謝暉

【摘 ?要】本文將就從“管理理念的進(jìn)步”、“病例管理模式的優(yōu)化”以及“參管職員工作效能的提升”這三個方面著眼，從機(jī)制的運(yùn)行、參與機(jī)制運(yùn)行的執(zhí)行者的角度，通過對精細(xì)化管理模式引入前、后的不同現(xiàn)狀進(jìn)行比較分析，深入闡述精細(xì)化管理對于我院病歷檔案管理水平的影響。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理;病歷管理;工作效能;責(zé)任意識;基礎(chǔ)工作數(shù)據(jù)

引言：

病歷檔案是記錄患者受到醫(yī)生診療過程的文字，其不僅闡述了患者的受診過程和所患病癥與否、程度深淺與否的結(jié)論，還是醫(yī)務(wù)工作者為患者按需復(fù)診、帶教實(shí)習(xí)生和從事專題病癥研究的重要工作資料，同時也是司法工作中涉醫(yī)案件、醫(yī)療糾紛與保險(xiǎn)理賠等的重要取證資料。近來我院發(fā)現(xiàn)，存在對病歷缺乏科學(xué)的、細(xì)致的管理，使得病歷檔案的使用容易出現(xiàn)問題。隨著當(dāng)今高速發(fā)展的數(shù)字信息技術(shù)，現(xiàn)行的病歷檔案管理模式已經(jīng)不適合現(xiàn)代醫(yī)務(wù)發(fā)展的需要，而引入更科學(xué)、源于現(xiàn)代化發(fā)展水平的頭部國家的精細(xì)化管理模式就成為了病歷管理向高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在需要。

一、管理理念的進(jìn)步

自從我院借鑒本市及其他省市兄弟單位的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并將精細(xì)化管理成套地引入日常工作之后，管理理念的進(jìn)步是顯而易見的，其中又屬從業(yè)職員們所反映出來的職業(yè)素養(yǎng)提升最為明顯。在精細(xì)化管理的總基調(diào)下，結(jié)合了標(biāo)準(zhǔn)化管理的配套措施之后，患者病歷管理各個環(huán)節(jié)的工作分工清晰、各司其職。其中，集中反映在對患者病歷首頁填報(bào)的完備程度方面，主責(zé)此項(xiàng)工作的護(hù)士或內(nèi)勤由于以往所過度負(fù)擔(dān)的病歷管理任務(wù)在新的模式中被剝離了，于是不僅在客觀上可以專注于保障病歷首頁完備，幾乎不出錯的工作成效又反作用于專職員積極主動地盡職盡責(zé)。同時，由于流程分層更加清晰，從而進(jìn)一步提升了相關(guān)職員以科學(xué)的管理思維武裝頭腦。

制度既是一家單位、一個部門、一套項(xiàng)目等實(shí)現(xiàn)有序運(yùn)行在執(zhí)行規(guī)范層面的基本保障，也是一家組織架構(gòu)完備、管理體系成熟與否的體現(xiàn)。盡管在精細(xì)化管理體系引入前，我院的日常工作秩序也未表現(xiàn)出突出的低效情況，但是如遇到醫(yī)療事故、醫(yī)患糾紛等情況時，調(diào)閱患者早期的病歷這項(xiàng)工作，總要依賴那些在此類工作中較為負(fù)責(zé)的職員個人，但往往遇到這些個人或不當(dāng)班，或已離職，或手中任務(wù)過多而無暇顧及等的情形。而精細(xì)化管理體系的引入，極大改善了這種現(xiàn)狀，基本實(shí)現(xiàn)了對職員個人就某項(xiàng)應(yīng)由團(tuán)隊(duì)完成的工作的高度依賴。同時，形成了流程固化、權(quán)責(zé)明確的有效制度的運(yùn)行。

通過精細(xì)化管理引入后一段時期的試點(diǎn)實(shí)踐，反觀先前的病歷管理相關(guān)工作，可以看到，之前的病歷管理工作之所以經(jīng)常遭到患者、患者家屬甚至醫(yī)生們的詬病，正是因?yàn)樵诓v管理中，從病歷首頁、到病歷流轉(zhuǎn)、到病歷歸檔、以及病歷跨時段調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)，都缺乏基于檔案科學(xué)管理的各項(xiàng)措施。而這些缺損的管理措施中最為核心的問題，就是管理責(zé)任落實(shí)不到位、對管理工作缺乏針對性的評價模式、管理工作中所需的信息化設(shè)備缺位的問題。經(jīng)過一段時間的精細(xì)化管理試點(diǎn)后，就病歷管理工作來看，基本做到了，病歷首頁錄入審核雙人常態(tài)化、病歷數(shù)據(jù)上云全量化、紙質(zhì)病歷歸檔標(biāo)簽化、紙質(zhì)病歷與電子病歷一一匹配等。

二、病例管理模式的優(yōu)化

重視首頁完備度。在病歷管理引入精細(xì)化管理之前，病歷的首頁登記錄入工作經(jīng)常發(fā)生缺項(xiàng)、缺頁的問題。隨著精細(xì)化管理模式的引入，對于病歷首頁不僅形成了登記、審核雙人制的工作模式開保障病歷首頁的完備性，而且基于信息化手段的操作方式，從字段層級、時間明確、字跡清晰等各個對影響病歷首頁完備度的方面都進(jìn)行了提升，確實(shí)有效地保障了病歷首頁的完備度。也從實(shí)際工作中加強(qiáng)了病歷首頁登記審核員對這項(xiàng)工作的高度重視，通過錄入員邊詢問，邊通過復(fù)接屏讓患者或患者就醫(yī)陪同人確認(rèn)的方式，確保病歷首頁信息細(xì)致完備無缺損。

做到病例無缺損。通常，患者會遇到因未及時更換病歷簿，從而導(dǎo)致新的就醫(yī)記錄無處打印，離院后患者無法閱看病歷的不便。在病歷精細(xì)化管理模式的引入下，設(shè)置了對患者及時更換病歷簿的提醒機(jī)制。這套機(jī)制的激活環(huán)節(jié)設(shè)置在了患者預(yù)約提示信息環(huán)節(jié)，即患者在預(yù)約就醫(yī)成功后，提示短信及微信中會提示患者自行檢查病歷簿是否需要更換，建議患者若發(fā)現(xiàn)現(xiàn)用病歷簿空白頁不足十張，則需自行至就近的街道服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)通過病歷簿自助更換機(jī)器或人工服務(wù)窗口進(jìn)行更換。自該機(jī)制運(yùn)行以來，根據(jù)“缺頁缺項(xiàng)數(shù)/該期間病歷檔案總數(shù)”得出的“缺頁缺項(xiàng)率”與經(jīng)過統(tǒng)計(jì)所得的上一年“缺頁缺項(xiàng)率”比較，下降了6個百分點(diǎn)，從數(shù)據(jù)上確認(rèn)了病歷精細(xì)化管理措施對病歷缺頁缺項(xiàng)的有效降低。

構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化評估。無疑地，一套管理措施實(shí)施的有效與否不僅有來自實(shí)際工作情境的直觀判斷，更重要的是有一套與之相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化評估模式。在病歷精細(xì)化管理模式引入之前，對于相關(guān)從業(yè)職員的工作績效考核往往僅限于勤務(wù)出勤率的考察、業(yè)務(wù)應(yīng)知應(yīng)會的定期考核、負(fù)有醫(yī)療事故與否情況、負(fù)有醫(yī)患糾紛與否情況等方面進(jìn)行考核與評價。然而，此類評價往往受到特定情況以及人情干預(yù)的影響而失去標(biāo)準(zhǔn)化，無法客觀地反映整體工作效能、個人職業(yè)素養(yǎng)的真實(shí)情況，極易滋生拉幫結(jié)派、貪污腐敗等影響醫(yī)院形象和破壞工作秩序的不良情況。然而，在精細(xì)化管理機(jī)制和配備的信息化設(shè)備的同步引入之后，不僅出勤率持續(xù)達(dá)到了100%，更是形成了基于“病歷首頁完備率”、“病歷缺頁缺項(xiàng)率”、“歸檔紙質(zhì)病歷與電子病歷的匹配率”等更為豐富的維度，在基于執(zhí)行模塊化機(jī)制的層面上，對相關(guān)崗位的職員進(jìn)行了更為科學(xué)合理的考核與評價。

三、參管職員工作效能的提升

眾所周知，一家單位的員工工作績效不僅是人事管理中的重要組成部分，更加體現(xiàn)著一家單位的整體工作效率是否能適應(yīng)日常管理工作的基本需要，以及是否具備向更高工作質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)。正如前文所述，在病歷精細(xì)化管理模式引入前從趨于兩極分化的工作績效考核數(shù)據(jù)上，也能看出，僅就病歷管理一項(xiàng)工作呈現(xiàn)出會管的人樣樣都會管，不會管的人始終難以獨(dú)當(dāng)一面，甚至每次的相關(guān)工作都會有這樣那樣的問題。而精細(xì)化管理模式的引入帶來的基于標(biāo)準(zhǔn)化流程的崗前培訓(xùn)，則在較大程度上協(xié)同解決了相關(guān)工作職員業(yè)務(wù)水平良莠不齊的情況，基本保證了病歷管理相關(guān)工作各環(huán)節(jié)的職員均能達(dá)到病歷首頁完備、病歷不缺頁缺項(xiàng)等的基本要求。

值得注意的是，精細(xì)化管理的另一個特點(diǎn)就是無形中對參與者進(jìn)行了類似于“時間管理”的訓(xùn)練。也就是說，在病歷精細(xì)化管理的引入下，承擔(dān)相關(guān)工作的職員從該管理模式引入前的難以把控個人任務(wù)或崗位任務(wù)的輕重緩急，從而導(dǎo)致病歷管理一定程度上的紊亂;再到依托于醫(yī)務(wù)信息一體化系統(tǒng)中的實(shí)名制任務(wù)簽單模塊，保證了醫(yī)務(wù)工作中的病歷管理任務(wù)信息化，實(shí)現(xiàn)了實(shí)名管理模式，有效降低了病歷管理中單純依靠勤務(wù)管理有可能造成某個患者病歷管理的真空化漏洞。從而進(jìn)一步加強(qiáng)了病歷管理職員的責(zé)任意識、基于時效的任務(wù)管理意識。

結(jié)束語：

根據(jù)前文所述，可見將精細(xì)化管理模式引入我院后，在病歷管理方面所產(chǎn)生的專職人員業(yè)務(wù)能力的提高是成效顯著的，這進(jìn)一步反映在涉及病歷管理失序相關(guān)因素的醫(yī)患糾紛發(fā)生率、矛盾激化率的普遍降低的情況上。由此可見，精細(xì)化管理對我院病歷檔案管理水平提升的積極影響，為了全面提升我院的醫(yī)務(wù)工作水平，將精細(xì)化管理運(yùn)用到我院的各項(xiàng)醫(yī)務(wù)工作中實(shí)屬大勢所趨。

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