高校檔案工作的“精益化管理”

千興成 丁浩

摘要：高校檔案管理綜合水平相對(duì)落后和原始，無法適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的快速發(fā)展和社會(huì)時(shí)代的巨大進(jìn)步，為解決高校檔案管理與社會(huì)改革發(fā)展需求不相適應(yīng)的問題，發(fā)揮檔案資源的可持續(xù)利用，使高校檔案更安全、更完整，引入精益化管理勢(shì)在必行，

關(guān)鍵詞：高校;檔案;管理;精益化

所謂精益化管理是起源于上世紀(jì)80年代，美國(guó)的麻省理工學(xué)院教授詹姆斯·P·，沃麥克等專家，在針對(duì)世界上17個(gè)國(guó)家90多個(gè)汽車企業(yè)的生產(chǎn)管理模式進(jìn)行了實(shí)地考察和調(diào)查研究，研究和分析了西方生產(chǎn)方式和日本豐田生產(chǎn)模式的基礎(chǔ)上，在1990年提出了精益化管理這一新型的管理模式。精益的“精”是不投入多余的資源，做到少而精，只滿足市場(chǎng)急需的;“益”是指經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全部有益有效。所以“瘦”是精益化管理的精髓，就是以最小的資源為代價(jià)，創(chuàng)造出最大化地的價(jià)值，更好地為用戶提供服務(wù)和產(chǎn)品，這就是精益化管理的核心思想所在。高校檔案實(shí)行精益化管理，宗旨就是高效工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，降低成本、消除浪費(fèi)、減化手續(xù)、剔除各環(huán)節(jié)的無效勞動(dòng)。充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，以檔案利用者的滿意度作為衡量工作的標(biāo)尺。

高校檔案管理是學(xué)校極其重要的信息資源，也是高校管理工作不可或缺的組成部分，是一項(xiàng)具有較強(qiáng)的基礎(chǔ)性和長(zhǎng)期性的工作。相較于精益化管理，高校的檔案管理工作還有許多不適宜高校改革需求的問題。為使高校檔案完整、齊全和安全得到保障，促進(jìn)和發(fā)揮檔案資源的可持續(xù)利用，更好地為檔案利用者服務(wù)，實(shí)施精益化管理，勢(shì)在必行。

1常規(guī)管理的精益化管理

精益化管理是以盡善盡美為目標(biāo)，完善管理環(huán)節(jié)。追求低成本、無廢品、零庫(kù)存，最大限度地消除浪費(fèi)。而高校檔案管理存在較為嚴(yán)重的各方面的浪費(fèi)現(xiàn)象，工作較為粗放，與精益化管理的要求有較大差距。如歸檔范圍不嚴(yán)格、歸檔文件材料鑒定不準(zhǔn)確，長(zhǎng)期保存的檔案有很多是已經(jīng)失去保存價(jià)值的文件材料，造成檔案的保管費(fèi)用、用品材料、庫(kù)房空間等的大量浪費(fèi)。再比如檔案裝具的購(gòu)置也存在大量的浪費(fèi)，檔案卷皮的質(zhì)量、檔案盒的規(guī)格、檔案櫥柜的容量等裝具的購(gòu)置就缺乏年度用量的預(yù)測(cè)和規(guī)劃，造成庫(kù)存積壓和大量的廢品。實(shí)施檔案工作精益化管理，要貫徹執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等業(yè)務(wù)規(guī)定，完善和制定檔案管理工作細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)檔案查閱利用和文件材料歸檔做出明確要求，對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理等環(huán)節(jié)做出具體的規(guī)定，規(guī)范操作要求，細(xì)化操作程序，堅(jiān)決剔除那些毫無價(jià)值的文件材料，實(shí)現(xiàn)無廢品、零庫(kù)存。

2管理方式的精益化管理

精益化管理追求是工作的有效性，無效工作是指不能增加價(jià)值和附加價(jià)值的工作，其實(shí)這也是一種浪費(fèi)。而傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中大量工作是無效的，主要表現(xiàn)在工作強(qiáng)度大、重復(fù)工作多、效率低下等特點(diǎn)。運(yùn)用精益化管理模式，可以利用計(jì)算機(jī)、掃捕儀等儀器，不但能取代傳統(tǒng)的裝訂、組卷、立卷等重復(fù)而繁重的手工勞作，還能輕松解決查找、閱卷的費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在檔案利用服務(wù)方面，要改變高校檔案部門只是為了本單位領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)管理服務(wù)，只注重做好本校的各種檔案資源的開發(fā)利用的不利局面，徹底扭轉(zhuǎn)高校檔案利用服務(wù)效率較低，利用服務(wù)面過窄的不利局面。隨著社會(huì)公眾對(duì)利用檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)，對(duì)信息的認(rèn)知度的不斷提高，檔案信息利用服務(wù)已具有廣泛的社會(huì)性。以精益化管理的角度考慮，必須要?jiǎng)?chuàng)新高校檔案工作的新模式，進(jìn)一步拓展高校檔案部門面向社會(huì)的服務(wù)窗口，擴(kuò)大利用服務(wù)的范圍，滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案資源的利用需求，從而追求高校檔案工作效益的最大化。

3服務(wù)機(jī)制的精益化管理

精益化管理所追求的根本是以顧客為中心，即以檔案利用者為中心。隨著人們對(duì)信息依賴度的提高和檔案利用意識(shí)的增強(qiáng)，社會(huì)對(duì)檔案利用無論是數(shù)量、質(zhì)量，還是方式上都有了相應(yīng)的改變，開始追求檔案的社會(huì)性和文化性，甚至真實(shí)性等多樣需求。作為檔案工作者，要全心全意地為利用者服務(wù)好，當(dāng)然服務(wù)是檔案工作得以生存和進(jìn)一步發(fā)展的原動(dòng)力。要做好兩種服務(wù)改變，一是由封閉性服務(wù)轉(zhuǎn)向開放性服務(wù)，擴(kuò)大服務(wù)范圍，加快館藏的整合力度和開放廣度，滿足社會(huì)公眾的各種需求;二是由被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)式服務(wù)，多方了解利用者的需求，開發(fā)信息資源，拓展各種信息資源的領(lǐng)域，發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。實(shí)行精益化管理，主要體現(xiàn)是服務(wù)的實(shí)效性，即高效服務(wù)。與精益化管理相比，高校在檔案工作基礎(chǔ)和條件等方面，還有較大的差距，尤其是在檔案管理的技術(shù)手段方面，處于明顯的落后狀態(tài)，嚴(yán)重影響了高校檔案利用服務(wù)的實(shí)效。要提高檔案利用服務(wù)成效，必須實(shí)現(xiàn)技術(shù)手段的精益化。實(shí)行數(shù)字化管理是首選，這是歷史發(fā)展的必然。只有實(shí)行數(shù)字化才能充分利用好計(jì)算機(jī)和掃捕儀等現(xiàn)有的設(shè)備，采集數(shù)字化檔案信息資源，才能廣泛的利用有價(jià)值的信息資源，更好地服務(wù)于社會(huì)公眾。

4管理理念的精益化管理

以人為本的管理模式是精益化管理所追求的。它將形成以人為中心的管理模式，改變以物為中心的傳統(tǒng)管理模式，其宗旨是重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)協(xié)作精神，充分調(diào)動(dòng)人的積極性，將員工置身于主人公的姿態(tài)中，而非雇傭者的環(huán)境中，改變以往那種彼此緊張、等級(jí)森嚴(yán)的人際關(guān)系，使員工能輕松和諧地處于彼此尊重、相互協(xié)助、上下互通的人文氣氛中。因而實(shí)施精益化管理，必須創(chuàng)新高校檔案工作理念，真正實(shí)現(xiàn)以人為本的工作理念，增強(qiáng)檔案工作人員的主人翁責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作人員的主觀能動(dòng)性，激發(fā)他們工作情緒，使之愉快、團(tuán)結(jié)、寬松、奮進(jìn)地工作。同時(shí)注重人文環(huán)境的改善，注重隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的改善，強(qiáng)化檔案工作隊(duì)伍的數(shù)量和質(zhì)量建設(shè)，加強(qiáng)文化建設(shè)，積極營(yíng)造輕松愉悅的生活和工作環(huán)境，更有效地發(fā)揮高校檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)有的職能作用。

參考文獻(xiàn)

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[2]許迪萍.高校檔案工作的精益化管理研究[J].時(shí)代教育，2015（17）.

作者簡(jiǎn)介：于興成（1964，05-），男，山東龍口人，大學(xué)本科，副教授;丁浩（2001，10-），女，黑龍江富錦人，佳木斯大學(xué)2019級(jí)朝鮮語(yǔ)專業(yè)學(xué)生。