如何嚴(yán)謹(jǐn)?shù)毓芾頃?huì)計(jì)檔案

王嬌嬌

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是指一個(gè)經(jīng)濟(jì)體系在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中產(chǎn)生的具有一定保存價(jià)值的記錄。從檔案的產(chǎn)生到整理、保管、利用、鑒定銷毀，整個(gè)過(guò)程都需要規(guī)范健全的管理制度。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理和利用，是每個(gè)檔案保管部門(mén)必盡的責(zé)任。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；整理保管；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或者其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中所形成的，主要由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等形式構(gòu)成的具有保存價(jià)值并作為歷史記錄進(jìn)行保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位或部門(mén)，都要產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案，因此會(huì)計(jì)檔案具有范圍廣、數(shù)量大的特點(diǎn)。一個(gè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度，可以客觀的反映出相關(guān)單位的經(jīng)濟(jì)構(gòu)架是否完整，經(jīng)濟(jì)秩序是否合理合法。由此可見(jiàn)管理好會(huì)計(jì)檔案的重要性和必要性。

一、會(huì)計(jì)檔案的形成

會(huì)計(jì)工作具有非常嚴(yán)密的制度和法規(guī)，會(huì)計(jì)檔案的形成也是嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)則和規(guī)定進(jìn)行的。從會(huì)計(jì)憑證的審核、簽字到會(huì)計(jì)賬簿的核算填寫(xiě)再到會(huì)計(jì)報(bào)表的完成，不僅各項(xiàng)程序聯(lián)系密切，而且必須執(zhí)行國(guó)家的規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)。

會(huì)計(jì)檔案主要由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及財(cái)務(wù)報(bào)告組成，它們的形成是依次產(chǎn)生，具有連續(xù)性的。首先產(chǎn)生的是會(huì)計(jì)憑證，它主要由記賬憑證和原始憑證組成；然后依照會(huì)計(jì)憑證制作會(huì)計(jì)賬簿，主要分為主賬、明細(xì)賬、輔助賬、銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬等；最后依據(jù)會(huì)計(jì)賬簿的內(nèi)容來(lái)編制會(huì)計(jì)報(bào)表，根據(jù)情況形成月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)。

二、會(huì)計(jì)檔案的組卷

各種類別的會(huì)計(jì)檔案在整理組卷時(shí)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

整編憑證時(shí)，應(yīng)分別將收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證及所附原始單據(jù)粘貼在“會(huì)計(jì)憑證粘貼單”上。粘貼時(shí)張與張之間要整齊、均勻，對(duì)超過(guò)卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等應(yīng)折疊擺放；與卷皮規(guī)格大小相同的中型原始憑證應(yīng)壓摞擺放；小型憑證可以仿魚(yú)鱗式由上而下，由左到右依次擺開(kāi)壓頁(yè)擺放，按時(shí)間和順序號(hào)將貼滿憑證的“會(huì)計(jì)憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊(cè)。注意在裝訂憑證前剔除憑證上的金屬物和空白頁(yè)。裝訂時(shí)封裝邊可根據(jù)實(shí)際情況填入適量紙片以保持與憑證單據(jù)同樣厚度，裝訂后要求整齊、牢固、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，便于翻閱。

賬簿類應(yīng)按照不同類別分冊(cè)整理立卷、形成保管單位。賬簿內(nèi)賬頁(yè)排列順序是：銀行存款、現(xiàn)金日記賬按自然形成日期；總賬、明細(xì)賬按會(huì)計(jì)科目。對(duì)賬目較多的科目，應(yīng)按科目分開(kāi)裝訂組卷。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁(yè)非裝訂線一側(cè)上角編頁(yè)號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，空白賬頁(yè)不編號(hào)。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按各單位產(chǎn)生的月、季、年度分別整理。有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告說(shuō)明與分析應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。凡歸檔的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）及文字說(shuō)明，均應(yīng)存原始件，不得使用圓珠筆及藍(lán)色雙面復(fù)印紙、壓感紙或復(fù)印件。月、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。凡合并組卷的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在案卷標(biāo)題中注明月、季。

各類會(huì)計(jì)檔案成冊(cè)后還應(yīng)加裝“會(huì)計(jì)檔案”封面，并以一盒一卷的標(biāo)準(zhǔn)裝盒。選擇封面時(shí)根據(jù)案卷裝訂方向決定使用橫向或縱向封面，并填齊檔案名稱、編號(hào)、形成日期、形成單位等內(nèi)容。同時(shí)在封面右下方加蓋“歸檔卷位戳”，注明檔案所屬的年度、種類、應(yīng)保管的期限、全宗號(hào)、會(huì)計(jì)處理號(hào)及卷號(hào)。選擇檔案盒時(shí)根據(jù)每?jī)?cè)檔案的厚度選擇相應(yīng)的盒子，并用印章標(biāo)蓋出本冊(cè)檔案所屬的年度、月份、形成單位、種類、保管期限、全宗號(hào)、會(huì)計(jì)處理號(hào)及卷號(hào)。

全宗號(hào)是各級(jí)檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號(hào)，用于區(qū)分各立檔單位，沒(méi)有向檔案館移交過(guò)檔案的單位則沒(méi)有全宗號(hào)。在會(huì)計(jì)處理號(hào)的編制上應(yīng)當(dāng)注意不同保管期限的檔案種類應(yīng)分別編制從“1”開(kāi)始的順序號(hào)，同保管期限的種類按照固定的先后順序依次編制。而卷號(hào)則可理解為保管單位對(duì)庫(kù)存檔案按照一定的順序編制的大流水號(hào)，與檔案號(hào)形成對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于日常管理和查詢。

不同種類的會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)著不同的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，自2016年1月1日起施行的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。其中，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告作為永久保存；月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保存十年；其他賬簿類和憑證類檔案一般都需要保存三十年。高質(zhì)規(guī)范的組卷更有利于檔案的長(zhǎng)久保存，因此對(duì)檔案組卷的規(guī)范性不容忽視。

三、會(huì)計(jì)人員及管理人員的職責(zé)

能接觸到會(huì)計(jì)檔案最原始狀態(tài)的人員是會(huì)計(jì)人員，他們具有將原始憑證整理分裝、將賬簿報(bào)表編頁(yè)組卷的責(zé)任。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料整理的熟練性以及對(duì)會(huì)計(jì)檔案組卷規(guī)則的熟知程度直接決定著會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。所以，對(duì)會(huì)計(jì)人員整編檔案的技能以及管理檔案的意識(shí)培訓(xùn)非常重要，應(yīng)該納入會(huì)計(jì)人員職責(zé)中加以崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理保管的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案組卷規(guī)則的基本知識(shí)，具備獨(dú)立組卷的能力，進(jìn)而從源頭上保證會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性。

同時(shí)，檔案管理人員在整編時(shí)要對(duì)入庫(kù)檔案組卷的標(biāo)準(zhǔn)性、內(nèi)容的完整性、編號(hào)的準(zhǔn)確性上做到高質(zhì)量零誤差的保證。尤其對(duì)會(huì)計(jì)處理號(hào)的檢查及檔案卷號(hào)的編目上應(yīng)當(dāng)加倍細(xì)致。制作出入庫(kù)檔案的詳細(xì)目錄，以便在查檔時(shí)能及時(shí)準(zhǔn)確的找出需要的內(nèi)容。

四、會(huì)計(jì)檔案的利用和管理

在會(huì)計(jì)檔案的借閱利用過(guò)程中，應(yīng)制定嚴(yán)格健全的管理制度，制作相應(yīng)的調(diào)閱、查閱、借閱利用單和登記表，準(zhǔn)確記錄查閱使用人員的姓名、單位、查閱的內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間、數(shù)量等信息。操作中嚴(yán)格執(zhí)行管理?xiàng)l例，利用過(guò)程中不得在檔案上作任何記錄、勾畫(huà)或涂該，更不得拆封、增添撕取或者抽換單據(jù)。會(huì)計(jì)檔案除本單位財(cái)會(huì)部門(mén)有權(quán)查閱外，外單位或其他部門(mén)查閱時(shí)須持有介紹信，并經(jīng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后憑辦理手續(xù)方可查閱。

會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)的管理，原則上應(yīng)為會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)設(shè)立庫(kù)房進(jìn)行保管，切實(shí)執(zhí)行安全保密制度，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。在保管條件上嚴(yán)格遵循檔案庫(kù)房要求，做好庫(kù)房的防火、防水、防照、防潮、防盜、防塵、防有害氣體、防有害生物等工作，將庫(kù)房溫度控制在14℃～24℃，濕度保持在45%～60%。在檔案的放置上做到排列系統(tǒng)、存放有序、查閱方便。

會(huì)計(jì)檔案常用的排列方式有兩種。當(dāng)存儲(chǔ)空間足夠時(shí)，可按不同保管期限分區(qū)域放置，在同個(gè)保管期限區(qū)內(nèi)再按檔案所屬年度，然后組織機(jī)構(gòu)，最后種類順序排列。這樣排放的優(yōu)勢(shì)在于當(dāng)某類檔案達(dá)到保管期限需要進(jìn)行銷毀時(shí)，不會(huì)影響其他保管期限的檔案放置的位置。但當(dāng)總庫(kù)存儲(chǔ)空間有限時(shí)，則建議按照先年度，再組織機(jī)構(gòu)，然后保管期限，最后種類的方法排列。這樣的存放方式不需要預(yù)留存儲(chǔ)空間，直接根據(jù)每年入庫(kù)的檔案順序依次放置，入庫(kù)前只用對(duì)同個(gè)組織機(jī)構(gòu)的檔案按照同保管期限的種類集中排列即可。各保管單位可根據(jù)自身檔案特點(diǎn)選擇適合的排列方式，遵循固定的規(guī)律，便于管理利用。

五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀

對(duì)于超過(guò)保管期限，確定無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案可以進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案鑒定工作。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限，待銷毀檔案應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門(mén)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人必須對(duì)銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，嚴(yán)格履行職責(zé)，到指定地點(diǎn)銷毀。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書(shū)面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和寫(xiě)照，會(huì)計(jì)檔案具備著監(jiān)督檢查、維系管理、歷史研究、憑證查考等重要的作用，是維護(hù)一個(gè)經(jīng)濟(jì)體系的正常工作、生產(chǎn)、科研等方面秩序的法定證書(shū)，也是研究一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織文化歷史發(fā)展規(guī)律，制定財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)源。因此，檔案管理人員一定要在每個(gè)環(huán)節(jié)上嚴(yán)格遵守制度，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)完整、安全有效，讓會(huì)計(jì)檔案在生產(chǎn)管理中發(fā)揮出它的最大價(jià)值。