大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院人事檔案電子信息化管理分析

李嫚

摘 要：本文對醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)實意義進行分析，立足于當前管理現(xiàn)狀，挖掘在管理體系、建設投入與人才培養(yǎng)等方面存在的問題，并提出科學有效的解決對策，力求通過健全信息化管理機制、加大建設資金投入力度、重視專業(yè)人才培養(yǎng)等方式，使人事檔案管理的信息化水平得到顯著提升，為醫(yī)院人事管理工作的開展提供更多便利。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;醫(yī)院人事檔案;電子信息化管理

引言

在大數(shù)據(jù)時代背景下，先進的信息技術逐漸滲透到醫(yī)院管理工作中，為人事管理提供先進技術支持。但是，部分管理者思想落后，加強管理體系缺失、建設投入不足、缺乏專業(yè)人才等因素影響，導致人事檔案信息化管理現(xiàn)狀不容樂觀。對此，醫(yī)院管理層應積極采取針對性措施，提高信息化管理水平，使人事檔案管理效率得到顯著提升。

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)實意義

在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中，人事檔案電子信息化作為人才戰(zhàn)略的基本保障而存在。當前醫(yī)療行業(yè)的人才競爭十分激烈，人事檔案信息平臺具有信息共享與存儲的雙項功能，有助于信息迅速更新，醫(yī)院從業(yè)者可迅速查詢?nèi)瞬畔嚓P信息，極大提高工作效率。一方面，有利于確保檔案信息安全完整，電子信息化建設可對原始檔案資料進行高效存儲，有效克服紙質檔案存儲時出現(xiàn)的磨損、丟失等問題。通過信息化檔案管理，還可對檔案信息進行加密和授權，使檔案信息安全得到切實保障。另一方面，電子檔案還可提高人事管理效率，降低檔案管理難度。通過構建電子檔案，使從業(yè)者的工作強度降低、工作效率提升，還可有效減少人為失誤，對檔案管理質量提升具有重要意義。

1.提高人事信息價值

科學合理的人事管理可促進工作效率提升，人事檔案作為人資部門的核心內(nèi)容，如若檔案自身未得到切實保障，勢必無法發(fā)揮輔助管理的作用。在大數(shù)據(jù)背景下，人事信息日益豐富，相關檔案也朝著數(shù)據(jù)化、集中化的方向發(fā)展，可有效避免和克服傳統(tǒng)紙質檔案的弊端，減少人為查閱時造成的損耗，提高了檔案價值，為人事管理工作的高效開展提供極大助力。此外，人事檔案信息化發(fā)展還可為人才科學決策提供切實保障，為人才戰(zhàn)略實施打下堅實基礎，對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

2.增強人事信息互聯(lián)性

在信息技術的普及應用下，人事信息不再處于獨立狀態(tài)，互聯(lián)性逐漸體現(xiàn)出來。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，紙質檔案逐漸超過電子檔案的方向變革，檔案數(shù)據(jù)庫的建成可使人事部門迅速掌握相關信息，為人事調整提供強有力的參考依據(jù)，有助于提高領導決策科學性。由此可見，大數(shù)據(jù)在人事檔案中的應用打破了原本的“信息孤島”現(xiàn)狀，促進了人事信息的聯(lián)合，促進資源優(yōu)化配置，真正實現(xiàn)了信息的實時共享。

3.優(yōu)化檔案管理工作

在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術逐漸滲透到檔案管理中，使人事管理工作效率得以提升，醫(yī)院整體管理更加科學高效，加快了現(xiàn)代化發(fā)展步伐。在實際檔案管理中，可利用網(wǎng)絡技術對檔案信息進行準確分類，構建智能檔案管理系統(tǒng)，以此提高人事檔案存儲、管理與應用效率，為相關管理者查詢、整理和決策提供更多便利，進一步推動了檔案管理的智能化、信息化發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

在醫(yī)療改革背景下，提倡醫(yī)院管理方法與醫(yī)療設備的創(chuàng)新，但是部分醫(yī)院受管理層落后思想與經(jīng)營條件影響，在管理體系、建設投入與人才培養(yǎng)等方面存在諸多問題，在一定程度上阻礙了人事檔案信息化發(fā)展的步伐，檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

1.管理體系缺失

在大數(shù)據(jù)時代下，醫(yī)院檔案管理信息化建設已經(jīng)是大勢所趨，但在實際管理工作中，檔案管理工作仍然存在些許問題，主要體現(xiàn)在思想管理淡薄、管理體系缺失、規(guī)范標準尚未統(tǒng)一等方面，且人事檔案的信息采集較為混亂，在信息化管理方面存在諸多問題，因內(nèi)部人員分工不明，在工作中無法協(xié)調配合，長此以往，人事檔案方面形成了“信息孤島”，加上缺乏有效的整合梳理，檔案信息的統(tǒng)籌性能受到嚴重抑制，數(shù)據(jù)信息不夠完整、時效性較差。在管理體制方面，檔案管理由后勤部門負責，不歸行政部門直屬，因此檔案管理者的待遇與行政、醫(yī)務人員相比存在一定差距，在一定程度上打擊了檔案人員的工作熱情，檔案信息化建設很難落地生根。此外，在醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院人員流動性增加，人事檔案因管理體系缺失常常出現(xiàn)檔案無法調動或者人員信息更新不及時等情況，造成“有檔無人、有人無檔”等現(xiàn)象，使檔案信息完整性與真實性被破壞，在很大程度上增加了檔案信息化建設難度。

2.建設投入不足

由于醫(yī)院管理層因思想認識不足，在檔案信息化建設方面的投入自然不足，進一步阻礙了電子檔案的發(fā)展發(fā)布。調查研究表明，阻礙人事檔案信息化的主要因素之一便是建設資金短缺。在日常工作中，部分管理者未樹立長遠眼光，將工作重心放在日常醫(yī)護工作中，認為檔案管理工作輕松、可有可無，忽視人事檔案信息化建設，使其難以跟上時代發(fā)展步伐，缺乏信息技術的支撐，管理工作也很難取得實質進展，進而影響整體檔案管理水平。此外，部分中小型醫(yī)院自身的運營資金有限，沒有充足的資本引進先進的技術和設備，只能依靠陳舊設施開展人事檔案管理工作，檔案管理價值難以得到充分發(fā)揮。

3.人事檔案利用率較低

人事檔案對人資部門日常工作開展，乃至整個醫(yī)院管理水平的提升具有重要意義。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理類型眾多，內(nèi)容多樣，數(shù)據(jù)信息處于動態(tài)變化狀態(tài)，在無形中加大了人事檔案管理難度，急需構建科學高效的數(shù)據(jù)庫確保數(shù)據(jù)的動態(tài)化管理。但是，當前部分醫(yī)院由于受到思想認識、資金投入、技術等因素影響，檔案管理系統(tǒng)較為落后，仍以人工采集信息模式為主，紙質檔案較多，電子數(shù)據(jù)庫建設滯后，缺乏先進的檔案信息管理體系，導致檔案管理與查詢十分困難，檔案信息的利用率較低，造成較大的資源浪費。同時，隨著大數(shù)據(jù)技術的更新?lián)Q代，檔案管理數(shù)據(jù)功能日益豐富，不但具有查詢與存儲功能，還可對內(nèi)部數(shù)據(jù)進行橫縱對比，使數(shù)據(jù)整合與利用價值不斷提升。但因醫(yī)院缺乏對檔案信息化方面的研究，導致檔案管理仍然浮于表面，沒有對檔案的深層價值進行挖掘，極大的抑制了檔案資源優(yōu)勢的充足發(fā)揮。

4.專業(yè)人才缺失

在大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案信息化建設單純依靠軟硬件設施遠遠不足，還需要具備專業(yè)人才的支持。但是，從當前現(xiàn)狀可知，一些醫(yī)院因重視程度不足，沒有安排充足的人員從事該項工作，檔案管理工作大多由其他崗位人員兼職負責，人員專業(yè)素質普遍較低。在實際管理中，以紙質檔案為主，在專業(yè)信息研究方面能力較弱，未能充分發(fā)揮檔案管理軟件功能，單純發(fā)揮信息存儲與記錄等作用，管理工作質量難以得到充分發(fā)揮。據(jù)調查，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理崗位成為臨退休員工的“養(yǎng)老崗位”，人員的專業(yè)技能水平較低，知識結構不夠合理，且老齡化嚴重，難以與當前大數(shù)據(jù)時代要求相適應。

三、醫(yī)院人事檔案信息化管理有效措施

在大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案信息化建設已成為大勢所趨。針對當前電子檔案建設與管理現(xiàn)狀，應積極采取針對性的措施，使醫(yī)院領導層的思想觀念得以轉變，并從管理機制、資金投入、人才管理等多個方面著手，彌補當前檔案管理的缺陷，使管理人員的技能與素養(yǎng)得到顯著提升，在信息技術的支持下，真正實現(xiàn)人事檔案信息的有效管理。

1.健全信息化管理機制

任何工作的開展都離不開制度的支撐，醫(yī)院檔案管理方面也是如此，要想提高檔案信息化管理，為人事工作的高效開展提供更多助力，則應立足醫(yī)院實際情況，健全和完善信息化管理機制。

（1）完善檔案管理機制。針對檔案管理者的意識進行強化，還應構建激勵機制，充分調動人事檔案管理者的工作積極性，使其全心全意的投入到管理工作中。在檔案信息化過程中，還應與現(xiàn)有的信息資源相結合，探究當前醫(yī)療體制改革的新政策與主流趨勢，確保制度實施對檔案管理具有推動作用，以免出現(xiàn)檔案內(nèi)容被篡改等情況發(fā)生，使檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性和安全性得到切實保障;

（2）制定內(nèi)部管理制度。在檔案管理工作中，部門負責人應結合信息時代特點，充分利用信息技術對檔案內(nèi)容進行歸類，在檔案歸類、文件統(tǒng)計、信息保密管理、檔案資料收集等多方面發(fā)揮作用，并對管理經(jīng)費與獎懲落實進行合理規(guī)劃，確保管理科學合理;為了確保檔案信息的真實完整，應杜絕人為因素導致的檔案遺失、短缺、遺漏、錯誤等現(xiàn)象，確保信息化管理科學高效落實;還應建立激勵機制，提高檔案管理者的薪資待遇，激發(fā)其工作熱情，樹立強烈的責任感，能夠自主自發(fā)的做好管理工作，提高檔案管理質量;

（3）構建檔案管理平臺。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院還應充分利用信息技術，構建電子檔案管理與安全防護平臺，安裝先進的殺毒軟件，避免檔案信息被違法盜取。同時，構建檔案數(shù)據(jù)庫，可通過自動檢索與更新的方式調閱所需信息，使檔案信息更新與應用效率得到顯著提升。借助檔案管理平臺，對人力資源信息進行優(yōu)化和完善，針對單位內(nèi)部“有檔無人，有人無檔”現(xiàn)象進行全面篩查，使人力信息更加標準且全面，為人事檔案數(shù)據(jù)庫的精簡優(yōu)化打下堅實基礎;

2.加大建設資金投入力度

在醫(yī)院人事管理工作中，人事檔案資料可為其提供切實參考。在大數(shù)據(jù)背景下，要想提高人事檔案管理效率，醫(yī)院應嚴格按照國家對檔案系統(tǒng)管理建設方面的相關要求，加大檔案管理工作的資金投入。結合網(wǎng)絡信息化需求，配置所需的軟硬件設備，為電子檔案建設與發(fā)展提供切實保障。在檔案應用方面，對真實性、完整性提出嚴格要求，應充分利用檔案數(shù)據(jù)庫，將醫(yī)院經(jīng)營中的人事信息記錄下來，使檔案信息得到動態(tài)更新，內(nèi)容更加全面且完整，以此提高檔案的可用性，為相關人員的信息查詢提供切實依據(jù)，同時也為人事調動與人才培養(yǎng)提供更多幫助。為了確保檔案信息更加全面，應對檔案管理的細節(jié)進行規(guī)范，這將需要加大資金投入力度，引進先進的信息技術與設備，以此確保檔案信息的真實可靠。

3.完善人事檔案管理系統(tǒng)

為了提高人事檔案信息的利用率，應積極建立和完善檔案管理系統(tǒng)，并對其進行持續(xù)開發(fā)與利用。在檔案開發(fā)方面，引入多功能軟件建立檔案數(shù)據(jù)庫，補充和更新員工的各類信息，建立員工電子檔案，包括個人信息、薪資、執(zhí)業(yè)資格、培訓教育等等，借助網(wǎng)絡技術將檔案信息關聯(lián)起來，利用現(xiàn)代化掃描形成形式多樣、內(nèi)容完善的紙質檔案;當前部分醫(yī)院的人事檔案開發(fā)不到位，過于注重員工歷史資料的獲取，忽視員工實際發(fā)展情況與個人特點。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)對員工提出多種需求，不但對其專業(yè)能力進行關注，還重視其思想品質與綜合素質。因此，在員工信息收集時應擴大范圍，將其個人特點、綜合特征等融入其中，如職業(yè)技能、工作業(yè)績、個人缺陷等等，真實全面的人事檔案更可為企業(yè)招聘提供重要參考，在較短時間內(nèi)判斷該員工是否與企業(yè)需求相符。同時，完整的檔案還可對員工工作行為進行約束，在醫(yī)院內(nèi)營造健康良好的工作環(huán)境。

在檔案利用方面，應深刻認識到檔案開發(fā)與管理的目的便是高效利用，因此應定期對檔案信息進行分類、整合，編制全面真實的檔案管理報告，為醫(yī)院領導決策提供依據(jù)，使檔案開發(fā)與利用價值得到顯著提升。在檔案信息化建設方面，應根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)實情況，結合人事檔案特點，建立信息管理平臺，并注重對檔案信息的安全管理，根據(jù)人員職位與工作范圍設置相應的加密等級，使用戶獲得不同的權限，使隱私信息得到切實保護，避免黑客或木馬病毒入侵，對檔案完整性與保密性造成破壞，確保信息內(nèi)容的安全且完整。

4.重視專業(yè)人才培養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)背景下，要想切實提高人事檔案管理水平，勢必離不開專業(yè)人才的支持。新時期對人才培養(yǎng)提出更高要求，不但要掌握豐富的理論知識與嫻熟的檔案管理技能，還要具備較高的信息素養(yǎng)與計算機操作能力。此外，還應重視管理者專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其能夠與當前檔案管理崗位需求充分符合。對此，醫(yī)院可采取以下措施對專業(yè)人才進行培養(yǎng)。

一是面向在崗人員開展系統(tǒng)化的教育和培訓，使全體人員均可熟練掌握軟件的操作技巧，并靈活的運用到日常工作中。在專業(yè)隊伍培養(yǎng)時，應根據(jù)醫(yī)院的實際情況，構建科學完善的檔案管理組織架構，使從業(yè)者的工作熱情得以調動，主觀能動性得到充分發(fā)揮，自身的業(yè)務技能不斷提升，與大數(shù)據(jù)的時代要求充分符合;

二是檔案部門應重視人才職業(yè)道德素養(yǎng)的鍛煉與培養(yǎng)，通過開展多樣化培訓活動，強化管理者的專業(yè)知識與技能，使其對電子檔案管理有更加清楚的了解，深刻認識到加密檔案的重要性，并樹立強烈的責任意識與敬業(yè)精神，在確保信息安全的同時，對檔案資源進行合理的開發(fā)和利用，使其在當前醫(yī)院人事管理工作中得到充分發(fā)揮，促進醫(yī)院良性發(fā)展;

三是醫(yī)院應充分發(fā)揮信息技術的作用與優(yōu)勢，面向檔案管理人員定期開展考核工作，以免檔案管理者在日常工作中出現(xiàn)誤操作，為醫(yī)院發(fā)展帶來不良影響。同時，通過實施獎懲制度規(guī)范管理者的行為，使其朝著電子檔案管理目標而努力，激發(fā)其工作潛能，確保其自覺遵循職業(yè)道德準則，認真嚴謹?shù)膹氖聶n案管理工作，為人事管理與醫(yī)院發(fā)展貢獻更多力量。

結論

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子檔案逐漸取代紙質檔案，醫(yī)院的檔案管理信息化建設也成為大勢所趨。對此，醫(yī)院管理層應積極轉變思想，充分認識到人事檔案信息化建設對人事管理工作開展的極大助力，并通過健全信息化管理機制、加大建設資金投入力度、重視專業(yè)人才培養(yǎng)等方式，使人事檔案管理效率得到顯著提升，推動醫(yī)院的良性發(fā)展。

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（作者單位：四川省資陽市安岳縣人民醫(yī)院）