關(guān)于檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作的探討

劉亞新

摘要：檔案工作的數(shù)字信息化建設(shè)也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代的新舉措、新要求。面對這種挑戰(zhàn)，要不斷審視過去，跳眼未來，逐步掌握數(shù)字信息技術(shù)為檔案服務(wù)，為公司生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化;檔案;標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

一、檔案數(shù)字信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案數(shù)字信息化建設(shè)的主要內(nèi)容：建立健全和真正實施有效的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范;檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;載體檔案的數(shù)字話，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化;檔案專題信息的采集和建庫。

二、檔案數(shù)字信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）對檔案數(shù)字信息化建設(shè)的不重視，認(rèn)識不到位

對公司來說，日常重要工作是以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，普遍存在對檔案工作的不重視，傳統(tǒng)觀念的認(rèn)為檔案保存的是歷史，只是起一個儲存作用，而忽略了其真正的價值和意義所在。近年來，以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的檔案因濕度、溫度及庫房保管環(huán)境的制約，完整性受到缺失，電子檔案的出現(xiàn)亟待解決了這個問題。

加快檔案數(shù)字信息建設(shè)，能夠提高檔案管理的科學(xué)性，打破檔案管理模式的局限性，檔案不僅能保得到存和利用，還能實現(xiàn)信息收集和檔案數(shù)字化管理，科學(xué)、合理分配信息資源，提高企業(yè)工作效率和檔案的安全性。

（二）檔案數(shù)字信息化建設(shè)進程落后

檔案數(shù)字信息化建設(shè)要求配套計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，還需要軟件和技術(shù)支持，隨著信息化進程加快，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在飛速發(fā)展，檔案數(shù)字信息化進程已經(jīng)處于落后狀態(tài)，檔案管理方式也有待改進。在目前的數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，由于檔案數(shù)字化系統(tǒng)仍處于由文件管理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡性階段，數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平仍有待提高，因此需要進一步提高檔案信息管理的數(shù)字化和信息化。

（三）人才隊伍的缺失和不穩(wěn)定

許多檔案管理人員停留在機械式保管的階段，忽視了檔案的利用，資源沒能得到有效的配置，大多采用閉架借閱，只有需要查看才會調(diào)出的做法，從事檔案管理較長時間的檔案人員已經(jīng)熟練掌握了手工管理模式，但對檔案編研以及信息資源的開發(fā)利用不夠熟練，計算機技術(shù)以及信息化管理能力較為薄弱。年輕一輩的檔案管理人員具備較豐富的計算機知識，但是對檔案管理的基本原則不夠了解，缺乏檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗。

在檔案信息化建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施是根本保證，通過建立標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)實現(xiàn)信息化管理，信息資源是管理對象，從而實現(xiàn)更加合理的信息利用，同時不能忽視安全管理，多加引進相關(guān)人才。人才是檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的驅(qū)動力，是檔案數(shù)字信息化建設(shè)不可缺少的部分。由于企業(yè)存在人才資源配置不合適導(dǎo)致了檔案管理人員不穩(wěn)定，頻繁更換，也不利于人才隊伍的壯大，檔案管理人員缺少專業(yè)的信息化知識培訓(xùn)和信息技術(shù)技能培訓(xùn)，引進檔案管理和計算機技術(shù)兼?zhèn)涞娜瞬攀顷P(guān)鍵。

三、如何開展檔案數(shù)字信息化的建設(shè)工作

（一）加強完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一管理

認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳貫徹集團公司制定的數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)的檔案使用習(xí)慣，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，增加常用檔案的數(shù)量，使各類館藏比例更加合理。檔案數(shù)字信息化建設(shè)要結(jié)合公司特點，以建設(shè)一套實用的信息資源管理和利用體系為目標(biāo)。

在信息化建設(shè)的過程中，要注重加強檔案管理的安全性，提高檔案管理的效率，建立健全有關(guān)管理制度，制定科學(xué)合理的管理模式，做到規(guī)范管理，確保檔案資料信息數(shù)據(jù)處于一個安全的環(huán)境。主要措施有兩點：（1）使檔案管理流程規(guī)范化，提高信息化技術(shù)水平，使電子檔案管理步驟更加精細化;（2）制定相關(guān)的安全管理措施，預(yù)防可能發(fā)生的風(fēng)險，保證電子文件和電子檔案的完整性;（3）檔案管理應(yīng)當(dāng)有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的分類和歸檔是最為復(fù)雜的步驟，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)可以加快檔案整理的速度，減輕管理人員的工作負擔(dān)。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)信息化管理

檔案管理的信息化建設(shè)除了要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，使檔案管理人員接受新的理念，針對性地學(xué)習(xí)信息技術(shù)之外，還要提供信息化建設(shè)中所需要的機械設(shè)備和相關(guān)軟件，完善檔案管理所需的軟硬件，擴大室藏空間，購置檔案裝具，豐富檔案種類，完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

（三）改進檔案管理觀念，提高檔案管理地位

對檔案管理信息化要有一個正確、全面的理解，檔案的信息化建設(shè)不僅僅指的是在管理中使用電腦、網(wǎng)絡(luò)等信息化硬件，還意味著檔案管理、開發(fā)、利用的過程中能夠借助現(xiàn)代信息技術(shù)，完善管理方式，充分發(fā)揮檔案的作用，提高管理和利用的效率，管理的過程中不斷發(fā)掘檔案的信息資源，并充分利用信息。檔案管理的信息化建設(shè)不僅包括檔案的搜集、整理和保存，還需要后續(xù)的開發(fā)利用，讓檔案得到妥善的保管，形成一套完備的檔案管理體系，做到物盡其用，服務(wù)于企業(yè)。

（四）加強檔案信息人才隊伍建設(shè)

實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，重點要放在檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，提高他們對信息化的應(yīng)用能力。專業(yè)人才是檔案管理信息化建設(shè)的主力，企業(yè)要定期對檔案從業(yè)人員進行信息技術(shù)技能培訓(xùn)，將信息化思維與檔案管理相結(jié)合，讓老員工帶動新員工。對于掌握一定經(jīng)驗的檔案從業(yè)人員來說，要注重創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，調(diào)動他們的工作積極性，創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理模式。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對崗位有足夠的認(rèn)識，不斷自我學(xué)習(xí)、自我提升，認(rèn)真對待信息化教育培訓(xùn)，及時接受新的專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。

四、檔案數(shù)字信息化發(fā)展的作用

檔案數(shù)字信息化建設(shè)對檔案管理意義重大，是一個長期持久的過程，要做到全面兼顧，面臨的工作復(fù)雜、繁瑣且細致。目前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)正在飛速發(fā)展，檔案管理電子信息化是順應(yīng)時代的要求，也是檔案管理工作的發(fā)展趨勢。將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，使檔案信息資源能夠得到合理分配和使用，從而為公司創(chuàng)造更多的價值。

參考文獻：

[1]王景高.論檔案信息資源建設(shè)開發(fā)[J].檔案通訊，2003 （05）：19.