政府采購檔案管理工作的優(yōu)化之道分析

黃月

摘?要：隨著我國《政府采購法》的推行，政府在進(jìn)行采購工作時有了明確的制度規(guī)范，對于每一個環(huán)節(jié)都有了細(xì)致入微的要求。在具體的采購工作時，相關(guān)的工作人員務(wù)必要做好采購檔案管理工作，這也是政府采購工作當(dāng)中非常重要的一個環(huán)節(jié)。近些年來，我國的政府采購工作逐漸發(fā)展起來，采購范圍、采購規(guī)模都已經(jīng)有了一定程度的擴(kuò)大，這也就要求檔案管理工作采取更高的要求來完成。因此，如何對政府采購檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，是當(dāng)下相關(guān)工作人員需要認(rèn)真考慮的問題。

關(guān)鍵詞：政府采購?檔案管理工作?優(yōu)化方式

對于政府采購工作而言，其項目檔案管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)，因而需要對其進(jìn)行嚴(yán)格的把控。政府采購項目檔案是對政府的采購活動過程的真實記錄，起到了非常重要的監(jiān)督作用。同時它也是一項非常龐大的系統(tǒng)工程，并以一種法定的形式進(jìn)行正常的采購活動，對于政府的采購工作而言起著非常重要的作用。

一、我國政府采購檔案管理工作存在的問題

（一）管理意識有待加強(qiáng)

目前，我國政府采購檔案管理工作與采購活動并不匹配，相較于其他環(huán)節(jié)而言比較脆弱。很多地方的政府還沒有建立起正確的采購檔案管理意識，甚至完全沒有重視此項工作。也正因如此，很多政府部門并沒有按照相關(guān)的采購指定進(jìn)行工作，缺乏相應(yīng)的采購檔案管理制度，導(dǎo)致很多檔案并沒有系統(tǒng)化的被記錄，甚至還會隨意的破壞。一些記錄人員也沒有建立正確的工作意識，在記錄采購活動時并不細(xì)致，一些具體的采購環(huán)節(jié)都沒有得到良好的記錄，最終無據(jù)可查。

（二）現(xiàn)代化管理水平不高

隨著時代的發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，很多法律制度都已經(jīng)完善，政府采購活動也有了新的要求。在具體的采購過程中，很多政府開展了跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，并最終形成了系統(tǒng)化的集中采購。正是由于采購活動的快速發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作并沒有及時的與其匹配，極大地浪費(fèi)了政府中負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人力、物力和財力。也有一部門政府部門開始尋求現(xiàn)代化的管理方式，但其水平總體不高。

二、政府采購檔案管理工作的優(yōu)化對策

（一）提高采購檔案管理意識

首先，想要提高政府采購檔案管理工作水平，就必需要提高相關(guān)工作人員的采購檔案管理意識。在這一過程中，相關(guān)的工作人員需要先明確采購檔案管理的重要性，并率先提高決策者對于此項工作的重視程度。當(dāng)決策者開始重視此項工作之后，就可以將采購檔案管理工作納入議事日程當(dāng)中，并在各方面對其進(jìn)行必要的支持，以此提高整體的管理水平。檔案管理人員需要認(rèn)識到，此項工作不僅僅關(guān)系到某項工作或某個部門，它關(guān)系著整個社會的發(fā)展，因此，所有政府人員都應(yīng)該高度重視此項工作，并在日常的工作當(dāng)中積極參與相關(guān)宣傳和學(xué)習(xí)活動，提高相關(guān)工作熱暖的檔案管理意識、法治觀念以及正確的工作態(tài)度。在進(jìn)行采購檔案管理工作時，也要按照國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行具體的實施步驟，使檔案管理工作逐漸制度化、規(guī)范化。

（二）完善管理人員的綜合素質(zhì)

想要提高檔案管理工作的水平，就要從負(fù)責(zé)此項工作的工作人員入手，這樣才能夠更好地完成相關(guān)工作。很多檔案管理工作人員在正常的工作過程中并沒有建立起正確的工作態(tài)度和責(zé)任意識，這也使得他們在工作經(jīng)常出現(xiàn)這樣或那樣的問題。因此，培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)高、全方面發(fā)展的高素質(zhì)人才已經(jīng)成為各項工作當(dāng)中的重中之重。政府部門可以通過入職培訓(xùn)、定期培養(yǎng)等方式加強(qiáng)對新員工專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。除此之外，政府部門也可以通過一些外出進(jìn)修、脫產(chǎn)培訓(xùn)等方式對在職人員進(jìn)行二次培訓(xùn)，以幫助他們能夠在工作中不斷提升個人的專業(yè)技能，更好地完成檔案管理工作。當(dāng)然，除了培訓(xùn)工作，政府部門也可以通過考核的方式對管理人員進(jìn)行測試，以此不斷激勵他們在工作當(dāng)中提升自己的各項技能。在適當(dāng)?shù)那闆r下，政府部門也可以建立起合理的獎罰制度，對一些工作態(tài)度認(rèn)真、積極，各項工作都能夠出色完成的員工要進(jìn)行獎勵，并懲罰那些工作態(tài)度不認(rèn)真、消極，或是在工作中經(jīng)常出現(xiàn)各種紕漏的員工。通過獎罰制度既可以提升員工的工作積極性，又能夠帶動員工綜合素質(zhì)的提高。

（三）加快采購檔案管理信息化

隨著我國科技水平的不斷提高，信息化技術(shù)已經(jīng)在社會各個領(lǐng)域當(dāng)中普及。一些企業(yè)通過信息化技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，在很大程度上促進(jìn)了管理效率的提升。正因如此，政府部門在進(jìn)行采購活動和采購檔案管理工作時，一定要加入信息化技術(shù)。尤其是在檔案管理工作中，要積極采取信息化的管理方式，并實現(xiàn)采購檔案信息的數(shù)字化，更加方便管理人員的接收、傳遞和存儲。同時，政府部門也可以依托信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺，打造更加方便檔案管理工作的政府采購檔案管理體系，以及自動化的辦公系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理知識結(jié)構(gòu)的推陳出新，整合管理信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，并建立健全政府檔案管理系統(tǒng)，以此帶動整體管理水平的提升，促進(jìn)管理工作效率的提高。

三、結(jié)語

政府在開展采購活動、檔案管理工作時，一定要按照國家的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，并且要嚴(yán)格執(zhí)行國家在相關(guān)方面下達(dá)的歸檔、管理和利用政策。在此過程中，相關(guān)的工作人員要建立正確的工作態(tài)度和責(zé)任意識，不斷提升個人的工作能力和水平;政府部門也要建立健全相應(yīng)的管理措施和制度，確保檔案管理水平的逐漸提升。

參考文獻(xiàn)

[1]徐雪榮，弓淑芬.淺析政府采購項目檔案管理的信息化發(fā)展[J].中國管理信息化，2018，21（20）：183—184.