科研單位檔案數(shù)字化建設與檔案管理策略研究

張玲

摘 要：為適應數(shù)字化技術的快速發(fā)展并不斷提升檔案管理效率，科研事業(yè)單位必須重點開展檔案數(shù)字化建設?；诖?，本文將簡單分析科研單位檔案數(shù)字化建設要點，并深入探討科研單位檔案數(shù)字化管理策略選擇，希望研究內容能夠為相關從業(yè)人士帶來一定啟發(fā)。

關鍵詞：科研單位;檔案數(shù)字化;檔案管理

一、前言

科研單位檔案數(shù)字化管理在提高經濟效益、增強工作連貫性、提升管理水平、實現(xiàn)檔案共享方面均有著不俗表現(xiàn)，由此可初步了解科研單位檔案數(shù)字化建設和管理的必要性。但結合實際調研可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化建設意識不高、數(shù)字化設備不完善、管理標準不規(guī)范等問題仍較為常見，這類問題的解決必須引起重視。

二、科研單位檔案數(shù)字化建設必要性

1.提高工作連貫性

科研單位檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展必然趨勢，同時，也是有效增強工作連貫性的重要手段。

一方面，科研單位檔案管理工作內容本就十分繁雜，需要耗費較多的時間、人力，可是，借助于數(shù)字化管理手段則能夠及時優(yōu)化檔案管理一些不必要的環(huán)節(jié)，有效縮短整個工作時長，提升檔案管理工作效率。

另一方面，傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作，在存檔之后進行查閱與使用也需要耗費過多的時間進行查找，加大了檔案管理人員工作量，可是數(shù)字化管理手段的有效應用，則能夠直接借助關鍵詞來查找，提升工作連貫性以及工作效率。

2.提高工作經濟效益

科研單位檔案數(shù)字化管理工作的順利實施，還能有效提升工作經濟效益。

一方面，傳統(tǒng)檔案管理工作需要耗費較多人力以及管理空間，所以，自然需要投入一定的資金與成本，加大了經濟效益?？墒?，數(shù)字化檔案管理則能直接利用計算機與服務器來展開工作，從而起到有效節(jié)約檔案管理時間、提升工作經濟效益的效果。

另一方面，應用傳統(tǒng)方式進行檔案管理，一旦出現(xiàn)問題，整個檔案運行管理效率均會受到影響，可是數(shù)字化檔案管理技術則不會如此，這也減少了經濟支出。

3.提升檔案管理水平

科研單位檔案管理工作在數(shù)字化實施之后，整個檔案管理工作水平也能得到有效提升。

一方面，科研單位檔案管理數(shù)量較多，而傳統(tǒng)管理模式下很容易出現(xiàn)各方面管理漏洞，可是數(shù)字化管理手段則能夠將檔案進行有效整合，借此來有效提升整個檔案管理工作準確性，提升檔案管理價值。

另一方面，信息技術不斷發(fā)展的環(huán)境下，各個行業(yè)檔案管理工作方式也明顯有所優(yōu)化，科研單位在這一背景下的檔案管理要求也有了明顯提升，而數(shù)字化檔案管理才能更好地滿足這一要求，真正有效提升檔案管理精確性、簡化檔案管理經濟效益的同時促進科研單位有效運行與發(fā)展。

三、科研單位檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.數(shù)字化管理設備有待完善

科研單位在檔案數(shù)字化管理期間，數(shù)字化管理設備不夠完善屬于較為顯著的問題之一，而數(shù)字化管理設備運行情況則會直接與管理質量緊密相關，部分科研單位若沒有按照實際需求來購置相應的數(shù)字化管理設備，檔案數(shù)字化管理期間自然也會出現(xiàn)管理效率不高等情況。

再加上現(xiàn)如今數(shù)字化技術的不斷發(fā)展，部分科研單位為了能夠有效提升整個檔案數(shù)字化管理安全性，自然需要及時進行設備優(yōu)化，可是有些科研單位對于這一項工作尚未起到足夠重視，沒有做好定期管理，所以，在應用期間也容易出現(xiàn)一些問題，最終容易引發(fā)信息檔案丟失、泄露等現(xiàn)象。

2.數(shù)字化檔案建設意識不足

現(xiàn)如今，科研單位數(shù)字化管理實踐實施情況還存在檔案建設意識不足這一現(xiàn)象。

一方面科研單位檔案數(shù)字化管理實際運行情況與工作人員重視程度相關，可是因為缺少足夠重視、沒有與時俱進進行創(chuàng)新與管理，這自然也就無法提升檔案管理效率。

另一方面，檔案數(shù)字化管理方式還是存在問題，員工自身數(shù)字化操作水平有待提升，最終也降低了其價值的發(fā)揮。

3.管理標準有待完善

科研單位檔案數(shù)字化管理期間，管理標準有待完善也是管理期間的具體問題，缺少完善的檔案管理制度約束管理人員，整個檔案數(shù)字化管理質量自然也會受到影響。由此可見，數(shù)字化檔案管理標準有待完善也是數(shù)字化建設期間存在的問題之一。

四、科研單位檔案數(shù)字化建設要點

1.建設原則

對于科研單位來說，檔案數(shù)字化加工屬于系統(tǒng)性較強的工程，涉及較大的人力、物力、資金投入，同時，面臨技術方面的挑戰(zhàn)，因此，科研單位檔案數(shù)字化建設應結合“6個原則”和“8個問題”展開。

“6個原則”源于美國國會圖書館的館藏文獻數(shù)字化建設經驗總結，包括狀態(tài)原則、價值原則、使用原則、試驗型信息資源、原始資源特點、有助于存取，結合“6個原則”，科研單位檔案數(shù)字化加工應重點關注待搶救的檔案、珍貴檔案、適合于數(shù)字化的檔案、用戶檢索成本高或使用頻率高的檔案，并以此研究大規(guī)模數(shù)字化加工檔案的方法和技術，提高檔案存取效率。

“8個問題”源于哈佛大學學者的相關研究，具體問題包括“是否滿足特定的需要”、“是否有很強的目的性”、“是否有工程效益和實用價值”、“是否可明顯提高存取率”、“是否符合版權法”、“是否有充分的技術力量和經費”、“當前技術是否可滿足要求”、“信息基礎結構是否充分”。

全面結合“6個原則”和“8個問題”，即可明確科研單位檔案數(shù)字化的投入和產出效益、檔案的保存和使用價值，以及經費保障、建設標準、技術支持、用戶需求、管理機制、可行性試驗等方面問題，科研單位檔案數(shù)字化建設的系統(tǒng)性特點可見一斑。在具體實踐中，必須權衡利弊得失、考慮多方面因素，以此科學合理的規(guī)劃檔案數(shù)字化建設，科研單位檔案數(shù)字化由此即可更好適應時代變革并滿足自身發(fā)展需要。

2.建設要點

在具體的科研單位檔案數(shù)字化建設實踐中，可從數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)字化建設標準、安全防范機制制定等方面入手。

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的設計需遵循管理嚴謹、使用便捷原則，并全部體現(xiàn)科研單位檔案管理涉及的所有環(huán)節(jié)，避免檔案管理工作出現(xiàn)漏洞。在數(shù)字化檔案生成后，應及時建立檔案與數(shù)據(jù)庫的關聯(lián)，檔案管理人員也需要詳細登記檔案的保密級別、生成時間、主要內容、維護要求，配合檔案保存方式的變革，即可通過數(shù)字化保存和傳統(tǒng)檔案保存并舉的管理方式，更好實現(xiàn)數(shù)字化存儲，方便查閱和調用;

數(shù)字化建設標準的確立需結合科研單位的檔案管理制度，如制度無法滿足發(fā)展和改革需要，檔案數(shù)字化建設應開展針對性改革，改革可從標準化制度方面入手，數(shù)據(jù)庫類別、新檔案需具備的內容、與科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的對接、數(shù)字化檔案保存等標準必須由此明確。從數(shù)字化角度為科研單位檔案的保存、收集、使用提供制度保障，不必要工作的省略、科研單位相關工作的更高質量開展可由此獲得支持;

安全防范機制的制定需關注數(shù)字化檔案的管理和使用權限，相關的安全監(jiān)控也不容忽視。為保證數(shù)字化存儲的檔案內容安全，必須明確劃分閱讀檔案人員權限，并從授權角度規(guī)范不同檔案的安全和保密級別。必要時，還應通過網(wǎng)絡監(jiān)控、文件防寫、文件加密等方式保證檔案安全，問題在出現(xiàn)后及時的追根溯源也能夠得到保障。

值得注意的是，科研單位的檔案數(shù)字化建設應分輕重緩急，對于需要長期和永久保存的電子檔案，如科研成果報告和公文，不應僅在服務器上備份，還應脫機刻錄在光盤上或存入磁帶庫，雙套制的充分應用也需要得到重視。而考慮到大中型科研單位往往存在大量磁性材料載體的聲像檔案，這類檔案的數(shù)字化保存同樣不容忽視。由此結合單位的經濟能力及生產和發(fā)展需要，即可針對性確定數(shù)字化加工的內容和方案，可委托外包加工，也可以購置軟件和設備自行加工，拯救性或重要的聲像檔案應最先進行數(shù)字化處理，一般性或非重要的聲像檔案則可以不數(shù)字化或后數(shù)字化，檔案數(shù)字化建設的理性化程度可由此大幅提升。

五、科研單位檔案數(shù)字化管理策略選擇

為提升科研單位檔案數(shù)字化管理水平，應從四個方面入手，具體包括提高管理人員專業(yè)能力、強化建設意識、完善管理標準、探索大數(shù)據(jù)檔案精益管理。

1.提高管理人員專業(yè)能力

為提升科研單位檔案數(shù)字化管理水平，檔案管理人員專業(yè)能力必須得到提升，這是由于檔案管理人員的專業(yè)能力直接影響管理質量，且科研單位檔案管理工作具備復雜性高、工作量大的特點，檔案數(shù)字化也對檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。

為提高管理人員專業(yè)能力，可針對性開展培訓工作，如聘請檔案數(shù)字化管理專家開展講座、指導，以此保證檔案管理人員更深入理解數(shù)字化檔案管理流程與方法。為避免管理環(huán)節(jié)問題影響科研單位檔案管理工作發(fā)展，還應借鑒國外檔案管理辦法，并設法提升管理人員的管理責任意識。具體實踐應結合國外優(yōu)秀的檔案管理策略和制度，總結相關優(yōu)點和不足，以此將相關優(yōu)點融入檔案數(shù)字化管理，科研單位檔案數(shù)字化管理的基礎可由此夯實。

此外，考慮到檔案信息化建設屬于集合信息技術和檔案管理的系統(tǒng)性工程，涉及計算機技術、現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術等專業(yè)知識，因此，科研單位檔案管理人員還需要努力提升自身的信息技術水平，科研單位應由此建立一支同時精通信息技術和檔案專業(yè)知識的復合型檔案管理隊伍，結合檔案信息化建設的發(fā)展規(guī)劃，科研單位的檔案管理數(shù)字化水平即可實現(xiàn)進一步提升。

2.強化建設意識

為適應新形勢下的發(fā)展需求，科研單位還應設法強化檔案管理人員的建設意識，以此解決檔案管理人員對數(shù)字化檔案管理認識不足、意識不高問題。在具體實踐中，對數(shù)字化檔案管理認識不足的檔案管理人員很容易出現(xiàn)工作失誤，這類問題的解決應關注檔案管理人員的建設意識培養(yǎng)與強化，科研單位管理層也需要加強對檔案數(shù)字化建設與管理的重視程度，以此為檔案數(shù)字化建設和管理奠定基礎。

檔案工作軟硬件設施建設也需要得到重視，以此結合科研單位實際，設法爭取財政支持，即可完善海量存儲設備、復印設備、輸入設備等硬件基礎配置，配合檔案管理的應用軟件與單位內部局域網(wǎng)，檔案資源共享也能夠更好實現(xiàn)。

3.完善管理標準

管理標準的完善也能夠較好服務于科研單位檔案數(shù)字化管理，這是由于管理標準能夠對檔案管理人員的行為進行約束。

在具體的科研單位檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理各部門的聯(lián)系加強可提升管理工作有效性，因此，檔案管理制度需明確各部分的工作責任和工作內容，并開展針對性整理，保證管理制度更好服務于科研單位檔案數(shù)字化建設。在管理標準的完善探索中，為提高標準的規(guī)范性，應重點分析其他科研單位的檔案管理標準，并從中借鑒優(yōu)秀經驗，各行業(yè)企業(yè)的檔案數(shù)字化管理經驗也具備較高借鑒價值。

此外，數(shù)據(jù)庫存在的類別差異也需要引起科研單位重視，為保證科研單位檔案數(shù)字化管理采用的工具最大化發(fā)揮自身效用，科研單位必須慎重選擇管理工具和數(shù)據(jù)庫種類，以此更好服務于檔案數(shù)字化管理。

4.探索大數(shù)據(jù)檔案精益管理

為適應檔案數(shù)字化建設，科研單位檔案數(shù)字化管理還應關注大數(shù)據(jù)檔案精益管理，通過樹立大數(shù)據(jù)管理理念、實現(xiàn)檔案資源自動采集、探索檔案資源共享，檔案數(shù)字化管理即可更好服務于科研單位運行和發(fā)展。

大數(shù)據(jù)管理理念包括信息化思維、檔案服務思維、資源共享思維，由此開展針對性培訓，即可基于大數(shù)據(jù)檔案精益管理理念進一步推進科研單位檔案數(shù)字化管理升級，科研單位的全體人員也能夠更深入認識檔案信息再利用的重要性，檔案利用率提升、檔案管理系統(tǒng)升級、乃至行業(yè)的進步與變革均可由此獲得有力支持;

檔案資源自動采集的實現(xiàn)需應用先進技術，通過應用大數(shù)據(jù)技術，即可自動抓取檔案信息，結合科研單位的網(wǎng)絡數(shù)字資源，動態(tài)實時把控的檔案利用、個性化與精準化的檔案數(shù)字化管理均可由此實現(xiàn);

檔案資源共享的探索應關注大數(shù)據(jù)時代變革，由此做好檔案資源的整合工作，并將其歸類為檔案數(shù)字資源、檔案基礎資源、檔案管理資源，即可結合大數(shù)據(jù)精益化管理理念，有效劃分檔案資源種類，配合相關標準和制度的整合與升級，大數(shù)據(jù)精益化檔案管理標準體系可由此建設，該體系可較好服務于科研單位檔案數(shù)字化管理升級。

六、結論

綜上所述，科研單位檔案數(shù)字化建設與檔案管理需關注多方面因素影響。在此基礎上，本文涉及的提高管理人員專業(yè)能力、強化建設意識、完善管理標準、探索大數(shù)據(jù)檔案精益管理等內容，則提供了可行性較高的檔案數(shù)字化建設與管理路徑。為更好滿足科研單位需要，各類新型檔案管理理念與工具的應用必須得到重視。

參考文獻：

[1]李維艷，關 嫚.科研事業(yè)單位檔案信息化建設的對策[J].管理觀察，2019

[2]姜霽純.基于新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2019

[3]張丹青.新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].江蘇科技信息，2018

[4]王清云.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的前期準備與實踐策略分析[J].蘭臺內外，2019

[5]邢麗芹.科研單位電子檔案管理與檔案數(shù)字化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2018

[6]陳元明，孟祥芳，谷 樂.淺談科研單位電子檔案管理和紙質檔案數(shù)字化策略[J].四川檔案，2010

[7]許娜子.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設初探[J].才智，2019

[8]王宏月.科研單位如何推進檔案數(shù)字化建設[J].蘭臺內外，2015

（作者單位：新疆畜牧科學院）