高校報銷存在問題及改進建議

李彩霞

[摘? ? 要] 高校經費來源多元化，報銷時間集中，規(guī)章制度宣傳不及時，業(yè)務核算復雜化，業(yè)務量日增月漲，導致高校出現(xiàn)報銷難的問題。要解決高校報銷難問題，要求財務人員樹立服務理念，增加財務人員定時溝通業(yè)務，向教工適度放開權限，公開財務信息，構建信息化財務系統(tǒng)以建立完整的財務服務體系。

[關鍵詞] 高校報銷;報銷問題;管理措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 15. 014

[中圖分類號] G475? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2020）15- 0032- 02

1? ? ? 高校報銷研究背景

核算報銷是財務工作中最基礎的一環(huán)，高校報銷工作是開展一切教學及學生活動的基礎，與學校的發(fā)展、資金的可控息息相關，是高校各類成果體現(xiàn)最明顯的一個方面。因為高校運作的特殊性，面向的受眾也非常廣泛，報銷難一直是教職工面臨的問題。

2? ? ? 高校報銷流程現(xiàn)狀及“報銷難”的主要原因

報銷人按照財務要求匯總原始發(fā)票，填制報銷單，不同經濟業(yè)務填制不同類型報銷單，例如細分到國內差旅費報銷單、市內交通費報銷單、借款單等。再根據(jù)不同的業(yè)務要求，對應的審批領導分級審簽，完結后交到財務處會計崗。會計審核原始憑據(jù)無誤根據(jù)預算及會計分類制單記賬憑證，復核后由出納崗付款。具體流程如圖1所示。

該流程看起來清晰明了，操作簡單，但在實際工作中，由于各種原因，導致“報銷難”問題出現(xiàn)。

2.1? ?高校報銷時間集中導致報銷難

高校核算單位會計年度統(tǒng)一自公歷1月1日起至12月31日止。業(yè)務核算工作具體是每年上半年3-7月，下半年9-12月。導致報銷扎堆的原因分析如下：①高校教師的平時課時量多，且多兼顧學生活動與科研工作，發(fā)生業(yè)務后不能及時報銷;②高校多是多校區(qū)制，行政部門集中在總校辦公，大部分審批領導也集中在總校開展業(yè)務，故報銷由財務部門在總校辦理，而教學部門則在其他分校，教職工反映專門到總校辦理報銷費時費力;③找領導審批程序復雜，簽批是核算報銷最基礎的部分，一般經費由部門主要負責人、職能部門負責人及分管院領導審批，報銷工程款及預付款，由基建部門主要負責人、分管基建院領導及分管財務院領導審批;一次性支付款超5萬元以上的，還需法人代表審批，高校領導事務多，存在找不到人現(xiàn)象。

以上原因導致大量報銷業(yè)務集中在年底，年底也是財務處最繁忙階段，工作人員學期末工作總結，年末結賬決策，賬本打印裝訂，固定資產、庫存材料、各銀行存款核對清查，需要耗費大量的時間和人力。報銷采取現(xiàn)場遞單審核方式，這時大量的人員、票據(jù)集中，容易出現(xiàn)審核不嚴格，加之工作環(huán)境嘈雜，人流量大，會計人員及報銷人存在厭煩情緒，易引發(fā)矛盾。

2.2? ?報銷的規(guī)章制度宣傳不及時、不到位，報銷人收到信息不積極認真對待

以H學院為例，該校在2016年從民辦改制為公辦性質，在2016-2018年期間新增了關于差旅費、公務接待費、會議費、培訓費等管理辦法并修改了十來種具體報銷制度。相關會計人員積極舉辦新制度宣傳會與解讀會，但高校教師到會者寥寥無幾，以上課、出差等事由缺席，導致他們對制度更新及細則缺乏了解，報銷票據(jù)不規(guī)范，遞單后多次退回修改，產生抵觸情緒。

2.3? ?經費來源多元化，業(yè)務量日增月漲

高校教育經費、企業(yè)合作辦學、創(chuàng)新強校工程、有償社會服務收支等高校業(yè)務開支，都需要由財務部門進行監(jiān)控管理及收支核算，使得核算會計業(yè)務量增長，作業(yè)時間成倍增加。不斷增加的經費加重了核算的負擔。以H學院為例，近三年來，上半年月平均核算憑證計達500號，下半年每月達到800號，每年12月過千號。實際工作中，現(xiàn)場報銷財務人員在審核票據(jù)的同時，還需接待電話問詢、插隊咨詢報銷的教職工，審核工作經常被打斷，審核效率低下。

2.4? ?高校擴招，辦學水平提高，業(yè)務核算復雜化

2019年行政事業(yè)單位全面實行新《政府會計制度》，高校的會計核算模式和經濟業(yè)務的會計核算也隨之發(fā)生變革，實行雙分錄、雙基礎，財務會計、預算會計、平行記賬等需要財務人員學習，對財務人員的業(yè)務水平和素質均有更高的要求，對財務軟件和服務器配置要求相應提高，但人員和配備并沒有及時跟上，工作量太大。如每月發(fā)放工資要做計提、代扣、支付，細分教育、行政、后勤系列人員，代扣社保、押金、房租、個稅等，涉及工資崗、出納崗、核算崗，付出了大量的時間成本。

又比如學生活動的核算標準與教師活動標準不同，學生開展活動多元化，租賃手續(xù)不全，小商店購物無正規(guī)發(fā)票，學生補助發(fā)放不正規(guī)等，而教職工認為該類問題都應該由財務人員解決。

2.5? ?科研經費報銷的特殊性

科研經費具有特殊性和專業(yè)性，與其他經費報銷略有區(qū)別，會計人員針對科研經費報銷須甄別對待，審批手續(xù)、票據(jù)審核必須認真細致。對于科研學術活動和調研活動，會計人員無法準確甄別其必要性和真實性。對于非發(fā)票性質的勞務費的發(fā)放，除了對個人所得稅的把控，無法從票面判斷其合法性，有可能造成套取科研經費或多次發(fā)放勞務費行為發(fā)生。

3? ? ? 關于改進高校財務報銷工作的建議

3.1? ?財務人員應樹立服務理念

財務人員要以人為本，以為師生做好服務為基本服務意識，財務部門設立意見箱，接受群眾監(jiān)督。財務人員給自己找好定位。一是服務者。服務領導，服務教職工及學生，認真做好業(yè)務工作，保證單位順利運轉。二是管理者。自身做到熟悉制度，熟悉法律法規(guī)，加強業(yè)務學習，提高業(yè)務素質，對學校資金加強監(jiān)控和管理，讓資金收支規(guī)范有序進行。

3.2? ?通過人員增量和業(yè)務分流減輕會計人員負擔

3.2.1? ?增加會計報銷人員，提高財務人員素質

以H學院為例，目前全校教職工在職500余人，在校學生10 000余人，配置會計人員近三年來由2人增加到3～4人，在業(yè)務繁忙時段大大緩解了工作壓力。提高人員素質，除了例行參加會計繼續(xù)教育，更要加大培訓經費投入供財務人員參加學習培訓，針對高校實際要求，在專業(yè)機構學習預算核算等專項業(yè)務，也可到兄弟院校交流學習，提高財務人員素質。

3.2.2? ?每個部門或院系設立“報銷人”小秘書

以H學院為例，全院校共設有7個二級學院，17個黨政部門，6個教輔部門，可在每個院系及部門中篩選責任心強，工作細致的一到兩名教職工兼任“報銷人”工作，由“報銷人”與會計人員直接對接，會計人員和各“報銷人”建立微信群，方便會計制度更新、發(fā)票識別等信息及時溝通?！皥箐N人”負責對所在院系或者部門的報銷發(fā)票進行初步審核，包括票據(jù)是否真實規(guī)范，填制票據(jù)是否合理合規(guī)，簽批領導是否符合。各部門的初審能夠避免報銷單好不容易遞交到財務處，因為簡單的小問題被退單。

3.2.3? ?在財務管理等相關專業(yè)學生中選抜實習生

如此，既能給相關專業(yè)的學生提供接觸會計實務和待人接物的機會，也能減輕會計人員的工作壓力，實習生可在財務大廳負責接待教職工報銷，對簡單的發(fā)票粘貼、票據(jù)填制進行指導。后臺憑證粘貼、記賬憑證歸集整理、票據(jù)歸類等簡單業(yè)務，也可由實習生協(xié)助完成，這樣會計人員處理核心業(yè)務、匯總數(shù)據(jù)等也能更專心更細致。

3.3? ?財務人員各崗位定時溝通

約定時間，每隔一段時間對內部匯報自己工作情況，包括實際事務中遇到的“疑難雜癥”及需要其他崗位對接的事務，例如學生退費問題。學生退學退費由學生本人填寫退費申請表，分級審批后遞單到財務處會計人員，會計人員需跟學生收費崗財務人員核對，由管理學生收費的財務人員計算出應該退費金額，再交由會計崗制單出賬。又例如特殊處理的突發(fā)事件，在個人處理不了的情況下，通過碰頭會溝通，商議對策，在不違背會計準則的情況下合理酌情解決。

3.4? ?適度放開權限，公開財務信息

包括放開預算查詢權限，簡化審批程序。目前，各部門預算開支明細及余額僅下發(fā)給部門負責人。各部門負責人未能及時將預算余額反饋到報銷人，導致報銷人經歷各種簽批手續(xù)后，到財務處發(fā)現(xiàn)預算不足，耗費了報銷人的大量時間成本?？砂杨A算開支明細及余額發(fā)給各院系設立的“報銷人”，方便業(yè)務開展。

3.5? ?構建信息化財務系統(tǒng)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展，結合高校財務管理系統(tǒng)建設，建議高校引進網(wǎng)上報銷模式，能夠有效解決報銷中的多層審批、排長隊、信息不對稱等基礎問題。高校師生無須現(xiàn)場排隊遞單，通過網(wǎng)上預約，所有業(yè)務都能由財務人員在后臺完成，報銷業(yè)務的進程由平臺發(fā)送郵件或短信到報銷人，避免了溝通的矛盾和等待的時間成本，有效節(jié)省雙方時間，實現(xiàn)“雙贏”。

4? ? ? 結? ? 語

高校財務人員必須提升業(yè)務水平和職業(yè)素質，在工作中既要堅持原則，又要靈活變通，提高高校財務報銷審核工作效率，為學校發(fā)展多做貢獻。

主要參考文獻

[1]李紅.優(yōu)化高校財務報銷流程的思考[J].經濟師，2020（2）.

[2]徐耀淇.高校財務報銷流程問題淺析[J].財會通訊，2012（11）.

[3]羅燕琴.對高校經費報銷難的思考[J].財會月刊，2016（17）.

[4]丁家源.就高?！皥箐N難”談財務服務體系的構建[J].會計之友，2012（3）.

[5]丁洪飛，劉琴.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校網(wǎng)上報賬核算業(yè)務問題探討[J].財會通訊，2018（23）.