信息技術(shù)應(yīng)用與鋼鐵集團(tuán)一體化采購(gòu)管理研究

林永民 楊彤 陳琳

[摘? ? 要] 采購(gòu)管理作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果起決定性的作用。信息技術(shù)應(yīng)用有利于提高采購(gòu)效率、保證生產(chǎn)供應(yīng)，已成為企業(yè)改善采購(gòu)管理工作的重要抓手。文章以大型鋼鐵企業(yè)SG集團(tuán)為例，借助魚(yú)骨圖，分析導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)管理效率較低的影響因素，建設(shè)采購(gòu)一體化管理體系，從采購(gòu)管理角度，觀測(cè)信息技術(shù)在SG集團(tuán)采購(gòu)管理中的應(yīng)用效果，可為同類企業(yè)的采購(gòu)管理信息化建設(shè)提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 采購(gòu)管理;信息技術(shù);一體化;鋼鐵企業(yè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 15. 047

[中圖分類號(hào)] F270.7? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2020）15- 0110- 03

0? ? ? 引? ? 言

企業(yè)滿足內(nèi)部需求的主要途徑是采購(gòu)活動(dòng)，采購(gòu)管理是組織運(yùn)營(yíng)管理中的關(guān)鍵職能。在經(jīng)濟(jì)一體化的背景下，許多大型鋼鐵企業(yè)逐步走向集團(tuán)化，其采購(gòu)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性要求逐漸增強(qiáng)。信息技術(shù)有助于優(yōu)化企業(yè)管理模式、提高管理效率，因此信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于企業(yè)采購(gòu)管理之中。本文以SG集團(tuán)為例，探索在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，如何構(gòu)建跨區(qū)域多基地采購(gòu)一體化管理體系，為同類企業(yè)乃至整個(gè)行業(yè)提供借鑒。

1? ? ? 非一體化采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)前期調(diào)研，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，SG集團(tuán)總結(jié)出6個(gè)影響采購(gòu)管理的因素，包括采購(gòu)資源不共享、采購(gòu)平臺(tái)不一致、采購(gòu)執(zhí)行問(wèn)題、供應(yīng)商管理無(wú)序、人員問(wèn)題和其他問(wèn)題。將這些因素分析整理后，給出魚(yú)骨圖，如圖1所示。

通過(guò)以上因素分析，認(rèn)為利用信息化手段實(shí)現(xiàn)SG集團(tuán)采購(gòu)一體化管理勢(shì)在必行。這并非傳統(tǒng)意義上的集中采購(gòu)，而是在充分學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)管理辦法以及結(jié)合企業(yè)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，以健全完善的信息系統(tǒng)為抓手，形成一套科學(xué)的采購(gòu)管理體系。

2? ? ? 構(gòu)建采購(gòu)一體化管理體系

采購(gòu)一體化管理體系，即設(shè)置統(tǒng)一的采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)，通過(guò)整合多基地的原燃料、合金廢鋼、資材備件、工程物資、服務(wù)采購(gòu)等企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)，圍繞物料管理、供應(yīng)商管理、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)尋源、采購(gòu)執(zhí)行等一系列采購(gòu)管理活動(dòng)，搭建企業(yè)統(tǒng)一的采購(gòu)供應(yīng)鏈管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)實(shí)體采購(gòu)管理效益最大化。

2.1? ?統(tǒng)一采購(gòu)組織，優(yōu)化采購(gòu)職能，奠定采購(gòu)一體化管理體系基礎(chǔ)

采購(gòu)一體化管理體系的建設(shè)要優(yōu)先考慮組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立， SG在構(gòu)建采購(gòu)一體化管理體系的過(guò)程中始終把如何整合優(yōu)化各基地的采購(gòu)組織放在第一位，適時(shí)地將原物資供應(yīng)公司、SG股份及基地的設(shè)備部采購(gòu)部門、工程采購(gòu)相關(guān)部門進(jìn)行整合，成立了SG股份有限公司采購(gòu)中心，針對(duì)采購(gòu)對(duì)象的特點(diǎn)，設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，將原來(lái)分散在各基地的采購(gòu)業(yè)務(wù)集中管理。

2.2? ?整合搭建統(tǒng)一的采購(gòu)供應(yīng)鏈系統(tǒng)平臺(tái)體系，有效支撐采購(gòu)一體化管理體系建設(shè)

采購(gòu)一體化管理體系確定了基本的組織架構(gòu)以后，整合搭建了統(tǒng)一的采購(gòu)供應(yīng)鏈系統(tǒng)平臺(tái)體系，該體系主要由產(chǎn)銷采購(gòu)系統(tǒng)、供應(yīng)PES系統(tǒng)、電子采購(gòu)平臺(tái)、經(jīng)營(yíng)決策系統(tǒng)構(gòu)成，并與集團(tuán)SAP、財(cái)務(wù)、成本、廠內(nèi)物流等相關(guān)系統(tǒng)集成，形成多基地、跨區(qū)域統(tǒng)一采購(gòu)平臺(tái)，如圖2所示。

2.3? ?以采購(gòu)系統(tǒng)為抓手，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)模式變革，鞏固提升采購(gòu)一體化管理體系成效

2.3.1? ?建立統(tǒng)一的物料分類架構(gòu)體系

采購(gòu)一體化管理體系采取了物料分類架構(gòu)及無(wú)意義碼的方案，按照大、中、小類架構(gòu)，涵蓋原燃料、備件、材料、固廢、能源等七大類物資。抽調(diào)兩地業(yè)務(wù)骨干39人成立物料編碼組，利用15個(gè)月時(shí)間將70萬(wàn)條期初編碼進(jìn)行去重整合，最終梳理確認(rèn)31萬(wàn)條物料編碼，實(shí)現(xiàn)了不同基地間物料編碼的統(tǒng)一。

2.3.2? ?獨(dú)創(chuàng)SG特色采購(gòu)模式，有效支撐跨區(qū)域多基地采購(gòu)業(yè)務(wù)

SG針對(duì)不同采購(gòu)業(yè)務(wù)模式進(jìn)行了優(yōu)化，設(shè)計(jì)了“大買斷、小買斷、內(nèi)部購(gòu)銷、代理采購(gòu)”等多樣化的特色采購(gòu)模式，并固化到采購(gòu)系統(tǒng)中。

2.3.3? ?執(zhí)行尋源與執(zhí)行分離管理模式，推行“陽(yáng)光化”采購(gòu)

尋源定價(jià)是采購(gòu)管理的核心業(yè)務(wù)，一體化體系基于物料特性實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)尋源與執(zhí)行的分離管理，利用電子采購(gòu)平臺(tái)與采購(gòu)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的對(duì)接實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)不落地，全部定價(jià)過(guò)程數(shù)據(jù)線上流轉(zhuǎn)，達(dá)到 “陽(yáng)光化”采購(gòu)目的。

2.3.4? ?創(chuàng)建供應(yīng)商深度協(xié)同管理模式

為提高采購(gòu)效率，利用電子采購(gòu)平臺(tái)、電子簽章等系統(tǒng)，創(chuàng)建供應(yīng)商自薦、采購(gòu)尋源、電子合同及簽章協(xié)同、送貨協(xié)同、結(jié)算協(xié)同等供應(yīng)商深度協(xié)同管理模式，實(shí)現(xiàn)買賣雙方雙贏。

2.3.5? ?采購(gòu)合同及簽章電子化，降低采購(gòu)過(guò)程成本

采購(gòu)合同簽訂工作是采購(gòu)業(yè)務(wù)中工作量最大的一部分，多采購(gòu)組織多法人的合同簽訂是其中的難點(diǎn)。采購(gòu)一體化管理體系實(shí)現(xiàn)了線上合同簽訂，即規(guī)范的合同模板+合同可變項(xiàng)+電子簽章=電子合同。

2.3.6? ?實(shí)現(xiàn)票據(jù)電子化及歸檔功能，減少跨區(qū)域業(yè)務(wù)內(nèi)耗

通過(guò)采購(gòu)一體化供應(yīng)鏈系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)單據(jù)電子化，同時(shí)建立文檔庫(kù)系統(tǒng)，集中歸納各項(xiàng)電子化單據(jù)，實(shí)現(xiàn)了“一處上傳，處處查閱”的效果。

2.3.7? ?原燃料質(zhì)檢自動(dòng)扣罰結(jié)算以及多樣化報(bào)支方式，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化管理模式

原燃料采購(gòu)業(yè)務(wù)創(chuàng)建合同時(shí)，維護(hù)好物料按質(zhì)檢扣罰的計(jì)價(jià)公式，采購(gòu)收貨質(zhì)檢結(jié)果按收貨批次匹配，系統(tǒng)自動(dòng)扣罰結(jié)算，按照采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、原燃料質(zhì)檢結(jié)算單、材料結(jié)算單等不同的方式管理報(bào)支單，并支持一票制報(bào)支及多票制報(bào)支業(yè)務(wù)場(chǎng)景，保證結(jié)算數(shù)據(jù)不落地。

2.3.8? ?構(gòu)建統(tǒng)一客商管理及供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系

客商可通過(guò)在SG電子采購(gòu)平臺(tái)自薦的方式進(jìn)入SG采購(gòu)業(yè)務(wù)視野，同時(shí)采購(gòu)系統(tǒng)新建的供應(yīng)商資質(zhì)電子化存檔，資質(zhì)信息預(yù)警等功能，對(duì)供應(yīng)商群體進(jìn)行動(dòng)態(tài)有效的管理，有效減少供應(yīng)商管理員的日常工作量，提升管理水平。

3? ? ? 跨區(qū)域多基地采購(gòu)一體化管理體系的實(shí)施效果

SG集團(tuán)采購(gòu)一體化管理體系切實(shí)提高了采購(gòu)精細(xì)化管理水平，提高了采購(gòu)活動(dòng)的及時(shí)性、有效性，真正滿足了多地高效協(xié)同采購(gòu)管理的需要。

3.1? ?成本節(jié)約

SG采購(gòu)一體化管理體系的構(gòu)建與實(shí)施在降低采購(gòu)成本方面效果突出，新的采購(gòu)管理體系實(shí)行以來(lái)，2019年1-8月采購(gòu)降本共計(jì)2.4億元。

3.2? ?工作效率提高

SG特色多樣化采購(gòu)模式設(shè)置訂單、收發(fā)貨、結(jié)算報(bào)支聯(lián)動(dòng)觸發(fā)機(jī)制，工作效率提高50% 。目前已有17家集團(tuán)內(nèi)部單位、1 500戶外部供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)電子簽章，合同簽訂效率提升60%。原燃料質(zhì)檢系統(tǒng)自動(dòng)扣罰結(jié)算，結(jié)算時(shí)間由原來(lái)的10分鐘降至3秒，平均每月減少結(jié)算時(shí)間2 600分鐘。

3.3? ?流程規(guī)范化

以統(tǒng)一的采購(gòu)供應(yīng)鏈系統(tǒng)平臺(tái)為抓手，建設(shè)統(tǒng)一的物料體系、客商體系、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)SG多樣化采購(gòu)模式，實(shí)現(xiàn)各基地物資采購(gòu)一體化管理，開(kāi)創(chuàng)了 “買斷采購(gòu)一鍵式操作”“質(zhì)檢結(jié)果自動(dòng)匹配扣罰結(jié)算”“采購(gòu)及運(yùn)輸成本自動(dòng)返攤”等多種業(yè)務(wù)模式。

4? ? ? 結(jié)? ? 論

通過(guò)構(gòu)建采購(gòu)一體化管理體系對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，SG集團(tuán)增強(qiáng)了對(duì)市場(chǎng)資源的控制力度，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同高效，降低了采購(gòu)成本，樹(shù)立了企業(yè)獨(dú)有的采購(gòu)品牌，提高了企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力。SG在跨區(qū)域多基地采購(gòu)一體化管理體系的構(gòu)建及實(shí)施過(guò)程中，基于采購(gòu)供應(yīng)鏈一體化系統(tǒng)體系，針對(duì)多項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)痛點(diǎn)實(shí)施了多項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)變革，在行業(yè)內(nèi)極具推廣價(jià)值，對(duì)其他類似企業(yè)乃至其他行業(yè)提升效益、降低成本具有重要參考價(jià)值。

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