信息時(shí)代背景下電子檔案管理探討

馬世卿

摘要：目前，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息化越來(lái)越普及，各行各業(yè)在當(dāng)前時(shí)代都進(jìn)行了一定程度的轉(zhuǎn)變，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行革新，其中檔案管理在這一方面有明顯的體現(xiàn)，檔案歷史由來(lái)已久，其記錄作用起著非常大的作用，而檔案管理是對(duì)檔案進(jìn)行完整的保存管理，主要的管理方式為紙質(zhì)檔案，但隨著信息技術(shù)的普及化，電子檔案逐漸代替紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行保存。本文將從電子檔案管理的主要原因出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前管理存在的問題，對(duì)提升電子檔案管理的有效性提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：信息化;電子檔案管理;探討

1引言

現(xiàn)階段隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)速度的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)逐漸普及到各行各業(yè)，人民對(duì)信息的安全要求越來(lái)越高，檔案作為信息記錄的重要文件，信息的安全性顯得更加重要。而信息時(shí)代背景下，電子檔案的普及為我國(guó)企業(yè)檔案管理減少了大量繁瑣的程序，信息數(shù)據(jù)化促進(jìn)了檔案管理的有序化與便利化，但是由于電子檔案的管理模式不夠完善，所以相關(guān)企業(yè)在檔案的管理中需要結(jié)合當(dāng)前信息時(shí)代的特點(diǎn)要求，不斷加強(qiáng)制度的完善。

2企業(yè)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的主要原因

（1）信息時(shí)代所趨。從蒸汽時(shí)代到電氣時(shí)代再到信息化時(shí)代，企業(yè)的運(yùn)行管理模式也在不斷變化，在當(dāng)前信息化的背景下，人民的日常生活全方位的與信息網(wǎng)絡(luò)相掛鉤，信息數(shù)據(jù)的管理與分析在企業(yè)發(fā)展過程中起著尤為重要的作用。在這種情形的驅(qū)動(dòng)下，企業(yè)需要對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行強(qiáng)化，在利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)的前提下加強(qiáng)對(duì)信息數(shù)據(jù)的管理與分析，促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，保證人民信息的安全化以及檔案的服務(wù)化。

（2）電子檔案管理的必要性。由于檔案管理作為企業(yè)管理中較為主要的部分，其對(duì)企業(yè)某些部分的決策起著輔助性的作用，企業(yè)需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，減輕工作決策的困難度，提高決策效率。當(dāng)前信息化時(shí)代，電子檔案有其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，這些特點(diǎn)保證了檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：①電子檔案有相應(yīng)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)作為其基礎(chǔ)，信息數(shù)據(jù)庫(kù)有利于減輕工作人員的信息整理、收集的工作量，提升了檔案管理工作的有效性。②電子檔案修改較為方便，以往的紙質(zhì)檔案在出現(xiàn)錯(cuò)誤或者修訂的情況時(shí)，丁作人員在該過程中消耗時(shí)間過多，并且準(zhǔn)確性不高，電子檔案則避免了這些情況的出現(xiàn)，便于企業(yè)檔案信息的更新。③電子檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)且保存完整;傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受外部自然環(huán)境影響較大，容易造成損壞或者丟失的情況，電子檔案則更為便利與準(zhǔn)確。所以，從檔案管理工作的作用與電子檔案的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，企業(yè)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理是非常有必要的。

3當(dāng)前我國(guó)電子檔案管理的缺陷

（1）管理制度較為過時(shí)。在信息時(shí)代的背景下，信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部管理中是否得到革新，是否符合時(shí)代潮流直接影響著該企業(yè)的綜合水平。根據(jù)目前我國(guó)企業(yè)在電子檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，大部分的企業(yè)在管理制度的制定上較為過時(shí)，不具有時(shí)代性。例如企業(yè)在電子檔案的管理中沒有更新相關(guān)工作人員的具體管理細(xì)則，沒有結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)修改管理制度，從而導(dǎo)致工作人員在電子檔案的管理中不能熟練準(zhǔn)確的進(jìn)行管理工作，工作的積極性與準(zhǔn)確性有所下降趨勢(shì)。

（2）信息安全與準(zhǔn)確度保障力度低。由于信息網(wǎng)絡(luò)化的普及化，人民對(duì)信息安全性的要求也在不斷提升，大部分的企業(yè)在電子檔案的管理過程中為保障信息的安全性大都采用密碼驗(yàn)證、手機(jī)短信驗(yàn)證等多種方式，但是由于網(wǎng)絡(luò)的普及化，容易出現(xiàn)病毒或者惡意盜取信息等狀況出現(xiàn)，從而導(dǎo)致檔案信息的泄露。由于電子檔案修改信息較為方便，它在提升效率的同時(shí)也降低了信息的準(zhǔn)確度，因?yàn)楣ぷ魅藛T在修改時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致信息的失真。

（3）工作人員綜合能力較低。因?yàn)殡娮訖n案都有其電子數(shù)據(jù)庫(kù)作為信息收集的基礎(chǔ)，所以其在一定程度上需要較為先進(jìn)的信息技術(shù)作為支撐，但是根據(jù)對(duì)當(dāng)前企業(yè)相關(guān)工作人員的研究發(fā)現(xiàn)，大部分的工作人員的平均年齡較高，其對(duì)新的信息技術(shù)的接受能力不高，沒有專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備等，這導(dǎo)致工作人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)專業(yè)操作性較低，效率不高，在一定程度上影響企業(yè)的發(fā)展。

4關(guān)于提升電子檔案管理的幾點(diǎn)建議

（1）加強(qiáng)對(duì)管理制度的更新與修改。根據(jù)上文所提出的企業(yè)在電子檔案管理制度上的缺陷可以發(fā)現(xiàn)，制度的完善度會(huì)直接影響該企業(yè)的工作效率與質(zhì)量，所以企業(yè)需要不斷更新相關(guān)的管理制度。首先，企業(yè)的管理層需要意識(shí)到電子檔案的意義，從上至下傳遞正確的態(tài)度，確保電子檔案管理的有效開展。其次，針對(duì)內(nèi)部相關(guān)人員出現(xiàn)的積極性與準(zhǔn)確性下降的情況制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，借助制度激發(fā)丁作人員的工作熱情與效率。最后，企業(yè)需要制定詳細(xì)具體的管理細(xì)則，確保工作人員明確電子檔案管理工作的主要內(nèi)容，保障電子檔案管理工作的有效實(shí)施。

（2）保障信息的準(zhǔn)確與安全。工作人員需要有效地利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，避免優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砺┒础．?dāng)相關(guān)工作人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行修改時(shí)需要得到管理層的認(rèn)同，并且修改后需要多次進(jìn)行多次審核，避免因自我失誤造成信息的失真。除此之外，企業(yè)需要在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行核對(duì)，保障檔案信息的準(zhǔn)確性。另外，考慮到當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的普及化，病毒的大量傳播，企業(yè)需要加強(qiáng)自身的信息技術(shù)，積極納入高素質(zhì)高尖端人才，提高對(duì)病毒等的防控，加強(qiáng)對(duì)員工電子檔案信息安全的保障力度。

（3）提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。由于工作人員的綜合素質(zhì)直接影響了電子檔案管理工作的效率與質(zhì)量，所以企業(yè)為了提升管理水平必須對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)與培訓(xùn)。因?yàn)楫?dāng)前大部分企業(yè)的電子檔案的管理人員多為中年群體，其對(duì)新技術(shù)的接收能力較弱，企業(yè)需要開展相應(yīng)的培訓(xùn)課程，采取實(shí)踐與理論相結(jié)合的方式對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的指導(dǎo)培訓(xùn)。除此以外，由于信息技術(shù)對(duì)專業(yè)性要求較高，其在實(shí)際操作上具有一定的難度，企業(yè)需要在應(yīng)聘工作人員時(shí)注重應(yīng)聘者的專業(yè)能力，以免多次進(jìn)行培訓(xùn)，降低了培訓(xùn)成本。

5結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)處于信息時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)化的普及度越來(lái)越高，各行各業(yè)為實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展都對(duì)自身的信息技術(shù)水平進(jìn)行了革新，在當(dāng)前趨勢(shì)下，電子檔案的發(fā)展有其必然性。電子檔案相比紙質(zhì)檔案更加的便利化與有效化，但是大部分的企業(yè)在管理上仍存在一定的問題，導(dǎo)致企業(yè)的電子檔案管理效率與質(zhì)量較低。為了促進(jìn)企業(yè)的信息化發(fā)展，電子檔案的有效管理是迫在眉睫的，希望本文所提出的幾點(diǎn)建議對(duì)其有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]劉愛霞.信息化時(shí)代背景下檔案管理丁作的創(chuàng)新探討[J].中國(guó)管理信息化，2015（12）.