淺談高校檔案管理的多元化發(fā)展構(gòu)想

廖建兵

【摘要】時(shí)代發(fā)展使得高校檔案管理工作呈現(xiàn)全新發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化發(fā)展，是有效改善高校檔案管理質(zhì)量，最大化發(fā)揮檔案管理對(duì)于高校整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)積極促進(jìn)作用的重要舉措。為此，高校必須主動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念與模式，建構(gòu)起對(duì)于多元化檔案管理的全面深刻認(rèn)知，并采取科學(xué)策略有效實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展。本文主要在分析高校檔案管理多元化發(fā)展具體內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，探討實(shí)現(xiàn)高校檔案多元化發(fā)展的具體策略，希望能夠?yàn)楦咝＿M(jìn)一步提高自身檔案管理水平提供有價(jià)值的參考。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理;多元化發(fā)展;構(gòu)想;策略

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，具有記錄歷史事實(shí)及指導(dǎo)決策等重要作用。高校檔案是高校開展各項(xiàng)工作、從事各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，真實(shí)地記錄高校在科學(xué)研究、教育教學(xué)、辦學(xué)規(guī)模、師資、招生等方面的真實(shí)情況，屬于一類重要的教育資源。高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是高校實(shí)現(xiàn)管理模式轉(zhuǎn)變和管理方法現(xiàn)代化的重要途徑。然而，當(dāng)前高校檔案管理工作正呈現(xiàn)出比較明顯的單一化問(wèn)題，主要表現(xiàn)為檔案類型單一、檔案管理人員結(jié)構(gòu)單一、檔案管理方式單一及檔案調(diào)用服務(wù)方式單一四個(gè)方面，這一趨勢(shì)嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作水平的提升。為此，高校應(yīng)提高對(duì)于檔案管理工作的關(guān)注力度，把握檔案管理的最新發(fā)展趨勢(shì)，正確認(rèn)識(shí)檔案管理多元化發(fā)展的重要價(jià)值和具體內(nèi)涵，并通過(guò)科學(xué)策略有效實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展。

一、高校檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的具體內(nèi)涵分析

多元化是與單一化相對(duì)應(yīng)的一個(gè)概念，高校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作多元化，就必須從以下四個(gè)維度把握檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的具體內(nèi)涵。

（一）資源種類多元化。高校檔案按照教育部相關(guān)規(guī)定，主要可分為基建檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、財(cái)會(huì)檔案等十一類檔案，這些檔案及其相關(guān)信息可以文字、圖像、聲音、視頻等多種形式存在。當(dāng)前高校檔案以文書類紙質(zhì)檔案為主，呈現(xiàn)較為明顯的單一化特征，且其單一的文書檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，呈現(xiàn)出比較混亂的狀況。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想，首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案資源種類多元化，不僅注意搜集整理文字類檔案材料，還應(yīng)完善對(duì)于聲音、圖像、視頻等多種形式檔案材料的搜集與分類整理工作，使得檔案資源更為完整豐富、能夠全方位呈現(xiàn)本校整體面貌和歷史發(fā)展進(jìn)程。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)和信息化觀念的普及，高校應(yīng)著力借助互聯(lián)網(wǎng)手段及現(xiàn)代科技信息技術(shù)來(lái)完成這一工作，打造特色檔案資源庫(kù)，有效地改善檔案管理工作。

（二）人員結(jié)構(gòu)多元化。檔案管理工作人員是高校檔案管理工作的實(shí)踐主體，其專業(yè)知識(shí)背景、檔案管理業(yè)務(wù)能力及思想道德修養(yǎng)對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量和管理水平有著直接影響。為此，高校必須著力調(diào)整檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)，確保檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)合理，實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展。高校應(yīng)改變從其他部門調(diào)任人員擔(dān)任檔案管理人員的做法，增強(qiáng)檔案管理工作人員的多樣性，推動(dòng)檔案管理與檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)從內(nèi)向到外向、從封閉到開放的發(fā)展，保證檔案管理隊(duì)伍多元化發(fā)展，形成內(nèi)部協(xié)同配合效應(yīng)，推動(dòng)不同人員各司其職，打造權(quán)責(zé)明確的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（三）管理手段多元化。過(guò)去，高校在檔案管理手段上十分單一，主要簡(jiǎn)單地將學(xué)校各行政管理部門的文書資料進(jìn)行搜集、分類、整理、檔案信息排序、檔案材料編目及裝訂的一套簡(jiǎn)單流程進(jìn)行檔案編排和管理的手段，存在比較突出的缺陷：首先，傳統(tǒng)的檔案分類體系不能將檔案進(jìn)行合理分類，這就導(dǎo)致一些復(fù)合型檔案的種類很難具體確定，即使確定也很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于這部分檔案資源的高效利用。其次，分類管理的做法導(dǎo)致一些具有關(guān)聯(lián)性的檔案材料以分散的形式存在于不同的類別之中，在調(diào)用相關(guān)材料時(shí)很難完整找到所需要的全部信息，可能會(huì)造成大量時(shí)間和精力的耗費(fèi)。要想切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作多元化發(fā)展，高校就必須突破這種單一的管理方式，力求實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的多元化發(fā)展。

（四）利用方式多元化。檔案管理各項(xiàng)工作的最終目的是為高效利用檔案資源提供便利。因此，高校要實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展，還必須著力推動(dòng)檔案利用方式多元化，使得需要利用檔案資源的人群能夠根據(jù)自己的實(shí)際情況和具體需要快速獲取相關(guān)檔案信息資源。高校必須著力突破以檔案閱覽室單一模式為主的檔案利用方式，推出多樣檔案資源獲取與利用途徑，在為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工、學(xué)生及社會(huì)主體提供相關(guān)檔案資源的同時(shí)，進(jìn)一步改善檔案管理相關(guān)服務(wù)水平。

二、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的具體策略

（一）創(chuàng)新檔案管理的理念與模式。高校的檔案管理理念及模式對(duì)于其實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展具有直接深刻的影響。因此，要想促進(jìn)多元化發(fā)展構(gòu)想，使其真正滲透至檔案管理工作的實(shí)際過(guò)程之中，高校檔案管理工作者就必須加強(qiáng)關(guān)于檔案多元化管理的思想認(rèn)識(shí)，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，并促進(jìn)檔案管理模式多元化發(fā)展。為此，高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入議事日程，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，使他們主動(dòng)形成與檔案管理工作多元化相適應(yīng)的管理理念，為檔案管理多元化發(fā)展創(chuàng)造良好的制度環(huán)境。與此同時(shí)，高校應(yīng)跟隨現(xiàn)代社會(huì)科技信息的快速發(fā)展，將各類創(chuàng)新性檔案管理軟件及管理手段引入到檔案管理工作之中，有效地創(chuàng)新檔案管理模式，快速實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的多元化發(fā)展。比如，高?？梢詰?yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案智能搜索系統(tǒng)，當(dāng)使用這一系統(tǒng)進(jìn)行搜索時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推薦與目標(biāo)檔案相關(guān)聯(lián)的檔案信息。這樣一來(lái)，高校能夠有效地突破單一分類檔案管理模式之不足，促進(jìn)檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的實(shí)現(xiàn)。

（二）建立完備豐富檔案資源體系。高校要實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化，還需要進(jìn)一步提高檔案資源形式與內(nèi)容的豐富度，才能全方位地呈現(xiàn)檔案的歷史記錄以及更好地給領(lǐng)導(dǎo)提供決策指導(dǎo)功能。為此，高校在管理上應(yīng)按照國(guó)家檔案的相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，建立一套健全的檔案管理制度，如建立部門立卷歸檔制度，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。以制度的形式明確規(guī)定，產(chǎn)生檔案材料的各行政管理部門在遞交材料時(shí)，除了文書紙質(zhì)檔案形式之外，一些材料還需遞交圖像、聲音、視頻等多種檔案材料及載體，拓展檔案資源形式并將不同形式的檔案資源按照確定的制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的收集、歸類、整理、保存，打造特色檔案資源體系，使檔案資源形式多元化和內(nèi)容豐富化。同時(shí)高校應(yīng)加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳、培訓(xùn)，進(jìn)行檔案知識(shí)專題講座，使全校教職員工加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，熟悉檔案知識(shí)，歸檔內(nèi)容，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，吸引所有人都積極參與到檔案建設(shè)工作中來(lái)，積極主動(dòng)遞交各類形式的檔案材料，使檔案資源更完備更豐富，進(jìn)一步提高檔案資源利用效率。

（三）完善檔案應(yīng)用配套服務(wù)機(jī)制。檔案服務(wù)的多元化是檔案管理工作多元化落實(shí)必須關(guān)注的重要方面。因此，高校應(yīng)積極探索閱覽室模式之外的其他檔案服務(wù)形式，建立完善的檔案應(yīng)用配套服務(wù)機(jī)制，豐富檔案應(yīng)用方式，使各個(gè)檔案應(yīng)用主體可以通過(guò)多種渠道獲取檔案信息，進(jìn)而為其提供更好的檔案應(yīng)用服務(wù)。高校應(yīng)加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)，落實(shí)電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔制度，加大電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔。同時(shí)逐步推進(jìn)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，完成全部館藏檔案的數(shù)字化錄入工作，構(gòu)建數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

同時(shí)，高校應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檔案配套服務(wù)作為開拓檔案服務(wù)方式的重點(diǎn)，積極探索以現(xiàn)代信息手段開展檔案管理工作的有效方式，為檔案應(yīng)用主體提供便利。

（四）增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為使檔案管理部門能夠適應(yīng)多元化檔案服務(wù)的發(fā)展要求，高校還應(yīng)著力增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)，最大化實(shí)現(xiàn)管理人員結(jié)構(gòu)的多元化，以此有效推動(dòng)檔案管理高效進(jìn)行。因此，高校應(yīng)開展主題培訓(xùn)工作，幫助工作人員掌握先進(jìn)服務(wù)理念與方法。為了滿足學(xué)校檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率，工作人員應(yīng)掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)等。為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理以及檔案服務(wù)的多元化，高校應(yīng)完善檔案管理工作人員招聘制度，力求引入兼具檔案管理相關(guān)專業(yè)背景和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，為檔案管理隊(duì)伍注入活力，逐步形成一支結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，基于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作多元化發(fā)展在改善檔案管理工作整體質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)檔案管理水平綜合提升及提供更好的檔案管理配套服務(wù)等方面的重要價(jià)值，高校應(yīng)正確把握檔案管理多元化發(fā)展的檔案資源種類多元化、檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)多元化、檔案管理手段多元化及檔案信息資源利用方式多元化四個(gè)維度的特征，通過(guò)落實(shí)創(chuàng)新檔案管理理念與模式、建立各類檔案材料收錄完備內(nèi)容豐富的檔案資源體系、完善檔案應(yīng)用配套服務(wù)機(jī)制及增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)這些策略，切實(shí)推進(jìn)檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想現(xiàn)實(shí)轉(zhuǎn)化進(jìn)程，有效提升檔案管理工作水平，以此促進(jìn)自身綜合辦學(xué)競(jìng)爭(zhēng)力提高。

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