企業(yè)檔案收集工作的多維度轉(zhuǎn)變

國測

摘? 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)的飛速發(fā)展，企業(yè)的各類文件、信息，以其高效、快捷、數(shù)量巨大等特點(diǎn)，沖擊著企業(yè)的固有管理模式。檔案收集工作作為檔案管理工作的第一步，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的潮流，緊跟企業(yè)的步伐，從途徑維度、角色維度、時(shí)間維度這三方面進(jìn)行多維度的轉(zhuǎn)變，以助力檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮更大作用。

關(guān)鍵詞：檔案收集;企業(yè)檔案;檔案管理

Abstract： With the rapid growth of modern corporations， all kinds of files and information are efficient， fast and huge， which have an impact on inherent management modes of corporations. Archives collection are the first step of file management and should keep up with corporations and the times， which means it urgently needs multidimensional transformation， including three dimensions： channel， role and time， to help archives management play a bigger role in the development of modern corporations.

Keywords： Archives collection; Enterprise archives; Archives management

在企業(yè)的檔案工作中，收集作為企業(yè)檔案工作的第一步，扮演著至關(guān)重要的角色。做好收集工作，是企業(yè)檔案有序開展的有力保證。[1]在當(dāng)代企業(yè)的檔案收集工作中，從多維度進(jìn)行轉(zhuǎn)變，才能跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。根據(jù)當(dāng)今企業(yè)高速、高效、移動(dòng)辦公等特點(diǎn)，企業(yè)檔案的收集工作應(yīng)從途徑維度、角色維度、時(shí)間維度等三方面進(jìn)行多維度的轉(zhuǎn)變。

1 途徑維度

完善當(dāng)代企業(yè)的檔案歸檔范圍。正式的紅頭文件和每年各部門的常務(wù)工作文件，都已經(jīng)納入企業(yè)的檔案歸檔范圍之中，成為了企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的組成部分，收集起來沒有太多障礙。但是企業(yè)中各部門每年的機(jī)動(dòng)性工作、專項(xiàng)工作，因?yàn)闄n案管理部門不能完全掌握各個(gè)部門的工作成果，一旦責(zé)任部門沒有足夠的歸檔意識，往往在歸檔時(shí)就會造成檔案漏歸。為克服這一弊端，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案歸檔全覆蓋，盡可能地運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)和微信等企業(yè)官方賬號，可以有效補(bǔ)充加強(qiáng)企業(yè)檔案的歸檔范圍。[2]

1.1 通過OA辦公平臺獲得需歸檔的檔案信息

檔案作為企業(yè)信息的一種，OA辦公平臺作為企業(yè)信息化建設(shè)的產(chǎn)物，檔案應(yīng)與OA有機(jī)結(jié)合，在OA上盡可能發(fā)揮檔案的作用。[3]例如，OA辦理的文件，可以無縫與檔案管理系統(tǒng)對接，完成直接錄入。再例如，在OA上開辟檔案版塊，用以公布檔案的開發(fā)成果，以及上傳企業(yè)的資料信息，成為企業(yè)的知識庫。我們不僅應(yīng)通過OA完善既有檔案工作，展現(xiàn)檔案成果，更應(yīng)利用OA上呈現(xiàn)的企業(yè)全方位信息，以多維度的角度，完善檔案收集的范圍，以實(shí)現(xiàn)歸檔更全、更好、更有質(zhì)量的檔案。

例如，企業(yè)簽訂的生產(chǎn)經(jīng)營合同，簽署的戰(zhàn)略合作協(xié)議等，這通常會在OA上進(jìn)行動(dòng)態(tài)發(fā)布。由于不同的合同、不同類型的戰(zhàn)略協(xié)議，通常由企業(yè)中不同的部門牽頭辦理，所以在歸檔時(shí)，不同部門的兼職檔案人員的檔案意識不同，難以通過各部門兼職檔案人員自動(dòng)的歸檔實(shí)現(xiàn)歸檔范圍的全面和統(tǒng)一。這就需要企業(yè)的檔案管理部門，通過對日常OA發(fā)布信息的梳理，將這些簽訂的文件，以詳細(xì)的條目，納入第二年的檔案歸檔范圍。再例如，企業(yè)印刷的各類內(nèi)部出版物。這通常是企業(yè)一個(gè)專項(xiàng)工作的記錄和總結(jié)，是企業(yè)中質(zhì)量較高的檔案，但卻往往成為了企業(yè)辦公室“書柜”里的資料，而忽視了作為檔案進(jìn)行歸檔的這一環(huán)節(jié)。檔案管理部門也需要通過OA上的信息抓取，及時(shí)掌握企業(yè)每年的各類出版物信息，將其納入到企業(yè)歸檔范圍之中。

1.2 通過微信公眾號等社交新媒體平臺獲得需歸檔的檔案信息

微信、微博、Facebook等社交媒體新平臺因數(shù)量巨大，質(zhì)量也有所差異，在納入到檔案歸檔范圍時(shí)，需要檔案工作人員甄別有用信息，將真正對未來工作具有查考利用價(jià)值的信息納入企業(yè)歸檔范圍。[4]這一歸檔途徑對檔案工作人員檔案信息甄別和獲取能力提出了較高的要求。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)微信公眾號等新媒體的特點(diǎn)，去粗取精，成為檔案資源的重要組成部分，充實(shí)檔案歸檔內(nèi)容。

例如，企業(yè)制作的以視頻、圖片為載體的工作總結(jié)、宣傳材料，通常以微信公眾號、微博等多媒體形式予以發(fā)布。這種視頻和圖片集，作為新時(shí)代宣傳的手段，相較于傳統(tǒng)的新聞性質(zhì)的通稿，需要花費(fèi)大量的精力編輯，通常是一段時(shí)間工作的形象生動(dòng)的總結(jié)。如果不歸檔，對企業(yè)而言，無疑是一筆精神財(cái)富的損失。所以，檔案管理部門應(yīng)該注意以微信為代表的新媒體上內(nèi)容的發(fā)布，將對日后工作具有查考利用價(jià)值的材料納入檔案的收集范圍，充實(shí)管理類檔案、聲像檔案。需要特別注意的是，由于這些新媒體平臺通常有流量限制，最終的發(fā)布版本往往不是最高像素的。所以在收集時(shí)，要留意收集最清晰的版本。

2 角色維度

2.1 承擔(dān)文件資料中心職責(zé)，實(shí)現(xiàn)前端控制

前端控制一直是檔案工作做好做優(yōu)的有效途徑。例如檔案管理部門通過OA和微信公眾號等途徑，獲取了企業(yè)完成了某項(xiàng)工作總結(jié)、文件匯編、某某新聞稿匯編等專項(xiàng)工作的信息后，不是僅僅將這些信息納入到企業(yè)下一年的檔案歸檔范圍，等待下一年移交之后的歸檔。而是可以從角色維度進(jìn)行轉(zhuǎn)變，承擔(dān)文件資料中心職責(zé)，將企業(yè)這些雖然仍處于第一價(jià)值，但并不是只有一份的文件進(jìn)行過渡性保管。之后在下一年度的歸檔工作中，直接完成相應(yīng)的移交歸檔，最大范圍、最高質(zhì)量地完成檔案歸檔工作。這一雙重角色維度的轉(zhuǎn)變，雖然會增加檔案管理部門的工作壓力，但卻是檔案部門勇于擔(dān)當(dāng)、敢為人先、對企負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

2.2 與其他部門深度合作，走出偏居一隅

當(dāng)代企業(yè)的檔案管理工作，要融入企業(yè)前沿，要使檔案成為企業(yè)最有價(jià)值的信息。這其中，檔案部門主動(dòng)與其他部門深度合作，加強(qiáng)交流，有針對性地充實(shí)檔案歸檔范圍，提高檔案歸檔質(zhì)量。

例如，企業(yè)的宣傳部門，承擔(dān)企業(yè)對外形象塑造的責(zé)任。在歸檔時(shí)，通過與企業(yè)宣傳部門合作，不僅歸檔在OA和微信公眾號展現(xiàn)的內(nèi)容，還要通過交流溝通，將其向國資委、外交部、商務(wù)部等宣傳的，但是不對企業(yè)內(nèi)部公布的資料納入歸檔范圍。此外，中央電視臺、新華社、人民日報(bào)等官方媒體對企業(yè)的報(bào)道宣傳，也需要檔案管理部門與有關(guān)部門的密切配合，才能收集齊全。如果僅僅依靠檔案管理部門主動(dòng)去尋找，將是困難重重，難以實(shí)現(xiàn)零死角全覆蓋。再例如，企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃部門，通常是檔案一定時(shí)期專項(xiàng)工作的牽頭者，至少是參與者。比如針對企業(yè)某個(gè)工作項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，檔案管理部門如果掌握不全，在歸檔時(shí)，容易遺漏。但是如果與企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃部門等形成有效的合作，由其提供歸檔范圍的補(bǔ)充，則可以事半功倍。

3 時(shí)間維度

3.1 實(shí)時(shí)歸檔

正如在本文的途徑維度中提到的，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中，微信公眾號等沒有任何時(shí)差的信息，應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注、收集，納入到企業(yè)的檔案歸檔范圍中。這些信息是實(shí)時(shí)的，來源也是復(fù)雜多樣的。如果按照傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間，在納入歸檔范圍后，等到次年再進(jìn)行集中歸檔，是不符合這些信息快捷的屬性的，也有可能造成準(zhǔn)確性降低，來源無處可尋。所以，檔案管理部門應(yīng)以擔(dān)當(dāng)、高效為己任，作出時(shí)間維度轉(zhuǎn)變。

例如，OA、微信公眾號中圖片的展示，因?yàn)榇笮∠拗疲瑫粔嚎s，如果不及時(shí)收集歸檔，可能照片的拍攝者刪除了照片，那么就無法歸檔到照片的源文件。再例如，視頻的歸檔中，僅僅歸檔最后的成片是很不專業(yè)的，就日后作為企業(yè)視頻檔案資料的使用而言，也是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在有條件的情況下，應(yīng)該在歸檔視頻的無壓縮高清版本的同時(shí)，歸檔視頻制作中的全部工程文件，即實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的保存。即使受到視頻設(shè)備、聲像檔案容量保存限制的企業(yè)，也至少要保存視頻的無字幕版。因?yàn)槿绻槐４孀詈蟮某善?，在作為視頻檔案利用時(shí)，有字幕的視頻檔案，制作單位只能采取將字幕模糊的處理方式進(jìn)行利用，這樣一來，視頻的利用會大大地受到限制，也不美觀。這種情況下，如果檔案管理部門不要求各種格式的視頻文件及時(shí)歸檔，則很難收集齊全工程文件和無字幕版。

3.2 年度歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榧径葰w檔

當(dāng)代企業(yè)如果按照文書檔案第二年歸檔，會計(jì)檔案第三年歸檔的傳統(tǒng)模式，往往會顯得過于保守。需要改變“固步自封”的面貌，主動(dòng)實(shí)現(xiàn)自身的優(yōu)化提升。例如企業(yè)慣常的檔案收集模式，是每年發(fā)布前一年、前兩年的文書、會計(jì)、科技檔案的歸檔清單。但是現(xiàn)代企業(yè)的歸檔量陡增，歸檔時(shí)效也要求更高，所以一年一度的歸檔清單已不適宜當(dāng)代企業(yè)的自我需求。可以按季度，將歸檔清單的公布作為抓手。也正如前文所述，在以季度為單位公布檔案歸檔清單時(shí)，檔案管理部門也要承擔(dān)文件材料中心的雙重身份。將清單的文件及時(shí)收集到檔案室，過渡性地提供文件材料中心的服務(wù)。一方面，繼續(xù)發(fā)揮文件的第一價(jià)值，做到隨用隨取。另一方面，以檔案的視角，完善文件的完整性。這里的完整性，不僅針對檔案清單的完成度和高質(zhì)量，也包括視頻、照片的工程文件和源文件的齊全統(tǒng)一。[5]

現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理部門，在發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)向信息中心，甚至知識中心轉(zhuǎn)型，這不僅是檔案管理部門在企業(yè)中向上向前的需求，也是檔案管理發(fā)展和努力的方向。根據(jù)目前企業(yè)高效快捷的辦公需求，以檔案收集途徑、角色、時(shí)間這三個(gè)維度，進(jìn)行檔案管理的轉(zhuǎn)變，將實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)中穩(wěn)步健康持續(xù)的發(fā)展，檔案管理部門也將以信息的化身、知識的使者的身份，在企業(yè)做大做強(qiáng)的過程中，成為企業(yè)有積淀、有內(nèi)涵、有歷史的記錄者。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾向前，張建波，苑惠林.國家綜合檔案館檔案資料征集辦法研究[J].檔案學(xué)研究，2019（06）：35-40.

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[3]黃文靜.北京市檔案館文書電子檔案接收的問題與對策[J].北京檔案，2018（11）：31-33.

[4]崔學(xué)柳.淺議基層檔案室的檔案收集工作[J].檔案天地，2017（06）：49-51.

[5]劉東斌.對檔案收集的若干思考[J].檔案管理，2009（01）：38-40.

（作者單位：中國土木工程集團(tuán)有限公司 來稿日期：2020-04-28）