醫(yī)院文書檔案的電子化管理思考

汲洪國

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)既為醫(yī)院文書檔案管理工作注入了新活力，也對(duì)其工作開展質(zhì)量提出了新的要求。其中，文書檔案不僅記錄著醫(yī)院黨建工作開展情況、行政工作開展與落實(shí)的真實(shí)軌跡，更將為本院醫(yī)學(xué)研究、疫情防控等工作的開展提供重要依據(jù)。推進(jìn)醫(yī)院文書檔案電子化管理進(jìn)程，完善文書檔案系統(tǒng)建設(shè)，有助于加快醫(yī)院的現(xiàn)代化管理。筆者結(jié)合自身在濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院工作的經(jīng)驗(yàn)，立足于醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，展開對(duì)電子化管理策略的分析。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書檔案;電子化管理

黨的十九大報(bào)告指出：應(yīng)推進(jìn)信息化建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字中國、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國與智慧社會(huì)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能與產(chǎn)業(yè)發(fā)展的深度融合。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)不斷進(jìn)步，人們對(duì)健康更關(guān)注，期待優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院從業(yè)人員數(shù)量增多、流動(dòng)性加大，對(duì)文書檔案管理提出了新的要求。而推進(jìn)醫(yī)院文書檔案的電子化管理，不僅使傳統(tǒng)的紙質(zhì)+人工存檔、查閱及管理工作更加便捷、高效，更將助力醫(yī)院檔案管理朝著智能化、數(shù)字化、信息化方向邁進(jìn)，顯著提高文書檔案利用率與管理水平，助力醫(yī)院的信息化建設(shè)。

一、淺議醫(yī)院文書檔案管理存在主要問題

（一）文書檔案收集工作不規(guī)范。濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院作為省屬綜合性三甲醫(yī)院，現(xiàn)有79個(gè)臨床科室、9個(gè)重癥監(jiān)護(hù)病區(qū)，在職員工近5000人。同時(shí)，我院歷史悠久，原始文書檔案、新增資料等不僅種類繁多，數(shù)量也十分巨大。傳統(tǒng)的文書檔案管理多憑借紙質(zhì)+人力的管理模式，在工作開展的過程中，很多檔案整理人員多由科室醫(yī)護(hù)人員臨時(shí)兼任，這便可能因?qū)I(yè)差異造成文件保管、傳達(dá)的錯(cuò)誤。例如：在下發(fā)院內(nèi)通知時(shí)，有的工作人員不清楚書寫規(guī)范、格式，造成傳達(dá)文件的內(nèi)容缺失、表達(dá)不連貫。還有關(guān)于人員表彰、經(jīng)費(fèi)劃撥等沒有及時(shí)進(jìn)行文件存檔，或是造成重要批復(fù)文件的遺失、破損等。當(dāng)檔案管理人員進(jìn)行文件歸檔時(shí)，收到的是不完整、有問題的文件資料。

（二）文書檔案管理制度較落后。無論是傳統(tǒng)檔案管理還是現(xiàn)代化檔案管理，工作開展都具有較強(qiáng)的專業(yè)性。尤其在

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，院內(nèi)通知公告的傳達(dá)更加信息化。而在紙質(zhì)文檔與電子文檔并存的過程中，應(yīng)完善醫(yī)院的文書檔案管理制度，使檔案管理工作有據(jù)可依，讓檔案歸集更及時(shí)。但因醫(yī)院文書檔案管理制度與實(shí)際管理有出入，使文書檔案管理工作變得繁雜，需要耗費(fèi)大量的人力、物力及時(shí)間。

（三）工作人員的素質(zhì)參差不齊。院內(nèi)文書檔案從業(yè)人員數(shù)量有限、綜合素質(zhì)參差不齊。辦公室文件處理人員日常工作存在一定的隨意性，很多時(shí)候?qū)ξ募奶幚?、存檔不及時(shí)，且多為輪換制，這便造成工作開展缺乏連續(xù)性，很多公文處理人員僅負(fù)責(zé)自身本周輪值內(nèi)的工作，對(duì)文書檔案匯總不重視，存在問題也不能得到及時(shí)修正，后續(xù)接替人員很有可能繼續(xù)“將錯(cuò)就錯(cuò)”。這也從一定程度上加大了院辦檔案工作人員返工的成本。

（四）醫(yī)院對(duì)文書檔案不夠重視。部分院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院文書檔案工作僅是對(duì)工作痕跡的留存、保管，其不會(huì)對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營產(chǎn)生直接影響，因此更重視對(duì)醫(yī)療服務(wù)的升級(jí)、創(chuàng)新，忽視檔案管理。這便有可能引發(fā)連鎖效應(yīng)，造成相關(guān)部門對(duì)檔案管理不關(guān)注、工作配合力度有限。并且，忽視對(duì)檔案高新人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，造成整體檔案管理工作落后，阻礙了檔案管理的電子信息化發(fā)展。

（五）檔案管理工作存在局限性。推進(jìn)醫(yī)院文書檔案的電子化管理，需要資金的投入，建立信息系統(tǒng)、購入先進(jìn)的設(shè)備。例如：有的醫(yī)院檔案室電腦、系統(tǒng)較為陳舊，對(duì)文件的傳送、處理十分緩慢，且缺少室內(nèi)溫濕度的調(diào)節(jié)設(shè)備，造成部分原始紙質(zhì)文檔霉變、受潮。

（六）信息化建設(shè)水平相對(duì)較低。新時(shí)期醫(yī)院業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)趨于智能化、電子化，服務(wù)在不斷升級(jí)。但在文書檔案的處理中，很多時(shí)候還要依靠人力查閱、文件復(fù)印，信息化建設(shè)水平低、意識(shí)淡薄，不僅難以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的開發(fā)再利用，也會(huì)影響院方信息庫建設(shè)的進(jìn)程。例如：檔案管理人員缺乏防護(hù)意識(shí)，外加信息檔案管理系統(tǒng)存在漏洞，給黑客可乘之機(jī)，造成資料泄露。

二、推進(jìn)醫(yī)院文書檔案電子化管理的必要性

（一）確保文書檔案的完整性。鑒于傳統(tǒng)檔案管理形式不能滿足醫(yī)院工作發(fā)展需求，構(gòu)建一體化智能檔案管理系統(tǒng)既有助于減輕各個(gè)科室匯集文書檔案工作的壓力，也將使檔案工作更加完整化、規(guī)范化。同時(shí)，以云存儲(chǔ)、系統(tǒng)存儲(chǔ)等方式進(jìn)行檔案留存，有助于快速地進(jìn)行檔案資料調(diào)取，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的利用。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息有效共享。文書檔案包含的種類眾多，其中既包含著院內(nèi)黨建工作開展情況、人事調(diào)動(dòng)，也記錄著醫(yī)療科研、防疫工作開展過程等等，這些文書檔案來自不同的科室、部門。引入電子化管理，有助于建立本院檔案管理大數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)與各項(xiàng)醫(yī)療工作的對(duì)接，促進(jìn)檔案資料的共享。

（三）提升檔案工作服務(wù)能力。看似無關(guān)輕重的檔案管理工作，實(shí)際卻關(guān)系著醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，是促進(jìn)各科室工作有序推進(jìn)、相互銜接的重中之重。促進(jìn)醫(yī)院文書檔案的電子化管理，有助于收集各科室的檔案信息服務(wù)需求，完善電子信息系統(tǒng)的功能研發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的深入挖掘，提高醫(yī)院文書檔案綜合服務(wù)能力。

三、醫(yī)院文書檔案的電子化管理有效策略

（一）構(gòu)建文書檔案電子化管理體系。伴隨著新時(shí)期醫(yī)保改革縱深推進(jìn)，醫(yī)院文書檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提升服務(wù)意識(shí)，構(gòu)建信息化管理體系，出具電子化發(fā)展戰(zhàn)略，使醫(yī)院綜合管理工作邁向智能化、信息化、可視化與數(shù)字化。為此，應(yīng)提高院領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的投入力度，引入新的理念把握檔案管理工作的關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)，從全局著眼，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。從而使文書檔案數(shù)據(jù)的收錄、整合、應(yīng)用等標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，完善平臺(tái)功能，構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的有效運(yùn)用。例如：可依據(jù)使用需求，開設(shè)賬戶權(quán)限，使Admin后臺(tái)界面更清晰、簡潔，檔案填報(bào)、查閱更快速、精準(zhǔn)，同時(shí)有助于避免產(chǎn)生人為損壞、保管不當(dāng)?shù)葐栴}，使檔案管理工作健康有序發(fā)展。