行政機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作問題與策略探究

摘?要：在信息時(shí)代高速發(fā)展的今天，電子技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行業(yè)和領(lǐng)域，電子技術(shù)的運(yùn)用不僅打破傳統(tǒng)工作模式，也開啟了現(xiàn)代數(shù)字化的新紀(jì)元，為提高工作和生產(chǎn)效率起到很大的作用。檔案管理工作是行政機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，將其與信息技術(shù)結(jié)合是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)所在。目前我國多數(shù)行政機(jī)關(guān)都在將檔案管理工作實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享，提高工作效率，減少工作負(fù)擔(dān)。

關(guān)鍵詞：行政機(jī)關(guān);檔案;數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式一般是人工記錄和紙質(zhì)化管理，這樣的工作模式一方面對(duì)檔案的收集、整理、分檔、查詢等工作費(fèi)時(shí)、耗力，另一方面在信息共享上面呈現(xiàn)很大的局限。而行政機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中往往會(huì)產(chǎn)生很多工作檔案，這些檔案需要?dú)w類、整理，手工處理起來工作煩瑣，檔案信息得不到共享，這使檔案工作受到了很大的局限，不利于檔案管理工作。因此如何將信息技術(shù)引入到檔案管理工作，是值得檔案管理工作者探究的。文章對(duì)行政機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作做出分析和探討。

一、 行政機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化工作存在的問題

（一）檔案管理理念陳舊

行政機(jī)關(guān)是檔案產(chǎn)生和管理的重要機(jī)構(gòu)，但一些行政機(jī)關(guān)本著“為管理而管理”陳舊工作理念，不能使檔案信息得到很好利用。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，新的技術(shù)、新的思想理念不斷對(duì)傳統(tǒng)工作產(chǎn)生影響，檔案管理工作者如果沒有關(guān)注到信息技術(shù)帶來的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理工作仍采取傳統(tǒng)工作方式，其消極理念必定影響檔案管理工作效率的提升，不利于現(xiàn)代信息技術(shù)下的檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展，其產(chǎn)生的不良后果十分嚴(yán)重。如果行政機(jī)關(guān)人員不能很好地轉(zhuǎn)變檔案管理理念，缺乏對(duì)檔案管理有效、持續(xù)的長期發(fā)展規(guī)劃，極易導(dǎo)致檔案管理工作混亂，無法使行政機(jī)關(guān)建立的檔案得到有效利用，大大減弱了檔案管理工作效率。比如一些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的意識(shí)較弱，不重視本單位的檔案管理工作，使檔案管理的工作進(jìn)展跟不上其他工作進(jìn)度，嚴(yán)重影響行政機(jī)關(guān)整體工作效率。

（二）檔案管理技術(shù)落后

檔案管理技術(shù)落后是影響檔案工作有效利用的因素之一。目前我們國家很多行政機(jī)關(guān)單位都存在這一問題。雖然我國行政機(jī)關(guān)單位多數(shù)都利用信息技術(shù)來工作，但在檔案管理上信息技術(shù)還沒有得到普遍利用，或者一些行政單位只是將信息技術(shù)作為輔助工具來使用，主體上還是采取人工管理操作方式。人工管理方式，在查找檔案可能存在找半天找不到或查不全的情況，其存在工作效率低，工作片面化的現(xiàn)象，容易造成檔案丟失、破損等情況發(fā)生，導(dǎo)致檔案管理工作效率得不到提高。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在我國大部分行政機(jī)關(guān)的檔案管理工作人員，沒有系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，一些檔案管理工作者可能是其他部門工作人員安插進(jìn)來的或調(diào)動(dòng)過來。缺少檔案管理專業(yè)技術(shù)和奮斗精神，不了解相關(guān)法律知識(shí)，不能嚴(yán)格按照檔案管理工作條例進(jìn)行工作，對(duì)檔案的維護(hù)、整理沒有正確的認(rèn)識(shí)，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，有些檔案工作者本著“只要不丟失就是最好的保護(hù)”態(tài)度，不能把檔案歸類清晰，檔案管理變得無條理。總之，檔案工作人員的技術(shù)和態(tài)度是影響檔案管理工作效率的一個(gè)因素。

二、 實(shí)現(xiàn)行政機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

行政機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要樹立規(guī)范檔案管理的理念，把檔案工作作為日常工作的一項(xiàng)重要組成內(nèi)容，并狠抓不放;提高檔案管理意識(shí)和責(zé)任心，加強(qiáng)檔案管理思想教育，把對(duì)檔案管理的重視傳達(dá)到每一位檔案管理工作人員處，強(qiáng)化各個(gè)部門對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化和規(guī)范化思想，保障行政單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）制定新的管理流程，加強(qiáng)管理技術(shù)

隨著科技和業(yè)務(wù)的發(fā)展，陳舊的管理方式已經(jīng)不適合當(dāng)前工作需要了，檔案管理工作單位必須要結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)，制定出一套適用性強(qiáng)的新的管理流程，按照流程規(guī)范進(jìn)行管理，這樣才能有效提升檔案管理效率。檔案管理單位可以從檔案管理規(guī)范入手，在符合我國檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的大框架下，根據(jù)單位實(shí)際情況，制定出檔案管理規(guī)范，從檔案的最初收集環(huán)節(jié)開始，裝訂、立卷、移交等工作各個(gè)環(huán)節(jié)都要有相關(guān)規(guī)范制度支持。要確保檔案制度的可行性。

同時(shí)加強(qiáng)檔案管理技術(shù)提升，引用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理上，為提高檔案管理提供有利條件，做到真正提高行政機(jī)關(guān)檔案管理工作。

（三）提高機(jī)關(guān)單位人員素質(zhì)

為實(shí)現(xiàn)行政機(jī)關(guān)檔案科學(xué)管理，提高檔案管理人員的基本素質(zhì)是一項(xiàng)關(guān)鍵工作。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理要求檔案管理工作者具備一定的相關(guān)知識(shí)，要有能應(yīng)用計(jì)算機(jī)工作的能力。因此，行政單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案工作人員管理意識(shí)，要求檔案管理工作熟悉相關(guān)管理制度和規(guī)范，加強(qiáng)使用計(jì)算機(jī)能力的鍛煉。不僅如此，檔案管理工作人員還需要對(duì)基層工作人員進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行針對(duì)的現(xiàn)場(chǎng)講解，使機(jī)關(guān)工作人員都能熟悉檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范和操作流程。

三、 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和對(duì)各個(gè)行業(yè)及領(lǐng)域的影響，加大對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案的信息化水平，不僅是形式所在，更是工作需要。數(shù)字化檔案的應(yīng)用可以有效緩解行政機(jī)關(guān)檔案資源繁雜、整理困難等問題，使檔案信息保存更便捷、持久，減少了檔案建設(shè)工作量，降低了檔案建設(shè)的成本，同時(shí)使檔案管理工作更有條理、更統(tǒng)一、更規(guī)范化，加大了對(duì)檔案信息的整合和提取力度，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享，從而進(jìn)一步提高了檔案管理和利用效率。

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作者簡介：

楊秀清，河南省安陽市，安陽市殷都區(qū)紀(jì)委監(jiān)委。