淺析檔案規(guī)范管理可行措施

肖亮

【摘要】隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化進(jìn)程不斷加快及經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，各地人才政策的變化，我國(guó)各地區(qū)人才流動(dòng)日趨頻繁，人事檔案信息的多樣性、復(fù)雜性、變化性不斷增強(qiáng)，給人事檔案的規(guī)范化管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。作為對(duì)一項(xiàng)系統(tǒng)性要求高、特殊性強(qiáng)的工作，人事檔案管理已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的收集、保管、利用等職能，人才興國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施對(duì)于人事檔案規(guī)范化管理機(jī)制建設(shè)提出了更高的要求。本文從人事檔案管理規(guī)范化的必要性出發(fā)，探索加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的有效對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案;規(guī)范管理;人事;可行措施

前言：近年來(lái)，隨著我國(guó)人才興國(guó)戰(zhàn)略的深入實(shí)施，以及各層級(jí)、領(lǐng)域人才流動(dòng)的日益頻繁，我國(guó)人事檔案管理改革的必要性日趨凸顯。目前，我國(guó)人事檔案管理還存在著機(jī)制落后、規(guī)范化程度、質(zhì)量差等問(wèn)題，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及公眾思想觀念的變化，人事檔案管理工作重要性更加突出。尤其是信息大爆炸的時(shí)代背景下，如何更好地保護(hù)、使用人事檔案信息，成為社會(huì)廣泛關(guān)注的課題。

一、人事檔案規(guī)范化管理的必要性

人事檔案的規(guī)范化管理必要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一是對(duì)于公民個(gè)體而言，人事檔案信息包含了其個(gè)人自身的成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)、教育、工作、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)信息，同時(shí)，也記錄了其與社會(huì)發(fā)展之間的關(guān)系，人事檔案信息能夠較為客觀地對(duì)個(gè)體進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，通過(guò)規(guī)范化的管理，才能更加全面地、系統(tǒng)地展現(xiàn)人才特征，保護(hù)個(gè)體信息與隱私權(quán)。

二是對(duì)于社會(huì)發(fā)展而言，人才的檔案信息不僅是考察、使用人才的重要參考，同時(shí)為國(guó)家制定相關(guān)政策、制度提供了必不可少的依據(jù)，通過(guò)人事檔案規(guī)范化管理，才能保障相關(guān)信息的有效性、真實(shí)性，為社會(huì)人才的充分應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、人事檔案管理規(guī)范化機(jī)制建設(shè)策略

1.建立健全規(guī)范化管理制度

目前，我國(guó)關(guān)于人事檔案規(guī)范化管理的相關(guān)法律法規(guī)雖然陸續(xù)出臺(tái)，但是存在重宏觀規(guī)劃輕細(xì)化指導(dǎo)，在規(guī)范化管理的具體操作性上較弱，為此，國(guó)家及各地應(yīng)針對(duì)人事檔案規(guī)范化管理的主體、職責(zé)、隊(duì)伍、環(huán)境建設(shè)等，形成更加細(xì)致、全面的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的制度，為人事檔案的規(guī)范化管理提供充分依據(jù)。同時(shí)，人事檔案管理部門(mén)，也應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，建立更加全面、科學(xué)的管理制度，包括職責(zé)范圍、人員配置、獎(jiǎng)懲制度等，在人事檔案的收集、保護(hù)、利用、信息化、數(shù)字化等各個(gè)環(huán)節(jié)完善相關(guān)制度，使各個(gè)層面都能有相應(yīng)的制度依據(jù)，保障規(guī)范化管理機(jī)制有序運(yùn)行。

2.充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)

一是結(jié)合當(dāng)前移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，建立更加高效的移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)，包括移動(dòng)閱讀、推送、檢索、導(dǎo)航、應(yīng)用等服務(wù)，使用戶能夠突破時(shí)空地界限，及時(shí)地檢索應(yīng)獲得相關(guān)的數(shù)字人事檔案資源，同時(shí)，建立與個(gè)體、單位用戶的聯(lián)系，形成更加精準(zhǔn)、智能化的推送服務(wù)，增強(qiáng)用戶與人事檔案信息資源的黏性，進(jìn)而為用戶認(rèn)識(shí)并利用相關(guān)人事檔案提供便捷的通道。

二是利用大數(shù)據(jù)及時(shí)將公共的人事檔案信息資源與公共服務(wù)與發(fā)展形成更加緊密的聯(lián)系，充分挖掘公共人事檔案信息資源的價(jià)值，人事檔案管理部門(mén)在提升相關(guān)數(shù)據(jù)信息的開(kāi)放度的同時(shí)，也應(yīng)該針對(duì)人事檔案信息資源的類型，為政府制定相關(guān)政策、構(gòu)建公共服務(wù)體系提供更加全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。如在建設(shè)公共服務(wù)設(shè)施時(shí)，可引入相關(guān)的歷史數(shù)據(jù)及公共調(diào)查結(jié)果，建立相關(guān)模型，為政府公共服務(wù)設(shè)施選址、模式構(gòu)建以及服務(wù)效果評(píng)價(jià)等提供依據(jù)，確保公共資源能夠得到最大程度的應(yīng)用。

三是充分利用“互聯(lián)網(wǎng) + 人事檔案”的創(chuàng)新模式，為用戶提供更具個(gè)性化的人事檔案信息服務(wù)。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合自身的館藏實(shí)際，明確自身服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)及需求，并提供層次化、個(gè)性化的檢索及應(yīng)用服務(wù)，包括人事檔案的類型、展現(xiàn)方式、推送內(nèi)容、引導(dǎo)策略等，使不同需求的用戶能夠在最短的時(shí)間里找到自己需要的人事檔案信息，“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”促進(jìn)了“以用戶為中心”的服務(wù)理念的形成，通過(guò)個(gè)性化的服務(wù)，使人事檔案信息資源類型更加細(xì)化、專業(yè)，在推動(dòng)人事檔案信息高效傳輸?shù)耐瑫r(shí)，也能夠進(jìn)一步優(yōu)化用戶體驗(yàn)。

3.加強(qiáng)人事檔案管理資源整合

一方面，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)在遵循工作準(zhǔn)則、紀(jì)律的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)相關(guān)的人事檔案組織之間的聯(lián)系，促進(jìn)人事檔案信息的共享。我國(guó)目前的人事檔案管理采取分級(jí)制，但是由于不同地區(qū)的人事檔案管理差異較大，公眾在檢索自身人事檔案時(shí)，可能存在查閱受阻的問(wèn)題，為此，“互聯(lián)網(wǎng) + 人事檔案”環(huán)境下，人事檔案管理部門(mén)可以利用互聯(lián)網(wǎng)，增強(qiáng)不同地區(qū)、人事檔案管理部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)異地、館際之間人事檔案資源的共享，進(jìn)而為公眾提供更加高效、全面的人事檔案查閱及利用服務(wù)。

另一方面，現(xiàn)代社會(huì)不同類型、形式的人事檔案信息層出不窮，僅僅憑借人事檔案管理部門(mén)自身的力量，不可能完成人事檔案信息資源建設(shè)。在此情形下，人事檔案管理部門(mén)可以充分引入互聯(lián)網(wǎng)思維及運(yùn)作模式，主動(dòng)引入社會(huì)的人事檔案信息資源，如與行管的行政部門(mén)合作，或者增強(qiáng)與公眾的聯(lián)系，使人事檔案管理部門(mén)更加積極地引入社會(huì)中更多的人事檔案資源力量，拓寬自身的信息資源整合渠道，不斷充實(shí)自身的信息資源庫(kù) ， 在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步創(chuàng)新人事檔案管理服務(wù)運(yùn)作模式，包括加強(qiáng)與不同部門(mén)之間的合作、推進(jìn)個(gè)性化服務(wù)、增強(qiáng)移動(dòng)服務(wù)等。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案規(guī)范化管理是現(xiàn)代社會(huì)實(shí)現(xiàn)人才發(fā)展需求、推動(dòng)人才興國(guó)戰(zhàn)略實(shí)施的重要基礎(chǔ)，目前，我國(guó)人事檔案管理還存在著過(guò)于隨意、制度建設(shè)落后等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了人事檔案信息的充分利用。本文認(rèn)為，國(guó)家及相關(guān)部門(mén)應(yīng)盡快完善相關(guān)制度，使人事檔案規(guī)范化管理有法可依，同時(shí)人事檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，加大對(duì)硬軟件的投入，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)檔案信息的利用價(jià)值。

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