)票據(jù)還未到手而不能及時辦理，從而制約了網(wǎng)上報賬所應(yīng)發(fā)揮的不受時間限制的實時功能。

2.隨著電子商務(wù)的發(fā)展以及國家政策的支持，電子票據(jù)因具有實時性、交互性、低成本、易存儲等優(yōu)點而越發(fā)普及。但現(xiàn)階段，經(jīng)辦人在對電子票據(jù)進行網(wǎng)報時，要事先逐張將其打印出來，并在電子票據(jù)紙質(zhì)件上手簽“本人承諾只報銷一次”并簽名。目前的這種報銷方式既與電子票據(jù)的無紙化初衷相悖，還給個別人提供了重復(fù)報銷的可乘之機，增大了財務(wù)風(fēng)險。

3.報銷經(jīng)辦人打印好預(yù)約報銷單后需經(jīng)單位或項目負(fù)責(zé)人簽字審批。能否及時完成簽字審批，受負(fù)責(zé)人是否出差、是否正在開會不便接待等各種因素的制約，對于涉及多環(huán)節(jié)審批簽字的情況更是如此。這種簽字審批方式不僅可能會讓經(jīng)辦人來回奔波耗時耗力，還可能導(dǎo)致相應(yīng)的正常報銷流程停滯，影響后續(xù)工作的正常開展。負(fù)責(zé)人紙質(zhì)審簽的滯后現(xiàn)狀嚴(yán)重制約了網(wǎng)上報賬所應(yīng)發(fā)揮的跨時空的優(yōu)越性。

4.在報銷經(jīng)辦人準(zhǔn)備好報銷材料并成功取得簽字審批后，成套紙質(zhì)報銷材料仍需人工投遞至財務(wù)接單處。經(jīng)辦人已完成一系列前期工作，僅需投遞資料該項業(yè)務(wù)就可進入財務(wù)處理程序，但這容易受經(jīng)辦人所在時間、空間的影響而無法做到實時化和高效化。

高校財務(wù)網(wǎng)報流程中上述環(huán)節(jié)尚未能實現(xiàn)線上操作，使現(xiàn)階段網(wǎng)上報賬不能充分發(fā)揮其高效、便捷的作用，也制約著高校財務(wù)工作效率和財務(wù)服務(wù)品質(zhì)的提升。如果能夠克服障礙，在這幾個環(huán)節(jié)分別找到易于線上辦理的解決方案，就能實現(xiàn)高校財務(wù)網(wǎng)報的全程線上操作，大大提高工作效率和服務(wù)品質(zhì)。

五、高校財務(wù)全程線上報銷實施方案及可行性分析

針對現(xiàn)階段高校財務(wù)網(wǎng)報在上述環(huán)節(jié)尚未能實現(xiàn)線上操作的問題，可以通過開通高校財務(wù)APP、增加相應(yīng)的功能模塊來完善現(xiàn)有高校財務(wù)平臺應(yīng)用、引入最新的電子票據(jù)認(rèn)證識別系統(tǒng)和電子簽名技術(shù)等方案來解決，這些解決方案無論從政策導(dǎo)向還是技術(shù)成熟度上來說均具有很高的可行性。

（一）開發(fā)高校財務(wù)APP，為廣大師生提供更便捷的服務(wù)。部分高校已動手開發(fā)自己的財務(wù)APP，有的已經(jīng)完成并投入使用。高校財務(wù)需將財務(wù)平臺從電腦端擴大到個人移動終端（如手機）上，只有這樣，師生才能真正實現(xiàn)隨時隨地登陸高校網(wǎng)報系統(tǒng)進行操作。開發(fā)高校財務(wù)APP，一般需要開發(fā)蘋果系統(tǒng)和安卓系統(tǒng)兩個版本，供使用者選擇下載。報銷人通過電腦端或個人移動終端隨時隨地登陸高校網(wǎng)上財務(wù)平臺，進入網(wǎng)上報銷模塊，分紙質(zhì)票據(jù)、電子票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)圖片預(yù)先報銷三個報銷端口。根據(jù)需要選擇端口進入，填錄報銷信息。紙質(zhì)票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)圖片預(yù)先報銷都需要上傳紙質(zhì)票據(jù)的圖片作為電子附件，填錄好的預(yù)約報銷單和上傳的電子附件按單號打包好，在線推送給審簽人，線上審簽通過后該套報銷的電子材料直接進入財務(wù)在線接單初審，電子票據(jù)在初審無誤后可直接進入二審、復(fù)核及付款程序；紙質(zhì)票據(jù)報銷則需相應(yīng)的實體紙質(zhì)票據(jù)完整送達財務(wù)后才能進入二審、復(fù)核及付款。以后在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，紙質(zhì)票據(jù)和電子票據(jù)會共同存在，且電子票據(jù)會愈發(fā)普及，采取增加電子票據(jù)直報端的解決方案能大大提升電子票據(jù)的審核效率。

（二）為了順應(yīng)電子票據(jù)日益普遍的趨勢，可開發(fā)高校財務(wù)電子票據(jù)無紙化報銷端口。2019年5月22日天津大學(xué)的財務(wù)核算系統(tǒng)經(jīng)過升級改造，既能夠?qū)Ρ拘ｉ_具的財政電子票據(jù)入賬，又能夠?qū)耐鈫挝猾@取的電子票據(jù)入賬，實現(xiàn)了高校財政電子票據(jù)入賬試點工作的落地，這對高校成功引入電子票據(jù)認(rèn)證識別系統(tǒng)、實現(xiàn)電子票據(jù)無紙化線上直報具有很強的借鑒作用。另外，鑒于紙質(zhì)票據(jù)不會在短時間內(nèi)消失，高校財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)在以后很長的時間內(nèi)必須要同時具備紙質(zhì)報銷端口和電子票據(jù)直報端口。在高校財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)開放電子票據(jù)無紙化直報端口，需要引入電子票據(jù)認(rèn)證識別系統(tǒng)，直接與國稅系統(tǒng)對接，在接收電子票據(jù)的同時對其真?zhèn)魏托畔⑦M行查驗，對于虛假的電子發(fā)票和已經(jīng)報銷過的電子發(fā)票，認(rèn)證識別系統(tǒng)不予通過并提示原因。電子票據(jù)認(rèn)證識別系統(tǒng)能自動核對發(fā)票抬頭、納稅人識別號、發(fā)票金額、日期及摘要等，可減少財務(wù)人員逐一核對的工作量。

（三）為解決報銷中“簽字難”的問題，可將電子簽名系統(tǒng)的功能引入高校財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)在線實時簽批。項目或單位負(fù)責(zé)人通過手機APP或電腦登錄“在線審簽”模塊，對報銷人提交的業(yè)務(wù)進行在線審簽，無需面對面審簽，可以不受開會、外出等因素的限制，節(jié)省了報銷人所消耗的時間，并能及時改正報銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題，避免找錯人、簽錯字、材料不齊等情況的出現(xiàn)。目前，一些行業(yè)如銀行等金融業(yè)已經(jīng)成功借助電子簽名的便利，實現(xiàn)了無紙化辦公。因此，在高校財務(wù)平臺引入電子簽名系統(tǒng)功能、增加在線審簽?zāi)K從而實現(xiàn)線上無紙化審簽具有高度的可行性。

（四）在高校推廣財務(wù)助理制度并在院、系及科研等部門配備相應(yīng)的財務(wù)助理，在財務(wù)平臺中增加財務(wù)助理模塊。這既是貫徹國發(fā)[2018]25號文件精神，也是高校落實“放管服”的重要舉措。配備財務(wù)助理并增加財務(wù)助理模塊的必要性和可行性都毋庸置疑。財務(wù)助理可為教學(xué)科研人員提供財務(wù)咨詢、正確指引、協(xié)助填報網(wǎng)報單和及時傳遞報銷材料等，在高校財務(wù)和教學(xué)科研人員之間搭建起了一座溝通的橋梁。對于紙質(zhì)票據(jù)的報銷，報銷人完成了填錄、上傳圖片并經(jīng)負(fù)責(zé)人審簽后，可以在線直接推送網(wǎng)報預(yù)約單及電子附件至在線財務(wù)初審，同時在線向已配備的財務(wù)助理發(fā)出傳送紙質(zhì)票據(jù)至財務(wù)的即時請求或預(yù)約請求，待財務(wù)助理將紙質(zhì)材料送達后，報銷即可進入后續(xù)的二審、復(fù)核、付款流程。

六、高校全程線上報銷實現(xiàn)前后財務(wù)平臺對比

（一）現(xiàn)階段高校網(wǎng)上報賬財務(wù)平臺。現(xiàn)階段高校網(wǎng)上報賬財務(wù)平臺主要由財務(wù)查詢、網(wǎng)上報賬和個人收入申報三個一級模塊構(gòu)成，網(wǎng)上報賬只能接受紙質(zhì)票據(jù)（含電子票據(jù)紙質(zhì)打印件），即網(wǎng)上報賬模塊下面只有紙質(zhì)票據(jù)報銷這一個二級模塊（見圖1）。

圖1 現(xiàn)階段高校網(wǎng)上報賬財務(wù)平臺

（二）高校實現(xiàn)全程線上報銷財務(wù)平臺（見圖2）。高校財務(wù)實現(xiàn)全程線上報銷財務(wù)平臺在原有財務(wù)平臺中增加在線審簽和財務(wù)助理兩個一級模塊。在線審簽?zāi)K是通過引入電子簽名技術(shù)來解決在線審批問題；財務(wù)助理模塊是事先在全校范圍內(nèi)推行財務(wù)助理制度并在各院系、部門及科研團隊配備專門的財務(wù)助理人員，以及時解決財務(wù)咨詢問題、協(xié)助辦理網(wǎng)報事宜和投遞網(wǎng)報資料等。高校財務(wù)實現(xiàn)全程線上報銷財務(wù)平臺將原網(wǎng)上報賬模塊功能擴充、升級成網(wǎng)上報銷模塊，并下設(shè)三個二級模塊：紙質(zhì)票據(jù)圖片文件上傳預(yù)先報銷、紙質(zhì)票據(jù)報銷和電子票據(jù)直報模塊。上傳紙質(zhì)票據(jù)圖片文件預(yù)先報銷模塊是針對特殊緊急業(yè)務(wù)的，如報銷事項已經(jīng)發(fā)生、急于報銷但又尚未取得紙質(zhì)票據(jù)，需要提前上傳票據(jù)圖片文件、填報預(yù)約報銷單并通過在線審簽后才能進入財務(wù)網(wǎng)上初審，等實體紙質(zhì)票據(jù)到達再二審、復(fù)核、付款。通過引入電子票據(jù)認(rèn)證識別功能增加電子票據(jù)直報模塊，解決電子票據(jù)紙質(zhì)化報銷方式影響電子票據(jù)普及和降低報銷效率的問題。

圖2 高校實現(xiàn)全程線上報銷財務(wù)平臺

七、結(jié)語

隨著專業(yè)技術(shù)的發(fā)展與法律建設(shè)的不斷完善,電子簽名和電子票據(jù)認(rèn)證識別會日益普及。高校通過引入電子簽名技術(shù)和電子票據(jù)認(rèn)證識別系統(tǒng)，在現(xiàn)階段高校網(wǎng)上報賬財務(wù)平臺中增加在線審簽?zāi)K和財務(wù)助理模塊，將原有的網(wǎng)上報賬模塊擴充上傳紙質(zhì)票據(jù)圖片文件預(yù)先報銷端和電子票據(jù)直報端，可以實現(xiàn)高校財務(wù)全程線上報銷，進一步提升高校財務(wù)工作效率和服務(wù)水平，為高校的發(fā)展提供保障。