關(guān)于建立采購分類報價體系、采購合同管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析模型建設(shè)的分析與應(yīng)用

摘要：公司作為以銷定產(chǎn)的訂單式生產(chǎn)單位，材料成本占總成本比重較大，本文通過對影響材料價格的驅(qū)動因素和組成因素兩個角度，對主要材料進(jìn)行了分類和分析，通過數(shù)據(jù)的積累在財務(wù)共享平臺建立統(tǒng)計(jì)分析模型。同時，對采購合同價審環(huán)節(jié)和審批環(huán)節(jié)流程進(jìn)行了優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：分類報價;數(shù)據(jù)分析;采購合同管理

為進(jìn)一步落實(shí)公司關(guān)于價格管理體系建設(shè)的相關(guān)工作要求，公司針對物資采購的采購流程以及物資范圍進(jìn)行了梳理。公司以建立采購分類報價及數(shù)據(jù)分析體系為手段，加強(qiáng)物資采購價格管理，有效降低采購價格，提高合同管理效率，實(shí)現(xiàn)公司降本增效的目標(biāo)。

一、分類報價體系和采購數(shù)據(jù)分析模型

（一）物資分類的確定

因公司的產(chǎn)品為定制生產(chǎn)，產(chǎn)品的差異化導(dǎo)致使用的材料與組部件不盡相同。本次選取矽鋼片、變壓器油、電磁線、紙板、鋼板、國產(chǎn)油紙?zhí)坠?、進(jìn)口油紙?zhí)坠?、玻璃鋼套管、風(fēng)冷卻器、片散、溫度計(jì)、國產(chǎn)開關(guān)、進(jìn)口開關(guān)、波紋儲油柜、在線監(jiān)測、控制箱、閥門共計(jì)15類物資。此次所確定的15大類重點(diǎn)物資占變壓器材料成本價值比重90%以上。

（二）分類方法與思路

通過對各種物料的詳細(xì)分析，從各類物資影響價格的價格驅(qū)動因素和價格組成因素兩個角度，對各類物資進(jìn)行分類和分析。再根據(jù)物資的價格驅(qū)動因素和價格組成因素設(shè)計(jì)固定格式的報價單。財務(wù)共享系統(tǒng)中設(shè)立價格管理模塊，供方完成報價后，將價格信息錄入財務(wù)共享系統(tǒng)。系統(tǒng)可根據(jù)不同驅(qū)動因素和組成因素對物資進(jìn)行分類以及相關(guān)的價格分析。

1、電磁線價格分析模型：按照價格驅(qū)動因素將變壓器產(chǎn)品類型分為110kV、220 kV、500 kV、1000 kV、廠變、電抗器、直流，并按照性質(zhì)分為紙包、換位、組合;按照價格組成因素將價格分解為銅基價、銅桿加工費(fèi)、銅線加工費(fèi)（細(xì)分基礎(chǔ)加工費(fèi)、自粘、高溫自粘、半硬、屏蔽、組合、階梯、Z型紙、A型紙、I型紙、網(wǎng)包、二次改拔、附加絕緣）。

2、矽鋼片價格分析模型：按照價格驅(qū)動因素分為生產(chǎn)廠家首鋼和寶鋼，并按照牌號分為23/085、27/090、27/095、30/100、30/105，按照價格組成因素將價格分解為出廠價和運(yùn)費(fèi)。

3、變壓器油價格分析模型：按照價格驅(qū)動因素分為成都華霖、川潤石化、云南大眾石化、成都克潤、暨陽石化、河北匯能、中石油，按型號分為25#、45#、KI50X，按照價格組成因素將價格分解為油基價、濾油費(fèi)、運(yùn)費(fèi)（細(xì)分600公里范圍）、顆粒度（2000以下、1000以下）。

以以上三種物料劃分規(guī)則為例，針對15大類物料均按照價格驅(qū)動因素和價格組成因素進(jìn)行分解，如下圖：

（三）采購數(shù)據(jù)分析模型的建立

1、將價格分析模型納入到財務(wù)共享系統(tǒng)當(dāng)中，建立價格管理應(yīng)用模塊，在共享系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，逐步實(shí)現(xiàn)價格分析的內(nèi)部數(shù)據(jù)積累。

2、結(jié)合財務(wù)共享系統(tǒng)中的采購價格和投標(biāo)價格數(shù)據(jù)，制定查詢和分析模型，實(shí)時實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸出和價格比對、趨勢變動分析。

3、結(jié)合信息技術(shù)手段，以財務(wù)共享系統(tǒng)為平臺，實(shí)現(xiàn)外部價格平臺的數(shù)據(jù)接入和共享，最終形成公司整體的價格管理分析體系和內(nèi)外部數(shù)據(jù)積累，實(shí)現(xiàn)對價格變動趨勢合理性和降本成果等進(jìn)行專項(xiàng)分析。

二、采購合同流程優(yōu)化

（一）現(xiàn)狀

（二）問題

1、通過對比，兩個流程存在大范圍重復(fù)，影響審批效率。

2、在價審過程中，物資供應(yīng)部進(jìn)行詢價、比價;財務(wù)部也會進(jìn)行詢價、比價;審計(jì)與風(fēng)險部審價，各部門工作業(yè)務(wù)重復(fù)。

（三）優(yōu)化思路

1、將價審流程與合同審批流程合并成一個流程。將合同信息分解成固定模板+變動信息。其中固定模板進(jìn)行一次性審核，變動信息納入價審信息中，完成價審流程后直接生成合同。合同生成后不再經(jīng)過財務(wù)部和審計(jì)與風(fēng)險部審核。

2、將財務(wù)部、審計(jì)與風(fēng)險部的價審流程前移。物資供應(yīng)部發(fā)出詢價后，報價單直接報送至財務(wù)部，財務(wù)部比價后由審計(jì)與風(fēng)險部審核，審計(jì)與風(fēng)險部審核后由物資供應(yīng)部采購業(yè)務(wù)員執(zhí)行采購。

3、物流信息系統(tǒng)細(xì)化合同模板，提取規(guī)格、數(shù)量、金額、到貨時間、付款期限等關(guān)鍵合同信息的提取，向財務(wù)共享系統(tǒng)自動推送合同關(guān)鍵信息，在共享系統(tǒng)中與物料入庫、付款形成鉤稽，打通數(shù)據(jù)鏈，形成掛賬、合同付款自動歸集匯總顯示查詢。

優(yōu)化后的流程如下：

三、實(shí)施效果

（一）優(yōu)化后的流程比原先減少50%以上，去除物資采購業(yè)務(wù)員的重復(fù)工作，極大提高采購效率。

（二）價格審核效率提高，供方根據(jù)固定格式報價單提供報價，通過積累報價數(shù)據(jù)形成價格庫，價審人員進(jìn)行審核時更具有針對性。

（三）自動顯示分析降本結(jié)果，所有報價信息進(jìn)入共享系統(tǒng)，根據(jù)分類模型實(shí)時提供降本信息。

作者簡介：

劉洋，保定天威保變電氣股份有限公司。