行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略探析

林俏瑾

摘 要：行政事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理已無法滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，信息科技數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)平臺技術(shù)的運(yùn)用，將有效地提升了人事檔案管理的科學(xué)水平。然而提高檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平，無疑是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平提高的基礎(chǔ)和有力保證。信息化和規(guī)范化將相互促進(jìn)和發(fā)展。因此本文從規(guī)范行政事業(yè)單位人事檔案管理的意義入手，探究檔案管理存在的問題，并提出了規(guī)范化建設(shè)的具體策略。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;人事檔案管理;規(guī)范化水平

行政事業(yè)單位屬于管理型、執(zhí)行型、事務(wù)型、智力密集型單位，內(nèi)部人員是重要的人才資源也是國家的重要財富，行政單位必須重視人才的戰(zhàn)略資源，加強(qiáng)人事的檔案規(guī)范管理，以此提升人事管理水平，促進(jìn)人力資源的合理運(yùn)用。推動事業(yè)單位長期健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。就目前來看，大多行政事業(yè)單位存在人事檔案管理不規(guī)范的問題，致使檔案管理水平低，整體作用受限，人事管理水平得不到有效提高，效能得不到有力的發(fā)揮。伴隨行政事業(yè)單位改革深入推進(jìn)，人事檔案管理在其中的重要性愈發(fā)突出，這就要求行政事業(yè)單位必須重視人事檔案管理的規(guī)范建設(shè)，充分發(fā)揮優(yōu)質(zhì)檔案管理對行政事業(yè)單位發(fā)展的推動作用。

一、規(guī)范行政事業(yè)單位人事檔案管理的意義

1. 提升工作質(zhì)量。行政事業(yè)單位工作的人事管理水平的提升離不開人事檔案規(guī)范管理。這是因?yàn)樵擁?xiàng)工作是人才隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)，是其他日常管理工作的起點(diǎn)，是推進(jìn)管理工作質(zhì)量的可咨的重要資料，具體來說有以下兩點(diǎn)體現(xiàn)：（1）著眼規(guī)范。規(guī)范化人事檔案管理為行政單位一系列管理工作提供重要的資料參考，人事管理工作中，管理機(jī)構(gòu)人員需要對員工工作情況進(jìn)行充分系統(tǒng)的了解，以此對人員發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)工作、質(zhì)量考核、工資福利以及職級的提升、崗位的變遷、醫(yī)療保障信息等進(jìn)行安排。在上述工作中，規(guī)范化、系統(tǒng)化的人事檔案可以為管理工作提供及時、有效的基礎(chǔ)性信息，從而引導(dǎo)管理者及其部門高質(zhì)量決策，進(jìn)而提升管理工作質(zhì)量;（2）提高質(zhì)量。人事管理工作管理目標(biāo)是優(yōu)質(zhì)高效，是需要在人員吸收、教育、培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)和鍛煉等環(huán)節(jié)對人員質(zhì)量加以評估，以此培養(yǎng)鍛煉一支高質(zhì)量的員工隊伍，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位工作質(zhì)量的有效提升。優(yōu)質(zhì)人事檔案是員工隊伍組建的重要參考，可以幫助管理者及其人員科學(xué)組建員工隊伍，確保行政事業(yè)單位內(nèi)部整體工作水平的不斷提升。

2.提升工作效率。隨著社會經(jīng)濟(jì)事業(yè)的迅速發(fā)展，行政事業(yè)單位用人制度不斷深化改革，用工用人制度的相應(yīng)改革，也促使崗位人員的流動性增加，而伴隨人員的人事檔案就成了單位快速了解人員情況的重要基本資料，能為選人用人單位提供一個重要的視角，所以人事檔案管理機(jī)制的高效、規(guī)范在其中有極為關(guān)鍵作用。其具體作用表現(xiàn)為兩點(diǎn)：一，人事檔案管理的規(guī)范建設(shè)對于人事材料使用率的提升有重要作用，管理人員可以全面且迅速地掌握所需人員的相關(guān)資料;二，人事檔案管理規(guī)范性的提升對于人事檔案準(zhǔn)確性、及時性、真實(shí)性有保障作用，只要管理人員需要查閱人事資料就可以按照流程實(shí)現(xiàn)相關(guān)資料的快速查詢，縮短查閱時間，減少相關(guān)人員的工作量，并有效提升行政事業(yè)單位人員運(yùn)行效率。

3.反映發(fā)展?fàn)顩r?，F(xiàn)在行政事業(yè)單位發(fā)展變化過程中，經(jīng)常的人員流動變化成為普遍，人事檔案應(yīng)對此進(jìn)行全面、及時、準(zhǔn)確、周詳?shù)挠涗?。對于單位不同發(fā)展階段的人員配置加以直接反映，是記錄行政事業(yè)單位的整體發(fā)展?fàn)顩r的一個重要方面。人員的數(shù)量規(guī)模以及人員崗位變動頻率會隨著單位的發(fā)展而不斷變化，其改變是事業(yè)單位人事發(fā)展的最直觀反應(yīng)。而只有檔案管理規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化才有可能。對此，行政事業(yè)單位必須加強(qiáng)人事檔案管理的完善和規(guī)范，優(yōu)化人才招聘和人才培養(yǎng)，使得人員能力得到增強(qiáng)不斷地吐故納新滿足單位發(fā)展需求，建立起良好的人才隊伍，幫助行政事業(yè)單位在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。

4.便于吐故納新

（1）人員分類明確，人事檔案對每位員工的入職、工作質(zhì)量、升遷以及離職等相關(guān)情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄和分類，對于指導(dǎo)行政事業(yè)單位進(jìn)行篩選人才工作有重要意義。行政事業(yè)單位可以通過人事檔案準(zhǔn)確判斷自身對于人才類型的需求，以便在之后的招納中有針對性的選擇人才，提升人才招聘的趨向性和科學(xué)性;

（2）實(shí)施科學(xué)培訓(xùn)，行政事業(yè)單位可以通過人事檔案準(zhǔn)確了解現(xiàn)有人員的分類情況，以及知識水平，技術(shù)等級等存在的不足，知識技術(shù)更新的需求，進(jìn)而根據(jù)情況進(jìn)行具有針對性的集中培訓(xùn)和專門進(jìn)修，對于單位內(nèi)部人員綜合能力的提升有積極作用，全面提高單位人員的工作效率和水平;

（3）高效合理調(diào)配。人事檔案規(guī)范記錄還可以幫助行政事業(yè)單位進(jìn)行合理的人員調(diào)動和調(diào)整，對于能力突出且表現(xiàn)良好的人員予以升遷、表彰;對于能力一般、表現(xiàn)一般的員工予以適時培訓(xùn);而對于那些影響惡劣、缺乏職業(yè)道德的員工給予相應(yīng)責(zé)罰甚至給予以清除。員工調(diào)整工作的順利開展，有利于整體工作質(zhì)量的上升，而優(yōu)質(zhì)人事檔案管理為其提供了有效參考。

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展、信息科技日新月異，所有這些都要求行政事業(yè)單位順應(yīng)時代發(fā)展趨勢實(shí)現(xiàn)自身工作的轉(zhuǎn)型升級。在與社會發(fā)展方向一致的前提下，行政事業(yè)單位還要保證所做工作與自身發(fā)展實(shí)際相符，其中人事檔案管理的規(guī)范和完善就在諸多工作中占據(jù)重要位置。舊有人事檔案實(shí)行箱柜封閉管理，管理模式落后工作繁瑣，查詢難、應(yīng)用難、利用更難，已無法滿足高速發(fā)展的時代需求，行政事業(yè)單位作為推動社會發(fā)展的重要力量，一定要重視檔案管理工作的規(guī)范化，認(rèn)清現(xiàn)存人事檔案管理中出現(xiàn)的問題并予以針對性解決，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的穩(wěn)步提升。

1.對規(guī)范化檔案管理重要性認(rèn)識不足。目前仍有較多行政事業(yè)單位對人事檔案規(guī)范化管理的短視，對人力資源管理規(guī)范化的價值判斷存在誤區(qū)，由于對規(guī)范化檔案管理重要性缺少全面且客觀的認(rèn)知。又因管理者的不重視，人事檔案管理被行政事業(yè)單位嚴(yán)重邊緣化、碎片化，加上人力、物力、財力均得不到有力支撐，檔案管理對于人事管理水平的促進(jìn)作用也無法得到有效發(fā)揮，人力資源的潛力無法有效運(yùn)用，使行政事業(yè)單位整體運(yùn)行產(chǎn)生不利影響。

行政事業(yè)單位規(guī)模不斷變化、職能作用又面臨大的轉(zhuǎn)化，效益型、社會型、服務(wù)型的增多，單位性質(zhì)面臨多元化。這些都要求行政單位工作效率也要隨著時代發(fā)展而不斷提升，但是如果檔案規(guī)范化管理重視度不高、檔案管理工作質(zhì)量難以達(dá)標(biāo)等都將阻礙工作質(zhì)量以及效率的進(jìn)一步提升。由于在制度上得不到保障，領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視，規(guī)范化建設(shè)難以成型，檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏正確價值評估和有效激勵，這些都造成檔案規(guī)范管理不到位，從而無法實(shí)現(xiàn)人員能力的準(zhǔn)確評估和工作崗位的合理安排。

2.從事檔案管理人員專業(yè)水平有待提高。對規(guī)范化檔案管理重要性認(rèn)識不足還會造成檔案管理人員培訓(xùn)少，致使人員能力不高、經(jīng)驗(yàn)不足。在行政事業(yè)單位中擔(dān)任檔案管理工作的大多不是專業(yè)人員，有的甚至多為單位內(nèi)部選擇的或經(jīng)驗(yàn)不足或即將退休的員工，檔案管理經(jīng)驗(yàn)缺乏、專業(yè)性不高，僅僅是被動依照單位需求進(jìn)行檔案的管理，缺乏管理規(guī)范性以及扎實(shí)的管理知識，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量完成。隨著行政事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，人員流動愈加頻繁，社會以及市場對于檔案管理的質(zhì)量都提出了更高要求，規(guī)范化、專業(yè)化是其發(fā)展的必然趨勢，但是因大多單位以降低管理成本為目標(biāo)并未加強(qiáng)對于專業(yè)檔案管理人員的補(bǔ)充，也未對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)和知識更新，致使管理混亂程度加劇，管理專業(yè)性遲遲得不到提升。此外，部分事業(yè)單位在人事管理和檔案管理方面缺乏系統(tǒng)性，檔案管理制度不完善，具體操作依據(jù)缺乏，而檔案管理人員的編制也存在隨意性，這些都造成了人事檔案管理難以規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

3.信息化建設(shè)投入不足水平偏低。行政事業(yè)單位人事檔案管理人員信息化水平低是困擾大多行政事業(yè)單位的主要問題，究其原因主要有兩點(diǎn)：一，檔案管理人員入門關(guān)沒把好，并且缺乏信息科技培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，也無法利用現(xiàn)代化設(shè)施有效提升工作效率;二，部分行政事業(yè)單位對人事檔案管理重要性缺乏認(rèn)知，并沒有意識到把規(guī)范化信息化管理系統(tǒng)引入的必要性，不能在工作中運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的有效提升。先進(jìn)計算機(jī)系統(tǒng)也因重視度的不高而無法獲得及時硬件和軟件更新，對人事檔案管理效率的提升和信息查閱的便捷都造成阻礙。限制了其向信息化發(fā)展的進(jìn)程，使得信息保存、檢索、調(diào)閱等耗時耗力，不僅嚴(yán)重降低了人事檔案管理質(zhì)量，且過多翻閱搬動會對實(shí)體檔案造成不可挽回的損傷。

4.傳統(tǒng)管理方式尚未向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)型。部分行政事業(yè)單位已經(jīng)開始意識到自身發(fā)展進(jìn)程中檔案規(guī)范化管理工作存在的不足，且已經(jīng)開始了相應(yīng)的改革，但是所做出的改革策略依然深受傳統(tǒng)檔案管理認(rèn)識和思維的約束和影響，維持著舊有管理慣性，缺乏制度性安排，管理方式不規(guī)范、管理效率不高且安全性低下，這些都對人事檔案管理的質(zhì)量提升造成阻礙，致使檔案管理松散、備份不全、保密性不佳、使用難，利用率不高。人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)并非一蹴而就的，其中需要一段較長時間，而在此過程中舊有管理手段的負(fù)面影響也愈發(fā)突顯。在傳統(tǒng)檔案管理中，所有收集、整理、分類、存檔、保管、調(diào)閱、流轉(zhuǎn)等基本大都由人工完成，管理落后，使用效率低，在此模式束縛下，規(guī)范化、現(xiàn)代化人事檔案管理難以實(shí)現(xiàn)，其中必然會出現(xiàn)諸多對管理質(zhì)量造成嚴(yán)重影響的漏洞多，偏離人事檔案管理既有目標(biāo)的促進(jìn)作用。

三、提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的若干策略

1.秉承法制精神，優(yōu)化管理機(jī)制。隨著社會發(fā)展，檔案法制建設(shè)將更加規(guī)范，行政事業(yè)部門也應(yīng)建立具備法制工作的部門或崗位規(guī)章和制度，這樣檔案規(guī)范管理也應(yīng)納入擁有的位置。如此檔案管理機(jī)制的優(yōu)化和完善是規(guī)范管理實(shí)現(xiàn)的重要保障，行政事業(yè)單位必須通過強(qiáng)化部門協(xié)作、職能劃分、權(quán)責(zé)定位以及組織保障等措施途徑實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理機(jī)制的優(yōu)化，具體包括以下四點(diǎn)：（1）制定檔案管理制度，保證相關(guān)制度的切實(shí)落實(shí)，確保組織到位、領(lǐng)導(dǎo)到位、工作人員到位，以達(dá)到組織落實(shí)、領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、責(zé)任落實(shí);（2）加強(qiáng)檔案管理宣傳，強(qiáng)化檔案管理的法制化宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)意識，各部門清楚知曉人事檔案管理的重要作用和職責(zé)，提升各部門配合程度和責(zé)任意識，確保資料收集的及時、準(zhǔn)確無誤以及檔案使用的便捷、安全;（3）檔案管理職責(zé)落實(shí)到單位、領(lǐng)導(dǎo)、部門和人，落實(shí)獎勵和追責(zé)制度，確保人事檔案管理工作的規(guī)范、安全、科學(xué)和高效;（4）定期召開規(guī)范化檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，通過提升管理人員的等級，修定管理制度、提高管理人員的專業(yè)化水平等途徑建立起高效檔案規(guī)范管理機(jī)制。

2.轉(zhuǎn)變管理思維，增強(qiáng)服務(wù)意識。檔案管理的最終目的是服務(wù)，這就是要求人事工作領(lǐng)導(dǎo)者轉(zhuǎn)變舊有的檔案管理的思路，改變原來由具體部門負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)從不過問的老格局。首先建議從國家層要強(qiáng)化立法性規(guī)章、部門性實(shí)施細(xì)則。各單位部門要求具體的操作法則、操作規(guī)范、特殊行業(yè)的專業(yè)性規(guī)定。這樣行事才有制度性保障，檢查督促才有板有眼。提高認(rèn)識不只停在口頭上，而且落實(shí)在行動上，規(guī)范化教育才能有章可循。相關(guān)的規(guī)范化管理才有明確的方向，為檔案管理利用服務(wù)，為現(xiàn)代社會發(fā)展服務(wù)。

（1）建立檔案管理系統(tǒng)工程。設(shè)立各分支系統(tǒng)、模塊，設(shè)計各專業(yè)檔案軟件，從源頭定義各種收集行為，以實(shí)現(xiàn)拓寬和豐富檔案信息收集渠道，建立起規(guī)范化、系統(tǒng)化的信息收集體系，將行政事業(yè)單位各部門作為重心，完善各部門實(shí)施檔案的收集工作，建立起安全可靠高效的人事檔案收集渠道;

（2）設(shè)立聯(lián)動機(jī)制。在系統(tǒng)工程完善的基礎(chǔ)上，各分支子系統(tǒng)采取封閉和聯(lián)動共享相結(jié)合，確保人事管理信息進(jìn)得來出得去。實(shí)現(xiàn)檔案聯(lián)動機(jī)制的建立，在進(jìn)行檔案信息收集時確保人員基本信息的完整，其中須包括人員基本的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、工資、職稱、福利、家庭情況以及獎罰狀況等，完善檔案管理利用機(jī)制;

（3）強(qiáng)化考核機(jī)制。在系統(tǒng)管理完善的基礎(chǔ)上，考評獎懲制度適時啟動，這樣鼓勵和鞭策減少主觀性，體現(xiàn)客觀性，提升管理的實(shí)質(zhì)性。在單位年度考核中將檔案管理工作質(zhì)量納入，將其與工資、職稱等掛鉤，進(jìn)一步加強(qiáng)人員檔案管理意識，保證規(guī)范化人事檔案管理模式的實(shí)現(xiàn)。

3.注重選用人才，加強(qiáng)隊伍建設(shè)

檔案管理人員是各項(xiàng)檔案管理工作的建設(shè)者和具體的實(shí)施者，其隊伍質(zhì)量高低直接關(guān)系到檔案管理的規(guī)范與否。行政事業(yè)單位加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)的最重要途徑，一是把好進(jìn)門關(guān)。選調(diào)人員時，要具備專業(yè)化知識和具體業(yè)務(wù)水平，把好入門關(guān)。二是重視培訓(xùn)關(guān)。要予以檔案管理人員定期專業(yè)培訓(xùn)，或以需求的定向培訓(xùn)為前提條件，實(shí)施高效的針對性培訓(xùn)。三是選拔任用關(guān)。在人事檔案規(guī)范工作中任勞任怨，有成績和積極貢獻(xiàn)者要大膽提拔任用，及時晉升。這樣才可以朝著規(guī)范化現(xiàn)代化檔案管理需求，朝著人事檔案管理水平穩(wěn)定提高的方向邁進(jìn)。人員培訓(xùn)的內(nèi)容注重抓好三大方面，一為培養(yǎng)基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和更新技能，實(shí)行管理能力的提升，二為數(shù)字化、智能化、信息化技能的培訓(xùn)，三為現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理意識和責(zé)任意識的提升。

四、結(jié)語

行政事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)，是檔案管理數(shù)字化、信息化的基礎(chǔ)。數(shù)字化、信息化建設(shè)是人事檔案規(guī)范化建設(shè)的方向。兩者互為前提，互相作用是建設(shè)現(xiàn)代化行政事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的必由之路。通過法制建設(shè)，各種規(guī)章制度的設(shè)立，促進(jìn)了行政事業(yè)單位自主責(zé)任意識，提升智能化專業(yè)化的檔案規(guī)范化管理水平。檔案管理工作必將從原始的落后的部門凌亂管理發(fā)展至閉合循環(huán)管理向著集約管理，奔向?qū)ν忾_放的互聯(lián)互通，直到物物聯(lián)通的趨向發(fā)展。相信到那時，不僅物盡其用而且形成人盡其才的開放、高效、豐富的人才管理發(fā)展格局，將會給予現(xiàn)我們行政事業(yè)人事檔案規(guī)范管理必要性、重要性的相應(yīng)歷史和現(xiàn)實(shí)定位。

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（作者單位：福安市人事考試中心）