解析紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要作用

張靜

摘 要：本文簡(jiǎn)明扼要地闡述了紙質(zhì)檔案的概念及特點(diǎn)，深入分析了紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，歸納總結(jié)檔案信息化管理背景下紙質(zhì)檔案的重要性，從四個(gè)方面提出了發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的對(duì)策，能夠?qū)φ蔑@紙質(zhì)檔案的重要作用提供有效參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;檔案信息化;管理;重要作用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理已經(jīng)勢(shì)不可擋。但是，在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的背景下，紙質(zhì)檔案的重要性依然不能忽視。紙質(zhì)檔案具有自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，認(rèn)真研究紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)和重要性，制定科學(xué)的對(duì)策與措施，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的重要作用，對(duì)提高檔案信息化管理建設(shè)的實(shí)效具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、紙質(zhì)檔案綜述

1.紙質(zhì)檔案的概念及特點(diǎn)

顧名思義，紙質(zhì)檔案就是以紙張為載體記錄下來(lái)的人類活動(dòng)的信息，包括信札、電報(bào)、戶籍、賬冊(cè)、契約、日記、書(shū)稿、證書(shū)、筆記和家譜等等，記錄的方式包括圖表或文字等，其目的是方便日后查閱。

紙質(zhì)檔案管理和使用比較方便，具有三個(gè)特點(diǎn)：

一是原始性，也即記錄的信息是原始憑證;

二是可靠性，也即記錄的信息一般來(lái)講都比較可靠;

三是耐久性，也即信息存儲(chǔ)介質(zhì)用起來(lái)時(shí)間較長(zhǎng)。

2.紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案從產(chǎn)生至今已經(jīng)有近兩千年的歷史，它之所以能夠有這么長(zhǎng)久的歷史生命就在于其具有電子檔案不能替代的優(yōu)勢(shì)。

其一，檔案的信息和載體具有不可分離性。這種不可分離性又稱依附性，也即紙質(zhì)檔案所記錄的信息和紙張這一載體有著穩(wěn)定的依附性，既不可分離，也難以被修改，使檔案所記錄的信息具有很大的穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案把信息和載體有效地結(jié)合在一起，使用檔案時(shí)只能通過(guò)記錄的文字或圖表來(lái)獲得信息。

其二，紙質(zhì)檔案能夠體現(xiàn)信息的原始性。紙質(zhì)檔案是用紙和筆記錄的信息，都是歷史發(fā)生的事件，里面的文字或圖表能比較清楚地表達(dá)出時(shí)間和事件的基本脈絡(luò)，能夠讓大眾認(rèn)同和信服，也容易讓人接受。此外，紙質(zhì)檔案都有專業(yè)的檔案工作人員進(jìn)行保管，具有非常高的安全性。

其三，紙質(zhì)檔案的載體具有良好的耐久性。紙質(zhì)檔案保存的時(shí)間很長(zhǎng)，加之有專業(yè)的保管人員，因此，一般不會(huì)輕易被損壞。誠(chéng)然，在保存過(guò)程中紙質(zhì)檔案也會(huì)受到氧化、水解等難題，但只要加以注意，并采取有效的針對(duì)性措施，這類問(wèn)題都能得到有效的規(guī)避，從而使紙質(zhì)檔案的壽命更長(zhǎng)。

3.紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)

在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，紙質(zhì)檔案雖然具有一定的優(yōu)勢(shì)，但隨著時(shí)間的推移和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展同樣也表現(xiàn)出自身的劣勢(shì)。

其一，紙質(zhì)檔案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪費(fèi)大。紙質(zhì)檔案的記錄、整理、歸檔和保存，不但需要大量的人力、物力，還需要很長(zhǎng)的時(shí)間，這造成了成本高、浪費(fèi)大的不良現(xiàn)象。

其二，紙質(zhì)檔案檢索量大，利用效率低下，容易造成資源浪費(fèi)。一是紙質(zhì)檔案具有獨(dú)占性，只能一人閱讀，難以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享;二是紙質(zhì)檔案檢索起來(lái)工作量很大，檢索所需要的信息比較困難，造成效率不高;三是由于紙質(zhì)檔案使用不便，很多深層次的檔案信息難以開(kāi)發(fā)和利用。

其三，紙質(zhì)檔案的收集、整理、儲(chǔ)存和管理非常不便，難以滿足社會(huì)需求。紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔比較原始，整理需要大量的人力，儲(chǔ)存需要大量的空間，管理手段也非常落后，根本就無(wú)法滿足社會(huì)快速發(fā)展的要求。

二、檔案信息化管理背景下紙質(zhì)檔案的重要性

1.紙質(zhì)實(shí)體檔案具有更高的真實(shí)性和更強(qiáng)的生命力

檔案的生命力體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一個(gè)是法律憑證，另一個(gè)是原始證據(jù)。數(shù)據(jù)化管理時(shí)代，較電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有更高的真實(shí)性和法律效力。

一是，紙質(zhì)檔案作為原始性證據(jù)，能夠?yàn)殡娮訖n案的真實(shí)性和法律效力提供有效、可靠的保證;

二是，在檔案信息化管理背景下，隨著檔案資料的深度開(kāi)發(fā)和廣泛運(yùn)用，有效保存并發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用的重要性得到進(jìn)一步提升。

2.紙質(zhì)實(shí)體檔案具有更好的穩(wěn)定性和更大的安全性

在信息化檔案管理中，電子檔案存儲(chǔ)、傳輸和利用的安全性受制于計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，因系統(tǒng)穩(wěn)定性較差，且容易受到病毒和黑客的襲擊，因此，電子信息的安全性較差，安全防護(hù)的難度較大。而紙質(zhì)檔案本身具有很好的穩(wěn)定性，且具有良好的安全管理模式和經(jīng)驗(yàn)，因此，具有更大的安全性。此外，如果電子檔案的安全性受到侵害，紙質(zhì)檔案則可以提供穩(wěn)定的安全保障。

3.紙質(zhì)實(shí)體檔案的信息保存和利用具有長(zhǎng)久性

電子檔案一般都儲(chǔ)存在光盤或磁盤中，以目前的技術(shù)條件看，保存和使用的壽命不可能太長(zhǎng)。而紙質(zhì)檔案只要冷暖適宜、干濕適度，沒(méi)有人為的破壞，一般壽命均可達(dá)千年以上，這已經(jīng)得到了現(xiàn)代考古學(xué)的證實(shí)。

4.紙質(zhì)實(shí)體檔案可確保檔案真實(shí)性

檔案生命力還是在于原始證據(jù)、法律憑證這兩個(gè)方面。對(duì)于檔案而言，要想完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)上合理應(yīng)用，自然需要先確保檔案真實(shí)性以及法律效應(yīng)這兩點(diǎn)，可是現(xiàn)如今，我國(guó)對(duì)于電子檔案法律相關(guān)內(nèi)容還尚未及時(shí)完善?？墒窃诩堎|(zhì)檔案這一方面就較為完善，所以，紙質(zhì)實(shí)體檔案真實(shí)性是毋庸置疑的。紙質(zhì)實(shí)體檔案具有“內(nèi)容原始性”以及“形式原始性”這兩個(gè)特征，因?yàn)槭菍?shí)體，所以文件資料字體、圖像、字跡自然也不能隨意更改和替換，可是信息化管理過(guò)程中檔案真實(shí)性很難確定，一些十分重要的檔案也有可能會(huì)被修改。

三、發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的對(duì)策

1.更新檔案管理觀念，樹(shù)立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的正確意識(shí)

在現(xiàn)代檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理方式正快速向信息化管理方式過(guò)渡。檔案管理人員必須及時(shí)更新觀念，從內(nèi)心上真誠(chéng)地接受檔案信息化管理這一大的發(fā)展趨勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的必然性。

一是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，盡快掌握檔案數(shù)據(jù)化管理的理論和技能，使自己成為一個(gè)復(fù)合型的檔案管理人才;

二是要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的成熟經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造性地做好傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的過(guò)渡工作，實(shí)現(xiàn)兩者的相互依存和共同發(fā)展。

2.正確地把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，為充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的作用打好思想基礎(chǔ)

在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)階段，正確地把握兩者之間的關(guān)系并不是一件容易的事情。紙質(zhì)檔案和電子檔案既有差異又有聯(lián)系，需要辯證看待。

兩者的聯(lián)系：

一是，兩者的記錄價(jià)值和作用是一樣的。不管是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，都具有檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和回溯價(jià)值，兩者記錄的都是真實(shí)發(fā)生的事件，對(duì)于檔案閱讀人來(lái)講，都具有可鑒定、可取證和可研究的價(jià)值;

二是，兩者記錄的內(nèi)容都具有傳承性質(zhì)。紙質(zhì)檔案和電子檔案雖然記錄方式不同，但是，記錄的內(nèi)容卻是相同的，是同一內(nèi)容檔案的不同建立方法，在記錄的內(nèi)容上具有傳承性;

兩者的差異：

一是，兩者記錄載體的壽命和庫(kù)房保管上存在一定的差異。電子檔案的保存壽命較短，而紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間較長(zhǎng)。電子檔案對(duì)環(huán)境的溫度、濕度和防磁性要求較高，紙質(zhì)檔案則對(duì)環(huán)境的溫度、濕度和防火防氧化有一定要求;

二是，兩者的收集和整理方法不同。紙質(zhì)檔案是對(duì)已經(jīng)存在的紙質(zhì)文件按時(shí)間、用途、類型等進(jìn)行分類和組卷，進(jìn)行編號(hào)和系統(tǒng)化的整理;而電子檔案通過(guò)光盤與磁盤對(duì)各類電子文件分門別類，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)備份;

三是，兩者利用方式不同。紙質(zhì)檔案防偽性較高，可以閱覽、復(fù)印和外借;而電子檔案使用起來(lái)更加方便，不受時(shí)間和空間的限制，效率大大提高;

四是，兩者在檢索和編目上有差異。紙質(zhì)檔案需要在文件內(nèi)的目錄上逐一編目，然后再進(jìn)行案卷目錄的編寫，其檢索是手工查找和翻閱;而電子檔案則是對(duì)磁盤上的序列號(hào)目錄進(jìn)行逐個(gè)檢索，能夠快速分類和排序，能夠全文自動(dòng)檢索;

五是，兩者的鑒定程序有差異。紙質(zhì)檔案形成后要進(jìn)行多次鑒定，也即價(jià)值鑒定、生存期鑒定和復(fù)審鑒定;而電子檔案的鑒定程序要在檔案形成之前完成，包括保存價(jià)值、保存期限和有無(wú)攜帶病毒等不安全因素;

六是，兩者在安全防護(hù)上有差異。紙質(zhì)檔案只要對(duì)紙張存放的環(huán)境進(jìn)行維護(hù)即可，而電子檔案則要防范病毒和黑客入侵等，防護(hù)技術(shù)需要不斷更新。

3.完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立兩者相統(tǒng)一的工作機(jī)制

檔案信息化管理是不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)，在目前紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，必須建立完善的標(biāo)準(zhǔn)和制度，在規(guī)范的基礎(chǔ)上把電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一起來(lái)。

一是根據(jù)實(shí)際情況和工作需要，從長(zhǎng)計(jì)議，科學(xué)確定將已有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的格式、標(biāo)準(zhǔn)和制度，盡快完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化工作;

二是要科學(xué)預(yù)測(cè)檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建一套具有前瞻性的標(biāo)準(zhǔn)、制度體系，從當(dāng)下開(kāi)始，把電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一起來(lái)，促進(jìn)兩者的合理共存、科學(xué)發(fā)展。

三是采取“雙套制”檔案保管模式，具體而言，就是對(duì)于載體不同可是內(nèi)容相同的檔案需要進(jìn)行雙套存儲(chǔ)，即使用雙套來(lái)將統(tǒng)一內(nèi)容的紙質(zhì)、電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案與電子檔案之間存在較大的差異以及各自特點(diǎn)，所以，這一管理模式的實(shí)施能夠起到良好的保管效果，有效避免出現(xiàn)重復(fù)存儲(chǔ)這一現(xiàn)象，同時(shí)，還能將兩者之間的優(yōu)勢(shì)有效融合在一起，這不僅能夠?qū)n案高效存儲(chǔ)以及檢索功能有效發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)也能真正實(shí)現(xiàn)檔案憑證價(jià)值。

除此之外，電子檔案本身就因其自身特點(diǎn)可以以副本的形式進(jìn)行異地存儲(chǔ)，這也能夠有效避免檔案數(shù)據(jù)信息受到意外的損壞。為此，檔案館在發(fā)展過(guò)程中一定要真正意識(shí)到這一管理模式的價(jià)值，結(jié)合實(shí)際情況來(lái)積極使用這一管理模式，這能有效優(yōu)化整個(gè)館藏結(jié)構(gòu)，同時(shí)，提升檔案資料保護(hù)效果和質(zhì)量。

4.充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補(bǔ)和協(xié)調(diào)發(fā)展

一是要充分利用紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)和經(jīng)驗(yàn)，科學(xué)推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)工作，構(gòu)建先進(jìn)的數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng);

二是根據(jù)現(xiàn)代檔案信息化管理的要求，進(jìn)一步改進(jìn)和完善紙質(zhì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，使紙質(zhì)檔案對(duì)電子檔案發(fā)揮更好的基礎(chǔ)作用和補(bǔ)充作用;

三是充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用，關(guān)鍵時(shí)刻給電子檔案的真實(shí)性和可靠性提供保障;

四是發(fā)揮紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性作用，為電子檔案提供可靠的安全保障。做好電子檔案的紙質(zhì)備份，對(duì)重要的電子檔案進(jìn)行紙質(zhì)管理，發(fā)揮紙質(zhì)檔案在涉密檔案管理中的作用，能夠給電子檔案提供有效的安全保障;

五是發(fā)揮紙質(zhì)檔案的實(shí)體作用，提高現(xiàn)代檔案的保存及利用價(jià)值。

紙質(zhì)檔案能夠比電子檔案保存更長(zhǎng)的時(shí)間，做好紙質(zhì)檔案的管理和保存會(huì)讓檔案的價(jià)值得到更好的體現(xiàn)。

5.積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

在現(xiàn)實(shí)生活之中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的相互轉(zhuǎn)化是十分可行的。對(duì)于電子檔案而言，可以在發(fā)展過(guò)程中借助于紙張打印的形式來(lái)向紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)換，這樣就能有效提升電子檔案直觀性，而不同檔案在這一過(guò)程中也能夠起到良好的利用效果。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，使用掃描亦或者是計(jì)算機(jī)輸入等手段，自然能夠有效轉(zhuǎn)換成為電子檔案，從而有效提升檔案管理工作效率。針對(duì)這一點(diǎn)，在發(fā)展過(guò)程中就可以基于這一點(diǎn)來(lái)做好相互轉(zhuǎn)換工作，借此來(lái)將兩者之間可以共存且十分合適的臨界點(diǎn)及時(shí)尋找出來(lái)，這樣就能更好地提升檔案管理質(zhì)量和效率。

在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的期間，需要及時(shí)借助于掃描儀亦或者是數(shù)碼相機(jī)等一系列數(shù)碼設(shè)備來(lái)進(jìn)行數(shù)字化加工，這樣自然能夠促使其向磁盤、磁帶、光盤等載體存儲(chǔ)形式而轉(zhuǎn)化。在恢復(fù)檔案材料模糊褪變字跡以及對(duì)于污損殘缺照片的時(shí)候，這一技術(shù)也能夠起到一定的恢復(fù)促進(jìn)效果，同時(shí)及時(shí)改變檔案利用孤本狀態(tài)，讓更多的人能夠參與到資源共享之中。

最后，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理真正實(shí)現(xiàn)之后，即可直接將已經(jīng)開(kāi)放的檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，這樣就能便于使用者無(wú)限期的查詢與使用，從而有效擴(kuò)大使用者檔案空間，減少原載體檔案因?yàn)轭l繁使用而造成的損害，而紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)以及使用壽命也能夠因此而得到有效提升。

6.及時(shí)改進(jìn)與調(diào)整檔案存儲(chǔ)設(shè)施

只有真正將電子檔案與紙質(zhì)檔案有效結(jié)合應(yīng)用，才能將其價(jià)值有效發(fā)揮出來(lái)。因?yàn)檫@兩者均需要依賴于物質(zhì)狀態(tài)而存在，所以，安全性以及完整性要想真正得以保障，還是離不開(kāi)一定的設(shè)施和基礎(chǔ)來(lái)作為保障，畢竟紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)信息量并不大，在長(zhǎng)時(shí)間積累的案卷之前，紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中庫(kù)房壓力不小;而電子檔案的存在則能有效改善這一問(wèn)題，因?yàn)楣獗P具有較大的信息存儲(chǔ)量，也并不需要較大的存儲(chǔ)空間，在具備基礎(chǔ)保管的條件下還能有效減輕庫(kù)房壓力，有效節(jié)約了不必要的資金。

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（作者單位：陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司）