如何在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新

摘 要：為進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案管理質(zhì)量與效率，本文立足新形勢(shì)下高校檔案管理工作的實(shí)際需要，圍繞高校檔案管理創(chuàng)新路徑設(shè)計(jì)問(wèn)題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，從歸納現(xiàn)階段高校在檔案管理方面存在的不足入手，于創(chuàng)新管理思想、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、完善檔案管理制度、充分運(yùn)用現(xiàn)代化工具四個(gè)方面提出創(chuàng)新建議，希望能夠有力推動(dòng)高校檔案管理工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;創(chuàng)新;建議

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 17-0-02

一、引言

近幾年，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，越來(lái)越與各類(lèi)經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)密不可分，在此大環(huán)境之下，高校檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，這使它面臨著全新機(jī)遇，同時(shí)也迎來(lái)巨大挑戰(zhàn)。若想在新趨勢(shì)中擺脫導(dǎo)致高校檔案管理水平無(wú)法提升的障礙，就必須提高其管理水平。具體操作方式是根據(jù)時(shí)代發(fā)展特色，分析當(dāng)前管理體系的不足，再融入創(chuàng)新精神，對(duì)管理制度進(jìn)行深入改革，形成高效管理模式，進(jìn)而提高檔案管理水平。

二、新形勢(shì)下高校檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏必要的重視

其實(shí)，現(xiàn)在已經(jīng)有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因其重視程度較低。對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無(wú)法獲得可量化的經(jīng)濟(jì)收益，亦無(wú)法改善高校的社會(huì)形象，因此雖然重視該部分工作卻不會(huì)投入過(guò)多精力，甚至有部分高校領(lǐng)導(dǎo)層在該思想的引導(dǎo)下，認(rèn)為高校檔案管理工作只需滿(mǎn)足形式化、場(chǎng)面化要求即可。在分配資源、資金時(shí)，也忽略了高校檔案管理。導(dǎo)致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質(zhì)量低下。

（二）檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

與其他工作相比，高校檔案管理屬于比較單一煩瑣的工作，很多人認(rèn)為這項(xiàng)工作極其乏味，因此也不愿選擇該崗位。尤其是年輕人，對(duì)其更無(wú)興趣。因此，大部分高校檔案的管理者多數(shù)為中老年人或技術(shù)水平較差的員工，這部分人員普遍素質(zhì)水平偏低，很難快速掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)并妥善運(yùn)用。實(shí)際上，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，不僅是掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需懂得計(jì)算機(jī)操作方式，才可確保檔案管理工作的效率。目前，許多檔案管理者的工作時(shí)間較長(zhǎng)。但由于不懂得計(jì)算機(jī)操作，工作效率低下，也未投入精力去找出創(chuàng)新性的工作方式，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成高質(zhì)量的管理工作。

（三）檔案管理信息化水平低

目前，許多高校檔案均為紙質(zhì)檔案，無(wú)法體現(xiàn)出信息化特色，更無(wú)法提高信息化管理水平。還需花費(fèi)較多的人力物力對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、管理，其管理質(zhì)量也很難控制。但上文已講述，高校管理層并未針對(duì)該領(lǐng)域投入大量資金，對(duì)其重視度較低，即便管理人員向上級(jí)提出建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)的建議，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式進(jìn)行檔案管理。此外，雖然部分高校已采購(gòu)信息化設(shè)備、引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)。但由于利用頻率較低，經(jīng)常被忽略或成為擺設(shè)。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無(wú)法深入了解并掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)。面對(duì)電子檔案系統(tǒng)時(shí)，由于操作手法生疏無(wú)法提高效率。

（四）檔案管理制度欠缺完善合理

完善度較高的管理制度，有利于提高檔案管理工作效率，優(yōu)化管理模式。據(jù)調(diào)查，我國(guó)仍有大量高校未制定符合本校特色的檔案管理制度，更未規(guī)范與之相關(guān)的規(guī)章制度。具體體現(xiàn)在未明確哪些資料需整理歸檔、歸檔所選用的紙張、裝訂方式、若采用電子管理系統(tǒng)，所提交的電子檔案文本格式及整理期限等均未制定詳細(xì)制度。這些都是高校檔案管理制度不完善的體現(xiàn)，也是影響其規(guī)范性的主因。

三、新形勢(shì)下辦公檔案管理工作創(chuàng)新建議

（一）創(chuàng)新管理思想，提高對(duì)高校檔案管理工作的重視程度

最終結(jié)果的決定性因素在于行動(dòng)，行動(dòng)的決定性因素則在于態(tài)度，態(tài)度的決定性因素在于思想。將某些落后于人的觀念摒棄，對(duì)管理思想進(jìn)行創(chuàng)新，而且還需要注重高校的檔案管理工作，這些都是領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該有用的特質(zhì)。對(duì)檔案方面的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，使之變得更為規(guī)范化，此項(xiàng)工作為基礎(chǔ)工作。檔案所起的作用是總結(jié)以及記錄過(guò)往發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，其不單單跟高校所擁有的發(fā)展歷史以及策略息息相關(guān)，還關(guān)乎是否得以傳承，在此方面加強(qiáng)意識(shí)，能夠讓高校在發(fā)展的過(guò)程中擁有更為強(qiáng)盛的競(jìng)爭(zhēng)力。其指引應(yīng)該是較為先進(jìn)的檔案管理思想，在進(jìn)行高校全方位發(fā)展規(guī)劃時(shí)，要將檔案管理工作列入其中，恰到好處的給予傾斜，不管是資金的配備還是人員的調(diào)整，均應(yīng)如此，只有這樣，方能從管理格局上對(duì)檔案工作的良性發(fā)展發(fā)揮作用。

（二）創(chuàng)新檔案管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，提升檔案管理工作者素質(zhì)

在檔案管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面進(jìn)行強(qiáng)化，使工作人員不管是業(yè)務(wù)素質(zhì)還是職業(yè)道德都得到提高，方能夠保證實(shí)施檔案管理工作時(shí)可以達(dá)到高效且規(guī)范的要求。就現(xiàn)狀而言，眼下從事高校檔案管理的工作人員不具備較高素質(zhì)，因此必須注重對(duì)人才培養(yǎng)機(jī)制進(jìn)行應(yīng)有的創(chuàng)新，既可對(duì)相關(guān)培訓(xùn)進(jìn)行組織，使之能夠擁有更為寬廣的知識(shí)面;又可以對(duì)工作者的創(chuàng)新意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，使之能夠自主對(duì)較為先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并領(lǐng)會(huì)其要點(diǎn)，最終讓所展開(kāi)的工作效率得到保證。根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整現(xiàn)有的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，對(duì)年輕員工予以鼓勵(lì)，使之能夠投身到檔案管理事業(yè)當(dāng)中，將更為優(yōu)秀的工作環(huán)境對(duì)其進(jìn)行提供，可按照具體情況將其福利待遇上調(diào)。采用引導(dǎo)的方式，使之能夠?qū)τ?jì)算機(jī)的相關(guān)操作熟悉，要達(dá)到此項(xiàng)目的，可以進(jìn)行網(wǎng)上自學(xué)，可以選擇購(gòu)買(mǎi)書(shū)籍自學(xué)，該方面的學(xué)習(xí)能夠使之對(duì)檔案管理系統(tǒng)熟練操控，若條件允許，也可選擇邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)入學(xué)校舉辦講座?？偠灾仨毑捎酶鞣N渠道讓檔案管理工作者自身的素質(zhì)水平得到本質(zhì)上提升，如此一來(lái)，方能讓工作的良性開(kāi)展擁有更多有利人才支撐。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理工作制度

大多數(shù)高校在制定有關(guān)檔案管理的制度方面均不夠嚴(yán)謹(jǐn)，并未采用確立制度的方式對(duì)不少相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行要求，以至于其工作的展開(kāi)無(wú)法達(dá)到井然有序。所以，就必須對(duì)檔案管理工作從制度方面進(jìn)行創(chuàng)興，對(duì)所有人均分工明確，并且對(duì)其職責(zé)進(jìn)行界定。一旦形成檔案，就需要對(duì)制度加以利用，使其保管以及應(yīng)用都能夠責(zé)任到人，哪些資料需要形成檔案在制度中進(jìn)行明文規(guī)定，并且要規(guī)定資料的呈報(bào)方式以及其保密程度，包括有檔案被借閱之后，其歸還的具體時(shí)間，還有一旦丟失檔案，該采取怎樣的方式對(duì)借閱人追責(zé)等等。

（四）創(chuàng)新檔案信息化管理工作

由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，將其應(yīng)用于高校檔案管理工作中，勢(shì)必會(huì)十分明顯的提高其工作效率以及質(zhì)量，由于現(xiàn)在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)絕大多數(shù)高校所擁有的信息化水平不高，因此在該方面必須采取積極的態(tài)度進(jìn)行創(chuàng)新。具象化來(lái)說(shuō)便是高校必須將調(diào)研以及考察工作完善，并以此為基礎(chǔ)，促使信息化管理所需要的軟硬件設(shè)施趨于完善，可以適當(dāng)?shù)赝度氩糠仲Y金，將該方面較為先進(jìn)的系統(tǒng)進(jìn)行引進(jìn)。因?yàn)楦咝n案所擁有的種類(lèi)不少，所以在前期時(shí)，構(gòu)建信息化時(shí)，需要進(jìn)行信息化處理的只是那些相對(duì)而言擁有較高價(jià)值的檔案，等到其水平已經(jīng)提高到一定程度之后，再進(jìn)行廣泛應(yīng)用，如此一來(lái)，不僅能夠讓效率得到有效的提升，同時(shí)也能夠讓從紙質(zhì)到電子檔案的管理在過(guò)渡的時(shí)候趨于穩(wěn)定。對(duì)于新媒體所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)加以利用，加強(qiáng)有關(guān)方面宣傳工作，可利用微信公眾號(hào)以及微信等方式達(dá)到該目的，可以讓領(lǐng)導(dǎo)以及員工深層次地對(duì)建設(shè)檔案信息化有一定的了解，清楚其意義以及作用所在，使之對(duì)檔案信息化管理的展開(kāi)起到一個(gè)推動(dòng)作用。

四、結(jié)語(yǔ)

結(jié)合以上內(nèi)容可以看出，當(dāng)處于新形勢(shì)之下時(shí)，高校檔案管理工作較為系統(tǒng)，而若想讓其工作效率以及質(zhì)量得到相應(yīng)提升，就一定得根據(jù)實(shí)際情況積極創(chuàng)新。而身為高校領(lǐng)導(dǎo)人員以及對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作人員，就必須開(kāi)拓進(jìn)取，開(kāi)展創(chuàng)新思維，并在實(shí)際工作中加以運(yùn)用，對(duì)高校檔案管理工作起到積極的促進(jìn)作用，使之發(fā)展始終保持在良性狀態(tài)。

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作者簡(jiǎn)介：李娟，女，漢族，山東濟(jì)南人，館員。研究方向：檔案管理。