探究事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展

劉世君

摘 要：基于信息化管理手段的優(yōu)勢，以及信息化管理在檔案管理中的影響，事業(yè)單位在人事檔案管理中，有效應(yīng)用信息化手段并構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)，對提高事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量和解決人事檔案管理存在的問題具有重要作用。通過對人事檔案管理工作的了解，事業(yè)單位在人事檔案管理中的問題和短板必須得到足夠的重視，必須要根據(jù)人事檔案管理工作的實(shí)際需要，制定科學(xué)的管理措施，提高事業(yè)單位人事檔案管理的整體效果，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展，確保人事檔案管理工作效果得到提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容和特點(diǎn)，加快信息化建設(shè)，并推動(dòng)人事檔案管理工作快速發(fā)展，對整個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理工作具有重要影響。在具體實(shí)施中，應(yīng)明確信息化建設(shè)的必要性，充分體現(xiàn)信息化元素，并在管理手段的針對性和管理手段的完善性方面達(dá)標(biāo)。同時(shí)，能夠按照事業(yè)單位的管理要求，分析人事檔案管理的不足，使整個(gè)人事檔案管理在實(shí)施過程中能夠達(dá)到建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。因此，加快推進(jìn)人事檔案的信息化管理手段的落地，并根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理工作的特點(diǎn)加快信息化建設(shè)，是目前關(guān)系到事業(yè)單位人事檔案管理工作有效性的關(guān)鍵。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

事業(yè)單位的人事檔案包含了員工的基本信息、員工的職級信息、員工的工作崗位特點(diǎn)內(nèi)容以及員工的薪酬體系，同時(shí)，也包括員工的技術(shù)路徑和員工的培訓(xùn)信息等內(nèi)容，是員工的綜合信息的客觀反應(yīng)。做好人事檔案管理，能夠有效梳理員工的成長路徑，抓住員工的個(gè)性特征，分析員工在成長過程中的具體表現(xiàn)，了解員工的晉升困難，提出有針對性的解決方法。因此，人事檔案管理工作在開展中，需要夯實(shí)工作基礎(chǔ)、提高檔案管理的針對性，按照檔案管理的特點(diǎn)和要求加快信息化建設(shè)進(jìn)程，使整個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理在開展中取得實(shí)效。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）事業(yè)單位人事檔案管理缺乏信息化手段

事業(yè)單位人事檔案管理在實(shí)施過程中，信息化建設(shè)是關(guān)鍵，決定了事業(yè)單位人事檔案管理是否能夠取得積極效果，但是從目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)來看，存在的突出問題在于事業(yè)單位目前的檔案管理系統(tǒng)在硬件和軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)方面相對薄弱，整個(gè)信息化基礎(chǔ)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到信息化建設(shè)要求，甚至尚不具備基本的信息化建設(shè)基礎(chǔ)，導(dǎo)致整個(gè)信息化建設(shè)工作需要投入大量的時(shí)間和精力進(jìn)行信息化基礎(chǔ)的夯實(shí)，使整個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理工作在推進(jìn)過程中，受到信息化基礎(chǔ)的影響，延長了信息化建設(shè)周期，同時(shí)也導(dǎo)致了信息系統(tǒng)在建設(shè)過程中存在明顯的短板。

（二）缺乏規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建立需要分析信息化系統(tǒng)的特征，需要明確信息化系統(tǒng)的建立標(biāo)準(zhǔn)，需要保證信息化管理系統(tǒng)在建立過程中能夠達(dá)到檔案管理要求，符合檔案管理的特征，確保檔案管理在實(shí)施過程中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，能夠解決人事檔案管理問題，但是從目前信息化管理系統(tǒng)的建立來看，存在的突出問題在于缺乏規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，在整個(gè)信息化系統(tǒng)建立過程中，所采取的系統(tǒng)建設(shè)方式缺乏規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，導(dǎo)致了整個(gè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)存在系統(tǒng)混亂、功能不突出以及系統(tǒng)運(yùn)行失誤等情況。例如，某事業(yè)單位在人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立過程中，沒有充分分析信息系統(tǒng)的特征，而是從單位的自身情況出發(fā)，所建設(shè)的人事檔案信息管理系統(tǒng)在運(yùn)行中經(jīng)常出現(xiàn)問題，導(dǎo)致人事檔案管理工作受到影響。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

人事檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，需要檔案管理人員掌握基本的工作能力和綜合素質(zhì)，能夠應(yīng)付人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，同時(shí)，在信息化管理系統(tǒng)建立過程中，需要掌握基本的信息化知識(shí)，需要熟練操作信息化管理系統(tǒng)，需要分析檔案管理工作的具體需求，通過信息化手段的方式提高檔案管理效果。但是從目前事業(yè)單位人事檔案管理人員的基本素質(zhì)來看，距離操作信息化管理系統(tǒng)有不小的差距。例如，某事業(yè)單位從事人事檔案管理工作的人員年齡偏大，平均年齡超過了45周歲，在知識(shí)結(jié)構(gòu)基本能力方面有所欠缺，無法掌握信息化管理系統(tǒng)的操作要點(diǎn)，在信息化管理系統(tǒng)操作過程中存在較大的問題。因此，如何提高事業(yè)單位人事檔案管理人員的基本素質(zhì)，如何推動(dòng)信息化系統(tǒng)的建立，對整個(gè)事業(yè)單位人事檔案信息化管理具有重要影響。

（四）事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)資金投入少

事業(yè)單位的人事檔案信息化建設(shè)普遍存在資金投入不足的問題，因資金審批問題導(dǎo)致投入資金過少，雖然認(rèn)識(shí)到了信息化系統(tǒng)的重要性，以及信息化系統(tǒng)對人事檔案管理的重要影響，但是在實(shí)際的資金投入方面受到資金審批流程、資金規(guī)?？刂埔约百Y金的來源渠道等因素的影響，導(dǎo)致了事業(yè)單位在人事檔案信息化建設(shè)中，所能支配的資金相對較少。例如，某事業(yè)單位對于人事檔案管理工作所投入的資金，僅僅包括員工的工資和基本設(shè)施的維護(hù)，沒有多余的資金投入到信息化系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中，導(dǎo)致了信息化系統(tǒng)在建設(shè)過程中，因缺乏必要的資金支持，影響信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量，不利于信息化系統(tǒng)的建設(shè)和推進(jìn)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化管理對策

（一）做好硬件和軟件系統(tǒng)的構(gòu)建

事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，硬件和軟件系統(tǒng)的構(gòu)建是重點(diǎn)內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)圍繞著人事檔案管理的必然需求和信息化檔案系統(tǒng)的具體建設(shè)要求，對現(xiàn)有的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的基本情況進(jìn)行摸底調(diào)查，并采取有針對性的建設(shè)措施。從硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)這兩個(gè)方面入手，使整個(gè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)在建設(shè)過程中，能夠彌補(bǔ)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的不足，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)存在的問題，并采取有針對性的措施予以解決。通過硬件系統(tǒng)的方式和軟件系統(tǒng)的優(yōu)化，使整個(gè)信息化系統(tǒng)在建設(shè)過程中能夠達(dá)到建設(shè)目標(biāo)。

（二）明確人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

按照人事檔案信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，需要建立科學(xué)的信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)信息化系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)按照信息化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)流程與操作，同時(shí)根據(jù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)特點(diǎn)和信息化系統(tǒng)的建設(shè)要求，推進(jìn)信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作，使整個(gè)信息化系統(tǒng)在建設(shè)過程中技能符合標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)建設(shè)流程，同時(shí)也能滿足人事檔案管理的具體要求，使整個(gè)人事檔案在管理過程中能夠達(dá)到管理目標(biāo)，能夠解決管理問題，能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案管理工作的有效支持。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

基于信息化系統(tǒng)的先進(jìn)性，以及信息化系統(tǒng)產(chǎn)生的積極影響，了解人事檔案管理的特點(diǎn)，并加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng)至關(guān)重要。應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息化建設(shè)的特點(diǎn)和信息化建設(shè)的具體要求，采取專項(xiàng)培訓(xùn)的方式，提高人事檔案管理人員的整體能力，使人事檔案管理人員在操作能力方面得到加強(qiáng)，能夠具備基本的能力和素質(zhì)，能夠滿足工作要求。

（四）增加信息化建設(shè)資金投入

基于信息化系統(tǒng)的重要性，以及信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，在信息化系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)圍繞著人事檔案管理的實(shí)際要求，積極推進(jìn)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)做好資金投入，協(xié)調(diào)事業(yè)單位的保障資金和人事檔案管理資金，通過加強(qiáng)資金審批，提高資金的審批效果和保證資金批復(fù)及時(shí)到位等方式，確保信息化系統(tǒng)在建設(shè)過程中能夠達(dá)到資金投入要求。

四、結(jié)論

通過對事業(yè)單位人事檔案管理工作的分析，信息系統(tǒng)的建立至關(guān)重要，不但能夠提高人事檔案管理質(zhì)量，同時(shí)還能滿足人事檔案管理要求，使整個(gè)人事檔案管理在實(shí)施過程中，能夠在信息化建設(shè)方面取得積極成效，能夠通過信息化管理系統(tǒng)的建立，為整個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理提供有力支持，解決事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，確保人事檔案管理能夠在管理質(zhì)量和管理有效性方面得到全面提升。

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