在計(jì)算機(jī)檔案管理工作中檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

王利邦

【摘 ?要】隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，信息的形式和種類也在不斷變化，傳統(tǒng)的信息檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息傳播速度。因此，我們需要對(duì)傳統(tǒng)的信息檔案管理工作進(jìn)行革新，通過數(shù)字化建設(shè)使檔案管理工作可以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需求。本文將分析計(jì)算機(jī)檔案管理工作中檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，并根據(jù)分析結(jié)果找到相應(yīng)的建設(shè)策略，希望可以提升檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展速度和有效性。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī);檔案管理;檔案數(shù)字化;現(xiàn)狀分析;建設(shè)策略

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息呈爆炸式增長，檔案的數(shù)量也在不斷增加，如果使用傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)這些數(shù)量龐大的檔案進(jìn)行管理，將會(huì)造成檔案使用效率的降低。要想適應(yīng)當(dāng)前信息發(fā)展速度，我們就要將檔案管理工作與數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行聯(lián)系，使不同形式的檔案都可以以數(shù)字化的形式被集中管理和保護(hù)，優(yōu)化檔案信息的整理與檢索方式，使相應(yīng)的操作流程可以在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)，提升檔案信息的利用效率，對(duì)資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到良好的推動(dòng)作用。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)流程

（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫

檔案包括的類型有很多，最常見的是文書類檔案，這些檔案在進(jìn)行收錄和整理時(shí)，一般比較簡單，我們需要做的便是將這個(gè)部分檔案進(jìn)行整理和歸類，放到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。對(duì)于需要進(jìn)行大量掃描的文件，在掃描的過程中，我們一定要保障掃描結(jié)果的可靠性。因此，我們要對(duì)相應(yīng)的硬件進(jìn)行升級(jí)和采購，使他們可以精準(zhǔn)掃描相應(yīng)的物品，進(jìn)而提升檔案的精確度，將整理好的檔案放到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，以便于日后的取用和查閱。

要想保障檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生良好的使用效果，我們就要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效地開發(fā)和日常維護(hù)，使數(shù)據(jù)庫可以有效保障檔案的安全，并在使用過程中產(chǎn)生便利性，從根本上保障數(shù)字檔案可以產(chǎn)生應(yīng)有的價(jià)值。

（二）建立檔案管理網(wǎng)站

在數(shù)據(jù)庫建成之后，我們就要根據(jù)數(shù)據(jù)庫的使用情況，以及管理人員的工作內(nèi)容，設(shè)計(jì)相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)站。一個(gè)高效的網(wǎng)站需要具備以下幾個(gè)特點(diǎn)，首先就是網(wǎng)站的簡潔性，簡潔的網(wǎng)站設(shè)計(jì)讓使用者可以一眼看到自己需要使用的功能鍵，并在網(wǎng)頁的引導(dǎo)下找到自己需要的檔案文件。其次就是數(shù)據(jù)處理能力，網(wǎng)站可以根據(jù)網(wǎng)站每日使用情況將數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和簡單處理，使管理人員可以根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)網(wǎng)站的功能進(jìn)行調(diào)整升級(jí)，不斷完善網(wǎng)站的功能，使網(wǎng)站變得更加人性化。

網(wǎng)站的建立與數(shù)據(jù)庫同樣重要。需要使用專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行網(wǎng)站的建設(shè)，在建設(shè)網(wǎng)站之后，我們還要定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù)，根據(jù)用戶反饋不斷調(diào)整網(wǎng)站的服務(wù)內(nèi)容，使檔案管理網(wǎng)站可以真正打破時(shí)間空間的限制，讓使用者可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)找到自己需要的檔案文件。

（三）加強(qiáng)文件的收集和積累

由于現(xiàn)在的信息呈爆炸式增長，因此，做好文件信息的篩查和整理就變得非常重要。我們要加強(qiáng)文件的收集和整理，對(duì)文件做好及時(shí)的更新工作，不斷提升數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)量，讓使用者可以看到最新的文件和相關(guān)數(shù)據(jù)。我們還要做好文件的積累，可以與其他地區(qū)的數(shù)字檔案進(jìn)行連接，做到檔案資料的線上查閱和使用，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫檔案的數(shù)量，減少檔案的重復(fù)率，提升檔案的使用效率。

（四）進(jìn)行檔案管理軟件推廣

在數(shù)字檔案建設(shè)工作完成之后，我們不能停下研究的腳步，要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)出普適性更高的檔案管理軟件，提升檔案數(shù)字化建設(shè)的速度[1]。要想讓數(shù)字檔案管理軟件的普適性獲得提升，我們就要將檔案管理軟件應(yīng)用到實(shí)際的工作中，在工作過程中記錄相應(yīng)的數(shù)據(jù)，進(jìn)而可以獲得用于優(yōu)化軟件所需的信息。我們可以在不同地區(qū)的檔案管理區(qū)域進(jìn)行檔案管理軟件的推廣工作，提升軟件用戶的基數(shù)，根據(jù)用戶的反饋情況對(duì)軟件進(jìn)行完善和修改。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)提高檔案管理工作的意義

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和歸檔，在這期間，檔案信息并不能被使用，這在很大程度上削弱了與檔案工作相關(guān)的工作效率。信息數(shù)量的提升讓我們不得不提升處理信息的速度，使用數(shù)字化檔案管理方法可以讓檔案信息變成更加詳細(xì)和便捷的數(shù)字信息，讓使用檔案的人可以快速作出決策。另外，數(shù)字化檔案也讓檔案的查詢變得更加簡單快捷，使用戶可以不用走出房間就能利用網(wǎng)絡(luò)找到需要的檔案信息，讓傳統(tǒng)的檔案管理庫成為檔案流動(dòng)的控制中心。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范

有一個(gè)完善的制度可以讓計(jì)算機(jī)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作變得更加規(guī)范化，提升數(shù)字化建設(shè)的效率，在最大的程度上避免問題的產(chǎn)生，同時(shí)也可以對(duì)參與建設(shè)的各方起到管理與約束的效果，讓計(jì)算機(jī)檔案管理工作人員可以更加專心于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作。嚴(yán)謹(jǐn)全面的規(guī)章制度還可以在檔案發(fā)生丟失或損毀時(shí)有一個(gè)公開的處理辦法，建立問責(zé)機(jī)制，幫助計(jì)算機(jī)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)變得可靠性更高，從根本上提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)的使用效果。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)能夠保護(hù)檔案原件

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人工進(jìn)行檔案的收集、整理和管理，工作量不僅大，還很難提升工作效率[2]。在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，我們就可以對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化處理，使檔案信息可以被保存在網(wǎng)絡(luò)之上，做到檔案信息的實(shí)時(shí)性。

當(dāng)原件被掃描錄入信息庫之后，我們就可以對(duì)這個(gè)檔案的信息進(jìn)行多次利用，通過數(shù)據(jù)共享可以實(shí)現(xiàn)信息的多人同時(shí)使用，在有效提升工作效率的同時(shí)，也可以保證檔案原件不在使用的過程中出現(xiàn)損壞。將檔案信息數(shù)字化之后，我們就可以快速完成檔案的打印和整理，對(duì)于檔案中的信息，我們也可以利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行處理，很大程度上減少檔案管理人員的工作量，提升檔案管理工作的效果和效率。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)能提高檔案管理工作經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)檔案管理工作存在著資源浪費(fèi)的情況，檔案的數(shù)量越多，需要使用的管理人員就會(huì)越多，需要的工作場地變得越來越多，這就導(dǎo)致檔案管理工作的工作成本變得越來越高。數(shù)字化檔案管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息變成數(shù)字化信息，這些信息可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取和儲(chǔ)存，在很大程度上節(jié)約了保管檔案的空間和時(shí)間成本，查閱檔案的時(shí)候，效率變得更高，還可以避免檔案重復(fù)的情況，從根本上提升檔案管理工作可以產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)束語：

綜上所述，在計(jì)算機(jī)檔案管理工作中進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)是比較艱難的，需要做好長期戰(zhàn)斗的準(zhǔn)備。這項(xiàng)工作涉及到與檔案相關(guān)的各項(xiàng)內(nèi)容，需要對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升管理水平，完善管理系統(tǒng)。相關(guān)工作者一定要直面工作中產(chǎn)生的各種問題與困難，積極尋找解決問題的方法，不斷提升自身的專業(yè)水平，讓自己的管理能力更強(qiáng)，我們要充分利用計(jì)算機(jī)在處理信息數(shù)據(jù)方面的優(yōu)勢，讓計(jì)算機(jī)檔案管理可以為使用者提供更加人性化的服務(wù)，提升檔案的使用效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮雪飛.計(jì)算機(jī)檔案管理的影響因素及控制措施[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2018（05）：13.

[2]徐漢林.數(shù)字化背景下計(jì)算機(jī)檔案管理探究[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2017（10）：22.