職業(yè)院校學生檔案信息化建設(shè)探究

程珺

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國的檔案事業(yè)發(fā)展也進入了一個快車道，全國各地的檔案保存或者是相關(guān)機構(gòu)都開始建設(shè)數(shù)字化的檔案館。檔案管理工作是一個需要十分細致并且專業(yè)性比較強的工作，職業(yè)院校規(guī)模日益擴大，學生人數(shù)不斷增加，相應加大了職業(yè)院校學生檔案管理工作量。本文主要針對職業(yè)院校的學生檔案信息化建設(shè)進行探究，并且提出了相關(guān)的建設(shè)策略，希望可以為職業(yè)院校學生檔案的信息化提供一些靈感。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;學生檔案;檔案信息化;建設(shè)策略

檔案在我國是一個人成長經(jīng)歷以及身份的證明，并且我國還有專門的《檔案法》作為保障檔案工作順利進行的重要依據(jù)。2019年國務院總理李克強在政府的工作報告中首次提及了檔案管理工作以及檔案信息化。信息化這是時代的要求，相比于紙質(zhì)的檔案信息化的檔案更加便捷，并且在進行檔案轉(zhuǎn)移的過程中也省去了很多麻煩。并且2019年全國人大對檔案法進行了修訂，其中包括電子檔案的管理等都進行了詳細的規(guī)定，為電子檔案建設(shè)以及檔案信息化提供了可靠的法律依據(jù)。

1 存在的問題

1.1 管理水平落后

目前檔案的管理方式還是以紙質(zhì)檔案位置，因此隨著職業(yè)院校的招生規(guī)模不斷的擴大，進行管理的檔案也會越來越多。幾百份只是檔案管理可能會比較簡單，但是如果幾萬份紙質(zhì)檔案的管理那將會是一個龐大的數(shù)字。對于紙質(zhì)檔案的管理，只能采用手工處理;在進行處理的過程中肯定會出現(xiàn)問題，工作的效率極低。

1.2 管理方式落后

對檔案信息進行利用，這才是對檔案進行整理和歸納的重要意義，但是在實際的檔案工作中，職業(yè)院校的檔案管理人員只會對檔案進行收集和儲存，至于檔案內(nèi)容是否完備以及檔案的數(shù)量是否足夠根本就沒有多少的關(guān)注，而且學生對于檔案的錄入工作基本上都是相同的，這使得檔案的實際應用價值大打折扣。

1.3 制度建設(shè)滯后

我國并沒有專門的高校學生的檔案管理措施，尤其是對具體工作的指導和規(guī)劃的制度目前還沒有進行建設(shè)。這使得很多職業(yè)院校的檔案管理工作十分的混亂，每一個院校都有自己的檔案管理細則，以及相關(guān)的流程，使得學生的檔案并沒有得到實際性的應用，檔案管理工作也流于形式，象征意義大于實際意義。

1.4 隊伍建設(shè)落后

專業(yè)的檔案管理人才在我國是十分匱乏的，而且職業(yè)院校的學生檔案管理工作一直都是比較邊緣化的，院校領(lǐng)導對于學生檔案的工作并不是很重視。使得檔案管理工作一直沿用以前的方式，檔案管理人員就算是有心將管理工作進行革新但是卻沒有相應的能力。使得檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得不到進一步的提升，而且在長期的管理工作中形成了一種思維定式。

2 信息化的意義

2.1 信息化建設(shè)的必要性

學生檔案記錄著學生在校期間的學習、生活及其社會實踐活動，是學校與社會聯(lián)系的重要紐帶之一，是用人單位考察學生的重要依據(jù)，其影響著在工作之后的各個方面，包括工齡認定以及職位晉升等等，如果沒有學生檔案那么在工作中的很多事情將無法開展，尤其是在國有企業(yè)以及國家單位中，學生檔案完整性以及豐富程度對于員工未來的規(guī)劃有很大的影響。紙質(zhì)化的學生檔案的填寫以及歸檔整理是一個很大的工作量，而且在填寫的過程中也很容易造成疏漏[1]。因此，學生檔案的信息化建設(shè)可以很好的發(fā)揮檔案的育人功能，利用大數(shù)據(jù)處理的方式可以將檔案進行相關(guān)的分類，然后再進行集中的呈現(xiàn)，這樣在教育中教師可以深入掌握學生的情況，并且針對性地進行教導。

2.2 信息化建設(shè)的可行性

職業(yè)院校的學生檔案信息化建設(shè)的操作相對來講比較簡單，因為目前職業(yè)院校都已經(jīng)建立了校園系統(tǒng)，每一個學生都有自己對應的賬號。并且各個院校也建立了信息平臺，信息平臺建設(shè)完畢之后也就意味著擁有了現(xiàn)成的服務器，所以利用現(xiàn)成的服務器以及信息平臺建設(shè)一個信息化檔案庫是非常簡單的。只需要在校園系統(tǒng)中嵌入一個子系統(tǒng)就可以，這樣學生們不但可以對自己的檔案信息進行修改和完善，而且還增加了檔案的應用，各個學科的教師也可以通過學生檔案對學生進行一個深入的了解。

3 信息化建設(shè)的策略

3.1 加強制度建設(shè)

目前學生檔案還是以紙質(zhì)類型為主，為了避免出現(xiàn)丟失或者是損毀的情況，所以檔案的管理工作制度性非常的強。職業(yè)院校學生檔案管理并沒有一個明確的規(guī)定，使得檔案管理工作變得有些混亂，尤其是在每年的六月份到九月份期間，學校不但要將畢業(yè)學生的檔案派送到相關(guān)的單位，而且還要從新生手中獲取新的檔案進行整理保存。所以職業(yè)院校應該建立完整的學生檔案管理制度，讓檔案管理更加的有條理，并且對相關(guān)的工作崗位的職責進行明確，對管理人員的責任意識進行強化，進而提高職業(yè)院校學生檔案的管理效率和水平。

3.2 明確管理部門

專業(yè)的部門管理專業(yè)的事情，檔案工作的信息化就需要有一個專門的部門來進行，不能像以前一樣檔案管理工作作為一個兼職。我國的檔案管理《辦法》中也對高校學生檔案管理工作作出了一些指導，以法律的形式明確了高校建立專門檔案管理的機構(gòu)。利用專業(yè)的部門以及完善的制度，和系統(tǒng)的理論指導等多方面的內(nèi)容才可以建設(shè)一個較為專業(yè)、并且具有現(xiàn)代化的檔案管理體系，這樣可以避免管理工作出現(xiàn)松散的情況以及相互的工作不能銜接的事情，所以職業(yè)院校要想完成學生檔案的信息化就必須明確學生檔案的管理部門。

3.3 實行“二級管理”

所謂的“二級管理”是將檔案工作的全部流程分為兩個不同的部門，建立檔案“管理部門”和“形成部門”的二級管理制度，這是推動檔案信息化的一個比較好的措施。“管理部門”負責檔案的管理利用和業(yè)務指導。“形成部門”負責檔案的收集及數(shù)據(jù)采集。通過這兩個部門的合作可以將學生在校情況以及相關(guān)的獎懲信息等詳細的進行記錄，這樣不但減少了工作量，而且還提高了檔案工作的效率。

3.4 建設(shè)管理平臺

學生檔案管理系統(tǒng)，是檔案工作信息化建設(shè)的一個重要內(nèi)容，職業(yè)院校應該建立這樣一個學生檔案管理系統(tǒng)，學生可以利用自己在學校的內(nèi)網(wǎng)登錄賬號登錄平臺查看自己的檔案，發(fā)現(xiàn)有錯誤的地方可以進行及時的修改。而且這樣一個平臺可以很好地減輕學校檔案的工作量，并且在進行檔案轉(zhuǎn)交的時候也會簡化流程。還有就是平臺的建設(shè)肯定會有一個備用平臺，這樣不容易造成檔案的遺失，畢竟還有備份數(shù)據(jù)的存在[2]。

3.5 穩(wěn)定管理隊伍

檔案管理工作是枯燥的，并且相關(guān)的專業(yè)人才也比較稀少。職業(yè)院校要想建立一個信息化的檔案管理平臺，那么就需要將檔案管理的專業(yè)人才穩(wěn)定在工作崗位上，如果專業(yè)人士離開很有可能造成檔案管理的服務工作質(zhì)量降低，檔案管理工作的效率降低。因此穩(wěn)定檔案管理的工作人員是一個非常重要的事情。

4 結(jié)束語

總而言之，職業(yè)院校的學生檔案信息化的工作要想開展的順利，在擁有穩(wěn)定并且專業(yè)的人才之外還需要有平臺建設(shè)以及相關(guān)制度的完善等多方面結(jié)合才可以完成這么一個大項目，希望本文提出的策略可以為學生檔案工作的信息化帶來一些思路。

參考文獻

[1]沈玲.高職院校學生檔案信息化建設(shè)探究[J].有色金屬文摘，2019，034（004）：164-165，168.

[2]周勝.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校基建檔案信息化建設(shè)研究[J].城建檔案，2019，000（004）：26-27.